Memahami Etika Customer Service yang Baik

Aplikasi Customer Service Mekari Qontak — Memahami Etika Customer Service yang Baik

Melayani pelanggan dengan baik adalah kunci utama kesuksesan bisnis. Di mana etika customer service atau customer service ethics memainkan peranan penting dalam memberikan pelayanan terbaik untuk setiap pelanggan yang ada.

Namun, apa itu etika customer service? Dan apa saja etika customer service yang perlu diketahui serta diterapkan bisnis?

Untuk mengetahuinya, yuk simak pembahasan tentang etika customer service di bawah ini!

Apa Itu Etika Customer Service?

Etika customer service adalah etika atau prinsip-prinsip moral yang mengatur perilaku perusahaan dengan prospek, pelanggan, dan mantan pelanggan.

Sama seperti kebanyakan etika lainnya, prinsip-prinsip ini didasari seperangkat nilai tertentu yang berkaitan dengan pertanyaan tentang apa yang benar dan apa yang salah.

Dengan diterapkannya etika customer service, diharapkan bisnis dapat memberikan pelayanan terbaik untuk setiap pelanggannya dan memberikan perjalanan serta pengalaman pelanggan yang positif.

Apa Saja Etika Customer Service yang Perlu Diterapkan Bisnis?

1. Bersikap ramah, sopan, dan hormat kepada pelanggan

Etika customer service yang pertama dan wajib untuk dilakukan oleh bisnis atau perusahaan adalah bersikap ramah, sopan, dan hormat kepada pelanggan. Ini merupakan dasar dari customer service.

Apabila perwakilan perusahaan bersikap sebaliknya, maka pelanggan kemungkinan besar akan merasa kesal, tidak senang, dan tidak dihormati. Akibatnya, pelanggan akan memilih untuk meninggalkan bisnis Anda dan bahkan meninggalkan review yang buruk terkait bisnis Anda.

Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memastikan setiap perwakilan yang ada di perusahaan Anda, agar selalu memperhatikan sikap mereka kepada pelanggan.

2. Menerima semua keluhan pelanggan dengan baik

Ada banyak alasan mengapa pelanggan memutuskan untuk menghubungi customer service. Namun, yang paling umum adalah karena mereka ingin menyampaikan keluhan atau feedback terkait produk atau layanan bisnis Anda.

Untuk itu, Anda perlu memastikan bahwa setiap keluhan dan pertanyaan yang diberikan oleh pelanggan benar-benar Anda terima dengan baik. Ini tidak hanya bertujuan untuk membantu menjawab atau menyelesaikan masalah pelanggan saja.

Tetapi, hal ini juga dapat membantu Anda untuk melakukan evaluasi dan meningkatkan layanan pelanggan Anda seoptimal dan semaksimal mungkin. Sehingga, tidak ada lagi pelanggan yang akan kecewa dengan bisnis Anda.

3. Memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan

Apakah Anda mendengarkan keluhan dan pertanyaan pelanggan Anda secara seksama? Jika iya, seharusnya Anda dapat memahami apa yang mereka butuhkan dan inginkan terkait bisnis Anda.

Selain itu, Anda juga dapat memahami pelanggan dengan cara melihat riwayat interaksi dan transaksi mereka pada sistem database Anda. Sehingga, Anda dapat memberikan pelayanan yang dipersonalisasi sesuai kebutuhan mereka.

4. Bersikap profesional dan terpelajar

Sebagai seorang agen customer service, bersikap profesional merupakan sebuah kewajiban. Di mana Anda harus bertutur kata yang sopan dan dengan nada berbicara yang tepat. Namun, bagaimana dengan terpelajar? Apa maksudnya?

Terpelajar di sini berarti tidak hanya memiliki sikap yang terpelajar saja, tetapi juga memiliki wawasan dan perspektif holistik terkait bisnis dan pelanggan. Sehingga, Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan pelanggan dengan baik dan benar.

Di sisi lain, Anda juga harus memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan. Jangan menipu mereka untuk mendapatkan kesepakatan atau meminta mereka untuk membeli produk Anda.

