Sales Report: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, dan Jenisnya untuk Bisnis

Apakah saat ini Anda sedang mengalami kendala target bisnis yang tidak tercapai? Jika iya, inilah pentingnya memiliki sales report (laporan penjualan) yang terstruktur.

Tanpa laporan penjualan yang akurat, manajer tidak memiliki dasar yang kuat untuk mengevaluasi kinerja tim, mengidentifikasi hambatan di pipeline atau merancang strategi yang lebih baik.

Melalui artikel ini, Mekari Qontak Blog akan membantu Anda memahami apa itu sales report, fungsinya bagi bisnis, cara membuatnya dengan benar, hingga jenis-jenis laporan yang paling banyak digunakan oleh tim penjualan.

---

Apa itu Sales Report?

Sales report adalah dokumen yang memuat rincian operasional penjualan bisnis dalam periode waktu tertentu. Laporan ini mencakup informasi tentang jumlah penjualan, pendapatan, prospek yang masuk, dan biaya operasional untuk periode yang dilaporkan.

Sales report juga berfungsi sebagai alat analisis. Bisnis bisa menggunakannya untuk mengevaluasi sales pipeline, menyesuaikan pendekatan penjualan, memprediksi penjualan, dan mendorong inisiatif pertumbuhan yang lebih terarah.

Selain itu, sales report juga memberikan wawasan tentang efektivitas metode penjualan yang sedang dijalankan, perbandingan kinerja dengan periode sebelumnya, dan pemahaman yang lebih mendalam tentang apa yang mendorong pelanggan untuk membeli.

---

Fungsi dan Tujuan Sales Report bagi Bisnis

Tujuan utama sales report adalah memberikan gambaran kondisi penjualan bisnis dalam periode tertentu. Hasil laporan ini sering dijadikan bahan evaluasi aktivitas penjualan sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih berbasis data.

Ada sejumlah manfaat lain yang membuat sales report menjadi dokumen yang tidak bisa diabaikan oleh bisnis mana pun, seperti berikut.

• Menunjukkan kredibilitas bisnis dalam menjalankan operasionalnya secara konsisten.
• Membantu bisnis menentukan strategi dan keputusan penjualan untuk periode berikutnya berdasarkan data nyata, bukan asumsi.
• Mendorong salesperson untuk meningkatkan kinerja dan mencapai target yang lebih tinggi.
• Mengefisienkan waktu dan tenaga dengan menghentikan upaya mengejar prospek yang kurang menguntungkan.
• Memberikan gambaran terkini tentang kondisi penjualan hingga kesehatan keuangan bisnis secara keseluruhan.
• Membantu bisnis mengetahui saluran penjualan yang paling efektif untuk dioptimalkan lebih lanjut.
• Memahami kebutuhan dan perilaku pelanggan dari tren penjualan yang terbentuk.
• Berfungsi sebagai dokumen pertanggungjawaban yang sah di mata hukum untuk investor dan jajaran direksi, dilengkapi bukti transaksi seperti nota, kuitansi, dan faktur.

---

Apa Saja yang Harus Ada dalam Sales Report?

Sebelum masuk ke cara membuat laporan, penting untuk memahami elemen-elemen yang sebaiknya ada di dalam sales report agar informasi yang disajikan benar-benar efektif.

Secara umum, metrik dalam sales report terbagi menjadi dua kategori, yaitu sebagai berikut.

1. Metrik Hasil

Data tentang output penjualan, seperti:

• Total pendapatan
• Jumlah transaksi baru
• Jumlah unit yang terjual

2. Metrik Proses

Data tentang aktivitas tim penjualan, seperti:

• Jumlah panggilan telepon
• Jumlah pertemuan dijadwalkan
• Jumlah prospek baru yang dihasilkan

Selain kedua kategori tersebut, sales report yang lengkap biasanya juga memuat elemen berikut:

• Analisis singkat tentang faktor yang mempengaruhi hasil penjualan
• Periode pelaporan
• Identitas tenaga penjualan atau tim yang dilaporkan
• Perbandingan dengan periode sebelumnya

---

7 Cara Membuat Sales Report dengan Efektif

Membuat sales report yang akurat bukan soal mencatat angka sebanyak-banyaknya. 

