Action Plan: Definisi, Manfaat, Contoh dan Cara Membuatnya

Salah rahasia kesuksesan bisnis adalah memiliki action plan yang bagus. Pasalnya dengan dokumen perencanaan tersebut, Anda bisa menjalankan tugas lebih terarah untuk mencapai tujuan.

Pada umumnya action plan berisi rincian tugas lengkap dengan tenggat waktu yang diberikan. Selain itu, Anda juga bisa mengatur prioritas tugas yang harus segera diselesaikan.

Dokumen action plan juga memudahkan Anda untuk memantau dan memastikan semua tugas mencapai tujuan. Lalu bagaimana cara membuat action plan?

Yuk, pelajari selengkapnya pada artikel di bawah ini!

Apa Itu Action Plan?

Action plan adalah dokumen yang berisi tugas-tugas yang perlu dikerjakan dalam kurun waktu tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai pedoman atau acuan untuk menjalankan tugas hingga mencapai suatu tujuan. Maka dari itu, semakin detail tugas yang tercatat akan mempermudah langkah Anda mencapai tujuan.

Action plan yang baik juga akan memberikan batas atau keterangan waktu untuk setiap langkah yang harus Anda ambil. Misalnya tanggal kapan tugas harus mulai dikerjakan dan tenggat waktu tugas harus selesai.

Action plan tidak hanya digunakan untuk aktivitas personal saja, bahkan dokumen ini juga bisa digunakan pada situasi profesional yang lebih besar. Misalnya untuk menangani project management. Dokumen ini memudahkan Anda untuk memantau jalannya produksi proyek, termasuk performance karyawan.

Mengapa Anda Membutuhkan Action Plan?

Terkadang bisnis tidak menghabiskan banyak waktu untuk mengembangkan plan action sebelum bertindak, untuk meminimalisir kegagalan.

Perencanaan membantu Anda mempersiapkan diri menghadapi rintangan di depan dan membuat Anda tetap pada jalurnya. Dan dengan plan action yang efektif, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membuat diri Anda tetap fokus.

Meski begitu, tidak selamanya action plan yang Anda buat akan berhasil 100%. Sebab kembali lagi bagaimana Anda menerapkan rencana tersebut apakah telah berjalan dengan baik.

Melansir dari The University of Kansas untuk prinsip 80-20 bahwa tingkat keberhasilan bergantung pada 80% tindakan yang dilakukan untuk mengikuti rencana dan 20% perencanaan yang telah dibuat untuk mencapai kesuksesan.

Bagaimana Cara Membuat Action Plan?

Mungkin sebagian orang beranggapan membuat action plan tampaknya cukup mudah. Namun kenyataanya tidak begitu, karena banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar semua berjalan lancar.

Berikut cara membuat action plan yang bisa Anda ikuti adalah

Step 1. Tentukan tujuan yang ingin dicapai

Jika Anda tidak jelas tentang apa yang ingin Anda lakukan dan apa yang ingin Anda capai, Anda sedang mempersiapkan diri untuk gagal. Oleh karena itu, sangat penting untuk memulai sesuatu dari apa yang ingin Anda capai.

Cobalah untuk menentukan tujuan Anda melalui kriteria SMART seperti berikut:

Specific: terdefinisi dengan baik dan jelas
Measurable: sertakan indikator terukur untuk melacak kemajuan
Attainable: realistis dan dapat dicapai dalam sumber daya, waktu, uang, pengalaman, dll. yang Anda miliki
Relevant: selaraskan dengan tujuan Anda yang lain
Timely: memiliki tanggal penyelesaian

Gunakan lembar kerja sasaran SMART ini untuk menyederhanakan proses penentuan tujuan. Bagikan dengan orang lain untuk mendapatkan masukan mereka juga.

Step 2. Buat daftar tugas-tugas yang harus dikerjakan

Buat template kasar untuk mencantumkan semua tugas yang harus dilakukan, tanggal jatuh tempo, dan orang yang bertanggung jawab. Anda perlu memastikan bahwa seluruh tim terlibat dalam proses ini dan memiliki akses ke dokumen. Dengan cara ini setiap orang akan menyadari peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.

Pastikan bahwa setiap tugas didefinisikan dengan jelas dan dapat dicapai. Jika Anda menemukan tugas yang lebih besar dan lebih kompleks, bagi menjadi tugas yang lebih kecil yang lebih mudah untuk dijalankan dan dikelola.

Step 3. Prioritaskan tugas dan tambahkan tenggat waktu

Selanjutnya atur ulang daftar dengan memprioritaskan tugas. Jangan lupa tambahkan tenggat waktu, dan pastikan itu realistis. Konsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya dan memahami kapasitasnya sebelum memutuskan tenggat waktu.