5. Memberikan pelayanan terbaik hingga tuntas

Bersikap positif merupakan kunci utama agar agen customer service atau perwakilan bisnis dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan hingga tuntas. Sehingga, pelanggan dapat merasa puas dengan pelayanan yang Anda berikan.

6. Menjamin rahasia pelanggan

Etika customer service yang berikutnya adalah menjamin rahasia pelanggan. Ini merupakan hal yang sangat penting dan perlu dilakukan oleh customer service dan perusahaan.

Mengingat, penyebaran data diri pelanggan dapat dianggap sebagai pelanggaran privasi, pelanggaran kode etik perusahaan, dan memungkinkan Anda untuk berhubungan dengan hukum.

Akibatnya, akan sangat buruk untuk Anda dan perusahaan.

Baca Juga: Memahami Tugas dan Peran Customer Service

7. Tidak berasumsi negatif kepada pelanggan

Perlu diketahui bahwasanya ada berbagai jenis pelanggan yang mungkin akan Anda temui atau hadapi. Begitu juga dengan masalah yang sedang mereka hadapi.

Oleh karena itu, sebagai customer service, Anda tidak boleh berasumsi negatif kepada pelanggan. Sebaliknya, Anda harus bersikap netral dan seprofesional mungkin selama percakapan berlangsung.

8. Terlihat rapi setiap saat

Sebagai individu atau tim yang berhadapan langsung dengan pelanggan, Anda harus selalu terlihat rapi dan profesional. Mengapa demikian?

Karena Anda akan merepresentasikan seberapa baik pelayanan perusahaan dan menjadi garda terdepan perusahaan yang akan memperoleh penilaian dari pelanggan.

9. Menepati janji

Beberapa customer service mungkin akan bertugas untuk membuat janji atau pertemuan dengan pelanggan. Dalam hal ini, Anda perlu selalu menghormati dan menepati janji yang telah dibuat.

Jangan membuat pelanggan Anda merasa kecewa dengan janji yang terlupakan!

10. Bersikap jujur tentang hirarki yang dimiliki

Dalam perusahaan tentu ada hierarki yang membuat Anda tidak memiliki wewenang terkait semua hal. Oleh karena itu, Anda perlu memberitahu pelanggan dengan cepat tentang setiap tantangan dan keluhan yang tidak dapat Anda tangani dan tindak lanjuti penyelesaiannya.

Sebaliknya, Anda seharusnya mengalihkan pelanggan tersebut kepada hierarki yang tepat yang dapat menyelesaikan masalah dengan sebaik mungkin. Sehingga, masalah yang ada tidak akan berkembang di luar kendali Anda.

11. Ucapkan terima kasih dan magic words

Customer service ethics yang terakhir dan tak kalah penting dari semuanya adalah selalu mengucapkan terima kasih dan magic words seperti “semoga Anda sehat selalu” atau “semoga hari Anda menyenangkan” di akhir perbincangan.

Ini akan membantu Anda untuk memberikan pemahaman kepada pelanggan, bahwa Anda menghargai mereka dan selalu mengharapkan yang terbaik untuk mereka.

Pelajari dan Aplikasikan Etika Customer Service yang Baik pada Bisnis Anda Sekarang!

Itu dia beberapa etika customer service yang perlu diketahui dan diterapkan oleh bisnis. Sehingga, bisnis dapat memberikan layanan terbaik untuk pelanggan dan menciptakan pengalaman pelanggan yang tak terlupakan.

Selain menerapkan customer service ethics, Anda juga perlu memberikan layanan terbaik dengan meningkatkan layanan pelanggan bisnis Anda. Salah satunya melalui penggunaan aplikasi customer service terbaik dari Mekari Qontak.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi customer service terbaik di Indonesia, yang didukung dengan berbagai fitur canggih dan dapat Anda integrasikan dengan berbagai sistem bisnis, seperti CRM dan Omnichannel, untuk layanan yang lebih maksimal.

Sementara itu, Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani layanan dan hubungan pelanggan mereka. Tidak hanya itu, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan. Jadi tunggu apa lagi?