Apa itu Leads Tracking? Manfaat, Cara Implementasi, dan Tools Terbaik

Dalam lanskap bisnis yang sangat kompetitif, melacak prospek penjualan (lead tracking) merupakan keharusan untuk mengelola calon pelanggan dan mengubah mereka menjadi pelanggan setia.

Kini bisnis cenderung memanfaatkan teknologi analytical CRM untuk melakukan lead tracking memungkinkan bisnis memahami perjalanan pelanggan dan bertindak lebih efisien, personal, dan tepat sasaran.

Pelajari selengkapnya mengenai definisi, jenis, cara efektif menjalankan pelacakan prospek hingga rekomendasi toolsnya dalam ulasan blog Mekari Qontak di bawah ini.

---

Apa itu Leads Tracking?

Leads tracking adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, memantau, dan mengelola calon pelanggan atau prospek sejak mereka pertama kali menunjukkan minat hingga mereka mencapai tahap pembelian.

Dengan informasi tersebut, tim pemasaran dapat bekerja lebih efektif seperti memperbaiki kampanye pemasaran, mempersonalisasi penawaran dan pesan promosi, sehingga bisa serta meningkatkan volume penjualan dan pendapatan.

Selain itu, menurut statistik Marketing Insider Group sekitar 75% pemasar mengaku kesulitan dalam memperkirakan ROI karena tidak memiliki gambaran rinci tentang hasil kampanye.

Fakta tersebut memperkuat alasan bisnis untuk melacak prospek mereka dan diharapkan dapat berdampak positif terhadap perkembangan bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: Apa Itu Leads? Fungsi, Jenis, dan Cara Efektif Mengelolanya dengan CRM

---

Manfaat Utama Lead Tracking Bagi Bisnis

Menerapkan sistem pelacakan prospek secara efektif akan memberikan beberapa manfaat yang signifikan pada kinerja penjualan dan pemasaran Anda, berikut diantaranya.

• Peningkatan efisiensi penjualan: Tim penjualan dapat memprioritaskan prospek yang paling berpotensi, sehingga mengurangi waktu yang terbuang pada leads yang tidak berkualitas.
• Strategi pemasaran yang tepat sasaran: Dengan data yang detail, tim pemasaran dapat menyesuaikan pesan promosi dan penawaran agar lebih personal, yang terbukti meningkatkan konversi.
• Pengukuran kinerja yang akurat: Anda dapat mengukur efektivitas setiap saluran pemasaran dan melacak prospek penjualan dari sumber mana yang menghasilkan Return on Investment tertinggi.
• Pembersihan data yang terjaga: Memastikan basis data prospek selalu bersih dari duplikasi dan informasi usang.

Baca juga: Cara Efektif Mengubah Leads Menjadi Pelanggan Setia

---

Komponen Utama dalam Leads Tracking

Untuk menjalankan leads tracking atau pelacakan prospek secara optimal, Anda perlu memahami lima komponen utamanya di bawah ini.

• Pengumpulan data: Merekam informasi kontak dan riwayat interaksi prospek dari berbagai saluran.
• Segmentasi: Mengelompokkan prospek berdasarkan minat, kebutuhan, atau tahap mereka dalam siklus pembelian.
• Pemantauan aktivitas: Melacak prospek penjualan berdasarkan tindakan spesifik mereka, seperti mengklik tautan email, mendaftar webinar, atau meminta demo produk.
• Analisis perilaku (lead scoring): Memahami pola perilaku untuk menentukan tingkat ketertarikan dan kesiapan mereka untuk membeli (skor prospek).
• Tindak Lanjut: Memberikan respons yang relevan, cepat, dan personal sesuai dengan data yang diperoleh.

Baca juga: Sales Funnel: Manfaat, Tahapan, Contoh, dan Strategi untuk Meningkatkan Penjualan

---

Jenis-Jenis Leads Tracking

Sebelum melangkah lebih jauh dalam proses leads tracking, penting untuk memahami jenis-jenisnya berdasarkan cara pengumpulan data, sehingga dapat mempermudah dalam menentukan langkah implementasi yang paling sesuai bagi bisnis Anda.

