10 Rekomendasi Software Knowledge Base Terbaik untuk Bisnis

Seringkali agen layanan pelanggan (CS) menghabiskan waktu signifikan untuk mencari informasi, yang menurut studi McKinsey Global Institute mencapai 19% dari waktu kerja mereka.

Software knowledge base hadir sebagai solusi penting untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas agen CS dengan menyediakan akses informasi yang cepat.

Ulasan Mekari Qontak blog kali ini akan membantu Anda menemukan rekomendasi software knowledge base terbaik yang tersedia di Indonesia untuk membantu Anda memilih solusi yang tepat bagi kebutuhan bisnis.

---

Apa itu Software Knowledge Base?

Knowledge base software adalah alat yang membuat serta mengelola perpustakaan yang memuat berbagai informasi produk, layanan, operasional bisnis atau topik lainnya secara online. Kemampuan tersebut mempermudah agen CS untuk melacak semua pengetahuan yang perusahaan miliki.

Tujuan utamanya adalah menciptakan sumber kebenaran tunggal (single source of truth) yang mudah dicari, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi, meningkatkan konsistensi jawaban, dan memungkinkan dukungan mandiri (self-service) yang efektif.

Baca juga: Knowledge Base: Pengertian, Jenis, Fitur dan Manfaatnya

---

Rekomendasi Knowledge Base Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Setelah memahami betapa pentingnya aplikasi knowledge base bagi efisiensi bisnis, kini saatnya melihat pilihan yang tersedia. Berikut adalah rekomendasi software knowledge base terbaik yang dapat dipertimbangkan oleh bisnis Anda di Indonesia.

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menawarkan produk service suite yang memiliki sistem knowledge base. Sistem ini mampu menyimpan berbagai artikel informasi mengenai perusahaan, produk, hingga FAQ terkait bisnis secara terpadu.

Informasi yang tersimpan dalam software knowledge base dapat digunakan baik oleh internal (karyawan) bisnis atau pihak eksternal (pelanggan, klien dan masyarakat umum).

Keunggulan dari Mekari Qontak adalah sistem knowledge base yang dapat diakses secara mandiri (self-service) selama 24/7. Hal ini membantu bisnis meningkatkan kualitas layanan pelanggan dan mengurangi beban agen dari kerumitan dalam mengelola berbagai sumber informasi.

Harga Mekari Qontak: Biaya berlangganan aplikasi knowledge base Mekari Qontak bisa diketahui dengan klik link berikut.

Fitur unggulan Mekari Qontak:

• Editor: Berfungsi untuk membuat, publikasi, edit dan mengelola knowledge base dengan mudah
• Tag index: Mengkategorikan artikel, FAQ atau panduan lainnya untuk memudahkan pencarian
• Chatpanel: Memudahkan untuk mencari informasi berdasarkan judul artikel kata kunci yang relevan
• Link URL: Setiap artikel dilengkapi dengan link URL yang bisa dipersonalisasi dan mudah dibagikan
• Integrasi: Menghubungkan beberapa platform dalam satu sistem terpadu

2. Notion

Notion menawarkan platform yang menggabungkan manajemen pengetahuan, manajemen proyek, dan tugas-tugas prosedural lainnya dalam satu aplikasi. Hal ini membuat Notion sangat cocok untuk perusahaan dengan berbagai ukuran yang ingin meningkatkan efisiensi.

Selain itu, Notion memungkinkan bisnis untuk mengatur serta memprioritaskan konten secara otomatis berdasarkan penggunaan, kepentingan, dan nilai keseluruhan. Dengan begitu, dapat meningkatkan pengalaman penggunaan.

Harga Notion: Mulai dari $10 per bulan.

Fitur unggulan Notion:

• Team’s files: Menjaga sistem knowledge base tetap terorganisir dengan baik
• Search: Memungkinkan siapapun untuk mencari atau menemukan data yang dibutuhkan dalam hitungan detik
• Beautiful out of the box: Beberapa pilihan emoji dan gambar yang mewakili brand image pada setiap halaman
• Link to other pages: Terhubung dengan catatan atau tugas lainnya dengan menuliskan ‘@”

3. Guru

Guru menjadi knowledge base software lainnya yang menawarkan kemudahan untuk tim sales dan customer support meningkatkan produktivitas mereka. Aplikasi ini menggabungkan kecerdasan buatan dengan kekuatan manusia untuk pembuatan dan pengelolaan konten edukasi.

