Sales Meeting: Definisi, Tujuan, dan Tips Agar Pertemuan Berjalan Efektif

Sebagai sales person, Anda tentu sudah tidak asing dengan sebutan appointment untuk bertemu dengan prospek potensial bagi bisnis Anda.

Namun, sebelum melakukan appointment dengan prospek, Anda perlu terlebih dahulu melakukan sales meeting dengan tim internal atau yang dikenal sebagai sales meeting.

Agar Anda lebih memahaminya, dalam artikel ini Mekari Qontak akan membahas secara mendalam tentang apa itu sales meeting, manfaat, cara rapat ini bekerja hingga tipsnya.

Apa Itu Sales Meeting?

Sales meeting adalah pertemuan yang dijadwalkan oleh departemen penjualan suatu perusahaan dengan agenda spesifik untuk meningkatkan kinerja.

Secara umum, sales meeting berfungsi sebagai platform krusial untuk komunikasi, motivasi, dan pelatihan dalam strategi penjualan perusahaan.

Pertemuan ini bisa dalam berbagai bentuk, seperti sales kickoffs, team meetings, atau training sessions.

Baca juga: Mengenal Apa itu Sales Management dan Sarana Pendukungnya

Tujuan Sales Meeting untuk Tim Perusahaan

Tujuan utama dari sales meeting adalah sebagai berikut.

• Menyelaraskan tim penjualan dengan tujuan perusahaan.
• Berbagi informasi dan wawasan dari kepemimpinan.
• Memotivasi anggota tim dan memberikan pengakuan atas pencapaian.
• Mendiskusikan strategi, berbagi keberhasilan dan tantangan, serta belajar dari pengalaman satu sama lain.
• Membantu dalam pengembangan produk dan layanan sambil membangun hubungan dalam tim.

Baca juga: Strategi Efektif untuk Layanan Pelanggan Proaktif

Manfaat Sales Meeting untuk Internal Tim Perusahaan

1. Meningkatkan Motivasi dan Semangat Tim

Sales meeting secara rutin dapat menjadi ajang untuk memberikan apresiasi atas pencapaian, berbagi kisah sukses, dan menetapkan target.

Hal ini akan memicu semangat kompetisi yang sehat dan mendorong setiap anggota tim untuk berkinerja lebih baik. Ini dikarenakan tim sales merasa dihargai dan melihat dampak langsung dari usaha yang dilakukan.

Baca juga: Cara Terbaik Mengelola Tim Sales untuk Meningkatkan Performa Penjualan

2. Menyelaraskan Strategi

Meeting penjualan memastikan bahwa seluruh tim berada di jalur yang sama. Ini adalah kesempatan untuk membahas strategi penjualan terbaru, serta menyelaraskan tujuan individual dengan tujuan perusahaan.

Bukan hanya itu, sales meeting juga dapat memastikan semua tim memahami pesan kunci dan pendekatan yang akan digunakan dalam berinteraksi dengan pelanggan.

3. Berbagi Pengetahuan dan Best Practice

Sales meeting adalah forum ideal untuk berbagi pengalaman dan pembelajaran antar anggota tim.

Nantinya, sesama anggota tim sales bisa berbagi tips sukses, strategi mengatasi keberatan pelanggan, dan informasi tentang tren pasar terbaru.

Langkah ini bertujuan agar semua anggota tim bisa saling berbagi ilmu terbaik, meningkatkan keterampilan, dan mempercepat kurva pembelajaran bagi setiap individu.

4. Mengidentifikasi Hambatan dengan Mudah

Dengan berkumpul secara konsisten, tim sales dapat mengidentifikasi hambatan atau masalah yang dihadapi di lapangan, baik itu terkait dengan produk, dukungan pelanggan, dan proses penjualan.

Diskusi terbuka memungkinkan tim untuk mencari solusi bersama dan mengambil tindakan korektif dengan cepat. Ini bisa mencegah masalah kecil menjadi besar dan berdampak negatif pada hasil penjualan.

4. Pengembangan Keterampilan dan Pelatihan

Kegiatan sales meeting biasanya diisi dengan pelatihan singkat untuk meningkatkan keterampilan spesifik, seperti negosiasi, presentasi produk, atau penggunaan alat CRM baru.

