Business inquiries seringkali diajukan untuk mengetahui informasi terkait produk atau layanan dari suatu bisnis. Permintaan ini bisa dilakukan melalui berbagai platform, seperti email, telepon, atau media sosial.
Berawal dari permintaan yang diajukan tersebut bisa menjadi peluang bagi bisnis untuk mengubahnya menjadi konversi penjualan. Oleh sebab itu, penting untuk menanggapi business inquiries dengan cepat dan efisien.
Simak penjelasan selengkapnya mengenai business inquiries dan cara menanganinya dengan cepat pada artikel di bawah ini.
Apa itu Pengertian Business Inquiries?
Business inquiry adalah permintaan formal untuk mendapatkan informasi terkait produk, layanan, atau lainnya dari perusahaan. Inquiry ini bisa datang dari pelanggan, mitra bisnis, calon pelanggan, investor, atau masyarakat umum.
Ahli pemasaran Philip Kotler, menjelaskan bahwa inquiries memberikan peluang untuk membangun kepercayaan dan hubungan positif dengan pelanggan.
Oleh sebab itu, setiap jenis permintaan memerlukan respon atau pendekatan yang jelas dan persiapan matang. Jika tidak ditangani dengan baik, bisa membuat pelanggan atau mitra potensial beralih ke pesaing.
Apa Perbedaan antara Business Inquiry dan Sales Inquiry?
Pada dasarnya business inquiry berfokus pada permintaan informasi yang lebih luas mengenai aspek-aspek operasional bisnis, seperti peluang kemitraan, kolaborasi, atau persyaratan kontrak.
Berbeda dengan sales inquiry lebih mengarah pada transaksi dan keputusan pembelian. Pertanyaan yang sering diajukan sales inquiry terfokus pada harga, fitur, atau cara pembelian.
Pertanyaan tersebut mmembantu calon pelanggan membuat keputusan pembelian atau transaksi.
Baca selengkapnya perbedaan Business Inquiry dan Sales Inquiry pada tabel berikut:
Mengapa Business Inquiries Penting?
Business inquiries sangat penting karena perusahaan dapat memahami kebutuhan, preferensi, dan harapan calon pelanggan. Informasi ini sangat berharga untuk menyesuaikan produk atau layanan agar sesuai dengan permintaan pasar.
Oleh sebab itu, menanggapi permintaan bisnis dengan cepat sangat penting untuk menjaga reputasi, kepercayaan, dan hubungan baik. Respon yang diberikan dalam satu menit pertama dapat meningkatkan konversi hingga 391%.
Di sisi lain, business inquiry juga memiliki berperan penting dalam membangun hubungan dengan memberikan kesan positif. Penanganan permintaan yang baik dapat mengubah calon pelanggan menjadi pelanggan setia.
Maka sebab itu, jika Anda menerima permintaan bisnis, anggaplah itu sebagai peluang emas untuk menunjukkan keahlian Anda dalam melayani pelanggan.
Baca juga: 5 Cara Tingkatkan Inquiry Bisnis Saat Liburan dengan CTWA & Chatbot AI
Contoh Template Business Inquiries
Business inquiries banyak diajukan untuk berbagai kebutuhan mengenal lebih jauh tentang produk atau layanan. Berikut beberapa contoh template business inquiries yang sering digunakan:
1. Permintaan Informasi Produk
Business inquiry yang paling banyak dikirimkan bertujuan untuk mengetahui lebih lanjut tentang produk tertentu, baik itu spesifikasi atau ketersediaan produk.
Sebaiknya, bahasa yang digunakan bersifat formal dan spesifik, seperti contoh template inquiry yang dikirimkan melalui email berikut:
| Kepada [Nama Penerima],
Semoga email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Saya menulis untuk menanyakan mengenai produk tertentu atau kombinasi item yang Anda tawarkan. Saya ingin mengetahui spesifikasi dan ketersediaan produk tersebut.
Mohon untuk memberikan informasi tambahan mengenai produk tersebut. Saya juga akan sangat menghargai jika Anda dapat memberitahu jika ada diskon atau promosi yang sedang berlangsung.
Terima kasih atas perhatian dan tanggapan cepat Anda.
Salam hormat, |
2. Permintaan Informasi Pengiriman
Informasi lainnya yang seringkali diajukan dalam business inquiry berkaitan dengan informasi lebih lanjut tentang pengiriman produk. Poin yang ditanyakan mencakup permintaan mengenai biaya pengiriman, waktu pengiriman, dan lainnya.
Berikut contoh template bisnis inquiry yang biasa digunakan untuk menanyakan perihal pengiriman produk:
| Halo [Nama Penerima],
Semoga Anda dalam keadaan baik. Saya ingin menanyakan informasi terkait pengiriman produk yang baru saja saya beli. Bisa tolong informasikan biaya pengiriman dan perkiraan waktu sampai produk tersebut? Jika ada detail lain yang perlu saya ketahui tentang proses pengiriman, saya akan sangat menghargainya.
