Auto Reply WhatsApp Bisnis Saat Ramadan: Cara Setting, Contoh Pesan, dan Tips Memaksimalkannya

Ramadan selalu membawa lonjakan pesan yang tidak biasa. Mulai dari pertanyaan mengenai stok, promo, jam operasional, hingga konfirmasi pengiriman sebelum lebaran, semuanya datang hampir bersamaan. 

Di sisi lain, banyak pelaku bisnis juga mulai kewalahan karena tim CS harus bekerja dengan sistem shift atau jumlah personel yang berkurang akibat persiapan libur Idul Fitri.

Tanpa pengelolaan yang baik, pesan dari pelanggan yang terabaikan bisa berakhir menjadi pesanan yang hilang begitu saja.

Itulah mengapa banyak pelaku bisnis kini mengandalkan auto reply WhatsApp bisnis saat Ramadan agar pelanggan tetap mendapat respons cepat, meski admin tidak sedang aktif 24 jam.

Lewat artikel Mekari Qontak Blog ini, kami akan membagikan cara praktis mengatur auto reply WhatsApp agar bisnis Anda tetap responsif selama bulan suci. 

Anda juga akan menemukan berbagai inspirasi contoh pesan otomatis hingga tips jitu memaksimalkannya agar penjualan tetap stabil meski tim sedang libur.

---

Apa Itu Auto Reply WhatsApp Bisnis saat Ramadan?

Auto reply WhatsApp bisnis saat Ramadan adalah fitur balasan otomatis di aplikasi WhatsApp Business (versi gratis) yang dirancang khusus untuk menyesuaikan kebutuhan operasional bisnis selama bulan Ramadan.

Berbeda dari pengertian umum auto reply yang hanya fokus pada respons otomatis 24 jam, pada konteks Ramadan fitur ini biasanya disesuaikan dengan:

• Jam operasional yang berubah (misalnya tutup saat berbuka atau tarawih)
• Lonjakan pesan saat sahur dan menjelang Lebaran
• Informasi promo Ramadan
• Notifikasi jadwal pengiriman khusus

Untuk mengelola semua kebutuhan tersebut, WhatsApp Business menyediakan tiga jenis pesan otomatis yang bisa Anda gunakan secara praktis:

1. Greeting Message (Pesan Sambutan)

Pesan ini terkirim otomatis saat pelanggan baru pertama kali menghubungi Anda. Cocok untuk menyapa pelanggan dengan ucapan selamat menjalankan puasa atau menginfokan promo Ramadan yang sedang berlangsung.

2. Away Message (Pesan di Luar Jam Operasional)

Pesan otomatis yang dikirim ketika admin sedang tidak aktif atau di luar jam kerja, misalnya saat berbuka puasa atau selama libur Lebaran.

3. Quick Replies (Balasan Cepat)

Fitur untuk menyimpan jawaban template untuk pertanyaan yang sering ditanyakan, seperti harga, stok, promo Ramadan, atau estimasi pengiriman.

---

Cara Mengatur Auto Reply WhatsApp Bisnis Saat Ramadan

Berikut langkah-langkah mengatur pesan otomatis WhatsApp Ramadan menggunakan aplikasi WhatsApp Business (bukan WhatsApp Business API).

1. Cara Membuat Greeting Message Saat Ramadan

Greeting Message digunakan untuk menyapa pelanggan yang baru pertama kali menghubungi bisnis atau yang sudah lama tidak berinteraksi.

Langkah-langkahnya:

1. Buka aplikasi WhatsApp Business
2. Masuk ke menu Settings (Setelan) dengan ikon (:)
3. Pilih Business Tools (Fitur Bisnis)
4. Pilih Greeting Message (Pesan Salam)

5. Geser tombol ke posisi aktif untuk mengaktifkan tombol Greeting Message 

6. Ketuk pada bagian Message untuk menyesuaikan isi pesan dengan nuansa Ramadan

7. Atur Recipients atau penerima pesan (misalnya semua orang atau hanya pelanggan baru)

8. Tekan Save

2. Cara Mengatur Away Message Saat Ramadan

Away Message sangat penting ketika jam operasional berubah selama Ramadan, misalnya istirahat saat berbuka atau tarawih. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka aplikasi WhatsApp Business
2. Masuk ke menu Setelan (Settings) dengan ikon (:)
3. Pilih Fitur Bisnis (Business Tools)
4. Ketuk Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)

