- Contact management bantu bisnis menyimpan dan mengelola informasi pelanggan secara real-time untuk kemudahan akses dan kolaborasi tim.
- Sistem ini cocok untuk bisnis tahap awal karena hemat biaya dan efisien, tapi terbatas untuk kebutuhan yang lebih kompleks.
- Untuk bisnis yang berkembang, CRM jadi solusi lanjutan dengan fitur otomatisasi, integrasi, dan pelaporan untuk peningkatan penjualan dan loyalitas pelanggan.
Seiring berkembangnya teknologi, bisnis tidak perlu lagi mengelola data atau kontak pelanggan secara manual. Pasalnya sudah ada sistem manajemen kontak yang dirancang oleh developer untuk mempermudah kinerja bisnis. Implementasi contact management system memudahkan bisnis untuk menyusun strategi peningkatan penjualan dan loyalitas pelanggan.
Pelajari selengkapnya mengenai apa itu contact management, manfaat, dan perbedaan manajemen kontak dan CRM pada artikel di bawah ini.
Apa itu Contact Management?
Contact management adalah sistem yang mampu menyimpan, mengelola dan melacak data prospek maupun pelanggan. Data tersebut biasanya berupa nama, nomor telepon, alamat email, nama perusahaan, riwayat interaksi dan informasi penting lainnya.
Customer contact management memudahkan pebisnis mengakses seluruh informasi tentang pelanggan saat dibutuhkan. Pebisnis juga dapat dengan mudah memperbarui data tersebut.
Sistem kontak manajemen ini juga memiliki fitur yang membantu pebisnis melacak interaksi pelanggan dan bisnis, mengatur pertemuan dengan prospek dalam kalender, dan masih banyak lagi.
Baca juga: Contact Center Adalah: Pengertian dan Perbedaannya dengan Call Center
Apa saja Manfaat Contact Management?
Contact management system memberikan banyak manfaat yang sayang dilewatkan oleh pebisnis. Salah satunya adalah kemudahan dalam mengelola data pelanggan yang kerap membingungkan. Manfaat lain yang didapatkan dari manajemen kontak adalah sebagai berikut:
1. Akses data secara real time
Kemudahan yang ditawarkan contact management salah satunya adalah akses data secara real time. Artinya, data tersebut dapat diperbarui secara otomatis saat dimasukkan ke dalam sistem. Anda dapat dengan mudah mengakses data tersebut dari mana saja melalui perangkat PC maupun mobile.
2. Kolaborasi antar tim lebih mudah
Melalui contact management, Anda tidak perlu berpindah platform untuk saling bertukar informasi. Semua tim pemasaran, penjualan serta customer service dapat saling berbagi informasi termasuk melengkapi informasi yang kurang. Selain itu, juga mereka dapat berkomunikasi langsung pada platform yang sama.
3. Memahami pelanggan melalui media sosial
Selain mempermudah kolaborasi tim, customer management juga memudahkan bisnis Anda dalam memahami pelanggan dan prospek melalui interaksi media sosial seperti Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram dan jejaring lainnya.
Dengan mengintegrasikan media sosial dan customer relation management software, pebisnis dapat dengan mudah untuk melihat siapa kontak yang aktif di media sosial, dengan siapa mereka berbicara, menganalisa prospek pelanggan untuk menentukan skala prioritas. Ketiga manfaat tersebut dapat membantu Anda dalam menyusun strategi pemasaran.
4. Kegiatan Operasional Semakin Efektif
Contact management system bekerja secara sistematis, sehingga membantu pebisnis menentukan target prospek potensial. Hal ini tentu membuat tim bekerja lebih fokus untuk meraih target tersebut. Dengan demikian, diharapkan akan membantu kelancaran proses bisnis dan meningkatkan penjualan.
5. Efisiensi Penggunaan Anggaran
Hadirnya contact management system memberikan kemudahan dalam customer relation management khususnya terkait pengelolaan data dan informasi pelanggan dengan baik.
