Pipeline Management: Definisi, Manfaat, dan Tahapan

Pipeline management adalah kunci sukses dalam proses penjualan. Melalui pendekatan ini, Anda dapat memantau setiap tahapan penjualan secara real-time sekalius meningkatkan efisiensi, mempercepat closing, dan memaksimalkan keuntungan.

Lalu, bagaimana cara kerja pipeline management dan manfaatnya untuk bisnis Anda? Tidak perlu bingung karena dalam artikel ini, Mekari Qontak akan mengupas tuntas seputar pipeline management. Simak artikel ini!

Apa itu Pipeline Management?

Pipeline management adalah proses untuk mengelola serangkaian tahapan dalam siklus penjualan, mulai dari menemukan prospek hingga menutup penjualan (closing).

Proses ini tidak hanya membantu bisnis dalam melacak aktivitas penjualan, tetapi juga memberikan wawasan mendalam tentang efektivitas strategi sales yang diterapkan.

Menurut HubSpot, pipeline management memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi hambatan dalam siklus sales dan meningkatkan tingkat konversi.

Sementara itu, Gartner menekankan bahwa pipeline management memberikan prediksi pendapatan yang lebih akurat, membantu bisnis dalam perencanaan strategis.

Pipeline management mencakup:

• Melacak aktivitas di setiap tahap sales pipeline.
• Menganalisis peluang pertumbuhan atau hambatan yang muncul.
• Mengoptimalkan proses penjualan agar lebih efisien.

Melalui pipeline yang dikelola dengan baik, tim penjualan dapat meningkatkan efektivitas kerja mereka, membuat prediksi pendapatan yang lebih akurat, dan memastikan prospek potensial tidak terabaikan.

Baca juga: Sales Pipeline: Pengertian, Manfaat, Tahapannya, dan Tip Mengembangkannya

Mengapa Pipeline Management Penting untuk Bisnis Anda?

Pipeline management sangat penting untuk memastikan kelancaran proses penjualan sekaligus meningkatkan produktivitas tim. Berikut beberapa alasan mengapa pipeline management menjadi krusial dalam dunia bisnis:

1. Memantau Kondisi Penjualan Secara Real-Time

Pipeline memberikan gambaran menyeluruh tentang status prospek di setiap tahapan. Hal ini memungkinkan manajer untuk segera mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan.

2. Meningkatkan Akurasi Forecasting

Dengan pipeline yang terkelola dengan baik, perusahaan dapat memproyeksikan pendapatan secara akurat, yang bermanfaat bagi tim keuangan, operasional, dan manufaktur.

3. Meningkatkan Produktivitas Tim Sales

Pipeline software, seperti Mekari Qontak atau HubSpot CRM, membantu tim sales bekerja lebih efisien dengan memberikan prioritas pada prospek yang paling potensial.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Sales Management Terbaik di Indonesia

4. Mengoptimalkan Setiap Peluang Bisnis

Pipeline management membantu bisnis memanfaatkan setiap peluang yang ada dengan lebih cepat, sehingga meningkatkan tingkat konversi prospek menjadi pelanggan.

Karakteristik Utama Pipeline Management

Pipeline management yang efektif memiliki beberapa karakteristik penting, yaitu:

1. Penggunaan Metrik yang Tepat

Pipeline management yang efektif sangat bergantung pada penggunaan metrik yang relevan dan terukur. Metrik ini menjadi indikator penting yang menunjukkan kesehatan dan efisiensi seluruh proses penjualan.

Metrik seperti tingkat konversi (conversion rate), nilai rata-rata deal, dan waktu penyelesaian (closing time) digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pipeline.

2. Efisiensi Proses Penjualan

Pipeline management yang efektif berperan sebagai blueprint yang akan memandu setiap prospek melalui serangkaian tahapan menuju tujuan akhir: menjadi pelanggan yang loyal.

Pipeline yang terstruktur tentu akan mengurangi hambatan dan titik stagnansi, standarisasi alur kerja, memungkinkan fokus pada aktivitas bernilai tinggi, dan optimalisasi penggunaan sumber daya.

3. Evaluasi dan Perbaikan yang Berkesinambungan

Salah satu pilar utama dari pipeline management yang tangguh adalah komitmen terhadap evaluasi dan perbaikan yang berkesinambungan.

Pipeline yang terkelola dengan baik memastikan bahwa pipeline Anda berfungsi baik dan terus berevolusi dan menjadi semakin efisien dari waktu ke waktu.