Hal yang terpenting adalah laporan tersebut relevan, mudah dipahami, dan bisa langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Berikut adalah tujuh langkah yang bisa Anda ikuti.

1. Tentukan Jenis Laporan yang Diinginkan

Langkah pertama adalah menentukan jenis laporan yang Anda butuhkan dan memilih format tampilan yang sesuai dengan data yang akan disajikan. 

Perlu diingat, sales report yang baik bukan hanya soal kelengkapan angka, tetapi juga bagaimana data tersebut ditampilkan agar mudah dibaca dan dipahami.

Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa menggunakan template laporan penjualan atau memanfaatkan aplikasi CRM yang memungkinkan pembuatan beberapa jenis laporan sekaligus secara otomatis.

2. Kenali Audiens Laporan Penjualan Anda

Apakah Anda membutuhkan laporan penjualan yang kompleks untuk mempresentasikannya? Jika iya, Anda mungkin akan memasukkan beberapa Key Performance Indicator (KPI) ke dalam laporan penjualan Anda.

Namun, apabila Anda ingin mempresentasikan kepada eksekutif, Anda mungkin membutuhkan ringkasan yang lebih ringkas namun mencakup banyak jenis laporan.

Itu semua dapat Anda sesuaikan dengan mengetahui kepada siapa Anda akan menyajikan laporan penjualan Anda.

3. Tentukan Periode Laporan

Apakah Anda sudah melakukan kedua langkah di atas? Anda dapat melanjutkan dengan memutuskan periode laporan penjualan yang ingin Anda sampaikan. Ini bisa berupa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan.

Kemudian, bandingkan informasi periode yang telah ditentukan dengan periode sebelumnya yang setara. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah ada kemajuan atau malah kemunduran dengan penjualan Anda.

4. Sertakan Informasi yang Relevan

Tidak semua data perlu masuk ke dalam laporan. Berdasarkan jenis laporan dan kebutuhan audiens yang sudah Anda tentukan sebelumnya, pilih data yang paling relevan dan berdampak. 

Pasalnya, terlalu banyak informasi yang tidak perlu justru akan membuat laporan sulit dipahami dan kehilangan fokusnya.

5. Visualisasikan Data dengan Grafik

Laporan yang hanya berisi deretan angka akan sulit dipahami dan membosankan. Oleh karena itu, Anda bisa memberikan grafik, diagram, atau visualisasi data lainnya untuk membantu audiens menangkap tren dan pola dengan lebih cepat. 

Saat ini, banyak aplikasi CRM modern dapat menghasilkan grafik secara otomatis berdasarkan data yang sudah Anda miliki.

6. Periksa Kembali Data dan Informasi

Setelah melakukan langkah-langkah di atas, kini saatnya Anda untuk memeriksa kembali data dan informasi yang tertuang dalam laporan penjualan Anda. 

Jangan ragu untuk mengambil data tambahan jika diperlukan, membuat ulang grafik yang kurang jelas, atau berdiskusi dengan anggota tim penjualan lainnya untuk memastikan informasi yang tersaji sudah benar.

7. Sajikan Sales Report dengan Penjelasan yang Tepat

Langkah yang terakhir adalah menyajikan sales report dan menyampaikan penjelasan dengan tepat. Pastikan penjelasan tertulis Anda mendukung angka-angka yang disampaikan.

Selain itu, penjelasan ini juga sebaiknya mencakup rencana perbaikan atau langkah-langkah yang akan diambil tim berdasarkan temuan dari laporan tersebut.

