Auto Answer WhatsApp: Cara Membalas Pesan WA Otomatis

Auto answer WhatsApp memudahkan para bisnis dalam melakukan aktivitas marketing dan sales. Melalui auto answer WhatsApp, pelanggan dapat menerima respon atau balasan secara otomatis.

Dengan meningkatnya waktu respon pesan pada bisnis, kepuasan pelanggan meningkat sehingga dapat meningkatkan pula penjualan pada bisnis Anda. Pelajari cara mengaktifkan fitur auto answer WhatsApp di bawah ini!

Apa Itu Auto Answer WhatsApp?

Auto answer WhatsApp adalah salah satu fitur di WhatsApp Business yang memungkinkan bisnis mengirimkan balasan pesan secara otomatis.

Fitur ini menjadi solusi efisien untuk menjawab kebutuhan pelanggan yang terus meningkat, terutama untuk pertanyaan yang sering diajukan.

Dengan auto answer WhatsApp, Anda dapat mengatur isi pesan balasan agar sesuai dengan konteks pertanyaan yang diterima.

Pesan yang sudah ditentukan sebelumnya ini akan membantu pengguna merespons pesan secara efisien, khususnya saat pelanggan menghubungi bisnis di luar jam kerja atau saat tidak ada staf yang tersedia.

Jika kata kunci yang dicari pelanggan tidak sesuai dengan pesan yang telah disiapkan, auto answer ini akan meneruskan pesan ke agen customer service untuk ditindaklanjuti. Hal ini sangat penting untuk bisnis dalam menjaga interaksi yang baik dengan pelanggan.

Baca juga: Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa dan Bisnis

Apa Saja Keuntungan Menggunakan Auto Answer WhatsApp?

Keuntungan utama dari autoresponder WhatsApp adalah meningkatkan respon terhadap pertanyaan pelanggan yang bertujuan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan. Beberapa keuntungan lainnya dari auto answer WhatsApp adalah sebagai berikut:

• Dapat membalas pesan secara otomatis kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu balasan atau jawaban dalam waktu yang lama.
• Mengirimkan tanggapan atau informasi sesuai dengan apa yang ditanyakan oleh pelanggan.
• Menyimpan data pelanggan (seperti nama, nomor telepon, dan sebagainya) serta percakapan yang terjadi antara pelanggan dan WhatsApp auto answer bot secara otomatis.
• WhatsApp automated messages menghasilkan tiket yang dibuat secara otomatis untuk pertanyaan atau permintaan yang lebih kompleks, untuk kemudian diteruskan kepada tim customer service agar dapat ditanggapi dengan cepat.
• WhatsApp automatic reply membantu proses penjualan dengan adanya auto respon kepada pelanggan.
• Tugas untuk tim marketing dan tim sales dapat diatur dengan lebih baik dan sistematis melalui integrasi dengan aplikasi CRM.
• Tim marketing dan tim sales dapat lebih fokus terhadap tugas lainnya yang tidak dapat ditangani oleh autoresponder WhatsApp.
• Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.

Baca juga: Rekomendasi Tools Auto Reply WhatsApp

Bagaimana Cara Membalas Pesan Menggunakan Auto Answer WhatsApp?

Sebenarnya, WhatsApp telah melengkapi semua kategori WhatsApp dengan fitur autoresponder WhatsApp. Fitur tersebut dapat ditemukan pada bagian pengaturan WhatsApp personal (WhatsApp biasa) namun dengan kemampuan terbatas.

Beda halnya dengan WhatsApp auto answer bot pada WhatsApp Business API yang jauh lebih canggih sehingga sangat cocok untuk digunakan pada sebuah bisnis. Anda dapat mempelajari tentang WhatsApp API di artikel-artikel kami sebelumnya. Sekarang kami akan memaparkan cara membalas pesan menggunakan auto answer WhatsApp.

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Anda harus melengkapi informasi terkait dengan bisnis Anda, seperti:

• Nama bisnis
• URL situs web
• Email bisnis
• Dokumen legal bisnis, seperti: SIUP/NIB/NPWP

Selain itu, bisnis Anda juga harus memenuhi kriteria yang telah ditentukan oleh pihak WhatsApp.

Step 2. Bermitra dengan Official Facebook Partner, Mekari Qontak

Official Facebook Partner, dalam hal ini Mekari Qontak, akan mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Anda hanya bisa memperoleh aplikasi ini melalui Official Facebook Partner (tidak dapat diunduh secara bebas seperti WhatsApp Business biasa).

Step 3. Aktifkan satu nomor telepon

Setelah verifikasi bisnis Anda disetujui, nomor bisnis Anda akan diaktifkan untuk WhatsApp Business API. Anda tidak dapat mengganti nomornya dengan bebas. Oleh karena itu, pilihlah satu nomor yang Anda sukai untuk menjadi nomor bisnis.

