- Komunikasi bisnis adalah proses bertukar informasi yang penting untuk mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan praktik kerja.
- Komunikasi yang efektif mendorong keterlibatan, meminimalisir kesalahan, dan meningkatkan produktivitas dalam lingkungan kerja.
- Tujuan komunikasi bisnis meliputi membagikan informasi, mendorong aksi, dan menjalin kolaborasi yang menguntungkan.
- Terdapat dua jenis komunikasi bisnis yakni internal (antar karyawan dan pimpinan) dan eksternal (dengan pihak luar seperti pelanggan dan mitra).
- Indikator keberhasilan komunikasi bisnis melibatkan persepsi, teknologi informasi, ketepatan, kepercayaan, kontrol, dan kecocokan antara komunikator dan lawan bicara.
Komunikasi bisnis adalah tahapan bertukar informasi antara karyawan, pelanggan dan mitra bisnis. Komunikasi tersebut terjalin untuk mencapai tujuan tertentu.
Oleh karenanya, bisnis harus bisa menjalin komunikasi yang efektif sehingga target tercapai. Hal tersebut perlu didukung dengan implementasi teknologi komunikasi dan informasi yang tepat.
Lalu bagaimana cara membangun komunikasi yang baik? apa saja jenis dan fungsinya untuk bisnis? Yuk, pelajari selengkapnya pada artikel dibawah ini.
Apa itu Komunikasi Bisnis?
Komunikasi bisnis adalah proses bertukar informasi, opini, dan ide antara karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi dan mencapai tujuan tertentu.
Dengan komunikasi yang baik, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan komunikasi, mendorong keterlibatan berbagai pihak, serta menciptakan budaya kerja yang transparan dan produktif.
Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk melatih keterampilan komunikasi dan proses komunikasi agar tujuannya tercapai. Contohnya dalam menyajikan ide bisnis baru, menyusun rencana, mengeksekusi keputusan, memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan dan lainnya.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Komunikasi Pemasaran, Manfaat, dan ContohnyaApa Pentingnya Komunikasi Bisnis?
Salah satu kunci keberhasilan bisnis terletak pada komunikasinya. Kenapa begitu? Karena komunikasi yang baik akan memberikan sejumlah keuntungan.
Berikut alasan pentingnya komunikasi yang efektif untuk bisnis adalah
1. Mendorong keterlibatan berbagai pihak
Bisnis yang baik adalah mereka yang mau berkolaborasi dengan banyak pihak. Salah satunya terlihat dari kebijakan yang tercipta bukan hasil pemilikan seorang saja, melainkan melibatkan karyawan lainnya juga.
Dengan begitu, setiap orang akan merasa ikut andil dan bertanggung jawab mewujudkannya. Hal ini akan terbentuk jika komunikasi tidak terjalin baik.
2. Meminimalisir kesalahan komunikasi
Komunikasi yang berjalan efektif secara otomatis akan menghilangkan miskomunikasi. Maka dari itu, biasanya perusahaan hanya menggunakan satu media untuk bertukar informasi seperti laporan pekerjaan, penugasan, membagikan dokumen dan lainnya.
Email menjadi sarana yang paling banyak dipilih oleh bisnis untuk media komunikasi pada bisnis. Pasalnya media ini bisa diakses dari mana saja. Mereka juga bisa menyaring email-email penting berdasarkan pengirim atau subjek.
3. Meningkatkan produktivitas
Semakin efektif komunikasi yang terbentuk, artinya mempermudah karyawan untuk menemukan informasi yang relevan. Mereka tidak perlu repot-repot mencari informasi untuk menyelesaikan tugasnya.
Pasalnya rata-rata karyawan membutuhkan waktu kurang dari 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi.
Baca juga: Rekomendasi Project Management Tools Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas4. Menciptakan kepuasan pelanggan
Salah satu imbas dari terjalinnya komunikasi baik adalah terciptanya kepuasan pelanggan. Pasalnya pelanggan akan frustasi jika harus menghadapi bisnis yang payah dalam komunikasi. Contohnya miskomunikasi yang membuat mereka mengulangi informasi yang sama.
5. Membentuk budaya yang lebih baik
Komunikasi yang berjalan lancar akan membangun budaya kerja yang lebih baik. Untuk itu, bisnis harus transparan dalam menyampaikan informasi. Termasuk mendorong karyawan untuk selalu menjaga lingkungan kerja yang lebih baik.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:
1. Membagikan informasi
Komunikasi bisnis bertujuan untuk membagikan informasi penting seputar perusahaan ke pihak lain. Contohnya saat ingin merekrut karyawan baru, staff HRD bertanggungjawab untuk memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet.
2. Mendorong orang untuk melakukan suatu aksi
Tujuan komunikasi bisnis kedua adalah mendorong lawan bicara untuk melakukan suatu aksi. Contohnya seorang sales berinteraksi atau diskusi dengan pelanggan. Maksud dan tujuan dia melakukan hal tersebut adalah agar mereka mau membeli produk yang ditawarkan.
