- Supplier relationship management adalah pendekatan sistematis untuk mengoptimalkan interaksi dengan pemasok utama, bertujuan memastikan keandalan pasokan dan efisiensi rantai pasokan.
- Manfaat SRM diantaranya mendorong peningkatan profitabilitas, mengurangi biaya pengadaan, dan meminimalisir risiko gangguan pasokan.
- Tahap SRM meliputi identifikasi dan segmentasi pemasok, negosiasi kontrak yang detail, pengelolaan kinerja, dan kolaborasi untuk inovasi berkelanjutan.
- Strategi implementasi SRM diantaranya memandang supplier sebagai mitra, membayar tepat waktu, dan menggunakan aplikasi pendukung (CRM) untuk sentralisasi data dan otomatisasi proses.
Dalam lanskap bisnis modern yang makin kompetitif, pengelolaan hubungan yang efektif dengan pemasok merupakan fondasi keberhasilan jangka panjang atau yang disebut dengan supplier relationship management.
Hal tersebut berfokus pada pengoptimalan interaksi untuk mencapai efisiensi rantai pasokan dan mutu produk yang lebih baik, sehingga berorientasi pada hubungan yang saling menguntungkan (win-win solution).
Pelajari selengkapnya terkait proses supplier relationship management pada ulasan blog Mekari Qontak berikut ini.
Apa itu Supplier Relationship Management?
Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan sistematis untuk merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan interaksi serta hubungan perusahaan dengan pemasok utamanya.
Tujuan utamanya adalah memastikan keandalan pasokan, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan mendorong efisiensi menyeluruh di seluruh rantai pasokan.
Baca juga: Mengenal Pentingnya Manajemen Persediaan, Fungsi, dan MetodeManfaat Supplier Relationship Management
Penerapan supplier relationship management yang efektif menjadi pendorong utama keunggulan operasional bisnis. Berikut adalah manfaat signifikan yang akan didapatkan oleh perusahaan.
1. Pengurangan Biaya Operasional
SRM memungkinkan perusahaan untuk melakukan negosiasi bisnis yang cerdas dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan.
Bahkan menurut survei McKinsey & Company, hal ini dapat mengurangi biaya pengadaan sebesar 5% hingga 10%. Hubungan yang kuat juga sering membuka peluang untuk mendapatkan diskon volume dan syarat pembayaran yang lebih fleksibel.
2. Peningkatan Kualitas Produk
Dengan kolaborasi erat dengan pemasok, bisnis dapat menyelesaikan masalah kualitas dengan sangat cepat. Hal ini juga di dukung oleh riset dari Forrester Research, yang menyatakan bahwa efektivitas SRM mampu meningkatkan kualitas produk hingga 15% hingga 20%.
Peningkatan ini dicapai melalui penetapan standar kualitas yang ketat dan mekanisme pengawasan bersama yang berkelanjutan.
3. Mengelola Kesepakatan Lebih Baik
Pengelolaan hubungan pemasok yang strategis membantu perusahaan mengidentifikasi risiko finansial, operasional, atau geopolitik secara dini.
Menurut laporan Deloitte, strategi SRM yang solid mampu mengurangi risiko gangguan pasokan secara signifikan hingga 30%. Dengan demikian, perusahaan menjadi lebih siap karena memiliki rencana mitigasi yang proaktif serta alternatif pemasok yang telah teruji.
4. Mendorong Inovasi
Kemitraan strategis melalui SRM membuka akses langsung bagi perusahaan ke keahlian dan wawasan Riset dan Pengembangan (R&D) pemasok.
Menurut temuan Boston Consulting Group (BCG), hubungan kolaboratif yang erat dapat meningkatkan tingkat inovasi produk hingga 20%. Akses ini secara langsung menghasilkan produk yang lebih baik dan menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan di pasar.
5. Peningkatan Efisiensi Rantai Pasokan
Kolaborasi yang baik antara perusahaan dan pemasok secara langsung meningkatkan ketepatan waktu pengiriman dan sangat memperpendek siklus produksi (lead time).
Data dari Gartner mengindikasikan bahwa implementasi SRM yang efektif dapat meningkatkan kinerja rantai pasokan secara signifikan, yaitu sebesar 20% hingga 30%. Peningkatan efisiensi ini memastikan operasional lebih lancar dan respons pasar yang lebih cepat.
6. Peningkatan Profitabilitas
Dengan efek gabungan dari pengurangan biaya, peningkatan kualitas, dan dorongan inovasi, SRM berdampak langsung pada keuangan perusahaan.
