Mengenal Jenis-Jenis Aplikasi Perkantoran dan Fungsinya bagi Bisnis

Aplikasi perkantoran bisa menjadi solusi bagi bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas karyawan mereka. Aplikasi ini mempermudah menyelesaikan tugas administrasi yang banyak menyita waktu karyawan.

Misalnya saja memasukkan dan mengolah data tidak perlu dilakukan secara manual, cukup dengan aplikasi perkantoran. Selain efisien, hal ini juga minim kesalahan yang disebabkan oleh manusia.

Dengan kemampuan tersebut, maka tidak heran jika lebih dari 1,2 miliar orang atau hampir 20% populasi dunia menggunakan Microsoft Office yang merupakan aplikasi perkantoran paling populer.

Pelajari lebih lanjut keuntungan serta jenis-jenis aplikasi perkantoran yang paling banyak digunakan oleh bisnis pada artikel berikut.

Pengertian Aplikasi Perkantoran

Aplikasi perkantoran adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas kantor, mulai dari administrasi, manajemen, hingga operasional. Dengan aplikasi ini, karyawan dapat membuat, mengedit, dan menyimpan berbagai informasi serta dokumen secara terpadu.

Aplikasi perkantoran juga memiliki beragam fitur yang menunjang kolaborasi antar karyawan secara efisien. Termasuk di antaranya memungkinkan kolaborasi dalam mengelola proyek, menganalisis data, dan tugas administratif lainya.

Kemampuan tersebut membuat aplikasi perkantoran membantu meningkatkan produktivitas karyawan secara keseluruhan yang berdampak positif terciptanya lingkungan kolaboratif di kantor.

Manfaat dan Fungsi Aplikasi Perkantoran

Secara keseluruhan, penggunaan aplikasi perkantoran membantu meningkatkan produktivitas karyawan seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Namun tidak hanya itu saja, jika digunakan dengan baik, aplikasi perkantoran memiliki banyak fungsi seperti berikut:

• Mengorganisir file: mengatur dan menyimpan file dengan cara yang sistematis. Ini mencakup penciptaan folder, penamaan file yang konsisten, dan pengelompokan dokumen berdasarkan kategori, sehingga memudahkan pencarian dan akses di masa mendatang.
• Menghitung dan menganalisis data: melakukan perhitungan matematis yang kompleks dan analisis data. Ini termasuk penggunaan rumus, fungsi statistik, dan pengolahan data untuk mendapatkan wawasan yang berguna.
• Menyimpan, mengakses atau menghapus data tertentu: menyimpan data dalam berbagai format, serta mengaksesnya dengan mudah. Pengguna juga dapat memanipulasi data, seperti mengedit atau mengubah informasi dan menghapus data yang tidak lagi diperlukan untuk menjaga kebersihan dan relevansi informasi.
• Mendesain grafik dan animasi: membuat berbagai grafik, diagram, dan animasi untuk menyampaikan informasi secara visual. Ini sangat berguna dalam presentasi dan laporan untuk membuat data lebih menarik dan mudah dipahami.
• Membuat presentasi: membuat presentasi yang menarik dengan penambahan teks, gambar, video, dan animasi, sehingga pesan yang disampaikan lebih efektif saat pertemuan atau seminar.
• Mengedit foto dan video: menyediakan fitur pengeditan gambar dan video. Ini memungkinkan karyawan untuk memperbaiki kualitas visual, menambahkan efek, atau memotong bagian yang tidak diinginkan, sehingga hasil akhir lebih profesional.

Dengan berbagai fungsi ini, software perkantoran memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas di berbagai lingkungan kerja.

Jenis-jenis Aplikasi Perkantoran

Ada berbagai aplikasi perkantoran yang bisa Anda temui di pasaran. Namun software perkantoran jenis-jenis ini yang paling umum bisnis gunakan. Berikut daftarnya:

Aplikasi Kantor untuk Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata dirancang untuk membantu pengguna dalam membuat, mengedit, dan memformat berbagai jenis dokumen teks. Dengan aplikasi ini, Anda dapat membuat surat, laporan, proposal, dan dokumen lainnya dengan mudah.

Berikut contoh aplikasi perkantoran yang digunakan untuk mengolah kata:

1. Microsoft Word

Microsoft Word adalah aplikasi pengolah teks yang digunakan untuk membuat dokumen. Pengguna bisa mengatur tampilan dokumen, seperti tata letak dan gaya konten, serta menambahkan isi dalam berbagai format.

Microsoft Word biasanya digunakan untuk membuat dokumen akademis, seperti esai, skripsi, atau tesis, karena fitur formatnya yang lebih kompleks.

2. Google Docs

Google Docs adalah aplikasi untuk membuat dan mengedit dokumen teks yang memudahkan kolaborasi langsung. Dengan Google Docs, tim Anda dapat bekerja bersama pada satu dokumen tanpa khawatir tentang versi yang berbeda, karena setiap perubahan otomatis tersimpan di cloud.

