CRM untuk Pendidikan: Kelola Data, Pendaftaran, dan Siswa Lebih Mudah

Instansi pendidikan sering kesulitan mengelola data siswa, administrasi, dan komunikasi, terutama saat PPDB. CRM untuk pendidikan nyatanya dapat menyederhanakan semua proses yang rumit dalam satu sistem terpusat dan membuat pengelolaan lebih efisien.

Yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu CRM untuk Pendidikan?

CRM pendidikan adalah sistem digital yang membantu sekolah dan universitas mengelola pendaftaran, akademik, dan komunikasi dalam satu platform terpusat.

Dengan integrasi ke LMS, aplikasi keuangan, dan saluran komunikasi seperti WhatsApp dan email, CRM menyederhanakan administrasi dan meningkatkan interaksi antara sekolah, siswa, dan orang tua, memastikan layanan lebih efisien tanpa beban kerja berlebih.

Baca juga: Apa itu CRM? Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Fungsinya

Kendala yang Dihadapi Sekolah dan Universitas Tanpa CRM

Tanpa software CRM pendidikan, banyak instansi akademik mengalami berbagai kendala administratif yang menghambat efisiensi operasional. Berikut beberapa permasalahan umum yang sering terjadi:

1. Kesulitan Mengelola dan Integrasi Data

Sekolah dan universitas mengelola data dari berbagai sumber, termasuk informasi siswa, pendaftaran, keuangan, serta akademik. Tanpa sistem yang terpusat, data tersebar di berbagai platform, membuat pengelolaan menjadi tidak efisien dan rawan kesalahan.

Dengan CRM pendidikan, semua informasi disimpan dalam database terpusat, memberikan akses lebih cepat dan laporan analitik yang lebih akurat untuk pengambilan keputusan.

2. Proses Pendaftaran yang Rumit dan Tidak Terstruktur

Banyak instansi pendidikan masih menggunakan metode pendaftaran manual, yang melibatkan proses panjang mulai dari pengajuan, verifikasi dokumen, hingga pembayaran.

Dengan CRM sekolah, proses ini dapat diotomatisasi, memungkinkan calon siswa mengisi formulir secara digital, mengunggah dokumen, dan menerima notifikasi status pendaftaran tanpa perlu datang langsung.

Baca juga: Cara Meningkatkan Pelayanan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) dengan CRM Omnichannel

3. Kurangnya Interaksi Efektif dengan Siswa dan Orang Tua

Permasalahan terakhir yang paling sering institusi pendidikan hadapi adalah kekecewaan dari calon siswa atau peserta didik. Siswa dan orang tua mengharapkan komunikasi yang cepat dan responsif. Namun, dengan jumlah siswa yang besar, banyak sekolah mengalami keterbatasan dalam memberikan layanan personal.

CRM untuk universitas dan sekolah memungkinkan staf akademik menyediakan jawaban otomatis untuk pertanyaan umum, mengirimkan notifikasi, serta memfasilitasi komunikasi dua arah melalui satu platform terpadu.

Mengapa Sekolah dan Universitas Membutuhkan CRM?

Dengan mengadopsi CRM pendidikan, sekolah dapat mengatasi kendala administratif dan meningkatkan efisiensi layanan akademik. Selain itu, education CRM juga memberikan manfaat lainnya untuk instansi pendidikan seperti berikut:

1. Meningkatkan Pengalaman dan Kepuasan Siswa

CRM memungkinkan sekolah menyimpan riwayat akademik, interaksi, serta preferensi siswa dalam satu sistem. Ini membantu personalisasi layanan, memastikan setiap siswa mendapatkan pengalaman belajar yang lebih baik.

Informasi tersebut dapat diakses kapan saja saat diperlukan. Jadi saat ada siswa yang bertanya atau bermasalah, admin bisa mengakses informasi tersebut dengan mudah. Informasi tersebut juga dapat membatu instansi pendidikan untuk menjalin hubungan dengan siswa lebih personal.

2. Menyederhanakan Proses Pendaftaran Siswa

CRM menyederhanakan proses pendaftaran, seleksi, dan pembayaran dengan workflow otomatis. Dengan begitu, sekolah dapat mengelola calon siswa dengan lebih efisien dan mengurangi beban kerja administrasi.