1. Leads Tracking Manual

Metode ini adalah bentuk pelacakan prospek yang paling tradisional, di mana bisnis mencatat semua interaksi dan informasi calon pelanggan menggunakan spreadsheet, buku catatan, atau dokumentasi fisik lainnya.

Meskipun umum digunakan, pencatatan manual sangat memakan waktu dan berpotensi besar menimbulkan kesalahan manusia dan pendekatan ini kurang efisien untuk volume prospek yang besar.

2. Leads Tracking Otomatis dengan CRM

Selain pelacakan manual, sebagian bisa mulai memanfaatkan teknologi untuk tracking prospek secara otomatis. Salah satunya menggunakan aplikasi CRM (Customer Relationship Management).

Aplikasi CRM mampu mengotomatisasi proses pelacakan leads, menangkap dan mengorganisir informasi leads dalam basis data terpusat. Hal ini berkat dukungan fitur-fitur CRM seperti penilaian leads, pelacakan aktivitas, dan manajemen pipeline.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Pipeline Terbaik Indonesia

3. Leads Tracking Bersumber Email Marketing

Jenis leads tracking selanjutnya ini berfokus pada prospek yang berasal dari kampanye email marketing sebagai salah satu saluran penting.

Pelacakan prospek dilakukan menggunakan aplikasi khusus untuk memantau berbagai tindakan prospek, seperti apakah mereka membuka email, mengklik tautan, atau mengunduh aset digital.

Dengan data ini, bisnis dapat memperoleh wawasan berharga tentang minat spesifik prospek untuk mengelola lead lebih efektif dan mempersonalisasi pengalaman pelanggan.

4. Leads Tracking Bersumber Website atau Landing Page

Jenis yang terakhir ini dilakukan menggunakan platform analitik khusus untuk memantau perilaku pengunjung di website atau landing page bisnis.

Platform ini memberikan wawasan penting tentang metrik seperti jumlah tampilan halaman dan tingkat konversi yang terjadi.

Melalui analisis data website ini, bisnis dapat mengidentifikasi pola dan tren perilaku audiens, yang kemudian digunakan untuk mengoptimalkan website guna meningkatkan konversi lead menjadi pelanggan.

Baca juga: Cara Kerja CRM: Strategi Jitu untuk Mengoptimalkan Bisnis

---

Cara Efektif Memulai Strategi Leads Tracking

Berikut adalah beberapa langkah praktis untuk memulai pelacakan prospek dan mengonversi mereka menjadi penjualan.

1. Definisikan Kriteria Prospek Ideal

Sebelum mulai melacak prospek penjualan, Anda harus mendefinisikan secara jelas siapa yang memenuhi syarat sebagai prospek.

Tentukan darimana asal prospek yang ingin dilacak seperti iklan, referral, hingga website. Semua informasi ini kemudian harus disimpan dalam database terpusat.

2. Pilih Sistem Pelacakan Prospek (CRM) yang Tepat

Ada banyak metode untuk melacak prospek penjualan, namun pilihan terbaik adalah menggunakan aplikasi CRM (Customer Relationship Management).

Pastikan bahwa sistem CRM yang Anda pilih tidak hanya berfungsi sebagai database tetapi juga sebagai sistem pelacakan prospek yang menawarkan fitur canggih seperti prioritasi lead, penugasan otomatis kepada tim penjualan, dan manajemen pipeline penjualan dalam satu dasbor.

3. Lakukan Pembersihan Data Berkala

Pembersihan data berkala diawali dengan pembuatan proses standar yang konsisten untuk menangkap dan mencatat informasi prospek di semua titik interaksi.

Selanjutnya, sangat penting untuk melakukan audit data secara berkala guna mengidentifikasi serta memperbaiki ketidakakuratan, duplikasi, atau informasi yang sudah usang.

Dengan menjalankan langkah-langkah ini secara disiplin, Anda akan mampu menjaga basis data prospek Anda tetap bersih dan dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan yang tepat.