Semua anggota tim akan selalu bekerja pada dokumen versi terbaru tanpa perlu melakukan sinkronisasi manual. Dokumen ini dapat diakses dari berbagai perangkat, menjadikannya ideal untuk pekerja yang sering bergerak.

Google Docs juga memiliki berbagai fitur canggih, seperti pengecekan ejaan dan tata bahasa, komentar, serta kemampuan menyimpan dokumen dalam format PDF.

Aplikasi Kantor untuk Pengolah Data

Seperti namanya, aplikasi ini membantu Anda untuk mengelola data. Sebagian besar aplikasi ini memiliki ‘rumus’ tertentu yang digunakan untuk menghasilkan suatu perhitungan dari data yang dimasukkan.

Aplikasi pengolah data tentu lebih efektif dibandingkan Anda menghitungnya manual menggunakan kalkulator. Hasil yang didapatkan juga akurat dan real time.

Berikut beberapa contoh aplikasi perkantoran yang digunakan untuk pengolah data:

3. Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dan mengedit spreadsheet. Spreadsheet biasanya digunakan untuk mengelola kumpulan data yang berisi teks dan angka, serta untuk menghasilkan grafik dan diagram.

Dengan Excel, pengguna dapat melakukan berbagai fungsi, seperti menghitung angka, membuat grafik, dan menerapkan rumus untuk analisis data.

Oleh sebab itu, Excel sering digunakan di berbagai bidang, termasuk bisnis, keuangan, pendidikan, dan penelitian, karena kemampuannya untuk mengelola dan memvisualisasikan data dengan efektif.

4. Google Sheets

Google Spreadsheet adalah aplikasi pengolah data yang sangat digemari, terutama bagi mereka yang lebih menyukai solusi berbasis cloud daripada perangkat lunak desktop. Dengan Google Spreadsheet, Anda dapat dengan mudah membuat, mengedit, dan berbagi spreadsheet.

Cara penggunaannya mirip dengan Microsoft Excel, jadi Anda tidak akan kesulitan untuk beradaptasi. Namun, Google Spreadsheet menawarkan fitur yang lebih lengkap, terutama dalam hal kolaborasi dan integrasi dengan layanan cloud.

Dalam hal ini, Anda bisa mengundang rekan kerja untuk berkolaborasi secara langsung pada spreadsheet yang sama. Fitur ini sangat berguna untuk proyek tim yang melibatkan berbagai jenis data dan analisis.

Baca juga: Rekomendasi Data Management Platform (DMP) Terbaik untuk Bisnis

Aplikasi Kantor untuk Presentasi

Aplikasi presentasi digunakan untuk membuat presentasi visual yang menarik. Software ini sangat berguna dalam berbagai konteks, seperti pertemuan, seminar, dan acara presentasi lainnya.

Aplikasi presentasi memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk menambahkan teks, gambar, grafik, dan animasi, sehingga informasi disampaikan dengan cara yang lebih efektif.

Berikut beberapa aplikasi perkantoran yang seringkali digunakan untuk membuat presentasi:

5. Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint adalah software yang sering digunakan untuk membuat presentasi dengan menggunakan slide. Meskipun biasanya dipakai untuk membuat presentasi sederhana, PowerPoint memiliki berbagai fitur yang memungkinkan Anda memasukkan berbagai jenis media ke dalam presentasi Anda.

Selain itu, PowerPoint juga sangat berguna untuk membuat poster. Termasuk didalamnya, Anda dapat mengedit gambar dan bahkan membuat video menggunakan aplikasi ini.

6. Google Slides

Google Slides adalah aplikasi presentasi berbasis cloud yang digunakan untuk membuat dan mengedit presentasi. Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Slides memungkinkan pengguna untuk membuat slide yang menarik dan berbagi presentasi dengan mudah.

Dengan Google Slides, Anda dapat bekerja secara kolaboratif dengan orang lain secara real-time, kemudian memberikan komentar, dan melakukan pengeditan bersama.

Google Slides menawarkan berbagai template, fitur multimedia, dan alat desain yang memudahkan pengguna untuk menyampaikan informasi dengan cara yang efektif. Karena berbasis cloud, Anda bisa mengakses presentasi dari perangkat mana saja, kapan saja, selama terhubung ke internet.

Baca juga: Cara Melakukan Presentasi yang Baik dan Contoh Kalimat yang Menarik

Aplikasi Kantor untuk Kolaborasi Tim

Jenis aplikasi perkantoran selanjutnya memungkinkan Anda untuk berkolaborasi antar tim. Aplikasi ini dirancang untuk membantu Anda merencanakan, mengatur, dan memantau proyek serta tugas-tugas yang berkaitan.

Dengan demikian, Anda dapat mengelola waktu, sumber daya, dan kemajuan proyek dengan lebih efisien, sehingga memastikan semua langkah terlaksana dengan baik.

