- Custom field CRM adalah kolom data yang ditentukan pengguna untuk mencatat informasi bisnis yang tidak tersedia di field bawaan CRM.
- Volume lead dan tiket yang tinggi, data yang tercecer lintas kanal, serta kebutuhan forecast yang akurat membuat custom field menjadi krusial saat bisnis berkembang.
- Aplikasi CRM Mekari Qontak membantu bisnis mengelola custom field secara terstruktur dari satu sumber data yang sama melalui fitur Custom Properties khusus.
Tim sales dan customer success biasanya menambahkan field baru di CRM saat perusahaan mulai mengelola ratusan lead dan tiket setiap bulan dari berbagai kanal, seperti budget, tier layanan, atau sumber lead.
Field bawaan seperti nama, email, dan nomor telepon cukup untuk data dasar, tetapi tidak lagi memadai ketika volume dan kanal terus bertambah.
Akibatnya, setiap tim membuat field versi masing-masing untuk kebutuhan yang sama sehingga data pelanggan menjadi tidak konsisten.
Data ini menunjukkan bahwa struktur data pelanggan yang rapi, termasuk custom field, menjadi fondasi pertumbuhan CRM.
Dalam artikel Mekari Qontak Blog ini, Anda akan membahas seputar custom field CRM, dari contoh hingga cara membuat custom field CRM tanpa merusak struktur data yang sudah berjalan.
Apa Itu Custom Field CRM?
Custom field CRM adalah kolom data yang ditentukan pengguna dan ditambahkan ke sistem CRM untuk menangkap informasi bisnis spesifik di luar pengaturan default platform.
Field ini berfungsi seperti kolom tambahan pada spreadsheet. Anda dapat mendefinisikan sendiri jenis data yang ingin dilacak, dari nomor seri produk, ketentuan kontrak, hingga data spesifik wilayah.
Berbeda dari field bawaan yang sudah tersedia begitu CRM dipasang, seperti nama, email, atau nomor telepon, custom field baru muncul setelah admin atau tim membuatnya secara manual sesuai kebutuhan operasional.
Field ini bisa melekat pada modul lead, kontak, deal, maupun tiket layanan, tergantung di mana data tersebut relevan digunakan.
Perbedaan Custom Field dan Custom Objek di CRM
Berikut ini perbedaan custom field dan custom objek pada aplikasi CRM.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Aspek Perbedaan | Custom Field | Custom Object |
|---|---|---|
| Definisi | Kolom data tambahan yang ditambahkan ke record yang sudah ada | Entitas data baru yang sepenuhnya terpisah, lengkap dengan field dan relasinya sendiri |
| Dampak ke struktur data | Tidak mengubah struktur dasar modul (kontak, deal, tiket) | Membuat struktur data baru di luar modul bawaan CRM |
| Contoh penerapan | Field “budget confirmed” pada modul deal | Custom object “Unit Properti” pada bisnis manajemen properti, terpisah dari modul kontak maupun deal |
| Isi/komponen | Satu kolom data pada record yang sudah ada | Kumpulan field dan relasi sendiri (mis. alamat unit, status sewa, riwayat maintenance) |
| Kapan digunakan | Saat data yang dicatat masih relevan dengan record yang sudah ada | Saat bisnis butuh entitas data baru dengan relasinya sendiri ke banyak record lain, bukan sekadar atribut tambahan |
Pentingnya Custom Field CRM saat Volume dan Kanal Bertambah
Kebutuhan akan custom field biasanya baru terasa ketika transaksi meningkat dan pelanggan mulai datang dari banyak kanal. Berikut lima alasan mengapa fitur ini menjadi penting pada fase tersebut.
1. Volume Lead dan Tiket Tinggi Menuntut Data yang Konsisten
Saat volume transaksi naik, tim sering menghabiskan waktu merapikan data manual, seperti memisahkan catatan bebas atau menyamakan istilah yang berbeda untuk informasi yang sama.
Tanpa field yang terstruktur sejak awal, bisnis kehilangan basis data granular yang dibutuhkan untuk personalisasi pada skala tersebut.