3. Berkolaborasi
Tujuan ketiga adalah menjalin kolaborasi yang menguntungkan. Pasalnya apabila komunikasi sudah terjalin dengan baik, akan timbul kepercayaan sehingga lebih mudah untuk membangun kerjasama.
Contohnya produsen A ingin memasarkan produknya ke luar negeri. Komunikasi intens dengan pemasar negara tujuan akan mudah tercapai. Terlebih dengan adanya teknologi internet, jarak negara bukan lagi menjadi halang.
Baca juga: Tips Komunikasi Penjualan yang Efektif!
Apa saja Fungsi Komunikasi untuk Bisnis?
Terdapat banyak fungsi Anda membangun komunikasi yang efektif seperti berikut:
- Bertukar informasi
- Meminimalisir komunikasi yang tidak perlu
- Mengurangi miskomunikasi
- Mendorong keterlibatan karyawan
- Mendukung budaya kerja yang transparan
- Meningkatkan customer relation
- Membangun brand image yang kuat
- Meningkatkan keberhasilan bisnis
Baca juga: Customer Delight: Cara Menciptakan Loyalitas Pelanggan pada BisnisApa saja Komponen-Komponen Komunikasi Bisnis?
Komunikasi bisnis memiliki 5 unsur-unsur yang tidak perlu terlewatkan. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut;
- Komunikator
- Pesan
- Media
- Lawan bicara
- Efek
Baca juga: Customer Engagement: Definisi, Prinsip, Contoh, dan Tips MeningkatkannyaJenis-Jenis Komunikasi Bisnis
Agar komunikasi berjalan dengan baik, ada baiknya mengenal jenis-jenisnya seperti berikut:
1. Komunikasi Internal
Sesuai dengan namanya, jenis komunikasi pertama ini bersifat internal dalam bisnis. Artinya melibatkan karyawan dan pimpinan bisnis. Pada komunikasi jenis ini dibedakan menjadi tiga yakni ke atas, bawah dan lateral seperti berikut:
- Komunikasi Internal ke atas mencakup komunikasi yang bersumber dari karyawan biasa ke manajer atau team leader. Biasanya bentuk komunikasi yang disampaikan berupa survei, feedback, formulir dan laporan pekerjaan.
- Komunikasi internal ke bawah mengalir bersifat informasi dari atasan ke karyawan di bawahnya. Contohnya terkait dengan tugas, SOP dan peraturan yang terbaru.
- Komunikasi internal lateral adalah interaksi yang terjalin antar karyawan melalui pertukaran pesan, chatting dan email. Jenis komunikasi ini berperan penting untuk mendorong produktivitas karyawan.
2. Komunikasi Eksternal
Berbeda dengan jenis sebelumnya, komunikasi eksternal berhubungan erat dengan pihak luar. Misalnya mitra bisnis, pelanggan atau vendor. Sayangnya komunikasi eksternal cenderung kurang teratur.
Contoh Komunikasi Bisnis
Ada beberapa contoh komunikasi bisnis yang efektif. Kami mencoba membaginya kedalam dua kelompok verbal dan non verbal seperti berikut:
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal berarti interaksi yang terjadi secara lisan dan tulisan. Oleh karena itu, bisanya komunikasi yang disampaikan lebih terstruktur atau terorganisir. Interaksi ini tergolong paling banyak dilakukan oleh bisnis.
Berikut contoh pengertian komunikasi verbal, adalah:
- Mengirimkan barang ke perusahaan lainnya
- Membuat surat penawaran ke kolega
- Mengirim surat konfirmasi barang ke pelanggan
- Membuat surat keberatan atau pengaduan ke pihak lain
- Mengirim surat permintaan barang ke pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat penolakan dan penerimaan kerja.
Baca juga: SLA Management: Pengertian, Manfaat Hingga Tips Memulai dan Mengelolanya2. Komunikasi non verbal
Komunikasi non verbal lebih banyak menggunakan bahasa tubuh dengan lawan bicara. Contoh komunikasi bisnis ini jarang dipakai oleh bisnis karena sulit untuk dibuktikan. Berikut contohnya:
- Membaca ekspresi wajah, gerak isyarat, dan sikap tubuh saat berinteraksi dengan perusahaan lain.
- Menilai penampilan pribadi saat bekerja sama dengan perwakilan perusahaan lain.
Indikator keberhasilan suatu komunikasi bisnis
Anda bisa mengukur keberhasilan komunikasi melalui indikator-indikator berikut:
1. Persepsi
Seorang komunikator yang baik harus memiliki persepsi terkait topik yang akan dibicarakan. Alasannya agar bisa memprediksi berdasarkan persepsi yang mereka yakini. Hal ini juga akan mempermudah mereka dalam menyampaikan pesan selama berkomunikasi.
2. Teknologi informasi dan komunikasi
Perkembangan teknologi saat ini, sedikit banyak mempengaruhi cara orang untuk berkomunikasi. Dengan adanya internet komunikasi menjadi lebih mudah, cepat dan memiliki jangkauan lebih luas.
