Salah rahasia kesuksesan bisnis adalah memiliki action plan yang bagus. Dengan dokumen perencanaan tersebut, Anda bisa menjalankan tugas lebih terarah untuk mencapai tujuan.
Oleh sebab itu, dokumen action plan penting untuk memantau dan memastikan semua tugas mencapai tujuan. Pelajari selengkapnya cara membuat dan contoh action plan yang efektif di bawah ini.
Apa Itu Action Plan?
Action plan adalah rencana tertulis yang mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tertentu. Rencana ini berfungsi sebagai pedoman atau acuan untuk menjalankan tugas hingga mencapai suatu tujuan.
Action plan yang efektif mencakup batas waktu untuk setiap langkah, seperti tanggal mulai dan tenggat penyelesaian tugas.
Selain untuk keperluan pribadi, action plan juga berguna dalam konteks profesional, seperti manajemen proyek, untuk memantau kemajuan dan kinerja tim, serta memastikan jalannya produksi proyek sesuai rencana.
Baca juga: Marketing Plan: Definisi, Contoh, & Cara Membuatnya
Mengapa Penting Membuat Action Plan?
Action plan adalah rangkaian tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berbeda dengan daftar tugas biasa, rencana ini lebih terfokus pada satu tujuan spesifik.
Keuntungannya adalah memberikan panduan yang jelas untuk menyelesaikan proyek dengan cara yang lebih terstruktur dan efisien.
Meski begitu, tidak selamanya action plan yang Anda buat akan berhasil 100%. Sebab kembali lagi bagaimana Anda menerapkan rencana tersebut apakah telah berjalan dengan baik.
Melansir dari The University of Kansas untuk prinsip 80-20 bahwa tingkat keberhasilan bergantung pada 80% tindakan yang dilakukan untuk mengikuti rencana dan 20% perencanaan yang telah dibuat untuk mencapai kesuksesan.
Apa saja Komponen yang Harus Ada dalam Action Plan?
Komponen utama dalam action plan meliputi:
1. Tujuan atau Sasaran
Menentukan tujuan yang jelas, spesifik, terukur, dan dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu. Tujuan ini harus sesuai dengan visi dan misi proyek atau inisiatif yang diinginkan.
2. Tugas atau Langkah-langkah
Merinci tugas-tugas konkret yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap langkah harus jelas dan terperinci untuk memudahkan pelaksanaan.
3. Waktu atau Batas Waktu
Menetapkan timeline untuk setiap tugas, termasuk tanggal mulai dan tenggat waktu penyelesaian. Hal ini memastikan bahwa progres dapat dipantau dan setiap langkah diselesaikan tepat waktu.
4. Tanggung Jawab
Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas atau langkah yang diambil. Ini mencakup individu atau tim yang harus mengawasi dan melaksanakan setiap bagian dari rencana.
5. Sumber Daya
Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan tugas, seperti anggaran, perangkat, teknologi, atau tenaga kerja tambahan. Memastikan semua kebutuhan tersebut tersedia akan memperlancar proses.
6. Indikator Keberhasilan
Menetapkan cara untuk mengukur pencapaian tugas dan tujuan. Indikator ini bisa berupa metrik kuantitatif, hasil yang diharapkan, atau milestones yang harus tercapai di sepanjang perjalanan.
7. Tantangan atau Risiko
Menganalisis potensi hambatan atau risiko yang dapat memengaruhi pelaksanaan rencana dan bagaimana cara mengatasi atau memitigasi masalah tersebut. Hal ini penting untuk memastikan kesiapan menghadapi kemungkinan yang tidak terduga.
8. Evaluasi dan Penyesuaian
Merencanakan evaluasi berkala untuk menilai apakah action plan berjalan sesuai harapan. Jika diperlukan, rencana bisa disesuaikan untuk memperbaiki hasil atau mengatasi masalah yang muncul.
Bagaimana Cara Membuat Action Plan?
Mungkin sebagian orang beranggapan membuat action plan tampaknya cukup mudah. Namun kenyataanya tidak begitu, karena banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar semua berjalan lancar.
Berikut cara membuat action plan yang bisa Anda ikuti adalah
Step 1. Tentukan Tujuan atau Sasaran
Tentukan tujuan utama yang ingin dicapai. Pastikan tujuan tersebut jelas, spesifik, terukur, dan realistis (SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Misalnya, “Meningkatkan penjualan produk sebesar 20% dalam 6 bulan.”
Baca juga: SMART Goals: Strategi Jitu Mencapai Tujuan Bisnis
Step 2. Buat daftar tugas-tugas yang harus dikerjakan
Identifikasi dan rinci tugas-tugas atau langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Buat daftar tugas yang lebih kecil dan terperinci untuk memastikan setiap langkah dapat dilakukan dengan jelas dan efisien.