Hebatnya, Guru dapat mengidentifikasi kemungkinan konten yang duplikat dan menemukan celah pada knowledge base. Hal ini membuat Guru menjadi alat kolaborasi intuitif yang dapat cocok untuk membuat dan memperbaharui pengetahuan Anda secara real time.

Harga Guru: Mulai dari $15 per bulan untuk setiap pengguna.

Fitur unggulan Guru:

• Enterprise AI search: Membantu menemukan jawabannya dengan instan
• Intranet: Portal bagi tim untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan saling terhubung
• Wiki: Sumber informasi yang cerdas dan terpercaya
• Integrations: Terhubung dengan berbagai platform seperti chrome extension, slack, Microsoft team, workday, salesforce dan lainnya

4. Helpjuice

Helpjuice merupakan aplikasi knowledge base untuk kebutuhan eksternal atau internal. Aplikasi ini memiliki interface inisiatif yang memudahkan dalam membuat serta menyusun konten pengetahuan dengan mudah.

Helpjuice juga memberikan fleksibilitas manajer tim untuk menetapkan tugas, memberikan komentar, meminta revisi, dan melacak riwayat versi untuk kerja tim dengan lancar.

Dasbor pelaporan dan analitik Helpjuice akan membantu menyempurnakan manajemen pengetahuan Anda, sehingga meningkatkan produktivitas tim dan pelanggan Anda.

Harga Helpjuice: Mulai dari $120 perbulan untuk 4 pengguna.

Fitur unggulan Helpjuice:

• Easy Authoring & Content Formatting: Pengaturan teks muladi dar mengunggah dan memanipulasi gambar, video, dan banyak lagi
• Intelligent Analytics: Mengukur kinerja knowledge base dan dampaknya pada pengguna
• Unbelievably Customizable: Memiliki beberapa pilihan tema yang dapat disesuaikan
• Integrations: Terhubung dengan berbagai aplikasi seperti Slack, chrome, salesforce, zendesk support, olark, zapier, Microsoft Teams

5. Document360

Document360 adalah aplikasi knowledge base yang mudah digunakan dengan antarmuka yang menarik. Aplikasi ini memiliki teknologi AI yang memungkinkan Anda membuat konten baik dalam Markdown atau menggunakan editor WYSIWYG.

Hal tersebut memungkinkan Anda untuk membuat knowledge base dalam hitungan menit dan mengelompokkan konten hingga enam tingkat kedalaman.

Sistem pencarian Document360 memungkinkan pengguna untuk menavigasi konten dan menemukan artikel yang relevan, bahkan dengan kesalahan ketik dalam istilah pencarian.

Harga Document360: Mulai dari $149 per bulan untuk setiap proyek

Fitur unggulan Document360:

• Portal: Tempat untuk produsen konten, dengan editor mutakhir, pengelola kategori, analitika, dan fitur lainnya
• Widget: Sebuah widget yang dapat disematkan yang menghubungkan produk atau situs web Anda ke basis pengetahuan sehingga pengguna dapat mendapatkan jawaban secara instan
• API Documentation: Buat dokumentasi yang dapat disesuaikan secara otomatis untuk pelanggan & pengembang dalam skala besar
• Integrasi: Terhubung dengan Zendesk, Freshdesk, Slack, Drift, Intercom, Chrome, Microsoft Teams, dan banyak lagi

6. Confluence

Confluence merupakan software knowledge base yang dikembangkan oleh Atlassian yang cocok untuk tim remote. Aplikasi ini menawarkan fitur keamanan yang kuat dan pilihan hosting yang fleksibel, termasuk penyimpanan cloud dan self-hosting melalui Confluence Data Center.

Confluence memfasilitasi berbagi pengetahuan internal, dengan memberikan akses terkontrol ke berbagai artikel dengan izin yang dapat disesuaikan. Aplikasi ini juga cukup handal mengorganisir konten dalam ruang tim tertentu.

Harga Confluence: Mulai dari $4.89 per bulan untuk setiap pengguna.

Fitur unggulan Confluence:

• Pages: Buat catatan, rencanakan proyek, dan sempurnakan ide dengan halaman Confluence yang fleksibel
• Whiteboards: Tangkap pemikiran yang mengalir bebas dan kolaborasi pada ide dengan Papan tulis Confluence
• Database: Tambahkan struktur, sinkronkan secara real-time, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda dengan Basis data Confluence
• Space: Atur pengetahuan di antara tim, proyek, dan tujuan dengan Ruang di Confluence.

7. Slite

Slite menawarkan aplikasi knowledge base yang membantu tim menciptakan dan mengelola basis pengetahuan internal yang utuh dan komprehensif.