Baca juga: Apa Itu Omnichannel Chatbot? Manfaat dan Cara Implementasi3. Ketepatan
Komunikasi yang baik adalah pesan yang ingin disampaikan berhasil dipahami oleh lawan bicara. Oleh karenanya, komunikator harus bisa menyampaikan informasi dengan tepat sasaran.
4. Terpercaya
Hal penting dari sebuah komunikasi adalah rasa saling percaya. Seorang komunikator harus bisa membuat lawan bicaranya percaya dengan informasi yang disampaikan.
5. Kontrol
Kontrol atau pengendali harus ada dalam setiap komunikasi. Komunikator harus bisa mengendalikan tanggapan dari lawan bicaranya.
6. Kecocokan
Agar komunikasi berjalan lancar harus ada kecocokan antara komunikator dan lawan bicaranya. Untuk itu, perlu adanya rasa saling percaya.
Baca juga: Mengenal Customer Trust: Faktor Pengaruh dan Cara MeningkatkannyaTingkatkan Komunikasi Bisnis dengan Aplikasi Unggulan dari Mekari Qontak!
Penjelasan sebelumnya menguraikan bahwa komunikasi bisnis sangatlah penting untuk perkembangan suatu perusahaan. Bagaimana tidak, Anda bisa kehilangan pelanggan jika komunikasi yang terjalin tidaklah memuaskan.
Sayangnya untuk mengelola komunikasi bisnis tidaklah mudah. Terlebih saat ini banyaknya media yang digunakan sebagai sarana komunikasi.
Mekari Qontak menawarkan solusi end to end untuk bisnis Anda membangun komunikasi yang efektif. Melalui aplikasi omnichannel dan aplikasi CRM dari Mekari Qontak, Anda bisa menghubungkan berbagai media komunikasi ke dalam satu platform terpadu. Hal ini memudahkan Anda dalam mengelola komunikasi tanpa kesalahan.
Mekari Qontak telah dipercaya lebih3000+ perusahaan untuk membantu mereka meningkatkan tahapan bisnis secara keseluruhan. Tidak hanya itu saja, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikankeamanan data pelanggan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Komunikasi Bisnis (FAQ)
Apa tantangan terbesar dalam membangun komunikasi bisnis yang konsisten?
Apa tantangan terbesar dalam membangun komunikasi bisnis yang konsisten?
Tantangan terbesar biasanya muncul dari perbedaan persepsi, gaya komunikasi, dan penggunaan banyak saluran yang tidak terintegrasi. Ketika pesan tersebar di berbagai media, risiko miskomunikasi dan duplikasi informasi semakin besar. Tanpa standar komunikasi yang jelas, pesan yang sama bisa dipahami berbeda oleh setiap pihak.
Apa dampak komunikasi bisnis yang buruk terhadap reputasi perusahaan?
Apa dampak komunikasi bisnis yang buruk terhadap reputasi perusahaan?
Komunikasi bisnis yang buruk dapat menurunkan kepercayaan pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis. Pesan yang tidak konsisten atau lambat ditanggapi berpotensi menimbulkan kesan tidak profesional. Dalam jangka panjang, hal ini dapat merusak reputasi dan menghambat pertumbuhan bisnis.
Bagaimana CRM omnichannel membantu bisnis mengelola komunikasi dari berbagai saluran sekaligus?
Bagaimana CRM omnichannel membantu bisnis mengelola komunikasi dari berbagai saluran sekaligus?
CRM omnichannel membantu bisnis mengintegrasikan seluruh saluran komunikasi, seperti WhatsApp, email, live chat, dan media sosial, ke dalam satu dashboard terpadu. Dengan sistem ini, tim tidak perlu berpindah-pindah platform untuk merespons pesan pelanggan. Mekari Qontak memungkinkan seluruh riwayat komunikasi tersimpan rapi sehingga respons menjadi lebih cepat, konsisten, dan terkoordinasi.
Apakah komunikasi bisnis hanya penting untuk perusahaan besar?
Apakah komunikasi bisnis hanya penting untuk perusahaan besar?
Tidak. Komunikasi bisnis justru sangat krusial bagi UMKM karena sumber daya yang terbatas menuntut koordinasi yang efisien. Dengan komunikasi yang jelas, bisnis kecil dapat menghindari kesalahan operasional dan membangun kepercayaan pelanggan sejak awal. Skala bisnis tidak mengurangi pentingnya komunikasi yang terstruktur.
Seberapa sering bisnis perlu mengevaluasi efektivitas komunikasinya?
Seberapa sering bisnis perlu mengevaluasi efektivitas komunikasinya?
Evaluasi komunikasi bisnis sebaiknya dilakukan secara berkala, terutama saat terjadi perubahan strategi, struktur organisasi, atau media komunikasi. Evaluasi ini membantu bisnis mengidentifikasi hambatan, miskomunikasi, dan peluang perbaikan. Komunikasi yang efektif bersifat dinamis dan perlu terus disesuaikan dengan kondisi bisnis.
