12 Aplikasi CRM Outsourcing Terbaik dan Tips Memilihnya untuk Bisnis

Dalam operasional hariannya, industri outsourcing menghadapi tantangan unik karena tim harus memantau progres proyek dari berbagai klien. Namun, tanpa dukungan sistem terpusat, proses outsourcing akan tidak berjalan efisien dan bahkan sulit dikontrol.

Di sinilah aplikasi CRM outsourcing hadir sebagai solusi. CRM ini bukan hanya untuk mengelola penjualan, tetapi juga membantu BPO/outsourcing menyatukan komunikasi, ticketing klien, hingga laporan kinerja dalam satu platform otomatis.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan mengulas lengkap pengertian CRM outsourcing, rekomendasi aplikasi terbaik, hingga tips memilih CRM yang paling sesuai untuk operasional BPO Anda.

---

Apa Itu Aplikasi CRM Outsourcing?

Aplikasi CRM outsourcing adalah sistem CRM (Customer Relationship Management) yang dirancang khusus untuk perusahaan outsourcing, BPO, atau layanan managed service yang menangani banyak klien sekaligus. 

Berbeda dengan CRM pada umumnya, CRM outsourcing dirancang khusus untuk lingkungan multi-klien. 

Sistem ini memiliki kemampuan unik untuk memisahkan data setiap klien, mengelola proyek yang berbeda secara efisien, serta mengintegrasikan berbagai channel komunikasi sambil mengoptimalkan performa setiap agen.

Fungsi utamanya meliputi:

• Manajemen hubungan dan komunikasi multi-klien
• Pemantauan kinerja agen outsourcing
• Ticketing & SLA (Service Level Agreement) management
• Routing otomatis ke agen yang tepat
• Integrasi channel omnichannel (telepon, chat, email, WhatsApp)
• Pelaporan kinerja tim dan klien secara real-time

---

Rekomendasi Aplikasi CRM Outsourcing Terbaik

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak hadir sebagai solusi CRM outsourcing paling komprehensif dengan fokus pada integrasi omnichannel dan manajemen performa agen secara real-time. 

Dirancang untuk bisnis outsourcing yang menangani komunikasi volume tinggi, Mekari Qontak menggabungkan WhatsApp API resmi, CRM native, dan customer view 360° untuk memberikan konteks penuh pada setiap klien.

Selain itu, integrasi multi-device dan multi-agent WhatsApp menjadikan Mekari Qontak sebagai platform yang sangat ideal untuk operasi outsourcing di Indonesia.

Harga Mekari Qontak: Untuk menggunakan aplikasi Mekari Qontak, Anda dapat mengetahuinya dengan klik di sini.

Fitur Unggulan Mekari Qontak:

• Chat Inbox Terpadu: Semua pesan dari berbagai channel terkumpul dalam satu dashboard.
• Komunikasi Omnichannel: Terintegrasi dengan WhatsApp, Instagram, email, web chat secara real-time.
• Customer View 360°: Melihat seluruh histori dan detail interaksi klien dalam satu tampilan.
• Otomasi Ticketing & Multi-Channel Routing: Distribusi dan penanganan tiket otomatis ke agen/klien yang tepat.
• SLA Management & Real-time Agent Dashboard: Pantau performa agen & SLA secara langsung.
• Segmentasi Klien & Analitik: Workflow dan data dipisah per klien serta laporan analitik lengkap.
• Manajemen Knowledge Base: Dokumentasi terpusat untuk pengetahuan tim.
• Koneksi WhatsApp API Multi-Device/Agent
• Integrasi ke ekosistem Mekari (Accounting, HR, Payroll) & third party tools

2. Pipedrive

Pipedrive dikenal sebagai CRM dengan visual sales pipeline yang sangat mudah digunakan. 

Untuk bisnis outsourcing yang menangani banyak klien/proyek, pipeline tracking Pipedrive dapat memudahkan tim Anda dalam melihat progres deal, penawaran, dan proyek secara jelas.