Beberapa contoh aplikasi kolaborasi yang populer adalah sebagai berikut:

7. Slack

Slack memudahkan tim berkomunikasi secara efisien melalui berbagai channel dan berbagi file dengan mudah. Anda dapat menghubungkan Slack dengan banyak alat lain, seperti Google Drive, Trello, atau Asana, sehingga kolaborasi menjadi lebih lancar.

Setiap tim dapat memiliki ruang virtual tersendiri, membuat manajemen tugas lebih teratur dengan Slack. Selain itu, Slack juga menawarkan fitur chat pribadi, panggilan suara, dan video, sehingga tim Anda tidak perlu berpindah-pindah aplikasi untuk berkomunikasi.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah aplikasi kolaborasi yang dirancang untuk memudahkan komunikasi dan kerja sama dalam tim. Dengan Teams, pengguna dapat mengadakan pertemuan video, mengobrol secara instan, dan berbagi file dalam satu tempat.

Aplikasi ini terintegrasi dengan berbagai alat Microsoft lainnya, seperti Word, Excel, dan OneNote, memungkinkan tim untuk bekerja bersama secara efisien. Hal tersebut membuat anggota tim bisa bekerja pada dokumen yang sama sekaligus.

9. Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat board untuk mengelola tugas. Dengan Trello, Anda dapat membuat daftar tugas yang bisa dipindahkan dari satu kolom ke kolom lain, memberikan cara visual yang intuitif untuk melacak kemajuan proyek.

Setiap tugas memiliki perjalanan yang terstruktur, dari penugasan hingga penyelesaian. Anda cukup memindahkan tugas dari kolom kiri ke kolom kanan hingga mencapai kolom “selesai.”

Trello sangat ideal untuk tim yang bekerja secara kolaboratif, memungkinkan Anda untuk mengatur tugas, menetapkan tanggung jawab kepada anggota tim, dan mengatur tenggat waktu.

10. Asana

Asana adalah aplikasi perkantoran yang membantu Anda mengatur dan memantau proyek secara jarak jauh. Dengan Asana, Anda bisa membuat daftar tugas, menetapkan tanggung jawab kepada anggota tim, dan menentukan tenggat waktu untuk setiap tugas.

Keunggulan Asana terletak pada kemampuannya menghubungkan tugas-tugas dengan tujuan dan proyek yang lebih besar, sehingga Anda dapat melihat kontribusi setiap anggota tim terhadap pencapaian tujuan tersebut.

Baca juga: Rekomendasi Task Management Software Terbaik untuk Manajemen Tugas

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Perkantoran Berbasis Cloud

Aplikasi perkantoran berbasis cloud sangat diminati saat ini. Hal ini dikarenakan aplikasi ini menawarkan lebih banyak kemudahan dan fleksibilitas yang lebih tinggi. Selain itu, masih banyak manfaat lainnya seperti berikut:

• Integrasi dan Kolaborasi yang Lancar

Pertama, penggunaan aplikasi berbasis cloud mendorong kolaborasi dengan menyediakan alat yang bekerja bersama dengan mulus. Sebab, tim dapat bekerja pada dokumen sama secara bersamaan, kemudian berkomunikasi melalui chat atau video, dan berbagi file dalam satu platform.

• Meningkatkan Produktivitas

Kemudahan kolaborasi yang aplikasi berbasis cloud tawarkan dapat meningkatan produktivitas karyawan. Sebab karyawan bisa bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan. Hal ini lebih efisien daripada harus menunggu antrian untuk mengerjakan proyek yang sama.

• Memiliki Keamanan Canggih

Sebagian aplikasi perkantoran berbasis cloud dilengkapi dengan autentikasi multi-faktor dan perlindungan terhadap ancaman canggih. Sistem keamanan tersebut memenuhi standar kepatuhan global untuk memastikan data Anda aman dan privasi terjaga.

• Skalabilitas dan Fleksibilitas

Aplikasi berbasis cloud memiliki fleksibilitas tinggi karena bisa diakses dari mana saja. Ini sangat membantu bisnis dengan model kerja hibrida, di mana Anda bisa melanjutkan pekerjaan di berbagai perangkat tanpa hambatan.

• Inovasi Berkelanjutan

Aplikasi perkantoran berbasis cloud terus beradaptasi dengan kebutuhan pengguna seiring perkembangan. Sebagai contoh, Anda mungkin menemukan fitur AI pada aplikasi perkantoran. Hal ini menjadikannya solusi produktivitas yang relevan dan canggih di era digital saat ini.

Kesimpulan

Pada dasarnya aplikasi perkantoran banyak digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Aplikasi ini menyederhanakan tugas administrasi, memudahkan kolaborasi dan dapat diakses dari mana saja.

Ada beberapa jenis aplikasi perkantoran yang paling banyak digunakan meliputi pengolah kata, pengolah data, presentasi hingga tools kolaborasi atau manajemen proyek. Di antara banyaknya pilihan tersebut, aplikasi berbasis cloud menjadi favorit karena memiliki lebih banyak kelebibihan.

Hubungi kami untuk konsultasi gratis kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak sekarang.