- WhatsApp Business Web adalah versi antarmuka berbasis peramban (browser) yang memungkinkan bisnis menjalankan akun WhatsApp bisnis melalui komputer desktop atau laptop.
- Batasan WA Business Web meliputi perangkat tertaut yang terbatas, beberapa fitur yang tidak tersedia, dan ketergantungan pada satu ponsel mulai terasa saat tim bertambah.
- WhatsApp Business API Mekari Qontak membantu bisnis mengatasi keterbatasan tersebut dengan menyediakan satu inbox untuk banyak agen, distribusi chat otomatis hingga integrasi omnichannel CRM.
Data ini menunjukkan bagaimana cara tim menyimpan dan membalas chat pelanggan di WhatsApp Business Web ikut menjadi perhatian pelanggan.
Namun, WhatsApp Business Web tidak dirancang untuk tim yang terus bertambah. Batas perangkat, fitur yang tidak tersedia, dan ketergantungan pada satu ponsel baru terasa setelah volume chat naik.
Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan membahas seputar WhatsApp Business Web, cara kerja, cara setup hingga cara penggunaannya untuk bisnis.
Apa Itu WhatsApp Business Web?
WhatsApp Business Web adalah versi browser dari aplikasi WhatsApp Business yang memungkinkan pengguna mengakses dan membalas chat pelanggan melalui laptop atau komputer.
Untuk menggunakannya, Anda cukup menautkan akun di ponsel dengan memindai kode QR.
Berbeda dari WhatsApp Web biasa yang menggunakan akun personal, WhatsApp Business Web bisa terhubung dengan akun bisnis.
Dengan demikian, Anda tetap dapat menggunakan fitur pendukung bisnis seperti profil bisnis, katalog produk, dan label chat.
Namun, layanan ini tidak sama dengan WhatsApp Business Platform. WhatsApp Business Web masih bergantung pada ponsel yang menjadi perangkat utama akun.
Cara Kerja WhatsApp Business Web
WhatsApp Business Web bekerja dengan menjadikan browser sebagai perangkat tertaut, sedangkan ponsel tetap menjadi perangkat utama akun.
Setelah Anda memindai kode QR, riwayat chat tersinkron ke browser dan dapat dibalas dari sana.
Meski begitu, ada beberapa ketentuan perangkat tertaut yang perlu diperhatikan:
- Jumlah perangkat: Satu akun umumnya dapat memiliki hingga 4 perangkat tertaut. Akun tertentu dapat menautkan hingga 10 perangkat melalui fitur multi-agent.
- Koneksi ponsel: Ponsel utama perlu terhubung secara berkala. Jika tidak digunakan/tersambung dalam jangka waktu tertentu, perangkat tertaut bisa kehilangan akses. WhatsApp menetapkan batas sekitar 14 hari.
- Sesi tidak aktif: Perangkat yang sudah lama tidak digunakan dapat terputus secara otomatis.
Karena masih bergantung pada ponsel utama, masalah seperti ponsel mati, hilang, atau tidak bisa diakses berpotensi mengganggu aktivitas seluruh tim yang menggunakan akun tersebut.
Cara Setup WhatsApp Business Web di Windows dan Mac
Anda bisa mengakses WhatsApp Business melalui browser di web.whatsapp.com atau menggunakan aplikasi desktop. Kedua cara tersebut memiliki proses penautan yang hampir sama, baik di Windows maupun Mac.
Sebelum memasangnya, pastikan perangkat Anda memenuhi persyaratan sistem operasi yang berlaku. Berdasarkan halaman unduhan WhatsApp, berikut persyaratan aplikasi desktop untuk masing-masing sistem operasi.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Sistem operasi | Jalur akses | Syarat aplikasi desktop |
|---|---|---|
| Windows | Browser atau aplikasi dari Microsoft Store | Windows 10 versi 1903 64-bit atau lebih baru |
| Mac | Browser atau aplikasi dari situs WhatsApp atau App Store | macOS 11 atau lebih baru |
Setelah memastikan perangkat memenuhi persyaratan, ikuti langkah berikut:
- Buka web.whatsapp.com di browser, atau buka aplikasi desktop, sampai kode QR tampil.
- Di ponsel, buka aplikasi WhatsApp Business, lalu masuk ke menu Perangkat Tertaut.
- Pilih Tautkan Perangkat, lalu pindai kode QR di layar laptop.
Setelah proses penautan berhasil, akun WhatsApp bisnis web Anda bisa diakses melalui browser atau aplikasi desktop.
Cara Menggunakan WhatsApp Business Web
Setelah akun berhasil ditautkan, Anda bisa mengakses percakapan pelanggan dan menggunakan fitur WhatsApp Business yang tersedia di perangkat tersebut.
WhatsApp Business Web biasanya digunakan untuk mendukung aktivitas customer service, marketing, hingga sales. Berikut beberapa contohnya.