Step 3. Alokasikan sumber daya
Setelah tugas teridentifikasi, alokasikan sumber daya yang diperlukan seperti anggota tim, anggaran proyek, atau peralatan.
Tentukan siapa yang akan mengerjakan tugas tertentu, ajukan anggaran, atau siapkan alat yang dibutuhkan. Jika Anda belum bisa mengalokasikan semua sumber daya, buat tugas tersebut dalam rencana aksi untuk diselesaikan nanti.
Step 4. Prioritaskan tugas
Dengan mengetahui prioritas, tim Anda dapat memahami tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang bisa dijadwalkan ulang.
Kemudian, urutkan semua tugas berdasarkan prioritas dan urutan pengerjaannya. Beberapa tugas mungkin bergantung pada tugas lain, jadi pastikan urutan ini diikuti untuk menghindari hambatan.
Step 5. Tetapkan tenggat waktu dan milestone
Tugas yang jelas dan tenggat waktu yang ditetapkan akan memotivasi tim Anda. Tentukan tenggat waktu untuk setiap tugas dan buat milestone untuk menandai pencapaian penting sepanjang proyek.
Gunakan timeline atau grafik Gantt untuk memberikan gambaran umum tentang tugas yang diprioritaskan, tenggat waktu, dan milestone proyek.
Baca juga: Contoh Template Gantt Chart Gratis untuk Proyek dan Bisnis Anda
Step 6. Pantau, evaluasi, dan perbarui
Pemantauan dan penyesuaian rencana aksi sangat penting agar proyek tetap berjalan lancar. Gunakan perangkat manajemen kerja yang dinamis untuk memantau perubahan prioritas atau tenggat waktu secara real-time.
Dengan demikian, Anda dapat memperbarui tugas dan ketergantungan serta menjaga tim tetap selaras dan proyek terus bergerak maju.
Apa Manfaat Action Plan?
Manfaat utama action plan adalah membantu Anda mencapai tujuan tepat waktu atau bahkan lebih cepat. Dengan dokumen perencanaan, tugas yang perlu dikerjakan menjadi lebih jelas dan terstruktur. Berikut adalah manfaat lainnya:
1. Panduan dalam bekerja
Action plan memberikan gambaran jelas mengenai tugas yang harus diselesaikan, sehingga Anda tidak kebingungan dalam menentukan prioritas dan dapat menyelesaikan pekerjaan secara detail.
2. Memberikan motivasi
Dokumen perencanaan membuat pekerjaan terukur, memudahkan Anda melihat progres dan sisa tugas, yang pada akhirnya menumbuhkan rasa puas saat berhasil mencapai target.
3. Struktur Pekerjaan Jelas
Action plan mengidentifikasi langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan setiap tugas. Hal ini menghindari kebingungan saat beralih antara tugas yang satu dengan lainnya.
4. Prioritas Tugas
Dengan action plan, Anda dapat mengatur prioritas tugas dengan lebih mudah, memastikan pekerjaan penting tidak tertunda. Jadi Anda tidak perlu khawatir ketinggalan apapun.
5. Timeline Kerja Menjadi Terarah
Setiap tugas disertai dengan batas waktu yang jelas, yang memungkinkan Anda untuk mengelola waktu dengan lebih baik, menghindari kebingungan dalam mengerjakan berbagai tugas sekaligus.
Contoh Action Plan
1. Personal
2. Marketing
3. Bisnis
4. Project Management
5. Social Media Campaign
Baca juga: 55 Project Management Tools Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas
Buat dan Pantau Action Plan Sekarang!
Action plan sangat penting untuk memastikan semua tugas dijalankan sesuai dengan rencana yang Anda buat sebelumnya. Hal ini mempermudah Anda untuk memantau bahwa tugas yang dikerjakan sesuai dengan target yang ingin dicapai.
Sebagian besar bisnis menggunakan tools CRM untuk memantau tugas mereka secara real time. Aplikasi CRM ini didukung fitur canggih yang mengelola seluruh aktivitas bisnis dalam satu platform. Hal ini memudahkan Anda untuk memastikan kinerja karyawan telah mencapai target yang telah dibuat.
Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik yang bisa Anda gunkan. Anda juga bisa menghubungkan aplikasi CRM Qontak dengan aplikasi bisnis lainnya baik yang sudah Anda gunakan atau akan Anda gunakan kedepannya.
Jadi tunggu apa lagi? Yuk, Dapatkan FREE TRIAL Aplikasi CRM Mekari Qontak selama 14 hari sekarang!