2. Menyatukan Data dari WhatsApp, Email, dan Website
Pelanggan kini berinteraksi lewat berbagai kanal. Custom field menyimpan seluruh konteks itu dalam satu record pelanggan sehingga agen tidak perlu berpindah-pindah sistem.
Jika CRM terhubung dengan platform omnichannel, data dari setiap kanal dapat otomatis mengisi field yang sama dalam satu profil pelanggan.
3. Reporting dan Forecast Lebih Akurat
Laporan pipeline penjualan yang akurat membutuhkan data yang lebih banyak dari sekadar status deal. Tim manajemen juga perlu mengetahui alasan deal tertahan, peluang closing di setiap tahap, dan detail lain yang membuat keputusan bisnis lebih tepat.
Makin terstruktur data yang dicatat melalui custom field maka akan lebih mudah CRM menghasilkan insight yang relevan untuk sales maupun customer success.
4. Kepemilikan Data Antar Tim Lebih Jelas
Custom field membantu menunjukkan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap proses. Misalnya, field assigned to langsung memperlihatkan agen yang menangani tiket tanpa perlu konfirmasi lewat grup internal.
5. Automasi Membutuhkan Data yang Presisi
Custom field juga berfungsi sebagai pemicu workflow otomatis. Contohnya, field tier kontrak: enterprise dapat mengarahkan tiket ke agen senior, sedangkan budget confirmed: yes dapat mengirim notifikasi ke sales manager untuk proses approval.
Jenis-Jenis Custom Field CRM
Setiap tipe custom field dirancang untuk kebutuhan data yang berbeda. Berikut enam jenis yang paling umum tersedia di berbagai platform CRM.
1. Text dan Text Area
Tipe ini cocok untuk data bebas seperti catatan kebutuhan khusus pelanggan, tetapi sulit difilter atau dilaporkan dalam skala besar karena formatnya tidak seragam.
Anda bisa menggunakan tipe ini hanya untuk informasi kontekstual yang memang perlu dibaca manusia.
2. Dropdown dan Multi-Select
Tipe ini ideal untuk kategori tetap seperti status kualifikasi lead atau lini produk yang diminati pelanggan. Karena pilihannya terbatas, Anda bisa memfilter dan membuat laporan berdasarkan kategori ini dengan mudah.
3. Date atau Tanggal
Field ini menangkap tanggal kontrak, jadwal renewal, atau follow-up bertingkat yang memicu pengingat otomatis. Field tanggal juga membantu tim menghitung durasi siklus penjualan atau masa berlaku kontrak secara otomatis.
4. Number dan Currency
Number dan Currency dipakai untuk skor lead, nilai deal, atau plafon budget yang mempengaruhi prioritas penanganan. Field jenis ini memungkinkan tim melakukan perhitungan dan pengurutan berdasarkan nilai numerik.
5. Checkbox
Checkbox menjadi penanda biner cepat, contohnya status pelanggan VIP atau mitra reseller. Tipe ini paling sederhana, tetapi efektif untuk segmentasi cepat tanpa perlu logika tambahan.
6. Lookup atau Connect Field
Field Lookup atau Connect Field menghubungkan satu record ke record lain, misalnya relasi antara satu akun perusahaan dan beberapa kontak turunannya.
Field ini penting bagi bisnis B2B yang memiliki banyak pemangku kepentingan dalam satu akun yang sama.
Contoh Custom Field CRM Berdasarkan Fungsi Bisnis
Penggunaan custom field berbeda-beda sesuai kebutuhan setiap divisi. Berikut beberapa contoh yang umum diterapkan.
1. Sales: Skor Kualifikasi dan Sumber Closing
Field seperti budget confirmed dan decision timeline membantu tim sales memprioritaskan deal yang paling berpotensi closing serta mengalokasikan waktu secara lebih objektif.
2. Marketing: Atribusi Kampanye dan Segmentasi
Field channel asal lead dan minat produk memudahkan tim marketing membuat kampanye yang lebih relevan berdasarkan sumber akuisisi dan preferensi pelanggan.