Aplikasi Slite memungkinkan tim untuk menghadirkan dan mendokumentasikan pengetahuan baru saat muncul. Mulai dari catatan rapat dan pembaruan proyek, hingga data keterlibatan pelanggan secara real-time.

Software knowledge base Slite sangat dapat diskalakan. Tim yang kurang ahli dalam teknologi mungkin dapat memulai dengan fitur pembuatan konten dasar Slite dengan mudah, sementara pengguna lainnya bisa memanfaatkan fitur-fitur teknis aplikasi ini.

Harga Slite: Mulai dari $8 per bulan untuk setiap anggota

Fitur unggulan Slite:

• Create: Mendokumentasikan dan mengedit konten dengan mudah
• Templates: Menawarkan beragam template siap pakai
• Manage: Nikmati wawasan yang di dorong AI yang menunjukkan dokumen mana yang memerlukan perhatian Anda dan bertindak secara massal
• Find: Dapatkan informasi perusahaan terpercaya berdasarkan dokumen-dokumen yang terverifikasi, secara instan

8. Bloomfire

Bloomfire menawarkan software knowledge base terbaik untuk perusahaan yang lebih suka membuat konten video. Aplikasi ini memiliki fitur mesin pencari yang didukung AI yang dapat mentranskripsi video. Hal ini memungkinkan karyawan menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.

Selain itu, Bloomfire memungkinkan Anda mengunggah konten langsung ke dalam ruang kerja, tidak peduli formatnya (PDF, video, slide deck, dll.). Kemudian mengubahnya menjadi konten yang dapat dicari, disukai, dan dibagikan oleh pengguna lain, seperti konten media sosial pada umumnya.

Harga Bloomfire: Bisa diketahui dengan menghubungi tim support mereka.

Fitur unggulan Bloomfire:

• AI-Powered Search & Discovery: Memberikan informasi yang relevan dengan cepat menggunakan alat pencarian yang didukung oleh AI generatif
• Content & Documentation Management: Sistem yang kuat untuk mengelola, mengkategorikan, dan mengarsipkan konten ini sangat penting
• Analytics Suite: Memberikan wawasan tentang kesenjangan konten, area pengetahuan populer, dan keterlibatan pengguna
• Data Security: Memastikan keamanan data dengan memberikan akses kepada individu yang diotorisasi

9. Help Scout

Help Scout adalah aplikasi knowledge base yang fleksibel untuk membuat artikel dalam hitungan menit. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengunggah gambar dan video ke artikel dan menyesuaikan nada atau panjang artikel, bahkan menerjemahkannya ke bahasa lain.

Pengguna Help Scout juga mendapatkan akses ke Beacon melalui widget web yang dapat disematkan pada website Anda, sehingga pengunjung memiliki akses langsung ke perpustakaan basis pengetahuan Anda tanpa perlu meninggalkan halaman yang mereka kunjungi.

Harga Help Scout: Mulai dari $22 per pengguna per bulan.

Fitur unggulan Help Scout:

• Edit: Memungkinkan pengguna untuk mengedit, menerbitkan, dan mengelola artikel semua sendiri
• Contact forms: Biarkan pelanggan mengirim email atau mengobrol dengan Anda, langsung dari Docs Anda
• Customizations: Kustomisasi mudah dengan berbagai pilihan warna dan format langsung dari awal
• Limited access: Buat pusat bantuan Anda publik, batasi pengunjung, atau beri izin kepada pengguna tertentu

10. BookStack

BookStack menawarkan software untuk membuat basis pengetahuan yang terstruktur. Aplikasi ini mereplikasi struktur buku tradisional yang mengorganisir dokumen menjadi beberapa bab dan halaman untuk memberikan alur yang rapi dan logis.

Pendekatan tersebut tidak hanya meningkatkan keterbacaan tetapi juga membuat kontennya lebih komprehensif dan mudah diakses.

Selain itu, BookStack juga memungkinkan pengguna untuk dengan cepat menemukan, membuat, dan memperbarui konten, menjadikan manajemen pengetahuan sebagai bagian yang lancar dari operasi sehari-hari. Struktur hierarkisnya mengorganisir informasi secara logis, meningkatkan efisiensi dan kegunaannya.