- Customer service: Agen dapat membalas pertanyaan pelanggan menggunakan balasan cepat dan mengelompokkan chat dengan label status. Namun, beberapa agen masih harus bergantian mengakses satu akun.
- Divisi Marketing: Tim dapat mengatur pesan sapaan, memperbarui profil bisnis, dan menampilkan produk melalui katalog. Perlu diketahui, fitur broadcast list tidak tersedia di perangkat tertaut.
- Divisi Sales: Tim sales dapat memberi label pada prospek dan menindaklanjuti percakapan secara manual. Namun, WhatsApp Business Web belum menyediakan fitur pengelolaan pipeline penjualan otomatis.
Dengan fitur tersebut, WhatsApp Business Web bisa membantu Anda jika masih mengelola komunikasi pelanggan dalam skala kecil.
Namun, sebagian proses tetap perlu dilakukan secara manual, terutama ketika tim harus menangani banyak percakapan sekaligus
Batasan WhatsApp Business Web
WhatsApp Business Web memang memudahkan tim mengakses chat dari komputer.
Namun, ada beberapa keterbatasan yang dapat mempengaruhi produktivitas ketika aktivitas komunikasi bisnis makin padat. Berikut sejumlah batas yang perlu Anda pertimbangkan.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Batasan | Dampak bagi tim |
|---|---|
| Jumlah perangkat tertaut terbatas | Agen tambahan perlu berbagi akses dengan perangkat yang sudah terhubung. |
| Beberapa fitur, seperti broadcast list, live location, dan penambahan status, tidak tersedia di perangkat tertaut | Aktivitas seperti kampanye pesan massal tetap perlu dilakukan melalui ponsel. |
| Tidak tersedia pembagian chat otomatis dan laporan kinerja agen | Manajer kesulitan memantau beban kerja serta mengukur waktu respons setiap agen. |
| Tidak memiliki integrasi CRM bawaan | Informasi pelanggan masih tersebar di percakapan dan perlu dikelola secara terpisah. |
Meski memiliki sejumlah keterbatasan, WhatsApp Business Web tetap menjadi pilihan praktis untuk bisnis yang baru mulai menggunakan WhatsApp sebagai kanal komunikasi.
Selain gratis, proses penggunaannya juga relatif mudah dan tidak membutuhkan sistem tambahan.
Perbedaan WhatsApp Business Web dengan WhatsApp Business Platform
Perbedaan utama WhatsApp Business Web dan WhatsApp Business Platform terletak pada cara akses dan kemampuannya mendukung operasional bisnis. Berikut detail perbedaannya.
Perbandingan keduanya dapat dilihat pada tabel berikut.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Aspek perbedaan | WhatsApp Business Web | WhatsApp Business Platform |
|---|---|---|
| Akses | Melalui ponsel dan perangkat tertaut | Melalui platform penyedia resmi |
| Jumlah agen | Terbatas pada jumlah perangkat yang bisa ditautkan | Dapat ditambah sesuai kebutuhan bisnis |
| Otomasi | Mendukung balasan sederhana | Mendukung chatbot dan alur komunikasi otomatis |
| Integrasi | Tidak memiliki integrasi CRM bawaan | Dapat terhubung dengan CRM, sistem tiket, dan sistem internal bisnis |
Menariknya, bisnis Anda juga dapat memanfaatkan fitur coexistence untuk menggunakan nomor yang sama di aplikasi WhatsApp Business sekaligus menghubungkannya ke API.
Dengan begitu, bisnis tidak harus selalu mengganti nomor ketika mulai beralih ke WhatsApp Business Platform.
Kapan Bisnis Anda Perlu Beralih dari WhatsApp Business Web?
WhatsApp Business Web masih cocok ketika jumlah agen dan percakapan pelanggan belum terlalu banyak. Namun, seiring meningkatnya aktivitas komunikasi, bisnis Anda mungkin membutuhkan sistem yang lebih terstruktur.
Ada beberapa tanda bahwa Anda mulai perlu mempertimbangkan penggunaan WhatsApp Business Platform.
- Jumlah agen melebihi kapasitas perangkat tertaut. Tim membutuhkan lebih banyak akses untuk menangani percakapan pelanggan secara bersamaan.
- Chat pelanggan mulai menumpuk. Pesan masuk tidak terdistribusi dengan jelas sehingga beberapa pelanggan berisiko menunggu terlalu lama.
- Manajer membutuhkan laporan dan riwayat aktivitas. Bisnis perlu memantau kinerja agen, waktu respon, serta jejak akses untuk kebutuhan evaluasi dan audit.
- Tim membutuhkan integrasi dan otomasi. Misalnya, menghubungkan percakapan dengan omnichannel CRM atau menggunakan chatbot untuk menangani pertanyaan umum.
Jika tiga atau lebih kondisi tersebut mulai terjadi, penggunaan satu akun WhatsApp Business kemungkinan sudah tidak lagi memadai untuk mendukung kebutuhan operasional tim.