4. Latih Tim Penjualan dan Pemasaran

Penting untuk memberikan pelatihan berkelanjutan kepada tim penjualan dan pemasaran mengenai praktik pelacakan prospek yang akurat serta cara menggunakan software CRM secara efektif.

Pelatihan ini memastikan bahwa semua anggota tim memahami peran mereka dalam menjaga kualitas data. Konsistensi dalam pencatatan data yang dilakukan oleh tim adalah kunci utama untuk menjamin keberhasilan dan keandalan seluruh sistem pelacakan prospek.

5. Pantau dan Ukur Kinerja dengan KPI

Langkah terakhir dalam leads tracking adalah memantau dan mengukur kinerja, yang mengharuskan Anda secara rutin melacak Key Indicators Performance (KPI) terkait prospek.

Pengukuran ini berfungsi untuk mengidentifikasi adanya penyimpangan dari proses yang telah ditetapkan, seperti melihat tingkat konversi dari lead ke pelanggan atau menganalisis waktu respon lead.

Baca juga: Mengenal Program Sales Training yang Tepat untuk Perusahaan

---

Rekomendasi Software Leads Tracking Terbaik di Indonesia

Berikut adalah rekomendasi software leads tracking terbaik yang tersedia di Indonesia, yang menawarkan fitur canggih untuk mengotomatisasi proses bisnis Anda.

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM terbaik yang berfungsi sebagai leads tracking. Aplikasi CRM Mekari Qontak mampu mengumpulkan lead dari beragam saluran dan mengelolanya secara otomatis.

Mekari Qontak juga memiliki fitur canggih yang memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan lead potensial dan memberikan notifikasi untuk tim penjualan segera melakukan follow-up. Termasuk mengirimkan pengingat apabila ada lead yang hampir kadaluarsa.

Fitur-fitur canggih lainnya yang Mekari Qontak tawarkan, diantaranya.

• Segmentasi target lebih akurat
• Efektivitas ROI campaign
• Personalisasi campaign
• Lead scoring
• Sinkronisasi dengan sales
• Integrasi omnichannel

2. SendPulse

SendPulse merupakan lead tracking software yang dapat mengumpulkan dan menyimpan data prospek dalam satu sistem. Hal ini memberikan tim pemasaran dan penjualan Anda semua detail yang diperlukan untuk memperlancar alur penjualan.

SendPluse juga memiliki dasbor yang menampilkan status kesepakatan, sehingga Anda melacak kemajuan setiap prospek. Kemudian, Anda juga dapat menambahkan prospek secara manual, mengimpor file CSV atau vCard, atau menerima data pelanggan setelah mereka menggunakan chatbot.

Fitur-fitur yang SendPluse miliki antara lain, sebagai berikut:

• Sales pipeline
• Seamless customer communication
• All customer data in one place
• Adding deals automatically
• Integrasi

3. Capsule

Capsule merupakan lead tracking software yang memungkinkan Anda untuk melihat riwayat komunikasi setiap prospek sehingga Anda tidak perlu mengulang pertanyaan yang sama. Aplikasi ini juga dapat menambahkan kontak secara manual dan mengimpor mereka dari Outlook, file CSV, atau vCard.

Jika Anda perlu mencari informasi dengan cepat, Anda dapat menggunakan fitur pencarian cepat pada aplikasi Capsule. Beberapa fitur tambahan seperti opsi “Lampirkan file”, daftar dan bidang kustom, tag data, mail dropbox, dan kesempatan untuk berbagi kontak dengan anggota tim.

Fitur-fitur unggulan yang aplikasi Capsule tawarkan, diantaranya.

• Task management
• Reporting
• Automation tools
• Contact management
• Email tools
• Sales tools

Baca juga: Rekomendasi Software Leads Management System Terbaik untuk Tingkatkan Prospek Bisnis

---

Tips Terbaik dalam Menjalankan Leads Tracking

Saat menjalankan proses leads tracking, Anda dapat menerapkan beberapa tips berikut untuk memaksimalkan potensi konversi.