Harga Pipedrive: Mulai dari $24.00 per bulan.

Fitur unggulan Pipedrive:

• Visual Sales Pipelines: Memudahkan melihat dan mengatur tahapan penjualan secara visual untuk proses outsourcing yang terstruktur.
• AI-driven Sales Assistant: Membantu mengotomatiskan tugas-tugas harian dan memberikan rekomendasi cerdas untuk efisiensi tim outsourcing.
• Email Integration & Tracking: Memastikan komunikasi dengan prospek dan klien tercatat otomatis, serta memantau efektivitas email untuk analisis hasil kerja outsourcing.
• Advanced Reporting & Analytics: Memberikan laporan dan analitik lengkap agar tim outsourcing dapat mengevaluasi serta meningkatkan kinerja penjualan.
• 500+ App Integrations: Memungkinkan integrasi mudah dengan ratusan aplikasi bisnis lain, mendukung kebutuhan data dan sinkronisasi outsourcing.

3. Freshsales

Freshsales menyediakan AI-powered lead scoring, komunikasi telepon+chat+email dalam satu platform, dan manajemen deals. Untuk perusahaan outsourcing yang menangani banyak prospek, AI Freshsales mampu memprediksi peluang closing serta retensi klien.

Harga Freshsales: Mulai dari $39.00 per bulan.

Fitur unggulan Freshsales:

• AI-Powered Lead Scoring: Memprioritaskan prospek berdasarkan keterlibatan dan perilaku mereka secara otomatis.
• Built-In Communication Tools: Memungkinkan telepon, email, dan chat secara langsung dari platform tanpa aplikasi tambahan.
• Customizable Sales Pipelines: Proses penjualan bisa disesuaikan sesuai kebutuhan operasional bisnis outsourcing.
• Workflow Automation: Mengotomatisasi tugas-tugas berulang agar tim lebih efisien dan fokus pada penjualan inti.
• Reporting and Analytics: Menyediakan data dan analitik kinerja penjualan serta interaksi pelanggan untuk pengambilan keputusan.

4. HubSpot CRM

HubSpot CRM menawarkan manajemen kontak, deals, integrasi dengan marketing automation, dan workflow yang mudah diatur. Untuk outsourcing yang baru memulai atau melayani klien menengah, HubSpot membantu mengorganisir komunikasi klien dan proses penjualan dengan lebih rapi.

Harga HubSpot CRM: Mulai dari $890 per bulan.

Fitur unggulan HubSpot CRM:

• Contact Management: Mengelola dan memantau setiap interaksi dengan pelanggan secara terpusat.
• Sales Automation: Mengotomatiskan tugas-tugas rutin (seperti follow-up email & update data)
• Email Tracking and Engagement: Memberi notifikasi saat pelanggan membuka email.
• Pipeline Management: Memvisualisasikan tahapan proses penjualan secara real-time, berguna untuk outsourcing agar memantau dan mengelola banyak klien secara efisien.
• Reporting and Analytics: Menyediakan laporan dan analisis penjualan terperinci agar outsourcing dapat mengukur performa tim dan melakukan perbaikan strategi.

5. Salesforce

Salesforce adalah CRM kelas enterprise yang mampu menangani banyak proyek dan banyak klien sekaligus. Dengan modul support dan service yang kuat, platform ini sangat cocok untuk outsourcing yang membutuhkan tata kelola ticketing, case, dan SLA multi-klien dalam skala besar.

Harga Salesforce: Mulai dari $25 per bulan.