Bagaimana Mekari Qontak Membantu Mengelola WhatsApp Bisnis dalam Satu Tim
WhatsApp Business Web bisa menjadi solusi praktis untuk memulai komunikasi dengan pelanggan. Namun, ketika tim semakin besar, Anda membutuhkan cara yang lebih terstruktur untuk membagikan chat, mengatur akses, dan memantau kinerja setiap agen.
Untuk mengatasi kendala tersebut, WhatsApp Business API Mekari Qontak hadir untuk membantu bisnis mengelola percakapan dari berbagai saluran dalam satu inbox dan memberikan akses kepada banyak agen.
Mekari Qontak juga menyediakan beberapa fitur canggih lain, seperti Multichat WA untuk mendistribusikan chat ke agen, Chatbot untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis, serta Aplikasi CRM untuk menghubungkan percakapan dengan data pelanggan.
Dukungan AI dan automasi tersebut membantu mengurangi pekerjaan berulang sehingga agen dapat lebih fokus menangani kebutuhan pelanggan yang memerlukan interaksi langsung.
Pelajari solusi WhatsApp Business API Mekari Qontak untuk melihat bagaimana tim Anda dapat berbagi chat WhatsApp tanpa bergantung pada satu ponsel.
Dapatkan uji coba gratis Mekari Qontak atau jadwalkan konsultasi dengan tim kami.
Referensi
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang WhatsApp Business Web (FAQ)
Apakah WhatsApp Business Web bisa digunakan tanpa HP?
Apakah WhatsApp Business Web bisa digunakan tanpa HP?
Tidak sepenuhnya. WhatsApp Business Web memerlukan ponsel untuk proses penautan awal. Setelah terhubung, perangkat tertaut dapat digunakan secara mandiri dalam batas ketentuan WhatsApp.
Namun, akun tetap perlu menjaga aktivitas perangkat utama agar sesi tertaut tidak terputus.
Apakah WhatsApp Business Web bisa digunakan oleh dua orang sekaligus?
Apakah WhatsApp Business Web bisa digunakan oleh dua orang sekaligus?
Bisa, selama akun masih memiliki kapasitas perangkat tertaut. Namun, penggunaan bersama tidak otomatis membagi percakapan kepada masing-masing agen. Anda tetap perlu mengatur koordinasi agar tidak terjadi balasan ganda atau chat pelanggan terlewat.
Apakah WhatsApp Business Web bisa melakukan video call dan voice call?
Apakah WhatsApp Business Web bisa melakukan video call dan voice call?
Ketersediaan fitur panggilan bergantung pada versi dan perangkat yang digunakan. WhatsApp Web dan aplikasi desktop memiliki dukungan fitur yang dapat berbeda, sehingga tidak semua fungsi di aplikasi ponsel tersedia di browser.
Apakah chat WhatsApp Business Web bisa dipantau oleh admin?
Apakah chat WhatsApp Business Web bisa dipantau oleh admin?
WhatsApp Business Web tidak menyediakan dashboard khusus untuk memantau aktivitas setiap agen, seperti jumlah chat yang ditangani, waktu respons, atau produktivitas individu.
Untuk kebutuhan tersebut, bisnis memerlukan platform pengelolaan WhatsApp yang dilengkapi fitur monitoring dan laporan kinerja agen, seperti Mekari Qontak.
Bagaimana cara menjaga keamanan akun WhatsApp Business yang digunakan bersama tim?
Bagaimana cara menjaga keamanan akun WhatsApp Business yang digunakan bersama tim?
Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah mengaktifkan verifikasi dua langkah, membatasi akses hanya kepada perangkat dan pengguna tepercaya, memeriksa daftar perangkat tertaut secara berkala, serta mengeluarkan perangkat yang sudah tidak digunakan.
Bagaimana cara mengelola banyak nomor WhatsApp bisnis dalam satu dashboard?
Bagaimana cara mengelola banyak nomor WhatsApp bisnis dalam satu dashboard?
Bisnis dapat menggunakan WhatsApp Business Platform melalui penyedia solusi resmi yang mendukung pengelolaan beberapa nomor dalam satu dashboard.
Dengan begitu, tim dapat mengakses percakapan dari berbagai nomor, mengatur distribusi chat, dan memantau aktivitas agen tanpa harus berpindah akun secara manual.
Apakah WhatsApp Business Web bisa diintegrasikan dengan CRM?
Apakah WhatsApp Business Web bisa diintegrasikan dengan CRM?
WhatsApp Business Web tidak menyediakan integrasi CRM bawaan. Jika bisnis ingin menghubungkan percakapan WhatsApp dengan database pelanggan, riwayat interaksi, dan aktivitas penjualan, bisnis dapat menggunakan WhatsApp Business Platform yang terintegrasi dengan CRM.
