- Sales order adalah dokumen resmi untuk mengonfirmasi pesanan pelanggan, berisi detail produk, harga, jumlah, hingga metode pembayaran.
- Fungsi sales order diantaranya membantu mengurangi human error, memastikan akurasi pesanan, serta menyelaraskan data antara tim penjualan dan pelanggan.
- Format sales order bersifat fleksibel dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, namun umumnya mencakup informasi pelanggan, produk, harga, pajak, dan syarat pembayaran.
- Proses sales order dapat diotomatisasi dengan aplikasi CRM, sehingga pembuatan, pengiriman, dan pencatatan SO menjadi lebih cepat, rapi, dan efisien.
Dalam transaksi penjualan, ada banyak dokumen yang dapat digunakan untuk memaksimalkan proses pembukuan dan pesanan penjualan, salah satunya adalah Sales Order (SO).
Namun, apa itu sales order? Apa fungsinya? Apa manfaatnya? Dan seperti apa formatnya?
Untuk mengetahuinya, yuk simak pembahasan tentang pengertian sales order lengkap dengan contoh form-nya dalam ulasan Mekari Qontak blog berikut ini.
Apa itu Sales Order?
Sales order adalah dokumen penjualan yang dibuat secara tertulis oleh pihak penjualan untuk pelanggan. Tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi produk atau layanan yang dipesan atau dibeli oleh pelanggan.
Dokumen ini umumnya berisikan rincian tentang penjualan, termasuk kuantitas, kualitas, harga barang atau jasa, metode pembayaran, dan informasi lainnya yang relevan.
Manfaat dan Fungsi Sales Order
Selain bertujuan untuk mengkonfirmasi pesanan pelanggan, SOÂ juga memiliki fungsi dan manfaat lainnya yang dapat membantu proses penjualan berjalan lancar.
Berikut adalah beberapa fungsi sekaligus manfaat sales order bagi bisnis:
1. Mengurangi risiko human error
SO umumnya dibuat sebelum barang dan jasa dirakit, dikirim, atau dilaksanakan. Artinya SOÂ berperan penting untuk memeriksa keakuratan penjualan.
Baik Anda maupun pelanggan dapat melihat dokumen pesanan penjualan dan memeriksanya terhadap order pembelian dan penawaran yang telah dilakukan.
Dalam hal ini, Anda juga dapat menggunakan dukungan tools seperti aplikasi CRM dari Mekari Qontak untuk mendeteksi kesalahan sebelum produk dikirim. Selain itu, aplikasi CRM juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis. Sehingga Anda dan tim dapat bekerja secara efektif.
2. Meningkatkan pelacakan inventaris
Untuk melakukan manajemen inventaris yang efektif, Anda membutuhkan pelacakan inventaris yang kuat.
Oleh sebab itu, Anda membutuhkan SOÂ untuk mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim, mencegah pesanan yang sama, dan mengoptimalkan proses pengadaan produk atau jasa.
Di sisi lain, SOÂ juga memungkinkan Anda mengalokasikan inventaris untuk pelanggan tertentu secara efektif.
Gunakan juga perangkat pendukung yang dapat membantu merekam detail SO, pengemasan, pengiriman dalam satu antarmuka untuk mempermudah pekerjaan Anda.
3. Menjaga agar akun Anda tetap rapi
Setiap dokumen penjualan memiliki perannya sendiri dalam akuntan bisnis Anda. Di mana surat penawaran, purchase order, sales order, dan invoice dapat Anda cocokkan menggunakan nomor pesanan.
Terlebih ketika Anda menggunakan bantuan alat otomatis yang mempermudah pekerjaan tersebut. Jadi, tidak ada lagi dokumen yang tercecer dan akun Anda akan tetap rapi.
Format Sales Order
Ada banyak format dokumen pesanan penjualan yang dapat Anda gunakan untuk membuat SO. Namun, semua itu tidak terpaku pada satu format saja.
Anda dapat menyesuaikan format dokumen sesuai dengan preferensi dan kebutuhan proses penjualan bisnis Anda.