Harvard Business Review mencatat bahwa perusahaan yang menerapkan SRM secara efektif dapat mengalami peningkatan margin laba antara 10% hingga 15%.
Baca juga: Rekomendasi Sales Performance Management Tools Terbaik untuk Monitoring PenjualanTahapan Supplier Relationship Management
Proses SRM adalah siklus berkelanjutan yang harus dikelola secara sistematis untuk membangun, memelihara, dan meningkatkan nilai dari setiap kemitraan.
1. Identifikasi dan Segmentasi Pemasok
Langkah krusial ini dimulai dengan mengelompokkan semua pemasok berdasarkan nilai strategis (value) dan kompleksitas pasokan (risk).
Proses supply segmentation ini menentukan tingkat perhatian dan sumber daya yang perlu dialokasikan untuk setiap vendor. Pemasok dengan nilai tinggi atau risiko tinggi memerlukan upaya SRM yang paling intensif dan strategis.
2. Evaluasi dan Seleksi
Tahap ini melibatkan penilaian mendalam terhadap pemasok potensial, mencakup kapabilitas, kapasitas produksi, dan kepatuhan etika mereka.
Metrik evaluasi yang digunakan harus selaras secara eksplisit dengan tujuan kualitas dan efisiensi keseluruhan perusahaan.
Pemilihan yang cermat sangat penting untuk memastikan mitra yang dipilih mampu mendukung strategi jangka panjang.
3. Negosiasi dan Kontrak yang Detail
Setelah pemilihan, perusahaan dan pemasok menyusun kontrak yang harus jelas, komprehensif, dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Kontrak harus mencakup semua detail penting, seperti harga, syarat pembayaran, Service Level Agreement (SLA), dan Key Performance Indicators (KPI). Adanya kesepakatan yang detail dan tertulis akan sangat membantu meminimalisir risiko konflik di masa depan.
4. Pengelolaan Kinerja
Kinerja pemasok harus dipantau secara teratur dan objektif menggunakan KPI yang telah disepakati misalnya Defect Rate atau On-Time Delivery.
Proses vendor governance ini didukung oleh teknologi, seperti CRM, untuk melacak dan membandingkan kinerja antar vendor secara real-time. Monitoring yang konsisten memastikan pemasok memenuhi standar yang diharapkan dan proses berjalan optimal.
5. Kolaborasi dan Pengembangan Kemitraan
Fokus utama di tahap ini adalah memelihara hubungan, membangun kepercayaan, dan memastikan aliran komunikasi yang transparan. Kepatuhan pada pembayaran tepat waktu dan keterbukaan informasi adalah fondasi kuat untuk kemitraan yang sukses.
Hal-hal tersebut mendorong pemasok untuk berkolaborasi dalam proyek inovasi dan peningkatan efisiensi bersama.
6. Manajemen Risiko dan Perbaikan Berkelanjutan
Perusahaan harus mengidentifikasi potensi risiko pasokan (finansial, kualitas, logistik) dan mengembangkan strategi mitigasi proaktif.
Evaluasi rutin terhadap kinerja pemasok memberikan umpan balik konstruktif yang berharga. Proses ini memastikan bahwa pemasok terus memenuhi standar dan selalu ada peluang untuk perbaikan berkelanjutan.
Baca juga: Key Partners: Definisi, Peran, dan Strategi Memilih Mitra Bisnis yang TepatStrategi Implementasi Supplier Relationship Management
Sebelum mulai membuat strategi supplier relationship management, pelajari beberapa strategi efektif dalam implementasinya di bawah ini.
1. Gunakan Aplikasi Pendukung
Mengimplementasikan software pendukung, seperti CRM, akan sangat mempermudah pengelolaan hubungan dengan supplier.
Aplikasi CRM akan secara otomatis menyimpan dan mengelola semua interaksi, riwayat, dan dokumen vendor. Hal ini sangat memudahkan perusahaan dalam membuat, memproses, dan melacak setiap pembelian dengan efisien.
Baca juga: Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia2. Tepat Waktu dalam Pembayaran
Landasan kuat dalam membangun hubungan bisnis adalah rasa saling percaya, dan keuangan adalah hal yang sangat sensitif dalam konteks ini. Oleh karena itu, perusahaan wajib membayar supplier tepat waktu untuk menjaga kepercayaan dan komitmen mereka.
Jika terjadi keterlambatan, segera informasikan dengan alasan yang jelas dengan memanfaatkan aplikasi CRM untuk notifikasi jatuh tempo pembayaran.