Hal tersebut, tentu memudahkan tim mengakses informasi tersebut saat melayani keluhan atau kebutuhan pelanggan. Anda juga tidak perlu lagi membayar biaya administrasi hingga birokrasi yang mungkin saja muncul ketika keluhan tidak dapat teratasi.
Baca juga: Rekomendasi Contact Management Software Terbaik untuk Bisnis
Perbedaan Contact Management dan Customer Relationship Management (CRM)
Sebagian bisnis tertukar antara contact management dan CRM (Customer Relationship Management) karena banyak kemiripan. Namun pada dasarnya kedua sistem bisnis ini berbeda. Perbedaan tersebut dapat terlihat dari fitur yang dimilikinya.
Contact management system hanya memiliki fitur dasar untuk mengelola kontak atau data pelanggan. Berbeda dengan CRM yang menyediakan fitur canggih tidak hanya mengelola kontak, tapi juga bisa diintegrasikan dengan tugas penjualan, pemasaran, dan pelaporan.
Ketika sistem manajemen kontak hanya mampu menggunakan beberapa detail kontak dan mengaturnya untuk akses mudah dan interaksi penting. Di saat yang sama, sistem CRM memiliki kemampuan untuk meningkatkan jumlah data yang dapat Anda kumpulkan tentang pelanggan dan prospek, dan menggunakan data itu untuk menyegmentasikan audiens Anda dan memberikan laporan yang dapat meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan.
Contact juga management memungkinkan bisnis untuk menyimpan informasi pelanggan. Sementara itu, CRM memungkinkan perusahaan untuk melangkah lebih jauh dengan mengambil informasi yang tersimpan dan menciptakan dan memelihara hubungan secara real time.
Apakah Bisnis Anda Membutuhkan Contact Management?
Jika Anda baru memulai bisnis atau masih dalam tahap perencanaan, menggunakan Contact Management bisa menjadi langkah awal yang tepat sebelum berinvestasi pada sistem CRM (Customer Relationship Management). Mengapa? Karena:
- Anda bisa mulai membangun dan memahami database pelanggan secara bertahap.
- Anda dapat mengenali siapa pelanggan yang paling aktif dan loyal, serta mulai menyusun strategi yang lebih terarah.
- Anda juga akan menghemat biaya operasional, seperti langganan software, pelatihan tim, dan integrasi sistem yang belum terlalu mendesak saat bisnis masih berkembang.
Namun, jika bisnis Anda melibatkan proses penjualan yang panjang dan kompleks, atau produk dengan masa simpan pendek yang menuntut kecepatan penjualan, maka CRM bisa menjadi solusi yang lebih tepat.
Maksimalkan Bisnis Anda dengan Contact Management System Terbaik
Di tengah persaingan pasar yang semakin ketat, menggunakan sistem Contact Management adalah langkah cerdas untuk membangun pondasi pelanggan yang solid. Sistem ini membantu Anda menyimpan, mengelola, dan menelusuri informasi pelanggan dengan lebih terstruktur.
Namun perlu diingat, Contact Management memiliki keterbatasan. Saat bisnis Anda mulai tumbuh, jumlah pelanggan bertambah, dan tim makin besar, sistem ini mungkin tak lagi mampu memenuhi kebutuhan kompleks Anda.
Untuk itu, saat bisnis mulai memasuki fase ekspansi, sebaiknya Anda beralih ke Customer Relationship Management (CRM). CRM menawarkan fitur yang lebih lengkap, mulai dari:
- Otomatisasi proses penjualan dan layanan pelanggan
- Integrasi dengan berbagai saluran komunikasi seperti WhatsApp, email, dan media sosial
- Pelaporan dan analitik real-time dalam satu dashboard terpadu
Mekari Qontak sebagai penyedia software CRM telah dipercaya lebih dari 3500 perusahaan. Aplikasi CRM Qontak didukung dengan fitur canggih yang membantu pebisnis mengelola penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan.
Selain itu juga dapat menghubungkan bisnis Anda dengan berbagai saluran untuk mendapatkan banyak prospek dan meningkatkan penjualan.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak melalui link berikut.
