
Dalam dunia kerja, setiap individu seringkali membutuhkan informasi spesifik untuk menjalankan tugasnya dengan efektif. Inquiry letter bisa menjadi salah satu media resmi untuk memperoleh data yang dibutuhkan.
Pada artikel ini, Mekari Qontak akan memberikan panduan lengkap mengenai cara menyusun surat permintaan informasi yang efektif, termasuk contoh-contoh praktis yang dapat Anda adaptasi baik dalam bidang bisnis maupun akademik.
Apa Itu Inquiry Letter?
Inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau data spesifik dari pihak terkait, baik untuk keperluan bisnis, akademik, atau kerjasama resmi.
Surat ini harus disusun secara jelas dan ringkas, mencakup detail penting agar penerima dapat memberikan respon yang tepat.
Format inquiry letter seringkali digunakan oleh perusahaan yang mencari supplier baru, mahasiswa yang meminta data untuk penelitian, atau organisasi non-profit yang mengajukan permohonan dana untuk program sosial mereka.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Business Inquiries dan Pentingnya dalam Dunia Bisnis
Mengapa Inquiry Letter Penting Bagi Bisnis?
Inquiry letter jadi alat komunikasi penting dalam dunia profesional. Dalam bisnis, surat ini menjadi langkah awal untuk menjalin hubungan, baik di dalam maupun luar negeri.
Surat ini membantu mendapatkan informasi spesifik, seperti data pasar atau spesifikasi produk, sekaligus menunjukkan profesionalisme dan keseriusan dalam berkolaborasi.
Dengan persaingan global yang ketat, inquiry letter memungkinkan Anda memperluas jaringan dan membuka peluang kerjasama baru lintas negara.
Baca juga: Panduan Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Apa Perbedaan antara Inquiry Letter dan Application Letter?
Inquiry letter sekilas mirip dengan application letter karena keduanya sama-sama jenis surat resmi. Meski demikian, tujuan dan karakteristik keduanya berbeda.
Inquiry letter digunakan untuk meminta informasi tentang produk, jasa, program, atau peluang tertentu, seperti menanyakan syarat menjadi supplier untuk perusahaan besar.
Sementara itu, application letter bertujuan untuk melamar pekerjaan dengan memaparkan kualifikasi, pengalaman, dan alasan melamar, guna meyakinkan perusahaan bahwa pelamar adalah kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.

Apa saja Jenis-Jenis Inquiry Letter?
Jenis-jenis inquiry letter atau surat permintaan informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori utama:
1. Unsolicited Inquiry
Inquiry letter jenis ini umumnya dikirim oleh calon pelanggan yang tertarik dengan penawaran suatu bisnis. Pelanggan menghubungi bisnis untuk memperoleh informasi terkait harga, kualitas, ketersediaan, dan persyaratan penjualan lainnya sesuai kebutuhan mereka.
Sementara itu, tujuan mengirimkan unsolicited inquiry adalah untuk mengumpulkan detail yang diperlukan sebelum membuat keputusan pembelian.
2. Solicited Inquiry
Solicited inquiry biasanya dikirim sebagai tanggapan terhadap iklan atau surat penjualan dari penjual. Dalam hal ini, pelanggan sudah memiliki informasi dasar mengenai produk atau layanan dan membutuhkan rincian lebih lanjut untuk membuat keputusan akhir.
Surat permintaan ini biasanya dikirimkan dengan tujuan untuk penjualan atau permintaan layanan tertentu.
3. Inquiries Asking for a Favor
Inquiry letter jenis ini diajukan oleh pelanggan yang mencari informasi, baik untuk keperluan komersial maupun non-komersial. Pelanggan biasanya membutuhkan data untuk keperluan di masa depan atau untuk tujuan penelitian.
Jenis pertanyaan yang diajukan seringkali berasal dari peneliti pasar yang membutuhkan informasi lebih lanjut untuk analisis atau studi.
Baca juga: Panduan Personalisasi Email Marketing yang Efektif
Apa Struktur Dasar Penulisan Inquiry Letter?
Sebagai alat komunikasi formal, inquiry letter sangat memperhatikan struktur atau bagian-bagian pentingnya. Agar inquiry letter efektif dan sesuai standar formal, terdapat beberapa elemen utama yang harus disertakan:
1. Header (Nama dan Alamat Pengirim)
Header berisi identitas lengkap pengirim surat, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan email jika diperlukan. Elemen ini penting untuk memberi informasi kepada penerima mengenai pihak yang mengirimkan surat dan memudahkan mereka memberikan respons balik.