Ini adalah investasi langsung pada pengembangan profesional tim guna memastikan tim sales selalu memiliki alat dan pengetahuan terbaru untuk menghadapi tantangan pasar dan mencapai target penjualan.

Baca juga: Sales Tools: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tips Memilihnya untuk Bisnis

Bagaimana Meeting Sales Berjalan?

Meeting sales dibuat untuk memastikan seluruh tim penjualan dan pihak terkait lainnya selaras dan termotivasi untuk mencapai target penjualan

1. Pihak yang Terlibat Meeting Sales

Biasanya, orang-orang yang hadir dalam meeting sales meliputi:

• Anggota tim sales: Tim sales adalah garda terdepan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan.
• Staf penting perusahaan: Ini bisa termasuk perwakilan dari departemen sales, operasional, atau bahkan keuangan yang informasinya relevan dengan upaya penjualan.
• Pengembang dan produsen: Kehadiran pengembang dan produsen sangat penting terutama saat membahas produk atau layanan baru, memberikan pembaruan, atau mengumpulkan umpan balik dari tim penjualan tentang kebutuhan pasar.
• Klien baru dan/atau lama: Kadang-kadang, perusahaan mengundang klien untuk mendapatkan masukan langsung, memperkenalkan produk baru, atau memperkuat hubungan.

2. Alasan Diadakannya Meeting Sales

Tujuan dari meeting sales bisa bervariasi tergantung pada jenis dan kebutuhan perusahaan. Namun, umumnya meliputi hal-hal berikut.

• Meningkatkan Motivasi & Menetapkan Tujuan: Meeting ini menjadi panggung untuk memberi semangat kepada staf, mengakui prestasi individu atau tim yang luar biasa, dan menetapkan target penjualan yang jelas untuk periode berikutnya. Ini membantu menjaga tim tetap fokus dan bersemangat.
• Membahas Produk Baru & Pembaruan: Ini adalah forum penting untuk memperkenalkan produk atau layanan baru yang sedang dikembangkan atau memberikan informasi terbaru tentang fitur-fitur yang sudah ada.
• Mengidentifikasi & Mengatasi Masalah: Tim dapat membahas tantangan atau hambatan yang mereka hadapi di lapangan, baik itu terkait dengan respons pelanggan, proses internal, atau masalah produk.
• Mengembangkan Strategi: Meeting sales juga digunakan untuk merancang strategi baru atau menyempurnakan strategi yang sudah ada, baik itu untuk produk eksisting maupun untuk peluncuran produk baru.
• Edukasi Klien: Dalam beberapa kesempatan, sales meeting juga dimanfaatkan untuk memberikan pengetahuan mendalam tentang perusahaan dan produknya kepada klien.

Baca juga: CRM Salesman: Pengertian, Manfaat, dan Tips untuk Tingkatkan Penjualan

Tips Agar Meeting Sales Berjalan Lancar dan Efektif

Agar rapat tim penjualan Anda tidak membosankan dan benar-benar berkualitas, ada beberapa hal yang bisa Anda terapkan. Berikut ini tips agar meeting sales berjalan lancar.

1. Jadwalkan Secara Konsisten dan Siapkan Agenda yang Jelas

Pertama, buatlah jadwal rapat yang rutin dan tetap. Konsistensi ini penting karena memungkinkan semua orang mempersiapkan diri lebih awal, memastikan rapat berjalan efisien dan profesional.

Selain itu, sebelum rapat dimulai, siapkan agenda yang ringkas dan jelas. Agenda ini merinci apa saja yang akan dibahas, tujuan dari setiap diskusi, dan hasil yang diharapkan.

2. Kelola Waktu dengan Baik

Disiplin waktu adalah kunci meeting sales bisa berjalan dengan efektif. Sebaiknya, hindari diskusi yang menyimpang dari topik utama dan pastikan pembahasan tetap fokus pada agenda.

Rapat yang dikelola waktunya dengan baik menunjukkan rasa hormat, menjaga semua anggota tim tetap terlibat, dan meningkatkan efisiensi dari meeting itu sendiri.