Terima kasih banyak atas bantuan Anda. Saya menunggu informasi lebih lanjut.
[Nama Anda] |
3. Permintaan Informasi Harga
Sebelum membeli suatu produk dari bisnis, sebagian calon pelanggan akan mengirimkan inquiry yang menanyakan perihal harga kepada berbagai perusahaan atau pemasok adalah langkah yang bijak.
Hal tersebut memungkinkan Anda untuk membandingkan harga dengan mudah dan mendapatkan harga terbaik dari berbagai pemasok.
Template di bawah ini bisa dijadikan contoh untuk mendapatkan semua informasi mengenai harga yang sesuai dan tepat.
| Kepada [Nama Penerima],
Melalui pesan ini, saya ingin menanyakan harga untuk [produk atau layanan tertentu] yang perusahaan Anda tawarkan. Bisakah Anda memberikan informasi berikut:
Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat mengirimkan rincian tersebut sesegera mungkin, karena saya sedang membandingkan harga dari berbagai pemasok.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam hormat, |
4. Permintaan Pengembalian Dana
Selain harga, business inquiry juga digunakan untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kebijakan pengembalian dana atau barang yang dibeli.
Dalam hal ini, Anda perlu memberikan deskripsi rinci tentang barang yang dimaksud dan menjelaskan alasan mengapa pengembalian dana diperlukan.
Gunakan contoh template berikut saat Anda ingin menanyakan perihal kebijakan pengembalian dana:
| Halo [Nama Penerima],
Saya baru membeli beberapa barang dari toko Anda, yaitu [deskripsi barang]. Namun, barang tersebut tidak sesuai harapan karena [masalah spesifik]. Saya ingin mengajukan permintaan pengembalian dana sesuai kebijakan yang berlaku.
Mohon info mengenai proses pengembalian dan dokumen yang diperlukan, serta perkiraan waktu pemrosesan.
Terima kasih, |
Bagaimana Cara Menangani Business Inquiries dengan Efektif?
Berikut adalah tips singkat untuk merespons permintaan secara efektif:
1. Respon dengan Cepat
Berikan respon dalam waktu 24 jam untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu pelanggan. Selain itu, respon cepat dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan.
Jika membutuhkan waktu lebih lama, beritahu pengirim dan informasikan kapan Anda akan memberikan tanggapan lebih lanjut.
Baca juga: Fast Respon Chat: Strategi Penting untuk Bisnis di Era Digital
2. Jelas dan Singkat
Jalin komunikasi yang efektif dengan memberikan informasi yang relevan dan mudah dipahami tanpa bertele-tele. Fokus pada poin penting yang sesuai dengan permintaan dan hindari informasi yang tidak perlu.
3. Professional tetapi Ramah
Pertahankan nada komunikasi yang profesional namun ramah. Gunakan bahasa yang sopan dan terbuka untuk menciptakan kesan bahwa perusahaan Anda kompeten dan mudah dijangkau.
4. Personalisasi Tanggapan
Sesuaikan tanggapan dengan nama pengirim dan pertanyaan spesifik mereka. Personalisasi ini menunjukkan bahwa Anda memperhatikan kebutuhan mereka dan siap membantu.
5. Tindak Lanjut
Lakukan tindak lanjut jika diperlukan untuk memastikan penerima menerima respon Anda untuk menjawab pertanyaan tambahan. Tindak lanjut menunjukkan komitmen terhadap pelayanan pelanggan.
6. Manfaatkan Teknologi dengan Cerdas
Gunakan sistem CRM dan alat otomatisasi untuk mengelola dan melacak permintaan secara efisien. Teknologi ini membantu merespons lebih cepat dan menjaga kualitas pelayanan.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia
Kesimpulan
Business inquiries adalah permintaan informasi formal terkait produk, layanan, atau operasional perusahaan yang sering diajukan oleh pelanggan, mitra bisnis, atau calon investor. Jenis pertanyaan ini dapat mencakup informasi harga, pengiriman, atau peluang kolaborasi.
Oleh sebab itu, business inquiries perlu ditangani secara cepat, profesional, dan personal sangat penting untuk membangun kepercayaan dan hubungan yang baik dengan pelanggan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengubah permintaan tersebut menjadi peluang bisnis yang berharga. Dalam hal ini Anda bisa menggunakan teknologi seperti CRM yang Mekari Qontak tawarkan untuk mengelola semua inquiry masuk.
Selain itu, CRM Mekari Qontak juga bisa dihubungkan dengan Chatbot AI untuk memberikan respon otomatis. Hal ini memungkinkan Anda menjalin komunikasi dengan pelanggan lebih baik dan personal.
Hubungi kami untuk coba demo produk Mekari Qontak atau konsultasikan kebutuhan bisnis Anda lainnya dengan tim ahli secara gratis.
Artikel terkait