---

Jenis-Jenis Sales Report yang Bisa Digunakan Bisnis

Ada beragam jenis sales report yang digunakan tergantung pada frekuensi pelaporan dan metrik yang diukur. Berikut jenis-jenis laporan penjualan berserta dengan contoh sales report yang perlu Anda ketahui.

1. Laporan Penjualan Bulanan (Monthly Sales Reports)

a. Sales KPI report

Laporan KPI sales memuat indikator kinerja utama (Key Performance Indicator) penjualan yang memungkinkan Anda melacak progres penjualan dan menilai apakah strategi yang berjalan perlu diubah arahnya. 

Anda bisa mengelompokkan biaya, memantau pertumbuhan penjualan, dan membandingkan hasil bulan ini dengan bulan lalu secara bersamaan.

b. Sales forecasts

Laporan prakiraan (forecast) penjualan memprediksi jumlah penjualan yang akan dicapai tim dalam periode mendatang. 

Laporan ini sangat berguna untuk mengantisipasi perlambatan musiman atau merencanakan respons terhadap kondisi yang bisa mempengaruhi bisnis.

c. Sales Cycle Length Report

Sales cycle length report mencakup keseluruhan penjualan yang dilakukan oleh sales atau tenaga penjualan Anda, mulai dari peluang hingga closing deal yang berhasil diraih.

Laporan ini dapat membantu Anda untuk mengurai kinerja setiap sales dan menunjukkan seberapa baik mereka dalam melakukan closing deal atau penutupan transaksi, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan tersebut.

d. Sales Conversion Report

Laporan sales conversion menilai kemajuan prospek di sepanjang corong penjualan atau sales funnel. 

Selain itu, laporan ini juga mencakup informasi tentang kontak, prospek yang dihasilkan dan memenuhi syarat, dan pencapaian dari periode ke periode. 

Anda dapat membuat laporan ini dalam periode bulanan, mingguan, atau harian sekalipun.

e. Sales & Order Report

Banyaknya pesanan dan penjualan yang perlu ditangani mungkin akan membuat Anda merasa kerepotan untuk melacak semuanya. 

Namun, dengan menggunakan sales & order report, Anda dapat dengan mudah melihat berapa banyak pesanan yang masuk, diproses, dikirim, atau bahkan dikembalikan sekalipun.

Dengan demikian, apabila terjadi masalah yang tidak diinginkan, Anda dapat dengan cepat mengetahui di mana letak masalah tersebut, dan menyelesaikannya sesegera mungkin.

f. Sales Performance Report

Laporan sales performance berisikan gambaran umum kinerja penjualan Anda selama satu bulan. Biasanya, sales performance report memiliki banyak KPI yang berbeda-beda.

Dengan laporan ini, Anda dapat melihat performa dan kinerja penjualan bisnis Anda secara umum.

2. Weekly Sales Reports

a. Outbound Call Report

Laporan panggilan outbound (outbound call report) menampilkan data panggilan yang dilakukan kepada prospek dan pelanggan untuk mendorong pembelian. 

Dari laporan ini, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang kualitas prospek yang dihubungi dan efektivitas perwakilan penjualan dalam melakukan pendekatan.

b. Upsell and Cross-sell Report

Laporan upsell dan cross-sell merinci jumlah dan nilai transaksi yang dihasilkan dari aktivitas upselling maupun cross-selling. 

Tim penjualan bisa menggunakannya untuk mengidentifikasi peluang peningkatan penjualan yang bisa dimaksimalkan di minggu-minggu berikutnya.

c. Customer Lifetime Value

Laporan Customer Lifetime Value (CLV) pada dasarnya menunjukkan berapa banyak nilai yang diharapkan untuk diperoleh per pelanggan. Anda dapat memantaunya setiap minggu untuk melihat apakah rata-ratanya mengalami naik atau turun. 