Fitur unggulan Salesforce:

• Lead and Opportunity Management: Mengelola prospek dan peluang penjualan secara menyeluruh dan terstruktur.
• Sales Forecasting & Analytics: Menyediakan analitik dan perkiraan penjualan secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Workflow Automation: Mengotomasi tugas-tugas penjualan rutin sehingga tim lebih produktif.
• Mobile Accessibility: Memberikan akses data dan interaksi dengan aplikasi CRM dari perangkat mobile di mana saja.
• AI-Powered Insights (Einstein AI): Memanfaatkan kecerdasan buatan untuk memberikan insight dan rekomendasi otomatis dalam aktivitas penjualan.

6. Netsuite CRM

Netsuite CRM terintegrasi langsung dengan ERP (Enterprise Resource Planning)/Finance via Oracle, menjadikannya ideal untuk perusahaan outsourcing yang tidak hanya mengelola klien tetapi juga operasional backend seperti procurement, billing, dan finance.

Harga Netsuite CRM: Hubungi customer service Netsuite CRM untuk mengetahui harganya.

Fitur unggulan Netsuite CRM: 

• Sales Force Automation: Membantu mengelola prospek, peluang, dan perkiraan penjualan secara otomatis untuk meningkatkan efisiensi tim penjualan outsourcing.
• Marketing Automation: Memungkinkan pelaksanaan dan pelacakan kampanye pemasaran lintas berbagai saluran, sehingga mendukung pemetaan pelanggan potensial yang lebih akurat.
• Customer Service Management: Memusatkan penanganan kasus pelanggan dan otomatisasi layanan pelanggan, mempercepat respons dan peningkatan kepuasan klien outsourcing.
• Partner Relationship Management: Menyediakan tools untuk mengelola hubungan dengan mitra atau channel partner outsourcing secara transparan dan terpusat.
• Real-Time Dashboards & Analytics: Memberikan insight real-time dan laporan kinerja, memudahkan pengambilan keputusan berbasis data bagi perusahaan outsourcing.

Baca juga: Pengertian, Manfaat, dan Perbedaan CRM dan ERP

7. Insightly

Insightly menggabungkan CRM dengan project management bawaan, menjadikannya pilihan ideal untuk perusahaan outsourcing atau BPO yang memiliki banyak tugas dan proyek klien yang berjalan paralel. 

Harga Insightly: Mulai dari $29 per bulan.

Fitur unggulan Insightly:

• Contact Management: Mengelola dan mengorganisasi detail kontak dan organisasi secara terpusat.
• Project Management: Memantau proyek, menetapkan tugas, dan mengawasi progres dalam satu platform.
• Email Integration: Terintegrasi dengan email (Gmail, Outlook) untuk mengelola komunikasi langsung dari Insightly.
• Workflow Automation: Mengotomatisasi tugas-tugas rutin agar proses kerja jadi lebih efisien.
• Reporting & Analytics: Membuat laporan dan menganalisis performa penjualan serta progres proyek.

8. Monday CRM

Monday CRM terkenal dengan dashboard visualnya yang mudah dikustomisasi dan workflow automation yang fleksibel. Untuk outsourcing, sistem ini memudahkan pengaturan workflow berdasarkan kebutuhan spesifik tiap klien.

Harga Monday CRM: Mulai dari $12 per bulan.

Fitur unggulan Monday CRM:

• No code customization and automations: Memudahkan tim outsourcing menyesuaikan proses penjualan tanpa perlu keahlian pemrograman.
• Lead enrichment and centralized customer data: Semua data klien dan prospek terpusat, sangat penting untuk operasi outsourcing yang menangani banyak klien.
• 500+ integrations (Slack, Gmail, Zoom, dll.): Memungkinkan sinkronisasi dengan alat bisnis lain, mendukung kebutuhan operasional outsourcing yang beragam.
• Mass emailing & shared email inboxes: Mendukung koordinasi tim dalam komunikasi dengan klien outsourcing skala besar.
• AI features: Otomatisasi email, analisis sentimen, dan prediksi penjualan untuk meningkatkan efisiensi proses outsourcing.