Baca juga: Tools Digital Marketing Terbaik untuk Kelola Pemasaran Bisnis

3. Mulai dengan Kabar Baik dan Apresiasi

Awali rapat dengan hal-hal positif dan merayakan kemenangan. Soroti pencapaian individu atau tim, contohnya penjualan besar, negosiasi yang berhasil, atau bahkan umpan balik positif dari pelanggan.

Merayakan kemenangan akan sangat meningkatkan moral tim, menciptakan suasana positif, dan memotivasi mereka untuk berprestasi lebih lagi. Ini membangun energi yang baik di awal pertemuan.

4. Tinjau Kinerja dan Perkembangan Pipeline

Bagian inti dari setiap meeting sales adalah meninjau metrik kinerja tim. Ini mencakup angka penjualan, tingkat konversi, atau indikator kinerja utama (KPI) lainnya.

Dalam rapat mingguan, Anda bisa membahas kemajuan menuju target yang telah ditetapkan. Diskusi metrik ini bertujuan untuk mengidentifikasi aspek keberhasilan yang bisa direplikasi dan area yang perlu peningkatan.

Selanjutnya, bahas sales pipeline. Tinjau posisi calon pelanggan dalam proses penjualan. Kemudian, diskusikan strategi untuk mendorong prospek maju melalui setiap tahapan dan identifikasi hambatan yang ada.

Baca juga: Contoh Template Sales Pipeline Gratis untuk Konversi Penjualan

5. Bangun Suasana Diskusi Interaktif

Sebaiknya, hindari rapat yang membosankan dan hanya satu arah. Ubah konsep meeting menjadi lebih interaktif. Anda bisa mendorong tim sales lainnya untuk membagikan pengalaman.

Anda bahkan bisa mencoba permainan peran (role-playing) untuk melatih langsung cara berbicara, melakukan penawaran, dan mengatasi keberatan pelanggan.

Langkah ini membuat rapat menjadi lebih hidup dan relevan dengan realita seperti di lapangan.

6. Selalu Berikan Wawasan dan Pembelajaran Baru

Sebagai pemimpin rapat, pastikan ada sesuatu yang bisa dipelajari dan diterapkan oleh tim sales untuk meningkatkan penjualan dan kepuasan pelanggan.

Dengan adanya hal baru untuk dinantikan setiap kali rapat, baik itu tren pasar, teknik negosiasi, atau pembaruan produk, anggota tim akan lebih semangat menunggu dan berpartisipasi dalam jalannya meeting.

Baca juga: Cara Sukses Negosiasi dalam Bisnis Capai Kesepakatan

8. Tetapkan Tujuan Jelas dan Poin Tindakan

Menjelang akhir rapat, tetapkan tujuan yang jelas dan bisa dicapai untuk periode selanjutnya (minggu, bulan, atau kuartal).

Anda bisa menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batasan waktu, serta selaras dengan strategi penjualan keseluruhan perusahaan.

9. Manfaatkan Teknologi

Untuk membuat meeting sales lebih efisien dan menarik, jangan ragu memanfaatkan teknologi, misalnya aplikasi CRM.

Nantinya, alat ini bisa digunakan untuk menampilkan data secara visual, alat analisis untuk melacak kinerja dan mengidentifikasi tren, serta alat pelatihan atau sales coaching untuk meningkatkan keterampilan tim.

Baca juga: Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Optimalkan Sales Meeting dengan Mekari Qontak!

Demikianlah informasi seputar apa itu sales meeting beserta dengan cara meeting sales berjalan hingga tips menjalankan meeting sales dengan efektif. 

Saat meeting sales bersama tim internal, tentunya Anda perlu menjadwalkannya terlebih dahulu, mempersiapkan agenda yang jelas, hingga selalu berikan insight baru.

Apabila Anda sedang mencari teknologi untuk membuat meeting sales menjadi lebih produktif, pertimbangkan untuk menggunakan solusi Qontak Sales Suite.

Qontak Sales Suite dari Mekari Qontak memiliki berbagai fitur yang membantu meningkatkan produktivitas tim sales hingga memanajemen pipeline lebih rapi dengan dashboard Aplikasi CRM terpadu. Fitur-fitur ini memungkinkan tim mendapatkan insight baru seputar pelanggan.

Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami atau coba demo gratis aplikasi Mekari Qontak sekarang!