Contoh:
PT Contoh Jaya
Jl. Merpati No. 12, Jakarta 12345
Telp: (021) 123-4567
Email: info@contohjaya.com
2. Date (Tanggal Surat Ditulis)
Tanggal menunjukkan waktu surat tersebut dibuat. Format penulisan tanggal harus jelas dan mengikuti aturan yang berlaku, seperti:
- Bahasa Inggris: January 10, 2025
- Bahasa Indonesia: 10 Januari 2025
Format tersebut memudahkan penerima untuk mencatat atau mendokumentasikan surat dengan lebih baik.
3. Recipient Details (Nama dan Alamat Penerima)
Sertakan identitas lengkap penerima, termasuk nama (jika diketahui), jabatan, nama perusahaan atau organisasi, serta alamatnya. Bagian ini membantu memastikan surat diterima oleh pihak yang tepat.
Contoh:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Nama Penerima
Manager Pemasaran
PT Solusi Digital
Jl. Anggrek Raya No. 15, Bandung 40234
4. Subject Line (Topik Surat Secara Singkat)
Subjek surat adalah penjelasan singkat mengenai isi surat. Elemen ini membantu penerima untuk segera memahami tujuan surat tersebut. Biasanya subjek ditulis dengan huruf tebal atau di bawah sapaan (salutation).
Contoh:
Perihal: Permintaan Informasi Mengenai Produk Software Akuntansi
5. Body Paragraphs (Isi Surat)
Pada bagian ini, penulis bisa memasukkan semua pesan yang ingin disampaikan. Pada body paragraphs ini dibedakan menjadi tiga bagian berikut:
1. Pembukaan (Introduction)
Mulailah dengan perkenalan dengan mencantumkan nama, jabatan dan organisasi Anda serta deskripsi singkat tentang apa Anda/ organisasi Anda minta. Ini menjadi penting guna meyakinkan mereka.
2. Tujuan utama (Request or Inquiry)
Tulis pernyataan kebutuhan dan alasan mengapa Anda dan organisasi Anda mengajukan permintaan tersebut. Lebih bagus lagi jika Anda menyertakan contoh konkret dari masalah yang ingin Anda selesaikan.
Misalnya, organisasi non-profit Anda telah melakukan aksi sosial. Kemudian, Anda jelaskan secara rinci apa yang telah organisasi Anda lakukan, rincian biaya yang dibutuhkan untuk pendanaan aksi sosial.
3. Penutup (Conclusion)
Terakhir, tutup inquiry letter Anda secara ringkas dan tegaskan kembali poin-poin utama surat itu. Pastikan Anda juga mengucapkan terima kasih kepada penerima atas pertimbangannya. Kemudian diakhiri dengan salam penutup dan tanda tangan.
Jangan lupa tambahkan informasi kontak dan lampiran tambahan jika diperlukan.
Bagaimana Tips Menulis Inquiry Letter yang Profesional?
Berikut adalah beberapa tips menulis inquiry letter yang profesional agar pesan tersampaikan secara efektif dan mendapatkan respons yang diharapkan:
1. Gunakan Format Surat yang Benar
Ikuti tata letak surat resmi, seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya. Kemudian, gunakan margin yang rapi, font profesional (seperti Times New Roman atau Arial), dan ukuran font yang mudah dibaca (11–12 pt).
2. Mulailah dengan Salam Formal
Gunakan sapaan yang sopan dan sesuai, seperti:
“Kepada Yth. [Nama Penerima]”
Jika nama penerima tidak diketahui:
“Kepada Yth. Bagian [Nama Departemen]” atau “Dear Sir/Madam.”
3. Nyatakan Tujuan dengan Jelas di Awal
Jelaskan secara singkat tujuan surat Anda di paragraf pembuka, seperti permintaan informasi, katalog, penawaran, atau jadwal pertemuan.
Contoh:
“Dengan hormat, kami menulis surat ini untuk meminta informasi lebih lanjut mengenai produk layanan Anda, khususnya terkait fitur dan harga paket berlangganan.“
4. Ajukan Pertanyaan yang Spesifik dan Relevan
Buat daftar pertanyaan yang spesifik agar penerima dapat memberikan jawaban langsung dan jelas. Hindari menanyakan hal yang terlalu umum atau sudah tercantum dalam informasi publik.
Contoh:
- Berapa harga layanan Anda untuk paket berlangganan tahunan?
- Apakah perusahaan Anda menyediakan layanan uji coba gratis?