Baca juga: WhatsApp API untuk Pendidikan: Solusi Efektif untuk Era Digital

3. Mengelola Alumni dan Donasi Lebih Baik

Dengan fitur CRM, sekolah dapat menyimpan data alumni untuk acara reuni, networking, atau program donasi. Selain itu, CRM juga memungkinkan lembaga mengelola penggalangan dana dengan transparan dan akurat.

4. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan

Analisis data menjadi lebih mudah dengan bantuan CRM. Sebab semua data dan informasi operasional pendidikan tersimpan dalam satu sistem. Informasi tersebut ditampilkan dalam satu dasbor komprehensif. Hal ini memudahkan dalam analisis data.

Berdasarkan wawasan tersebut, instansi lebih mudah dalam pengambilan kebijakan untuk memperbaiki kualitas layanan pendidikan.

5. Respon lebih cepat

Dengan integrasi chatbot AI di bidang pendidikan dan sistem komunikasi otomatis, sekolah dapat menjawab pertanyaan siswa dan orang tua secara real-time, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan terhadap institusi pendidikan.

Baca juga: Manfaat CRM (Customer Relationship Management)

Apa saja Fitur utama CRM untuk Instansi Pendidikan?

Keuntungan yang CRM tawarkan tentu tidak lepas dari fitur yang dimiliki aplikasi manajemen hubungan pelanggan itu. Berikut fitur wajib yang dimiliki education CRM:

• Manajemen data: mengumpulkan dan mengelola semua informasi siswa dalam satu database terpusat.
• Manajemen pendaftaran: mengelola proses pendaftaran dalam satu sistem terpadu.
• Monitoring kemajuan akademik: memantau indeks prestasi siswa, mulai dari nilai, jumlah kehadiran hingga catatan perilaku.
• Integrasi media komunikasi: menghubungkan berbagai saluran komunikasi dalam satu platform.
• Manajemen events: mengelola acara yang instansi pendidikan gelar, seperti pengalangan donasi, reuni alumni dan lainnya.
• Laporan analisis: dasbor laporan seluruh aktivitas pendidikan yang bisa diakses secara real time untuk membuat kebijakan yang akurat.
• Integrasi CRM: menghubungkan aplikasi CRM terbaik dengan sistem pendukung proses pembelajaran lainnya.

Baca juga: Fitur Unggulan CRM untuk Mendorong Pertumbuhan Bisnis

Bagaimana Contoh Penerapan CRM dalam Instansi Pendidikan?

Penggunaan CRM pada instansi pendidikan bukanlah hal yang baru. Banyak sekolah hingga perguruan tinggi menggunakan CRM untuk mempermudah proses pendaftaran hingga menjaga komunikasi dengan siswa berjalan lancar.

Contoh Universitas Maranatha menggunakan CRM dari Mekari Qontak untuk membantu mengelola pusat pelayanan mahasiswa. Penggunaan education CRM, membantu CS Universitas Maranatha menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh calon mahasiswa baru dengan cepat.

Keputusan penggunaan CRM diambil setelah banyak komplain dari siswa dan pendaftar baru terkait pelayanan tim customer service yang kurang memuaskan. Namun setelah menggunakan CRM, Universitas Maranatha berhasil meningkatkan kepuasan mahasiswa hingga dua kali lipat.

“Intake mahasiswa meningkat sebanyak 5 % setiap bulannya dibandingkan tahun sebelumnya (sebelum menggunakan Mekari Qontak).”

Edwin Handoko, Ketua Penelusuran Bakat dan Admisi Universitas Maranatha

Baca juga: Tips Memilih Vendor CRM yang Tepat

Optimalkan Manajemen Pendidikan dengan CRM Mekari Qontak

CRM pendidikan membantu sekolah dan universitas menyederhanakan administrasi, meningkatkan interaksi dengan siswa, serta mengelola data secara lebih efisien.

Mekari Qontak menawarkan CRM terbaik untuk sekolah dan universitas dengan sistem otomatisasi yang terintegrasi, memastikan operasional akademik lebih optimal.

Jangan lewatkan kesempatan untuk mencoba gratis software CRM Mekari Qontak atau konsultasikan kebutuhan sekolah Anda dengan tim ahli kami sekarang!