5. Geser tombol ke posisi aktif untuk mengaktifkan tombol Away Message 

6. Ketuk pada bagian Message untuk menyesuaikan isi pesan

7. Atur schedule atau jadwal pengiriman, misalnya hanya di luar jam operasional atau pada waktu tertentu seperti saat sedang berbuka atau tarawih

8. Tekan Save

3. Cara Membuat Quick Reply Saat Ramadan

Quick Replies membantu mempercepat respons terhadap pertanyaan yang sering muncul selama Ramadan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka aplikasi WhatsApp Business
2. Masuk ke menu Settings (Setelan) dengan ikon (:)
3. Pilih Business Tools (Fitur Bisnis)
4. Ketuk Quick Replies (Balasan Cepat)

5. Pilih ikon Tambah (+) untuk membuat template baru

6. Buat Shortcut (Pintasan) seperti “/promo” agar mudah dipanggil saat membalas chat

7. Di kolom Message, isi pesan balasan yang sudah disiapkan (misalnya info promo Ramadan)

8. Klik Save

Dengan fitur Quick Replies ini, admin Anda cukup mengetik “/promo” untuk menampilkan jawaban lengkap tanpa harus mengetik ulang setiap kali.

---

Contoh Pesan Auto Reply WhatsApp Bisnis Saat Ramadan

Berikut beberapa contoh pesan otomatis WhatsApp Ramadan yang bisa langsung Anda adaptasi. Formatnya disesuaikan untuk aplikasi WhatsApp Business gratis (Greeting Message, Away Message, dan Quick Reply).

1. Contoh Pesan Auto Reply Greeting Message

Gunakan pesan ini untuk menyambut pelanggan yang baru pertama kali menghubungi Anda atau yang kembali menyapa setelah sekian lama di bulan Ramadan.

Contoh:

“Selamat menunaikan ibadah puasa! Terima kasih telah menghubungi [Nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu terkait kebutuhan Ramadan Anda hari ini? Mohon tunggu sebentar, admin kami akan segera melayani Anda.”

2. Contoh Pesan Auto Reply Away Message

Away Message digunakan saat admin sedang tidak aktif, misalnya saat berbuka, tarawih, atau di luar jam operasional Ramadan.

Contoh:

“Terima kasih telah menghubungi [Nama bisnis]. Mohon maaf, saat ini admin kami sedang istirahat sejenak untuk berbuka puasa dan menjalankan ibadah tarawih. Kami akan kembali membalas pesan Anda segera setelah pukul [Sebutkan jam]. Terima kasih atas pengertiannya.”

3. Contoh Pesan Quick Reply

Fitur Quick Reply sangat efektif untuk menjawab pertanyaan yang paling sering diajukan pelanggan selama Ramadan, seperti detail promo atau jadwal pengiriman paket Lebaran.

Contoh 1 (Shortcut: /promo):

“Dapatkan promo spesial Berkah Ramadan [Nama bisnis]! Nikmati diskon hingga 25% untuk paket hampers dan gratis ongkir ke seluruh wilayah. Ingin tahu detail produknya? Silakan klik katalog di sini: [Link Katalog].”

Contoh 2 (Shortcut: /pengiriman):

“Mohon perhatian untuk jadwal pengiriman menjelang Idul Fitri. Batas terakhir pemesanan agar sampai sebelum Lebaran adalah tanggal [Sebutkan tanggal]. Pesanan yang masuk setelah tanggal tersebut akan kami proses kembali mulai tanggal [Sebutkan Tanggal]. Terima kasih!”

---

Waktu untuk Mengaktifkan Auto Reply WhatsApp Bisnis saat Ramadan

Mengaktifkan auto reply WA Ramadan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada fase-fase penting yang perlu diperhatikan agar komunikasi bisnis tetap optimal sepanjang periode Ramadan hingga Lebaran.

