- Auto reply chat Shopee adalah pesan otomatis yang dikirim ke pembeli saat mereka mengirim chat, sebagai balasan awal sebelum admin membalas langsung.
- Setiap pesan sebaiknya berfokus pada satu informasi utama (thoroughness) dan secara transparan menginformasikan bahwa pesan dikirimkan secara otomatis (communicability).
- Platform conversational commerce Mekari Qontak membantu bisnis banyak toko dan banyak admin menyatukan chat Shopee dan marketplace lain dalam satu inbox.
Pembeli dapat mengirim chat ke toko Shopee Anda kapan saja, sedangkan admin bekerja dalam jam terbatas. Situasi ini membuat banyak penjual memasang auto reply agar pertanyaan pembeli segera dijawab.
Namun, masalah bisa muncul ketika satu kalimat yang sama dipakai untuk semua situasi, tanpa estimasi balasan yang jelas. Pembeli lalu menunggu tanpa kepastian, padahal balasan otomatis tidak masuk perhitungan performa chat toko.
Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan memberikan beberapa rekomendasi contoh kalimat auto reply untuk tujuh situasi chat, cara kerja fiturnya di Shopee, dan batas penggunaannya bagi bisnis.
Apa Itu Kalimat Auto Reply Chat Shopee
Kalimat auto reply chat Shopee adalah sistem balasan pesan otomatis yang dikirimkan kepada konsumen segera setelah mereka memulai percakapan baru.
Mekanisme ini dapat diaktifkan dan tetap berfungsi secara responsif, baik selama jam operasional toko berlangsung maupun ketika toko sedang tutup.
Contoh Kalimat Auto Reply Chat Shopee untuk Berbagai Situasi
Berikut ini beberapa contoh kalimat auto reply di Shopee, dari kalimat sapaan, pesan di luar jam kerja hingga FAQ produk.
Anda bisa mengganti teks dalam tanda kurung siku, seperti [Nama Toko] dan [x], dengan data toko Anda sebelum memasangnya.
1. Auto Reply untuk Sapaan Pertama
Pesan otomatis untuk sapaan pertama berfungsi mengonfirmasi bahwa chat pembeli telah diterima sekaligus memberikan gambaran mengenai tindak lanjut yang akan dilakukan.
- Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko]. Pesan Anda sudah kami terima dan akan dibalas sesuai urutan masuk.
- Terima kasih sudah bertanya. Sambil menunggu admin, Anda dapat melihat daftar pertanyaan umum yang tersedia di chat ini.
- Hai kak, selamat datang di [Nama Toko]. Pesan kakak sudah masuk ya, admin segera membalas.
- Halo kak, ini pesan otomatis dari [Nama Toko]. Admin kami akan membalas langsung begitu tersedia.
2. Auto Reply di Luar Jam Kerja, Libur, dan Kampanye Besar
Ketika admin tidak sedang bertugas, pesan otomatis di luar jam kerja perlu mencantumkan jadwal layanan secara spesifik. Dengan begitu, pembeli mengetahui kapan toko akan kembali memberikan respons.
- Terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini toko berada di luar jam layanan ([jam layanan] WIB). Admin membalas mulai pukul [jam buka] WIB.
- Selama libur nasional, balasan kami dapat lebih lambat dari biasanya. Layanan kembali normal pada [tanggal].
- Hai kak, admin sedang offline. Pesan kakak tersimpan dan kami balas besok pagi sesuai jam layanan ya.
- Lagi ramai chat nih kak karena [nama kampanye]. Admin balas sesuai urutan, estimasi paling lambat [x] jam kerja ya.
3. Auto Reply untuk Stok, Varian, dan Pre-Order
Pesan otomatis terkait stok dan pre-order membantu menjawab pertanyaan yang sering muncul mengenai ketersediaan produk. Dengan begitu, pembeli dapat memperoleh informasi awal tanpa harus menunggu admin.
- Produk berlabel pre-order diproses dalam [x] hari kerja setelah pembayaran. Produk lain dikirim sesuai estimasi pada halaman produk.
- Informasi stok kami perbarui setiap hari kerja. Untuk kepastian, mohon cek halaman produk sebelum checkout.