Dengan demikian, hal ini secara langsung akan berkontribusi pada pertumbuhan pendapatan yang berkelanjutan.

4. Manajemen Tim Sales yang Terpadu

Salah satu manfaat paling transformatif dari pipeline management adalah kemampuannya untuk mengubah cara manajer penjualan memimpin tim.

Pipeline management menyediakan wawasan yang mendalam dan real-time yang memungkinkan manajer untuk memimpin dengan data, memberikan dukungan yang tepat, dan secara efektif mendorong seluruh tim menuju kesuksesan.

5. Prediksi Pendapatan yang Lebih Akurat

Bagi setiap bisnis, kemampuan untuk memproyeksikan pendapatan di masa depan dengan tingkat kepastian yang tinggi adalah fundamental untuk perencanaan keuangan, pengambilan keputusan strategis, dan bahkan penilaian investor.

Dengan demikian, pipeline management memberikan bisnis kemampuan untuk melihat ke depan dengan lebih jelas, membuat keputusan finansial yang lebih cerdas, dan secara proaktif mengelola masa depan pendapatan.

6. Integrasi dengan Sistem CRM

Di era digital saat ini, integrasi pipeline management dengan sistem CRM adalah fondasi mutlak dari strategi penjualan yang sukses.

CRM berfungsi sebagai pusat digital yang menghubungkan semua aspek pipeline Anda sehingga memastikan data selalu terkini, terorganisir, dan dapat diakses oleh seluruh tim.

Apa Manfaat Menggunakan Pipeline Management?

Pipeline management memiliki sejumlah manfaat apa digunakan secara optimal. Manfaat tersebut diantaranya:

• Memberikan prioritas untuk prospek potensial,
• Memperbarui strategi penjualan secara berkala,
• Mempersingkat dan menyederhanakan siklus penjualan,
• Menghasilkan laporan saluran secara akurat dan real time,
• Memprediksi keuntungan di masa yang akan datang secara akurat,
• Membantu menganalisis proses sales dan mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan,
• Memberikan notifikasi pengingat kepada manajer sales mengenai pertumbuhan maupun kemunduran penjualan,
• Melihat seberapa cepat penjualan terjadi, yaitu waktu rata-rata yang diperlukan oleh calon pelanggan hingga melakukan pembelian.

Apa saja Tahapan pada Sales Pipeline Management?

Sebelum Anda menggunakan pipeline management, Anda harus memahami tahapannya. Hal ini akan memudahkan Anda nantinya.

Berikut tahapan proses yang ada pada sales pipeline management adalah

1. Prospecting

Proses ini dimulai dengan menemukan prospek potensial yang tertarik pada produk atau layanan Anda. Prospek dapat ditemukan melalui media sosial, situs web, referral, atau kegiatan networking.

2. Kualifikasi Prospek

Pada tahap ini, tim sales memastikan apakah prospek memenuhi kriteria sebagai calon pelanggan yang potensial.

3. Menghubungi Prospek

Ketiga adalah follow up dengan menghubungi prospek potensial (contacting). Ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh tim sales untuk terhubung dengan prospek bisa melalui telepon langsung, mengirimkan email atau pesan instan hingga menggunakan media sosial.

4. Membangun hubungan

Apabila pelanggan merespon interaksi yang Anda mulai, maka tahapan selanjutnya adalah Anda harus menjaga komunikasi tersebut tetap berjalan. Tujuannya agar terbangun kepercayaan mereka dengan produk Anda.

Setelah kepercayaan terbentuk, kedepannya akan memudahkan Anda untuk menawarkan produk lainnya ke pelanggan tersebut.

5. Membagikan Proposal

Tahapan selanjutnya adalah memberikan proposal ke prospek. Selain memberikan proposal, Anda harus menjelaskan keunggulan produk yang ditawarkan dibandingkan kompetitor, termasuk keuntungan yang akan prospek tawarkan.

Baca juga: Mengenal Analisis Kompetitor, Tujuan, Manfaat dan Cara Membuatnya

6. Closing

Tahap terakhir dari sales pipeline adalah closing atau prospek telah membuat keputusan. Apabila mereka tertarik untuk membeli produk Anda, artinya Anda berhasil melakukan penjualan.

Sementara seandainya mereka menolak untuk membeli, maka Anda harus mulai mencari prospek baru dan mengulang tahapan sales pipeline dari pertama.