Berikut adalah format sales order yang umum digunakan:
- Nama perusahaan dan informasi kontak perusahaan
- Informasi kontak dan nama pelanggan
- Informasi penagihan pelanggan
- Data terkait informasi pengiriman produk atau layanan
- Informasi terkait produk atau layanan
- Harga sebelum pajak
- Pajak, pengiriman, dan biaya pengiriman
- Total harga setelah pajak
- Jumlah setoran yang telah dilakukan
- Biaya yang harus dibayar
- Syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh perusahaan
- Tanda tangan
- Informasi lain yang relevan sesuai kebutuhan
Contoh Form Sales Order
Untuk membantu Anda lebih memahami apa itu sales order, berikut kami berikan contoh form sales order yang bisa Anda gunakan.
Ingat, Anda bisa menyesuaikan informasi dan data yang dibutuhkan dalam dokumen SOÂ sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Otomatiskan Sales Order Anda dengan Aplikasi CRM!
Itu dia pembahasan lengkap tentang sales order. Namun, membuat SO secara tertulis dan mengirimkannya secara manual bisa menjadi hal yang merepotkan. Terlebih jika Anda memiliki bisnis yang besar.
Oleh sebab itu, Anda bisa menyederhanakan proses pemesanan, pembuatan dokumen SO, dan pengirimannya secara mudah menggunakan aplikasi CRM.
Mekari Qontak menyediakan aplikasi sales CRM terbaik yang dapat membantu Anda untuk membuat SO dan mengirimkannya kepada pelanggan secara otomatis.
Tidak hanya itu saja, aplikasi CRM Qontak juga dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dapat memaksimalkan penjualan dan layanan pelanggan bisnis Anda.
Sudah lebih dari 3000 perusahaan yang membuktikannya. Apakah Anda juga tertarik untuk mencobanya?
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Sales Order (FAQ)
Apa perbedaan sales order dengan invoice dalam proses penjualan?
Apa perbedaan sales order dengan invoice dalam proses penjualan?
Sales order dibuat sebagai konfirmasi pesanan sebelum barang atau jasa dikirim kepada pelanggan. Dokumen ini berfungsi memastikan detail pesanan telah disepakati kedua belah pihak. Sementara itu, invoice diterbitkan setelah pengiriman sebagai dasar penagihan pembayaran. Keduanya memiliki peran berbeda namun saling berkaitan dalam alur penjualan.
Kapan waktu yang tepat untuk membuat sales order?
Kapan waktu yang tepat untuk membuat sales order?
Sales order sebaiknya dibuat setelah pelanggan menyetujui penawaran atau quotation yang diberikan. Dokumen ini menjadi acuan sebelum proses produksi, pengemasan, atau pengiriman dimulai. Dengan begitu, bisnis dapat meminimalkan kesalahan dan memastikan pesanan diproses sesuai kesepakatan.
Apakah sales order wajib digunakan oleh semua jenis bisnis?
Apakah sales order wajib digunakan oleh semua jenis bisnis?
Sales order tidak bersifat wajib, namun sangat dianjurkan bagi bisnis yang memiliki banyak transaksi atau alur penjualan yang kompleks. Dokumen ini membantu menjaga kerapihan administrasi dan kontrol pesanan. Tanpa sales order, risiko kesalahan pencatatan dan miskomunikasi dapat meningkat.
Apakah purchase order dan sales order serupa?
Apakah purchase order dan sales order serupa?
Tidak, purchase order diterbitkan oleh pembeli sebagai permintaan pembelian, sedangkan sales order dibuat oleh penjual sebagai konfirmasi atas pesanan tersebut. PO berfokus pada proses pengadaan dari sisi pembeli, sementara SO berfokus pada pemenuhan pesanan dari sisi penjual. Keduanya saling berkaitan dalam satu siklus transaksi.
Apakah sales order perlu disetujui sebelum diproses lebih lanjut?
Apakah sales order perlu disetujui sebelum diproses lebih lanjut?
Ya, sales order umumnya perlu melalui proses persetujuan sebelum diproses lebih lanjut. Persetujuan ini bertujuan memastikan detail pesanan, harga, dan ketersediaan stok sudah sesuai. Dengan adanya approval, risiko kesalahan dan sengketa dengan pelanggan dapat diminimalkan.