9. Zendesk Sell

Zendesk Sell menggabungkan fitur CRM penjualan dengan integrasi mendalam ke Zendesk Support, menjadikannya sangat relevan bagi outsourcing yang menangani sales + customer support sekaligus. 

Harga Zendesk Sell: Mulai dari $19 per bulan.

Fitur unggulan Zendesk Sell:

• Lead and Deal Management: Mengelola prospek dan kesepakatan secara terpusat untuk meningkatkan konversi penjualan.
• Sales Engagement Tools (Email Sequences & Automated Tasks): Otomatisasi tugas penjualan & urutan email untuk efisiensi kerja tim outsourcing.
• Advanced Reporting and Analytics: Laporan dan analitik mendalam untuk memantau performa dan tren penjualan outsourcing.
• Mobile Accessibility with Geolocation: Akses lewat aplikasi mobile dan fitur geolokasi, mendukung mobilitas tim outsourcing.
• Integration with 1,200+ Applications: Integrasi mudah ke berbagai aplikasi bisnis untuk proses outsourcing yang lebih lancar.

Baca juga: Customer Support Software Terbaik untuk Bisnis

10. SugarCRM

SugarCRM menawarkan tingkat kustomisasi yang tinggi, mulai dari alur kerja, form input, hingga automasi customer journey. Untuk outsourcing yang menangani klien dengan kebutuhan unik atau niche industri tertentu, SugarCRM bisa beradaptasi mendalam sesuai SOP tiap klien.

Harga SugarCRM: Mulai dari $59 per bulan.

Fitur unggulan SugarCRM:

• Sales Force Automation: Memudahkan pengelolaan aktivitas penjualan secara otomatis, seperti prospek, peluang, dan pipeline untuk meningkatkan efisiensi tim sales pada layanan outsourcing.
• Marketing Campaigns Management: Memungkinkan pembuatan dan pelacakan kampanye marketing yang terintegrasi, sehingga tim outsourcing dapat menyesuaikan kampanye dengan kebutuhan klien.
• Customer Support Tools: Memberikan alat pendukung pelanggan seperti ticketing dan knowledge base untuk mempercepat penanganan masalah klien outsourcing.
• Mobile CRM Capabilities: Memfasilitasi akses dan pengelolaan data klien kapan saja melalui aplikasi mobile, penting bagi tim outsourcing yang sering bekerja secara remote.
• Collaboration Features: Menyediakan fitur kolaborasi tim, sehingga anggota tim outsourcing bisa berbagi informasi serta bekerja lebih sinkron dalam menangani klien.

11. Bitrix24

Bitrix24 menggabungkan CRM dengan alat kolaborasi internal seperti chat, video call, file sharing, dan task management. Hal ini membuat Bitrix24 sangat relevan bagi outsourcing yang memiliki tim besar dan membutuhkan koordinasi intens antar agen, supervisor, dan klien.

Harga Bitrix24: Mulai dari $49.00 per bulan.

Fitur unggulan Bitrix24:

• CRM with lead and deal management: Memudahkan pengelolaan calon pelanggan serta pelacakan penjualan dari awal hingga akhir.
• Project and task management tools: Mengatur aktivitas outsourcing melalui tugas terstruktur dan pemantauan progres proyek.
• Integrated communication tools (chat, video calls): Mempercepat koordinasi antara tim outsourcing dan klien dalam satu platform.
• Workflow and sales automation: Mengurangi tugas manual melalui otomatisasi proses penjualan maupun tugas rutin outsourcing.
• Mobile access for remote management: Memungkinkan tim outsourcing mengelola aktivitas kapan saja dan di mana saja.

12. Five9

Five9 adalah solusi cloud contact-center yang memang dibuat khusus untuk industri outsourcing/BPO. Dengan dukungan omnichannel, integrasi CRM, dan scaling agent yang sangat mudah, Five9 membantu outsourcing menangani volume panggilan dan chat tinggi.

Harga Five9: Hubungi customer service Five9 untuk mengetahui harganya.