- Berapa waktu yang dibutuhkan untuk proses instalasi?
5. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan
Pilih kata-kata yang profesional, singkat, dan padat. Hindari penggunaan singkatan yang tidak baku atau bahasa informal.
Contoh:
“Kami berharap dapat menerima balasan dari Anda dalam waktu dekat untuk mendukung kebutuhan bisnis kami.”
6. Tambahkan Informasi Kontak yang Jelas
Pastikan untuk mencantumkan nomor telepon, email, atau alamat agar penerima mudah menghubungi Anda.
7. Akhiri dengan Pernyataan Penutup yang Profesional
Ucapkan terima kasih atas perhatian penerima dan ungkapkan harapan akan respon yang cepat. Gunakan penutup formal, seperti Hormat kami atau Salam hormat.
8. Lakukan Proofreading Sebelum Mengirim
Periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan struktur kalimat untuk menghindari kesalahan. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan profesionalisme Anda.
Bagaimana Cara Mengirim Inquiry Letter yang Baik dan Benar?
Baik dikirim melalui pos atau email, hal terpenting adalah penyampaian pesan yang jelas, sopan, dan profesional. Berikut ini cara pengiriman dan etika melakukan follow-up untuk memastikan respon.
1. Tentukan Tujuan dan Penerima Surat
Langkah pertama adalah memastikan tujuan inquiry letter Anda jelas. Tentukan informasi yang ingin Anda dapatkan, seperti detail produk, layanan, atau program tertentu.
Selanjutnya, identifikasi penerima surat yang tepat, misalnya perusahaan, departemen terkait, atau individu yang memiliki wewenang untuk menjawab pertanyaan Anda.
Pastikan Anda memiliki email, alamat pos, atau kontak resmi mereka agar surat Anda sampai pada pihak yang benar.
2. Gunakan Format Surat yang Tepat
Inquiry letter harus menggunakan format formal yang mencerminkan profesionalisme.
Struktur surat umumnya mencakup pembukaan dengan salam formal, pengenalan diri, tujuan surat, permintaan informasi secara spesifik, dan penutup. Format ini membantu surat Anda terlihat terorganisir dan memudahkan penerima memahami maksud Anda.
3. Pilih Media Pengiriman yang Tepat
Pilih media pengiriman yang sesuai dengan situasi dan preferensi penerima. Jika surat Anda ditujukan untuk perusahaan modern, email biasanya menjadi pilihan terbaik karena cepat dan efisien.
Sementara, jika perusahaan memiliki formulir online, manfaatkan platform tersebut. Namun, untuk dokumen resmi atau korespondensi tradisional, pengiriman melalui pos dengan kertas surat resmi juga masih relevan.
4. Kirim dan Simpan Salinannya
Setelah surat siap, kirimkan melalui media yang telah Anda pilih, seperti email, pos, atau formulir online.
Simpan salinan surat tersebut sebagai arsip untuk referensi di masa depan atau untuk tindak lanjut. Hal ini penting agar Anda tetap memiliki dokumentasi dari korespondensi yang dilakukan.
5. Lakukan Tindak Lanjut
Jika Anda tidak mendapat respon dalam waktu yang wajar (biasanya 5–7 hari kerja), lakukan tindak lanjut dengan mengirimkan email pengingat atau menelepon penerima.
Pastikan nada Anda tetap sopan dan profesional dalam mengingatkan. Tindak lanjut ini menunjukkan ketertarikan Anda yang serius terhadap informasi yang diminta.
Baca juga: Cara Sukses Negosiasi dalam Bisnis Capai Kesepakatan
Contoh Inquiry Letter untuk Berbagai Keperluan Bisnis
Berikut ini adalah contoh-contoh inquiry letter yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan yang bisa Anda adaptasi:
1. Contoh Inquiry Letter untuk Meminta Informasi Produk

Berikut ini adalah contoh inquiry letter untuk meminta informasi produk yang bisa Anda adaptasi:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Perihal: Permintaan Informasi Produk
Kepada Yth. [Nama Penerima atau Bagian Penjualan],
Dengan hormat,
Saya ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai [nama produk/jenis produk] yang ditawarkan oleh perusahaan Anda. Mohon disampaikan detail spesifikasi produk, harga, serta ketentuan pembelian dan pengiriman.
Jika memungkinkan, saya juga berharap dapat menerima katalog produk terbaru untuk referensi lebih lanjut.