Harga BookStack: Gratis

Fitur unggulan BookStack:

• Free & Open Source: Tidak ada biaya untuk mengunduh dan menginstal instansi BookStack sendiri
• Simple Interface: Memiliki antarmuka WYSIWYG yang sederhana untuk mengedit dan membagi kontem ke dalam tiga kelompok yang sederhana
• Searchable and Connected: Semua konten dalam BookStack dapat dicari sepenuhnya
• Configurable: Opsi konfigurasi memungkinkan Anda menyiapkan BookStack sesuai dengan kasus penggunaan Anda

Baca juga: Workflow Automation: Cara Kerja, Jenis, dan Contoh Penerapannya di Berbagai Industri

---

Tips Memilih Software Knowledge Base

Memilih software knowledge base yang tepat adalah investasi strategis, bukan sekadar pembelian perangkat lunak baru. Agar keputusan Anda optimal dan sesuai dengan kebutuhan jangka panjang bisnis, pertimbangkan faktor-faktor kunci berikut.

1. Tentukan Tujuan Utama dan Audiens

Prioritaskan apakah software knowledge base ini ditujukan untuk pengguna eksternal (pelanggan/publik) atau pengguna internal (karyawan dan agen CS).

Kebutuhan knowledge base eksternal berfokus pada kemudahan akses mandiri (self-service) dan tampilan yang menarik, sementara yang internal menekankan pada alur kerja (workflow) dan izin akses yang ketat.

2. Perhatikan Kemampuan Pencarian (Search Functionality)

Fitur pencarian menjadi jantung dari setiap aplikasi knowledge base, dan merupakan faktor utama yang menentukan keberhasilan adopsi pengguna.

Sangat penting untuk memilih perangkat lunak yang menawarkan kemampuan pencarian cerdas dan cepat. Sistem ini harus mampu mengenali sinonim dan mengoreksi kesalahan ejaan (typo) secara otomatis agar dapat menyajikan hasil yang paling relevan secara instan.

3. Kemudahan Pembuatan dan Pengelolaan Konten (Content Management)

Pilih software yang menyediakan editor konten yang intuitif dan kaya fitur, idealnya dengan antarmuka WYSIWYG (What You See Is What You Get).

Kemudahan dalam formatting, penambahan gambar atau video, serta proses review dan approval artikel akan mempercepat proses onboarding dan pemeliharaan konten.

Baca juga: Cara Membuat Content Plan yang Efektif & Praktis

4. Integrasi dengan Tools Lain yang Digunakan Bisnis

Pastikan software knowledge base Anda harus dapat terintegrasi dengan mulus dengan tool lain dalam ekosistem bisnis Anda, seperti sistem Customer Relationship Management (CRM), Help Desk, atau Live Chat.

Integrasi ini penting untuk memastikan agen CS dapat mengambil informasi tanpa berpindah aplikasi.

5. Fitur Analitik dan Pelaporan

Fitur analitik sangat krusial karena memungkinkan Anda untuk mengukur kinerja dan efektivitas dari aplikasi knowledge base Anda secara berkelanjutan.

Carilah software yang dapat menyediakan data penting seperti artikel yang paling sering dilihat dan istilah pencarian yang tidak menghasilkan jawaban. Data ini berfungsi sebagai panduan yang tak ternilai untuk memahami kebutuhan pengguna dan memprioritaskan perbaikan konten di masa depan.

Baca juga: Mengenal Qontak Service Suite: Solusi Terbaik untuk Tingkatkan Layanan Pelanggan

---

Gunakan Mekari Qontak untuk Solusi Knowledge Base Terlengkap bagi Bisnis!

Pastikan untuk memilih software knowledge base yang memiliki fitur lengkap dan fleksibel yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Salah satu pilihan terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Mekari Qontak memiliki solusi Service Suite terpercaya yang telah tersertifikasi ISO 27001 untuk menjamin keamanan data pelanggan dan memiliki fitur lengkap untuk tingkatkan layanan pelanggan seperti sistem knowledge base terpadu.

Software knowledge base Mekari Qontak memiliki antarmuka yang sederhana, kemampuan pencarian yang kuat, pengaturan fleksibel, serta integrasi dengan alat lain, sehingga perusahaan dapat mengelola pengetahuan dengan lebih efektif.

Selain itu, solusi tersebut telah terintegrasi dengan fitur automasi layanan pelanggan seperti Chatbot AI dan mudah untuk terhubung dengan berbagai saluran komunikasi bisnis melalui aplikasi Omnichannel.

Dapatkan uji coba gratis fitur knowledge base dari Mekari Qontak atau konsultasikan strategi layanan bisnis Anda dengan para ahlinya tanpa kebutuhan bisnis dengan para ahli tanpa dipungut biaya!