Fitur unggulan Five9:

• Omnichannel Engagement: Mengelola interaksi pelanggan melalui telepon, email, chat, SMS, dan media sosial dalam satu platform terpadu.
• AI-Powered Automation: Menggunakan AI untuk otomatisasi proses, mulai dari agen virtual hingga bantuan real-time kepada agen manusia.
• Intelligent Call Routing: Menyalurkan panggilan secara cerdas ke agen paling sesuai berdasarkan keahlian, ketersediaan, dan data pelanggan.
• Real-Time Analytics: Menyediakan pemantauan performa dan laporan interaktif untuk meningkatkan kualitas layanan outsourcing CRM.
• Seamless CRM Integrations: Integrasi langsung dengan CRM besar seperti Salesforce, Zendesk, dan Microsoft Dynamics untuk alur kerja yang lebih efisien.

---

Tabel Perbandingan Aplikasi CRM Outsourcing Terbaik

Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.

Nama Aplikasi	Skala Bisnis	Fitur Unggulan	Harga
Mekari Qontak	Outsourcing skala kecil, menengah hingga enterprise; sangat ideal untuk bisnis dengan volume chat & multi-klien.	Chat Inbox Terpadu, Komunikasi Omnichannel, Customer View 360°, Otomasi Ticketing & Multi-Channel Routing, SLA Management	Cek harga Mekari Qontak di sini.
Pipedrive	Cocok untuk outsourcing sales skala kecil hingga besar yang menangani banyak klien/proyek.	Visual Sales Pipelines, AI Sales Assistant, Email Tracking, Advanced Reporting, Integrasi 500+ aplikasi.	Mulai dari $24/bulan
Freshsales	UMKM hingga perusahaan menengah yang mengelola banyak prospek & klien outsourcing.	AI Lead Scoring, Built-in Telepon/Email/Chat, Custom Pipeline, Workflow Automation, Reporting & Analytics.	Mulai dari $39/bulan
HubSpot CRM	Bisnis kecil–menengah hingga enterprise, terutama outsourcing yang butuh automasi penjualan & pelacakan klien.	Contact Management, Sales Automation, Email Tracking, Pipeline Management, Reporting & Analytics.	Mulai dari $890/bulan
Salesforce	UKM hingga enterprise dengan kebutuhan ticketing & proyek multi-klien yang kompleks.	Lead & Opportunity Management, Forecasting & Analytics, Workflow Automation, Mobile CRM, Einstein AI Insights.	Mulai dari $25/bulan
Netsuite CRM	Menengah hingga enterprise; outsourcing yang butuh integrasi CRM + ERP.	Sales Automation, Marketing Automation, Customer Service Management, Partner Management, Real-Time Dashboard & Analytics.	Hubungi customer service Netsuite untuk harga.
Insightly	UMKM hingga outsourcing menengah yang butuh CRM + manajemen proyek.	Contact Management, Project Management, Email Integration, Workflow Automation, Reporting & Analytics.	Mulai dari $29/bulan
Monday CRM	Outsourcing kecil hingga besar yang membutuhkan workflow fleksibel & visual.	Customizable Dashboard, No-Code Automation, Lead Enrichment, 500+ Integrations, Shared Inbox & Emailing.	Mulai dari $12/bulan
Zendesk Sell	Outsourcing penjualan skala kecil hingga menengah.	Lead & Deal Management, Email Sequences, Automated Tasks, Advanced Analytics, Mobile CRM & Geolocation.	Mulai dari $19/bulan
SugarCRM	Menengah hingga besar; outsourcing dengan kebutuhan kustomisasi tinggi.	Sales Automation, Marketing Campaigns, Customer Support Tools, Mobile CRM, Team Collaboration.	Mulai dari $59/bulan
Bitrix24	UMKM hingga enterprise; outsourcing dengan kebutuhan CRM + kolaborasi internal.	Lead & Deal Management, Project & Task Management, Integrated Chat/Video, Workflow Automation, Mobile Access.	Mulai dari $49/bulan
Five9	Outsourcing/BPO menengah hingga enterprise dengan volume interaksi tinggi.	Omnichannel Engagement, AI Automation, Intelligent Call Routing, Real-Time Analytics, CRM Integrations.	Hubungi customer service Five9 untuk harga.