3. Customer Service: SLA dan Tier Layanan
Field “tier kontrak” dan “eskalasi terakhir” membantu menentukan prioritas tiket, terutama bagi perusahaan yang melayani pelanggan enterprise dengan SLA berbeda.
Bisnis dengan banyak pelanggan skala enterprise biasanya mengandalkan field ini agar tiket berprioritas tinggi tidak tertunda oleh tiket bervolume kecil yang masuk lebih dulu.
4. Product: Kategori Feedback dan Tema Keluhan
Field “kategori masukan” membantu tim produk memetakan pola permintaan fitur dari waktu ke waktu. Tanpa field ini, feedback pelanggan biasanya tersebar di catatan bebas yang sulit dianalisis secara agregat.
5. Multi-Cabang dan B2B Berbasis Proyek
Bisnis dengan banyak cabang membutuhkan field lokasi atau cabang untuk melacak performa tiap unit secara terpisah.
Sementara itu, B2B berbasis proyek lebih membutuhkan field tahap approval procurement karena siklus keputusannya melibatkan banyak pemangku kepentingan internal di sisi pelanggan.
Audit Custom Field CRM: Kapan Perlu Menambah, Mengubah, atau Menghapus Field
Audit berkala membantu memastikan setiap field tetap relevan, mudah digunakan, dan benar-benar mendukung operasional tim.
1. Kenali Tanda-Tanda Field Sprawl
Field sprawl biasanya terlihat dari banyaknya field yang jarang diisi, nama field yang mirip tetapi fungsinya berbeda, atau dropdown dengan pilihan yang terlalu banyak.
Kondisi ini membuat form makin panjang dan menurunkan konsistensi pengisian data.
2. Kapan Harus Menambah Field Baru
Anda bisa menambahkan field baru hanya jika datanya akan digunakan untuk filter, laporan, atau automasi. Sebelum membuat field baru, pastikan kebutuhan tersebut memang tidak bisa dipenuhi oleh field yang sudah ada.
3. Kapan Field Perlu Diubah atau Digabung
Field yang terus bertambah opsinya atau mulai menyimpan beberapa jenis informasi sekaligus perlu dievaluasi. Dalam kasus seperti ini, mengubah tipe field atau memecahnya menjadi beberapa field biasanya membuat data lebih mudah dikelola.
4. Kapan Field Harus Dihapus atau Diarsipkan
Field yang tidak lagi dipakai tim manapun selama satu siklus pelaporan penuh sebaiknya diarsipkan, sebaiknya tidak dibiarkan menumpuk di form.
Jika Anda mengarsipkan field, alih-alih menghapusnya langsung, tetap mempertahankan histori data lama tanpa mengganggu proses input pengguna aktif.
5. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Tata Kelola Field
Sebaiknya ada satu pihak, seperti admin CRM atau tim RevOps yang menyetujui setiap penambahan field. Dengan begitu, struktur data tetap konsisten dan risiko duplikasi antar tim bisa diminimalkan.
Cara Membuat Custom Field CRM Tanpa Merusak Struktur Data
Ikuti langkah berikut agar field baru tetap selaras dengan struktur CRM yang sudah ada.
1. Tentukan Tujuan Sebelum Membuat Field
Tentukan lebih dulu apakah field ini untuk keperluan filter, laporan, atau automasi sebelum menentukan nama dan tipenya.
Tim yang mulai dari nama field cenderung memilih tipe data yang keliru, contohnya menggunakan text bebas untuk data yang seharusnya berupa dropdown.
2. Tempatkan Field di Modul yang Tepat
Field dengan nama yang sama bisa berarti berbeda tergantung diletakkan di modul lead, deal, atau tiket. Pastikan setiap field ditempatkan pada modul yang relevan agar tim lain tidak salah menginterpretasikan data yang sama.
3. Gunakan Penamaan yang Konsisten
Format penamaan yang konsisten mencegah tim berbeda membuat field duplikat untuk kebutuhan yang sama. Anda harus menambahkan validasi input, misalnya format angka untuk field currency, agar data yang masuk tetap bersih sejak awal.