Adapun tujuan dari laporan ini ialah untuk menjaga nilai lifetime selama mungkin.

d. Conversion Report Mingguan

Tidak jauh berbeda dengan monthly sales conversion report, laporan conversion mingguan dibuat untuk kebutuhan mingguan. Dalam penerapannya, laporan ini berisikan jumlah berapa banyak prospek yang berhasil dikonversi sepanjang tahapan sales funnel.

Laporan ini memperlihatkan berapa banyak prospek yang berhasil dikonversi di setiap tahapan sales funnel dalam satu minggu tertentu.

e. Rate of Return

Laporan tingkat pengembalian produk (Rate of Return) memberikan gambaran tentang kepuasan pelanggan terhadap produk yang Anda jual. 

Dengan mengetahui seberapa banyak dan mengapa produk dikembalikan, Anda bisa mengambil langkah konkret untuk mengurangi angka retur di masa mendatang.

3. Daily Sales Reports

Laporan harian berfokus pada aktivitas operasional yang dilakukan tim penjualan setiap harinya. Laporan ini sangat berguna untuk memastikan ritme kerja tim tetap terjaga dan target harian berjalan sesuai rencana.

a. Jumlah Pertemuan yang Dijadwalkan

Laporan jumlah pertemuan yang dijadwalkan mencatat berapa banyak pertemuan yang berhasil dijadwalkan oleh masing-masing tenaga penjualan dalam satu hari. 

Meskipun tidak bisa memaksa prospek untuk hadir, laporan ini membantu memastikan bahwa setiap perwakilan aktif dalam mengisi kalender penjualan mereka.

b. Jumlah Peluang Penjualan

Jumlah peluang penjualan merupakan laporan yang berisikan sales oppurtunity dari prospek yang memenuhi syarat akibat adanya respons dan interaksi yang baik. 

Dalam hal ini, peluang nantinya dapat berupa percakapan yang berakhir pada pertemuan dan membuka jalan untuk interaksi penjualan lebih lanjut.

c. Jumlah Pelanggan yang Hilang

Berbeda dengan laporan sebelumnya, laporan pelanggan yang hilang berisikan metrik yang dapat melihat jumlah pelanggan yang hilang. 

Ada berbagai faktor yang mempengaruhi hilangnya pelanggan, beberapa di antaranya seperti yang ditunjukkan pada laporan di atas.

d. Jumlah Prospek Baru

Laporan jumlah prospek baru mencatat berapa banyak prospek baru yang berhasil diidentifikasi dan dikualifikasi oleh setiap perwakilan penjualan dalam satu hari.

Data ini menjadi indikator penting seberapa aktif tim dalam mengisi bagian teratas sales funnel.

e. Jumlah Penjualan atau Penawaran yang Ditutup

Seperti namanya, laporan jumlah penjualan dan penawaran yang ditutup mencatat total transaksi yang berhasil ditutup oleh tim penjualan pada hari tersebut. 

Bagi bisnis dengan volume transaksi tinggi dan margin per unit yang tipis, laporan ini sangat penting untuk memastikan jumlah closing deal harian sesuai dengan target yang diharapkan.

Pelajari lebih jauh mengenai jenis-jenis sales report dengan menonton video di bawah ini:

---

Optimalkan Sales Report Bisnis Anda dengan Sales CRM Mekari Qontak!

Dengan demikian, membuat dan menggunakan sales report yang tepat penting untuk mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Namun, membuat laporan penjualan secara manual membutuhkan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama saat volume meningkat.

Mekari Qontak menyediakan sales report app yang terintegrasi dengan Aplikasi CRM dan Aplikasi Omnichannel terbaik yang dapat membantu Anda untuk membuat laporan penjualan yang terperinci dan akurat secara mudah dan otomatis.

Dengan fitur personalisasi laporan CRM yang terintegrasi dengan  Omnichannel, Anda dapat menyimpan, menganalisis, serta mengelola laporan penjualan bisnis Anda dengan berbagai fitur modern dan lengkap.

Jadi, tunggu apalagi? Segera konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak dan dapatkan demo gratis Mekari Qontak sekarang!