Baca juga: Tips Memilih Vendor CRM yang Cocok untuk Semua Kebutuhan Bisnis Anda

---

Tips Memilih Aplikasi CRM untuk Outsourcing

Sebelum menentukan aplikasi CRM outsourcing terbaik, pastikan Anda memahami kebutuhan klien, alur kerja internal, dan kemampuan tim agar sistem yang dipilih benar-benar meningkatkan efisiensi operasional.

1. Pilih CRM dengan Fitur Omnichannel untuk Komunikasi Multi-Klien

Outsourcing biasanya menangani banyak klien dan banyak channel (email, chat, telepon, WhatsApp). CRM yang ideal harus mampu menyatukan seluruh komunikasi dalam satu dashboard agar agen tidak perlu berpindah-pindah aplikasi.

2. Pastikan Ada Fitur Manajemen SLA dan Monitoring Performa Tim

Aplikasi CRM outsourcing yang baik harus mempermudah pelacakan SLA (Service Level Agreement) setiap klien dan menampilkan dashboard kinerja agen secara real-time. Ini penting agar kualitas layanan tetap konsisten meski volume tiket tinggi.

Baca juga: SLA Management: Pengertian, Manfaat Hingga Tips Memulai dan Mengelolanya

3. Utamakan Keamanan dan Hak Akses Data

Mengingat CRM outsourcing menangani data banyak klien, platform wajib mendukung pemisahan data yang ketat dan keamanan yang kuat. 

Penerapan hak akses berbasis peran (role-based access) sangat penting untuk menjamin kerahasiaan dan mencegah data antar-klien saling tercampur.

4. Cari CRM yang Bisa Diintegrasikan dengan Tools Operasional

Penyedia outsourcing umumnya menggunakan berbagai tools seperti telepon cloud, aplikasi HR, ERP, dan software ticketing. 

Oleh karena itu, pilih CRM yang memiliki kemampuan integrasi yang luas agar seluruh alur kerja dapat berjalan efisien dan otomatis tanpa hambatan.

5. Pilih CRM yang Bisa Menyesuaikan Proses Bisnis (Custom Workflow)

CRM outsourcing harus mampu beradaptasi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dari setiap klien yang berbeda. 

Fitur workflow automation sangat penting untuk menyesuaikan alur ticketing, routing, eskalasi, dan persetujuan secara otomatis, menghilangkan kebutuhan kerja manual yang kaku.

Baca juga: Software Workflow Automation Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

---

Tingkatkan Kualitas Layanan Pelanggan dengan Mekari Qontak!

CRM outsourcing yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat penyelesaian tiket, dan memastikan kualitas layanan tetap terjaga meskipun tim Anda menangani berbagai klien secara simultan.

Dari berbagai pilihan di atas, Mekari Qontak menjadi solusi paling relevan untuk bisnis outsourcing di Indonesia berkat omnichannel terpadu, WhatsApp API resmi, otomasi ticketing, pemisahan data per klien, dan dashboard performa agen yang real-time.

Selain itu, Mekari Qontak juga menyediakan solusi Qontak Sales Suite. Solusi ini menyediakan lead dan deal management, task automation, customer view 360°, serta laporan penjualan real-time yang membantu outsourcing memantau performa setiap klien secara lebih menyeluruh. 

Jadi tunggu apa lagi? Segera konsultasikan kebutuhan bisnis outsourcing Anda di sini untuk mendapatkan solusi CRM yang terintegrasi penuh dan terjamin aman bagi semua klien Anda!