Mengenal Pentingnya Manajemen Persediaan, Fungsi, dan Metode

Mengatur dan mengelola persediaan bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, terlebih ketika Anda memiliki pesanan dan perusahaan yang besar. Di sinilah manajemen persediaan atau manajemen inventaris memainkan peranan penting dalam membantu bisnis Anda.

Manajemen persedian melibatkan semua item yang digunakan oleh bisnis mulai dari bahan mentah hingga barang jadi. Mulai dari kegiatan pesanan, penyimpanan, pelacakan, dan pengendalian inventaris dalam sebuah perusahaan. Dengan kata lain, manajemen stok mencakup seluruh aspek inventaris dalam operasional bisnis.

Yuk simak pembahasan lengkap tentang pengertian manajemen persediaan, fungsi, dan metode nya di artikel berikut ini!

Apa Itu Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan (inventory management) adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengendalian, dan pengawasan atas persediaan barang dalam suatu perusahaan. Tujuan aktivitas ini memastikan ketersediaan persediaan tepat waktu, dengan biaya yang efisien untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Manajemen persediaan yang efektif membantu perusahaan menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan, kerugian karena persediaan kedaluwarsa, atau kekurangan persediaan yang dapat menyebabkan hilangnya pelanggan.

Mengapa Manajemen Persediaan Sangat Diperlukan oleh Suatu Perusahaan?

Tujuan manajemen persediaan adalah untuk memfasilitasi dan memperlancar operasi perusahaan, baik dalam hal produksi maupun penjualan. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai rencana dan target yang ditetapkan tanpa menghadapi hambatan akibat kekurangan barang.

Secara keseluruhan, manajemen persediaan yang baik membantu perusahaan mengoptimalkan ketersediaan barang, mengurangi biaya, memenuhi permintaan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini berkontribusi pada keberhasilan dan kelangsungan bisnis perusahaan.

Manajemen persediaan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan karena alasan berikut:

• Memastikan ketersediaan barang atau bahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
• Menghindari kekurangan persediaan yang dapat menghindari hilangnya peluang bisnis, kekecewaan pelanggan, dan penurunan pendapatan.
• Mengoptimalkan tingkat persediaan sehingga mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.
• Memperhatikan rotasi stok (stock rotation) dan tanggal kedaluwarsa untuk mencegah persediaan menjadi usang atau rusak.
• Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengelola persediaan dengan baik.
• Memiliki gambaran yang jelas tentang persediaan yang dibutuhkan, perusahaan dapat merencanakan kegiatan produksi, pembelian, dan distribusi secara lebih efektif.

Apa Fungsi Manajemen Persediaan?

Dari bisnis kecil seperti UMKM hingga perusahaan berskala besar sekalipun, semuanya membutuhkan manajemen inventaris yang tepat. Ini bertujuan untuk membantu bisnis memiliki operasional yang lebih baik.

Namun, tujuan dan fungsi manajemen persediaan tidak hanya itu saja. Masih ada beberapa fungsi lainnya yang dapat dimanfaatkan sebagai keuntungan perusahaan.

Adapun fungsi manajemen persediaan antara lain:

• Mengoptimalkan pemenuhan persediaan
• Mengurangi biaya operasional
• Memberikan layanan pelanggan yang lebih baik
• Mencegah kerugian dari pembusukan, pengembalian, dan pencurian

Baca Juga: 15 Aplikasi Manajemen Toko Terbaik untuk Bisnis Anda!

Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Persediaan

Saat mengelola manajemen persediaan, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

– Keuangan

Sumber: Freepik

Faktor keuangan di sini mencakup banyak hal, termasuk biaya pinjaman, biaya pajak, biaya operasional gudang, dan perubahan biaya transportasi. Semua faktor tersebut dapat mempengaruhi berapa banyak persediaan barang yang dapat Anda miliki di gudang perusahaan Anda.

Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan seluruh faktor tersebut saat melakukan manajemen inventaris.

– Pemasok

Sumber: Freepik

Supplier atau pemasok dapat memiliki pengaruh yang besar pada pengendalian atau manajemen inventaris.

Secara umum, bisnis yang sukses akan membutuhkan pemasok yang dapat diandalkan guna merencanakan pengeluaran dan mengatur produksi. Oleh sebab itu, pastikan Anda memiliki pemasok produk yang andal agar dapat mencegah kekurangan produk atau keterlambatan pada proses produksi.

– Lead Time

Sumber: Freepik

Lead time atau waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan saat menunggu barang dipesan sampai barang itu tiba. Dalam hal ini, waktu tunggu dapat sangat  bervariasi, tergantung pada jenis produk dan proses manufaktur yang dilibatkan.

Apabila Anda tidak memperhitungkan lead time, maka akan ada kemungkinan Anda akan kekurangan stok. Untuk itu, sesuaikan lead time dengan kebutuhan persediaan barang Anda.

– Jenis Produk

Perlu diketahui bahwasanya tidak semua produk dapat disimpan untuk waktu yang lama. Beberapa di antaranya mungkin akan mudah rusak atau bahkan tidak dapat digunakan sama sekali.

Oleh karena itu, Anda perlu mengelolanya untuk memastikan bahwa semua produk persediaan Anda memiliki tanggal kedaluwarsa yang cukup lama.

– Manajemen

Sumber: Freepik

Faktor lainnya yang tidak kalah penting adalah manajemen persediaan itu sendiri. Untuk mengelola persediaan, dibutuhkan kerja sama yang baik dari semua pihak terkait untuk mengawasi seluruh proses penyimpanan.