3. Meyakini Prinsip Harga Menentukan Kualitas
Hindari fokus berlebihan pada keuntungan maksimal dengan mengabaikan aspek kualitas produk yang esensial. Bersikaplah fleksibel dalam menganggarkan dana untuk mendapatkan produk berkualitas tinggi dari supplier terbaik.
Manfaatkan diskon yang umumnya diberikan supplier untuk pembelian volume besar, sehingga Anda tetap bisa mendapatkan produk premium dengan harga yang lebih efisien.
4. Buat Kesepatakan dengan Detail
Kesepakatan berfungsi sebagai pedoman penting dalam seluruh hubungan dengan supplier. Pastikan Anda membuat kontrak yang lengkap, detail, dan sangat jelas untuk meminimalisir risiko yang tidak diinginkan di masa depan.
Harvard Business Review mencatat bahwa mengubah model bisnis yang didukung kesepakatan detail dapat meningkatkan laba dan kepercayaan secara signifikan sekitar 22%.
5. Manajemen Risiko
Sebelum meresmikan kesepakatan, sangat penting untuk melakukan manajemen risiko dengan mengenali potensi risiko yang mungkin muncul.
Kumpulkan semua informasi, baik positif maupun negatif, mengenai supplier dari berbagai sumber. Dari data tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah potensial dan merancang solusi terbaik untuk menghadapinya.
6. Memastikan Semuanya Terhubung
Hal paling penting dalam menerapkan supplier relationship management adalah memastikan bahwa semua pihak terkait (onboard) dan seluruh aspek dalam hubungan saling terhubung dan selaras.
Implementasi tidak hanya dilandasi oleh kepercayaan yang kuat, tetapi juga kesepakatan yang jelas mengenai pencapaian keuntungan bersama. Sinkronisasi penuh ini menjamin hubungan yang berkelanjutan dan produktif.
Baca juga: Cara Kerja CRM: Strategi Jitu untuk Mengoptimalkan BisnisTantangan Supplier Relationship Management
Meskipun supplier relationship management (SRM) dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, tetapi ada beberapa tantangan yang harus dihadapi dalam mengimplementasikan SRM.
- Kompleksitas rantai pasok: Rantai pasok dapat sangat kompleks sehingga relatif sulit untuk memantau kinerja semua pemasok dan memastikan mereka mematuhi standar yang ditetapkan.
- Perubahan pasar: Pasar dan lingkungan bisnis dapat berubah dengan cepat. Hal ini dapat mempengaruhi kinerja pemasok dan hubungan mereka dengan perusahaan.
- Ketergantungan pada pemasok: Jika perusahaan sangat tergantung pada satu atau beberapa pemasok, hal ini dapat menjadi tantangan yang serius dalam mengimplementasikan SRM.
- Keterbatasan sumber daya: SRM membutuhkan sumber daya manusia, teknologi, dan finansial yang cukup untuk memantau dan mengelola kinerja pemasok dengan baik.
- Kurangnya keterampilan dan pengetahuan: SRM memerlukan keterampilan dan pengetahuan yang luas dalam berbagai bidang seperti manajemen risiko, manajemen kontrak, dan manajemen kinerja pemasok.
Baca juga: Partner Bisnis: 7 Cara Memilih Mitra yang BaikImplementasikan SRM secara Efektif dengan Solusi Mekari Qontak!
Dalam mengelola hubungan dengan pemasok, dibutuhkan rasa kepercayaan yang kuat agar hubungan yang menguntungkan antara perusahaan dan supplier bertahan lama.
Salah satu yang bisa perusahaan lakukan untuk manajemen hubungan baik dengan pemasok adalah dengan memanfaatkan teknologi CRM yang disertai fitur canggih seperti solusi Sales Suite dari Mekari Qontak.
Tidak hanya mengelola interaksi supplier, aplikasi CRM juga bisa digunakan untuk memantau kinerja supplier secara real-time melalui fitur dasbor CRM report yang dapat dikustomisasi.
Adapun fitur manajemen SLA yang memungkinkan perusahaan dan pemasok untuk secara resmi mendefinisikan standar kinerja, kualitas, dan timeline yang wajib dipenuhi oleh pemasok.
Rasakan berbagai fitur canggih lainnya dengan uji coba gratis Sales Suite Mekari Qontak atau konsultasikan strategi bisnis Anda secara tepat bersama para ahlinya tanpa dipungut biaya.