1. Lead Scoring

Lead scoring adalah sistem penilaian adaptif yang memberikan skor prioritas pada prospek berdasarkan informasi demografi dan interaksi, misalnya poin lebih tinggi jika mengunduh pricing guide daripada hanya mengunjungi halaman utama.

Sistem pelacakan prospek Mekari Qontak memiliki fitur lead scoring yang memungkinkan tim penjualan fokus pada lead yang paling potensial dan siap membeli, yang secara langsung meningkatkan efisiensi.

Baca juga: Metode Lead Scoring: Jenis, Manfaat dan Cara Menentukannya

2. Lead Nurturing

Lead nurturing adalah proses sistematis untuk mengembangkan hubungan dengan prospek (leads) selama siklus penjualan mereka yang bertujuan untuk mempertahankan minat prospek dengan memberikan informasi yang relevan.

Selama proses lead nurturing, bisnis akan terus menjaga hubungan dengan mengirimkan konten relevan berupa artikel blog, whitepaper, studi kasus, atau newsletter, serta interaksi melalui email, telepon, media sosial, dan lainnya.

Pendekatan ini memastikan bahwa prospek tetap terikat saat mereka siap membeli dan merek Anda menjadi pilihan pertama mereka.

Baca juga: Lead Nurturing: Definisi, Fungsi, dan Tahapan Dapatkan Prospek

3. Segmentasi Prospek

Pada tahapan leads tracking, penting juga untuk membagi prospek kedalam beberapa kelompok berdasarkan karakteristik atau perilaku yang serupa.

Bisnis bisa mengalokasikan sumber daya pemasaran dan penjualan dengan lebih efisien, dengan fokus pada segmen yang memiliki potensi konversi dan nilai tertinggi. Misalnya menyediakan pesan pemasaran yang lebih relevan dan menawarkan solusi yang lebih sesuai dengan setiap kelompok.

4. Personalisasi Komunikasi

Leads tracking memberikan informasi relevan kepada tim penjualan yang dapat membantu mereka meningkatkan konversi, sehingga tim penjualan bisa mengetahui cara yang tepat untuk menghubungi prospek lebih personal.

Cara tersebut dapat secara signifikan meningkatkan penjualan yang juga dibuktikan dalam sebuah penelitian menunjukkan bahwa sekitar 80% pelanggan lebih memilih melakukan pembelian dari bisnis yang menawarkan layanan personalisasi.

Baca juga: Personalized Marketing: Definisi, Manfaat, Tahapan, Contoh dan Strateginya

---

Gunakan Mekari Qontak sebagai Solusi Leads Tracking Terbaik di Indonesia!

Proses pelacakan lead akan memberikan bisnis informasi untuk menjalankan kampanye promosi yang lebih efektif, sehingga meningkatkan peluang mendapatkan penjualan. Saat ini teknologi CRM diketahui paling banyak digunakan oleh bisnis untuk proses lead tracking.

Mekari Qontak dapat menjadi solusi Sales Suite terlengkap yang telah terintegrasi CRM denga sertifikasi ISO27001 untuk menjamin keamanan data pelanggan. Solusi ini memungkinkan Anda mengumpulkan dan mengelola lead secara otomatis dari berbagai saluran Omnichannel.

Selain memiliki fitur canggih seperti kustomisasi goal tracking untuk mengatur hingga memantau performance sales. Solusi ini juga memiliki lead scoring otomatis untuk memastikan tim Anda dapat memprioritaskan prospek paling potensial secara real-time.

Mekari Qontak juga memberikan visibilitas penuh di setiap tahap penjualan serta dilengkapi notifikasi & pengingat untuk menjaga tindak lanjut tetap tepat waktu, yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi kerja tim dan tingkat konversi prospek.

Dapatkan uji coba gratis solusi Sales Suite dari Mekari Qontak atau konsultasikan strategi layanan bisnis Anda dengan para ahlinya tanpa kebutuhan bisnis dengan para ahli tanpa dipungut biaya!