Silakan hubungi saya melalui email [alamat email Anda] atau telepon [nomor telepon Anda] untuk informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Posisi/Jabatan, jika ada]
[Nama Perusahaan, jika berlaku]
2. Contoh Inquiry Letter ke Universitas (Program Akademik)

Berikut ini adalah contoh inquiry letter ke universitas (program akademik) yang bisa Anda adaptasi:
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon & Email Anda]
[Tanggal]
[Nama Universitas]
[Alamat Universitas]
[Departemen Penerimaan Mahasiswa Baru]
Subjek: Permintaan Informasi Program Studi [Nama Program Studi]
Yth. Bapak/Ibu Pimpinan,
Dengan hormat,
Saya, [Nama Lengkap Anda], tertarik untuk mendaftar sebagai mahasiswa baru di Universitas [Nama Universitas] pada program studi [Nama Program Studi]. Saya telah membaca informasi mengenai program studi tersebut di [Sumber Informasi, misalnya: website universitas, brosur, pameran pendidikan].
Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai:
- Persyaratan Pendaftaran: Dokumen apa saja yang perlu saya siapkan untuk mendaftar? Apakah ada tes masuk khusus yang harus saya ikuti?
- Kurikulum: Apa saja mata kuliah yang akan saya pelajari selama kuliah? Apakah ada kesempatan untuk melakukan penelitian atau magang?
- Biaya Kuliah: Berapa besar biaya kuliah per semester? Apakah ada beasiswa yang tersedia?
- Fasilitas Kampus: Fasilitas apa saja yang tersedia di kampus, seperti perpustakaan, laboratorium, dan fasilitas olahraga?
- Kehidupan Mahasiswa: Bagaimana suasana kehidupan mahasiswa di kampus? Apakah ada organisasi kemahasiswaan yang aktif?
Saya sangat tertarik untuk melanjutkan studi di universitas yang Bapak/Ibu pimpin. Informasi yang Bapak/Ibu berikan akan sangat membantu saya dalam mengambil keputusan.
Terimakasih atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan. Saya menantikan balasan dari Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Anda]
3. Contoh Inquiry Letter untuk Kerjasama Bisnis

Berikut ini contoh inquiry letter untuk kerjasama bisnis yang bisa Anda adaptasi:
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
[Nama Perusahaan Mitra Potensial]
[Alamat Perusahaan Mitra Potensial]
Subjek: Penawaran Kerjasama Bisnis [Deskripsi Singkat Kerjasama]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak],
Dengan hormat,
Perkenalkan, saya [Nama Anda], [Jabatan Anda] dari [Nama Perusahaan Anda]. Saya mewakili perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Usaha Perusahaan Anda].
Kami sangat tertarik untuk menjalin kerjasama bisnis dengan [Nama Perusahaan Mitra Potensial] mengingat reputasi baik perusahaan Bapak/Ibu di bidang [Bidang Usaha Perusahaan Mitra]. Kami percaya bahwa kolaborasi antara kedua perusahaan dapat menghasilkan sinergi yang positif dan saling menguntungkan.
[Nama Perusahaan Anda] menawarkan [Deskripsi Singkat Penawaran Kerjasama Anda]. Kami yakin bahwa kerjasama ini akan memberikan nilai tambah bagi kedua belah pihak, antara lain:
[Sebutkan keuntungan potensial bagi mitra, misalnya: peningkatan pangsa pasar, akses ke sumber daya baru, dll.]
[Sebutkan keuntungan potensial bagi perusahaan Anda, misalnya: perluasan jaringan distribusi, peningkatan efisiensi produksi, dll.]
Kami sangat terbuka untuk mendiskusikan lebih lanjut mengenai potensi kerjasama ini. Kami berharap dapat segera bertemu dengan Bapak/Ibu untuk membahas hal ini lebih detail.
Terimakasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Lengkap Anda] [Jabatan Anda]
Kesimpulan
Inquiry letter merupakan alat komunikasi formal yang efektif untuk memperoleh informasi spesifik atau memulai suatu kerjasama. Baik dalam konteks bisnis, akademis, maupun personal, surat ini berperan penting dalam membangun jaringan dan menjalin hubungan profesional.
Dengan menyusun inquiry letter yang jelas, sopan, dan disesuaikan dengan tujuan, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan respons positif.
Mekari Qontak menyediakan solusi bisnis terpadu yang bisa membantu meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan. Termasuk di antaranya, mengelola inquiry letter yang datang dari pelanggan dan rekan bisnis Anda.
Hubungi kami untuk coba demo produk Mekari Qontak secara gratis!