4. Uji Coba Sebelum Rollout Penuh
Rollout bertahap membantu menemukan masalah mapping sebelum diterapkan ke seluruh database pelanggan.
Anda bisa menguji coba pada satu tim atau satu segmen pelanggan lebih dulu memberi ruang untuk memperbaiki definisi field sebelum kesalahan menyebar ke seluruh sistem.
5. Dokumentasikan dan Sosialisasikan ke Tim
Field baru akan lebih efektif jika semua pengguna memahami fungsinya. Anda perlu menyediakan panduan singkat tentang definisi setiap field, kapan harus diisi, dan bagaimana cara menggunakannya secara konsisten.
Kelola Data Pelanggan Lebih Terstruktur dengan Custom Field CRM Mekari Qontak
Seiring bertambahnya transaksi, kanal komunikasi, dan kolaborasi antar tim, field bawaan CRM sering kali tidak lagi cukup untuk mengelola data pelanggan secara konsisten.
Tanpa struktur field yang tepat, informasi penting di pipeline maupun tiket pelanggan bisa tersebar, sulit difilter, dan kurang optimal untuk mendukung pengambilan keputusan.
Mekari Qontak sebagai Platform AI Customer Data membantu bisnis Anda mengelola data pelanggan secara terstruktur melalui fitur Custom Properties yang memungkinkan Anda menambahkan kolom data sesuai kebutuhan operasional tanpa merusak struktur data yang sudah berjalan.
Dengan Custom Properties, tim sales, marketing, dan customer service bisa mencatat, memfilter, serta melaporkan data pelanggan dari satu sumber yang sama.
Pelajari lebih lanjut cara mengelola Custom Properties di Aplikasi CRM Mekari Qontak agar struktur data pelanggan Anda tetap presisi dan siap mendukung pertumbuhan bisnis.
Coba gratis Mekari Qontak sekarang atau konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli kami.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Custom Field CRM (FAQ)
Apa bedanya custom field dengan custom object di CRM?
Apa bedanya custom field dengan custom object di CRM?
Custom field menambahkan kolom baru pada record yang sudah ada, seperti kontak atau deal, sedangkan custom object membuat entitas data baru sepenuhnya lengkap dengan field dan relasinya sendiri.
Gunakan custom field untuk atribut tambahan, dan custom object saat bisnis membutuhkan struktur data yang benar-benar baru.
Berapa banyak custom field yang idealnya dibuat dalam satu modul CRM?
Berapa banyak custom field yang idealnya dibuat dalam satu modul CRM?
Tidak ada angka baku, tetapi jumlah field idealnya dibatasi hanya pada data yang benar-benar dipakai untuk filter, laporan, atau automasi.
Apakah custom field CRM bisa diubah tipenya setelah diisi data?
Apakah custom field CRM bisa diubah tipenya setelah diisi data?
Bisa, tetapi perubahan tipe field berisiko membuat data lama tidak terbaca dengan benar, terutama saat mengubah dari text bebas ke dropdown atau angka.
Sebaiknya uji perubahan pada subset data kecil terlebih dahulu sebelum diterapkan ke seluruh database.
Bagaimana cara mengetahui custom field mana yang sudah tidak terpakai?
Bagaimana cara mengetahui custom field mana yang sudah tidak terpakai?
Cek frekuensi pengisian field tersebut dalam satu siklus pelaporan penuh, field yang jarang atau tidak pernah diisi tim manapun biasanya sudah tidak relevan lagi. Field seperti ini sebaiknya diarsipkan agar tidak menambah panjang form input tanpa manfaat.
Apakah custom field CRM bisa dipakai untuk memicu automasi atau workflow?
Apakah custom field CRM bisa dipakai untuk memicu automasi atau workflow?
Bisa. Custom field sering dijadikan kondisi pemicu (trigger) workflow otomatis, misalnya field tier kontrak yang memicu routing otomatis ke agen tertentu. Karena itu, akurasi pengisian custom field berpengaruh langsung pada keandalan automasi yang dibangun di atasnya.