- Hai kak, kalau varian yang dicari kosong, kami bantu carikan alternatif terdekat. Tulis ukuran atau warna yang diinginkan ya.
- Untuk produk yang sedang restock, ikuti toko kami supaya kakak tahu lebih dulu begitu stoknya tersedia.
4. Auto Reply untuk Status Pesanan dan Pengiriman
Auto reply terkait pesanan dan pengiriman dapat memberikan informasi mengenai waktu pemrosesan sekaligus membantu pembeli mengetahui cara memantau paket mereka.
- Terima kasih atas pesanan Anda. Pesanan diproses dalam [x] hari kerja, dan nomor resi akan tampil pada detail pesanan.
- Pesanan yang masuk sebelum pukul [jam] WIB kami proses pada hari yang sama, sedangkan setelahnya diproses pada hari kerja berikutnya.
- Hai kak, pengiriman mengikuti jadwal kurir. Status paket bisa dipantau lewat halaman pesanan ya.
- Kalau paket belum bergerak lebih dari [x] hari, tulis nomor pesanan di chat ini supaya admin bisa menelusurinya.
5. Auto Reply untuk Promo dan Ajakan Checkout
Pesan otomatis mengenai promo dapat membantu mengarahkan pembeli yang masih mempertimbangkan transaksi untuk melihat voucher atau penawaran yang tersedia.
- Terima kasih atas ketertarikan Anda. Voucher toko yang masih berlaku tersedia di halaman toko dan dapat diklaim sebelum checkout.
- Mengalami kendala saat checkout atau memilih metode pembayaran? Tuliskan kendalanya di sini, admin akan membantu.
- Hai kak, promo [nama promo] berlaku sampai [tanggal]. Syarat dan ketentuannya ada di halaman promo ya.
- Mau beli lebih dari satu produk? Cek paket bundling di etalase kami untuk harga yang lebih hemat.
6. Auto Reply untuk Komplain, Retur, dan Eskalasi ke Admin
Saat menerima komplain, pesan otomatis perlu memberikan respons awal yang menenangkan sekaligus meminta informasi pendukung agar tim dapat memeriksa kendala dengan lebih cepat.
- Mohon maaf atas ketidaknyamanannya. Sertakan nomor pesanan dan foto kendala agar tim kami dapat menelusurinya lebih cepat.
- Pesan Anda terkait kendala pesanan sudah kami terima. Admin akan membalas dalam [x] jam kerja untuk langkah berikutnya.
- Untuk pengajuan pengembalian, silakan ajukan lewat halaman pesanan di aplikasi Shopee. Admin siap membantu kalau ada kendala.
- Pertanyaan kakak perlu dicek tim terkait. Kami kabari perkembangannya lewat chat ini ya.
7. Auto Reply untuk Pertanyaan Produk
Auto reply untuk pertanyaan produk dapat mengarahkan pembeli ke informasi yang sudah tersedia sekaligus membantu admin menerima pertanyaan dengan konteks yang lebih jelas.
- Detail ukuran, bahan, dan cara perawatan tertera pada deskripsi produk. Jika masih ragu, tuliskan produk yang dimaksud dan kami bantu jelaskan.
- Ketentuan garansi dapat dilihat pada deskripsi produk. Admin akan menjelaskan lebih lanjut bila diperlukan.
- Hai kak, tulis nama produk dan pertanyaannya dalam satu pesan ya supaya admin bisa menjawab lebih cepat.
- Untuk pertanyaan soal kecocokan atau varian, kirim detailnya di sini dan tim kami bantu cek.
Cara Menyesuaikan Kalimat agar Tidak Kaku dan Tidak Menjanjikan Berlebihan
Pesan auto reply yang efektif umumnya memiliki tiga karakteristik: singkat, mencantumkan estimasi waktu respons yang realistis, dan menyampaikan secara terbuka bahwa pesan tersebut dikirim secara otomatis.
Berikut ini beberapa tips menyesuaikan kalimat auto reply chat Shopee.
1. Cantumkan Estimasi Waktu Balasan yang Realistis
Estimasi waktu respons perlu disesuaikan dengan kapasitas operasional admin, termasuk jam layanan dan jumlah antrean ketika chat sedang ramai.