Step 4. Lengkapi profil bisnis Anda

Isilah profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini dapat membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta aturan bisnis yang Anda buat, seperti: hari dan jam operasional, ketentuan pemesanan, ketentuan retur, dan lain sebagainya.

Step 5. Masuk ke panel chat Mekari Qontak

Anda akan memperoleh kredensial untuk melakukan login ke chat panel Mekari Qontak. Tampilan menu chat panel milik admin dan manajer akan berbeda. Admin hanya akan dapat membalas pesan yang masuk, sedangkan manajer juga dapat memantau pesan yang masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 6. Pilih opsi ‘template’ pada Settings

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Mekari Qontak, Anda dapat membangun sistem WhatsApp automated messages, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.

Step 7. Atur isi pesan auto answer WhatsApp

Auto reply WhatsApp dapat diatur pada menu ‘Setting’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat’. Anda dapat mengatur jawaban atau respon apa saja yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan atau permintaan yang dikirimkan pelanggan ke akun WhatsApp Business API Anda.

Step 8. Lakukan uji coba pesan

Sebelum mengirimkan pesan kepada prospek atau pelanggan Anda, akan lebih jika Anda menguji WhatsApp otomatis ini apakah semuanya dapat berjalan dengan baik

Bagaimana Cara Kerja Auto Answer WhatsApp?

Anda mungkin sedang bertanya-tanya mengenai cara kerja fitur auto answer WhatsApp sehingga dapat membantu bisnis Anda dalam meningkatkan waktu respon terhadap pelanggan. Cara menggunakan auto reply WhatsApp tidaklah sulit.

WhatsApp automated messages bekerja dengan memindai trigger yang telah Anda buat sebelum memberikan jawaban. Semuanya kami rangkum di bawah ini:

1. Memindai Kata Kunci

Cara kerja WhatsApp Business auto reply yang pertama adalah dengan memindai kata kunci pada pesan yang diterima. Jika terdapat kata kunci yang sesuai maka sistem akan secara otomatis mengirimkan jawaban yang telah disiapkan sebelumnya.

Dalam hal ini, penting bagi pengguna untuk mengetahui atau melakukan riset terhadap kata kunci apa yang akan sering ditanyakan oleh para prospek dan pelanggan. Kekurangan cara kerja ini adalah sistem tidak dapat merespon jika kata kunci yang dicari tidak ditemukan.

2. Memberi opsi pada FAQ

Autoresponder WhatsApp akan mengirimkan pesan berisi opsi pertanyaan di awal percakapan, prospek atau pelanggan dapat memilih pertanyaan yang sesuai dengan yang ingin mereka tanyakan. WhatsApp automatic reply akan memberikan jawaban dari pertanyaan yang dipilih pelanggan.

Biasanya prospek atau pelanggan akan diberikan pilihan pula untuk menghubungi call center apabila opsi yang disediakan tidak sesuai dengan yang ingin mereka tanyakan.

3. Kontekstual

Cara kontekstual lebih canggih karena sistem pada WhatsApp auto answer bot dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Oleh karenanya, dibutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan.

Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan WhatsApp otomatis semakin berkembang pula.

Baca juga: Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa dan Bisnis

Kenapa Bisnis Anda Harus Menggunakan Fitur Auto Answer WhatsApp?

Ada beberapa alasan mengapa Anda harus mengaktifkan fitur auto answer WhatsApp untuk bisnis:

1. Meningkatkan kesan profesionalitas

Auto answer WhatsApp menciptakan kesan profesional karena mampu memberikan balasan yang informatif dan tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan citra bisnis (brand image) dan membangun kepercayaan pelanggan secara keseluruhan.

2. Respons cepat

Auto answer WhatsApp memberikan respons instan, yang meningkatkan kepuasan dan memperkuat ikatan dengan pelanggan. Tanggapan cepat juga menunjukkan ketersediaan dan profesionalisme, yang sangat dihargai oleh pelanggan.

3. Komunikasi Lebih Efisien dan Hemat Waktu

Fitur ini menghemat waktu dan tenaga Anda dengan memberikan jawaban otomatis yang cepat dan akurat untuk pertanyaan umum. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi secara signifikan.

Baca juga: Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

Dapatkan Auto Answer WhatsApp untuk Bisnis Anda Sekarang!

Anda mungkin akan menemukan aplikasi dengan fungsi yang mirip seperti Auto reply WhatsApp di Google Play Store atau toko aplikasi lainnya, namun auto answer WhatsApp yang resmi dan aman hanya dapat diperoleh melalui Official Facebook Partner resmi WhatsApp yaitu Mekari Qontak.

Aplikasi serupa yang tidak resmi lainnya tersebut memiliki banyak keterbatasan serta dapat sewaktu-waktu di blokir oleh pihak WhatsApp, sehingga tidak cocok dan tidak aman untuk bisnis Anda yang memiliki banyak pelanggan.

Berbeda dengan WhatsApp Business auto reply yang berbasis API karena dapat bekerja dengan lebih baik terutama jika digunakan untuk keperluan bisnis.