Jika manajemen tidak berjalan dengan baik, maka proses operasional juga dapat terganggu dan pada akhirnya merugikan perusahaan.

– Faktor Eksternal

Sumber: Freepik

Beberapa faktor eksternal mungkin berpotensi untuk mempengaruhi persediaan barang Anda, Misalnya seperti penurunan tingkat ekonomi atau tingkat persaingan lokal yang tinggi.

Faktor-faktor ini sebagian besar di luar kendali Anda, jadi ada baiknya untuk menilai faktor eksternal secara teratur agar perusahaan Anda tetap siap dalam menghadapi kemungkinan yang akan terjadi.

Metode Manajemen Persediaan

Setiap metode manajemen persediaan memiliki kelebihan dan kelemahan sendiri, dan pilihan metode yang tepat tergantung pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan. Beberapa perusahaan juga mengkombinasikan beberapa metode untuk mencapai manajemen persediaan yang lebih efektif.

Ada beberapa metode yang umum digunakan dalam manajemen persediaan, seperti berikut:

1. Just-in-Time Management (JIT)

Just-in-Time Management (JIT) merupakan metode manajemen persediaan yang berasal dari Jepang. Dalam penerapannya, perusahaan memilih untuk tidak memiliki persediaan.

Asumsinya, jika persediaan tidak memiliki persediaan, maka perusahaan juga tidak memiliki beban atau biaya atas persediaan.

Oleh karena itu, metode ini dapat memungkinkan perusahaan untuk mengurangi pemborosan dan menghemat biaya operasional untuk memproduksi dan penjualan produk.

Namun, perlu diketahui bahwasanya metode ini dapat berisiko ketika permintaan tiba-tiba melonjak dan perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pasar.

2. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode ini dilakukan dengan cara menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan ke dalam persediaan sesuai dengan pesanan yang diterima.

Dengan demikian, perusahaan tidak akan memiliki persediaan yang berlebihan dan dapat meminimumkan biaya pemeliharaan pengaturan dan penyimpanan barang.

3. Material Requirement Planning (MRP)

Metode manajemen persediaan yang satu ini akan bergantung pada prakiraan penjualan. Artinya, produsen harus memiliki catatan penjualan akurat untuk memungkinkan perencanaan kebutuhan persediaan yang akurat pula.

Sehingga, supplier atau pemasok dapat memenuhi kebutuhan persediaan barang dengan tepat waktu untuk memenuhi pesanan pelanggan perusahaan Anda.

4. Periodic Review

Metode ini dikenal juga dengan sistem review berkala, di mana produk persediaan akan dipesan pada waktu sama di setiap periode-nya.

Namun demikian, jumlah barang yang dipesan akan ditentukan berdasarkan tingkat kuantitas yang tersedia pada setiap akhir periode.

5. Days sales of inventory (DSI)

Metode manajemen persediaan yang terakhir adalah days sales of inventory (DSI) atau dikenal juga dengan usia rata-rata persediaan.

Metode ini menggunakan rasio keuangan yang dapat menunjukkan rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaan, termasuk barang yang sedang diproses dan telah menjadi penjualan.

Secara umum, DSI yang yang lebih rendah akan lebih disukai perusahaan atau pelaku bisnis, karena dapat menunjukkan periode yang lebih pendek untuk mengosongkan persediaan.

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Manajemen Persediaan yang Tepat?

Untuk memilih manajemen persediaan terbaik untuk bisnis Anda ditentukan oleh beberapa faktor yang meliputi anggaran, jenis bisnis, serta fitur-fitur khusus seperti aplikasi seluler dan pencadangan cloud.

Dalam hal ini, Anda dapat memilih untuk menggunakan metode yang mana saja. Anda hanya perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda dan apa tujuan dari dilakukannya manajemen inventaris bagi perusahaan Anda.

Namun, yang terpenting adalah bagaimana Anda akan melakukan metode manajemen inventaris itu sendiri. Jika Anda melakukannya secara manual, maka kemungkinan besar pekerjaan Anda akan menjadi lambat dan tidak efisien.

Oleh karena itu, Anda membutuhkan alat yang dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang dapat mengelola persediaan barang Anda. Misalnya seperti sistem CRM berbasis cloud yang dapat membantu memberikan wawasan tentang persediaan Anda secara komprehensif.

Baca Juga: Manfaat, Strategi, dan Contoh Implementasi CRM pada Bisnis

Terapkan Manajemen Persediaan pada Bisnis Anda Sekarang!

Dari pembahasan di atas dapat diketahui bahwasanya manajemen persediaan sangat penting untuk dilakukan perusahaan. Karena itu tidak hanya dapat membantu menghitung atau mengelola keluar-masuk persediaan, tetapi juga dapat memberikan banyak manfaat menguntungkan lainnya.

Namun, melakukan manajemen persediaan secara manual bisa menjadi hal yang sangat merepotkan untuk dilakukan. Oleh karena itu, Anda membutuhkan sistem canggih seperti aplikasi CRM yang dapat membantu Anda.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik berbasis cloud dan dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dapat membantu Anda untuk memiliki wawasan perspektif terkait persediaan Anda.

Selain itu, Anda juga dapat mengintegrasikan aplikasi CRM Mekari Qontak dengan Omnichannel dan WhatsApp API untuk kemudahan bisnis secara menyeluruh.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3500+ perusahaan untuk membantu mereka meningkatkan tahapan bisnis secara keseluruhan. Sementara itu, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Jadi tunggu apa lagi? Yuk, Dapatkan FREE TRIAL Aplikasi  CRM Mekari Qontak selama 14 hari atau Konsultasi Gratis dengan tim Mekari Qontak!