Memberikan estimasi yang tidak sesuai dengan kemampuan tim berisiko menurunkan kepercayaan pembeli. Kondisi tersebut umumnya lebih merugikan dibandingkan tidak mencantumkan estimasi waktu balasan sama sekali.
2. Fokus pada Satu Tujuan dalam Setiap Pesan
Pesan pembuka sebaiknya langsung menyampaikan satu informasi utama.
Format yang singkat dan jelas akan lebih mudah dipahami dibandingkan pesan panjang yang menggabungkan sapaan, promosi, dan informasi jam operasional sekaligus. Prinsip ini disebut sebagai thoroughness.
3. Sampaikan bahwa Pesan Dikirim Secara Otomatis
Pembeli perlu mengetahui tujuan dan kemampuan pihak yang mengirimkan pesan. Transparansi ini membantu mereka memahami respons seperti apa yang dapat diharapkan.
Karakteristik tersebut disebut sebagai communicability. Dengan menjelaskan bahwa pesan bersifat otomatis, toko dapat mengurangi potensi kekecewaan ketika admin belum bisa memberikan respons secara langsung.
4. Sesuaikan Gaya Bahasa dengan Karakter Brand
Sapaan yang tepat dapat membuat pesan terasa lebih personal. Namun, penggunaan gaya bahasa tetap perlu mengikuti karakter komunikasi brand.
Bagi bisnis yang mengelola beberapa toko, panduan gaya komunikasi yang seragam dapat membantu menjaga konsistensi template. Dengan demikian, admin dari setiap toko tidak perlu menyusun ulang pesan secara terpisah.
Kapan Auto Reply Bawaan Tidak Lagi Cukup untuk Toko Multi-Brand dan Multi-Kanal?
Auto reply bawaan marketplace umumnya mulai tidak cukup ketika bisnis mengelola lebih dari satu toko atau kanal, memiliki banyak admin, dan membutuhkan pengukuran serta tata kelola data yang tidak disediakan satu platform.
Ada tiga kondisi yang dapat menjadi indikator kebutuhan sistem yang lebih terpusat: bisnis memiliki beberapa toko atau brand dengan admin berbeda, menerima chat dari lebih dari satu kanal, serta membutuhkan pemantauan SLA dan riwayat percakapan.
Berikut perbandingan tiga opsi yang umum dipertimbangkan untuk mengelola komunikasi dengan pelanggan.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Kriteria yang dicek | Auto reply bawaan Shopee | Chatbot | Omnichannel terpusat |
|---|---|---|---|
| Cakupan kanal | Satu marketplace | Bergantung integrasi | Beberapa kanal dalam satu inbox |
| Jenis balasan | Statis | Menjawab pertanyaan berulang | Gabungan otomatis dan agen manusia |
| Serah terima ke agen | Admin membuka chat secara manual | Perlu alur eskalasi | Perutean dan riwayat percakapan |
| Pengukuran | Metrik platform | Log percakapan bot | SLA, kinerja agen, riwayat |
| Tata kelola data | Mengikuti platform | Bergantung vendor | Akses berjenjang dan jejak akses |
Kelola Chat Marketplace Lebih Konsisten dan Terpusat dengan Mekari Qontak
Agar fungsi kalimat auto reply Shopee optimal, pesan perlu disesuaikan dengan situasi, mencantumkan estimasi waktu respons yang realistis, dan tetap diikuti balasan manual dari admin secara cepat.
Namun, ketika jumlah toko, kanal komunikasi, dan admin terus bertambah, bisnis membutuhkan sistem yang mampu menyatukan percakapan sekaligus mendukung pengelolaan data pelanggan secara lebih terstruktur.
Qontak Commerce membantu bisnis melakukan penjualan langsung melalui percakapan pelanggan.
Chat dari Shopee, Tokopedia, Lazada, TikTok Shop, dan Blibli dapat masuk ke dalam satu inbox omnichannel yang terintegrasi dengan WhatsApp Commerce sehingga tim tidak perlu mengelola percakapan dari setiap marketplace secara terpisah.
Pelajari lebih lanjut platform conversational commerce Mekari Qontak untuk mengetahui bagaimana bisnis dapat mengelola chat dari berbagai marketplace secara terpusat.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis sekarang.
Referensi