Baca juga: Sales Pipeline: Pengertian, Manfaat, Tahapannya, dan Tip Mengembangkannya

Bagaimana Cara Menjalankan Pipeline Management?

Pipeline merupakan cara untuk mengelola proses sales dan memenangkan lebih banyak kesepakatan dengan klien. Singkatnya, pipeline sangat penting untuk keberlangsungan sebuah bisnis.

Menggunakan metrik penjualan yang tepat akan membantu memantau bagaimana kinerja pipeline.

Idealnya, pemilik bisnis atau tim sales harus memiliki gambaran keseluruhan proses sales dan tiap tahapannya. Beberapa cara menjalankan sales pipeline management yang tepat yaitu:

1. Gunakan Metrik Penjualan yang Tepat

Menggunakan metrik penjualan yang tepat akan membantu memantau bagaimana kinerja pipeline. Idealnya, pemilik bisnis atau tim sales harus memiliki gambaran keseluruhan proses sales dan tiap tahapannya.  Beberapa metrik yang dapat digunakan yaitu:

• Jumlah deals. Dengan mengetahui berapa jumlah calon klien yang berkualitas, bisnis dapat menentukan keberlangsungan proses sales.
• Nilai deals. Mengetahui total nilai keseluruhan deals dalam pipeline memberikan insight berapa keuntungan potensial dan ketercapaian terhadap kuota penjualan.
• Besaran deals. Membagi total nilai deals dengan jumlah deals dalam pipeline sama dengan rata-rata besarnya kontrak penjualan yang terjadi. Dari matrik tersebut, bisnis dapat mengetahui perkiraan berapa banyak deals yang diperlukan untuk memenuhi target keuntungan penjualan.
• Tingkat close deal. Mengetahui berapa persentase rata-rata close deal oleh tim sales dapat membantu mengidentifikasi pendapatan bulanan maupun tahunan.
• Memantau metrik di atas juga sekaligus dapat digunakan untuk mengukur kinerja KPI salesman dalam mencapai target penjualan.

2. Memantau dan Memperbaiki Pipeline yang Tidak Sehat

Salah satu tanda dari pipeline yang tidak sehat adalah banyaknya deals yang tidak terselesaikan.

Tanpa pipeline yang terorganisir dan efisien, prospek potensial akan stagnan dan tidak kunjung terjadi kesepakatan. Hal ini dapat terjadi jika tim sales tidak mampu melakukan prioritas dengan jelas.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki pipeline yaitu:

• Menentukan prospek mana yang sudah melebihi rata-rata waktu dalam tahapan tertentu
• Analisa dengan baik prospek mana yang harus disingkirkan
• Lakukan follow up terakhir sebelum menghapus mereka dari pipeline untuk mengevaluasi kembali ketertarikan mereka

3. Memperbarui Tahapan Sales Jika Diperlukan

Meninjau proses sales secara berkala dapat membuat pipeline lebih efisien dan berhasil. Dengan menemukan tahapan mana yang terbaik, hal tersebut akan membuat pipeline berjalan lebih efektif dan meningkatkan konversi.

4. Membantu Tim Mengelola Pipeline

Seorang manajer sales sebaiknya bekerja dengan tim dalam menjaga dan mengelola pipeline sales. Memberikan anggota tim pelatihan yang tepat atau membantu mereka ketika diperlukan akan mendorong mereka untuk dapat mengelola siklus mereka secara mandiri.

Hal tersebut akan mendorong mereka untuk menjaga pipeline efektif sehingga mereka dapat mengontrol kuota penjualan dan membantu mereka tetap termotivasi.

Baca juga: 13 KPI Sales yang Perlu Diukur Bisnis

Dapatkan Pipeline Management Software Terbaik Sekarang!

Apapun pilihannya, penggunaan software CRM sangat membantu bisnis dalam melakukan pipeline management. Dengan demikian, proses sales dapat berjalan lebih efektif dan efisien sehingga keuntungan penjualan pun meningkat.

Salah satu pilihan aplikasi sales  yang dapat mengelola pipeline secara efektif adalah Mekari Qontak. Mekari Qontak menyediakan sales CRM yang mengelola lebih dari satu pipeline dalam satu sistem. Hal ini sangat penting karena banyak sistem CRM hanya bisa mengelola satu pipeline saja.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani layanan dan hubungan pelanggan mereka. Tidak hanya itu, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Jadi, tunggu apalagi? Hubungi kami untuk berkonsultasi lebih lanjut atau dapatkan coba gratis software CRM Mekari Qontak sekarang!