Step 4. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Sebelum Anda memulai bekerja, sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Dan jika saat ini tidak tersedia, Anda perlu membuat rencana untuk mendapatkannya.

Sumber daya yang dimaksud termasuk anggaran dengan menetapkan dukumen perencanaan Anda untuk menandai biaya setiap tugas jika ada.

Step 5. Visualisasikan action plan

Inti dari langkah ini adalah menciptakan sesuatu yang dapat dipahami semua orang secara sekilas dan dapat dibagikan kepada semua orang. Buatlah dokumen perencanaan Anda dalam bentuk bagan alur, bagan Gantt, atau tabel, pastikan bahwa itu mengkomunikasikan dengan jelas elemen yang telah diidentifikasi sejauh ini seperti tugas, pemilik tugas, tenggat waktu, sumber daya, dll.

Dokumen perencanaan tersebut harus mudah diakses oleh semua orang dan harus dapat diedit.

Step 6. Pantau, evaluasi, dan perbarui

Alokasikan waktu untuk mengevaluasi kemajuan yang telah Anda buat dengan tim Anda. Anda dapat menandai tugas yang telah selesai sebagai selesai. Dengan begitu, Anda akan mengetahui tugas yang tertunda. Selanjutnya, Anda perlu mencari tahu alasannya dan menemukan solusi yang sesuai. Dan kemudian perbarui dokumen perencanaan agar bisa mencapai target.

Apa Manfaat Action Plan?

Manfaat utama action plan adalah membantu anda mencapai tujuan tepat waktu bahkan bisa lebih cepat. Pasalnya dengan dokumen perencanaan, tugas-tugas yang perlu Anda kerjakan menjadi lebih jelas dibandingkan tidak memilikinya.

Manfaat lainnya dari action plan adalah sebagai berikut:

– Sebagai panduan dalam bekerja

Melalui dokumen perencanaan, Anda mengetahui tugas apa saja yang harus diselesaikan. Hal ini membuat Anda tidak perlu lagi kebingungan mengerjakan tugas yang mana dahulu. Anda juga lebih mudah dalam mem-breakdown lagi apa yang yang dibutuhkan sehingga pekerjaan akan terselesaikan dengan detail.

– Memberikan motivasi

Action plan juga bisa membuat Anda lebih termotivasi dalam menyelesaikan pekerjaan. Pasalnya tugas Anda menjadi lebih terukur, Anda juga bisa melihat sisa pekerjaan yang harus diselesaikan. Hal ini akan menimbulkan rasa puas tersendiri bagi Anda apabila telah berhasil menyelesaikan tugas sesuai target yang ditentukan.

– Mengetahui struktur pekerjaan dengan jelas

Action plan membantu Anda untuk mengetahui langkah-langkah detail tugas yang perlu Anda kerjakan. Mungkin Anda pernah kebingungan saat beralih ke tugas selanjutnya, hal ini tidak berlaku lagi saat Anda memiliki dokumen perencanaan.

– Mengetahui Tugas Prioritas

Meski sama-sama penting untuk diselesaikan, namun terkadang ada beberapa tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Dokumen perencanaan memudahkan Anda untuk mengatur prioritas tugas yang perlu diselesaikan dahulu. Jadi Anda tidak perlu khawatir ketinggalan apapun.

– Timeline Kerja Menjadi Terarah

Setiap tugas biasanya diberikan batasan waktu untuk menyelesaikannya. Dengan adanya dokumen perencanaan, semua informasi tersebut tercatat dengan rapi. Hal ini tidak akan membuat Anda kebingungan karena harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

Contoh Action Plan

– Personal

– Marketing

– Bisnis

– Project Management

– Social Media Campaign

Rekomendasi: 55 Project Management Tools Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas

Buat dan Pantau Action Plan Sekarang!

Action plan sangat penting untuk memastikan semua tugas dijalankan sesuai dengan rencana yang Anda buat sebelumnya. Hal ini mempermudah Anda untuk memantau bahwa tugas yang dikerjakan sesuai dengan target yang ingin dicapai.

Sebagian besar bisnis menggunakan tools CRM untuk memantau tugas mereka secara real time. Aplikasi CRM ini didukung fitur canggih yang mengelola seluruh aktivitas bisnis dalam satu platform. Hal ini memudahkan Anda untuk memastikan kinerja karyawan telah mencapai target yang telah dibuat.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik yang bisa Anda gunkan. Anda juga bisa menghubungkan aplikasi CRM Qontak dengan aplikasi bisnis lainnya baik yang sudah Anda gunakan atau akan Anda gunakan kedepannya.

Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan terkemuka di Indonesia untuk mengembangkan usahannya. Bahkan Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Jadi tunggu apa lagi? Yuk, Dapatkan FREE TRIAL Aplikasi CRM Mekari Qontak selama 14 hari sekarang!