1. Fase Pra-Ramadan (H-14 hingga H-1)

Dua minggu sebelum Ramadan adalah waktu terbaik untuk persiapan. Pada fase ini, bisnis Anda bisa melakukan beberapa cara, antara lain:

• Menyusun draft template Greeting Message bernuansa Ramadan
• Menentukan jam operasional khusus bulan puasa
• Menguji pengaturan pesan otomatis
• Menyesuaikan Quick Reply untuk FAQ promo Ramadan

2. Selama Ramadan Berlangsung

Saat Ramadan aktif, fokus utama adalah mengatur Away Message sesuai perubahan jam kerja. Beberapa bisnis biasanya mempertimbangkan waktu-waktu berikut:

• Shift sahur (misalnya 02.00–05.00)
• Istirahat berbuka (sekitar 17.30–19.30)
• Penyesuaian jam operasional siang hari

3. Menjelang dan Saat Lebaran (H-3 hingga H+3)

Menjelang Idul Fitri biasanya akan terjadi lonjakan pesan terkait pengiriman terakhir dan ketersediaan stok. Pada fase ini, bisnis Anda harus melakukan:

• Mengaktifkan pesan khusus libur Lebaran
• Memberikan estimasi tanggal kembali beroperasional
• Menjelaskan batas waktu pemesanan sebelum cut-off pengiriman

Contohnya, Anda bisa menuliskan bahwa bisnis akan kembali aktif pada tanggal tertentu agar pelanggan memiliki ekspektasi yang jelas.

4. Setelah Lebaran

Setelah periode libur selesai, jangan lupa untuk mengembalikan pengaturan auto reply ke pesan operasional normal.

Perbarui Greeting Message dan Away Message agar tidak lagi menggunakan konteks Ramadan. Hal ini penting agar komunikasi dengan pelanggan kembali relevan dengan kondisi bisnis saat setelah lebaran.

---

Tips Memaksimalkan Auto Reply WhatsApp untuk Tingkatkan Konversi saat Ramadan

Jika disusun dengan strategi yang tepat, fitur auto reply WA Ramadan ini bisa membantu meningkatkan konversi dan menjaga pengalaman pelanggan tetap positif selama momen peak season. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

1. Persiapkan Pesan Auto Reply Sebelum Ramadan Dimulai

Jangan menunggu hingga pesan mulai membludak.Idealnya, Anda sudah menyiapkan draft Greeting Message, Away Message, dan Quick Replies minimal 1–2 minggu sebelum Ramadan. 

Dengan persiapan lebih awal, Anda punya cukup waktu untuk mengecek kembali isi pesan agar tidak ada salah ketik dan memastikan semua informasi operasional sudah akurat sebelum traffic pelanggan meningkat tajam.

2. Personalisasi Pesan Agar Terasa Lebih Akrab

Walaupun bersifat otomatis, pesan Anda tetap harus terasa “manusiawi” dan relevan. Anda bisa menambahkan sentuhan personal seperti sapaan khas Ramadan seperti “Marhaban ya Ramadan”.

Anda juga bisa menuliskan nama bisnis atau nama pelanggan (jika memungkinkan) serta menggunakan emoji bernuansa Ramadan agar suasana percakapan terasa lebih hangat.

3. Sertakan CTA yang Jelas dan Spesifik

Pesan auto reply yang baik tidak hanya sekadar memberi informasi, tetapi juga mengarahkan pelanggan untuk mengambil langkah selanjutnya. Misalnya:

• “Klik link berikut untuk melihat promo Ramadan terbaru.”
• “Balas pesan ini dengan angka 1 untuk cek katalog.”
• “Ketik /promo untuk info diskon terbaru.”

Selain membuat proses pembelian menjadi lebih cepat, dengan CTA yang jelas juga akan mengurangi pertanyaan lanjutan yang berulang dari pelanggan.

4. Gunakan Quick Replies untuk FAQ Ramadan Terpopuler

Selama Ramadan, biasanya muncul pertanyaan yang sama berulang kali, seperti menanyakan ketersediaan stok hampers, jadwal operasional selama puasa, hingga batas akhir pengiriman sebelum libur lebaran.

Dengan menyiapkan jawaban template di fitur Quick Replies, Anda tidak perlu mengetik jawaban yang sama berkali-kali. Cukup ketik kode singkat (seperti /stok atau /jadwal), dan jawaban lengkap akan langsung terkirim. 

Cara ini sangat efektif untuk menghemat waktu admin dan menjaga agar pelanggan tidak menunggu terlalu lama.

---

Tingkatkan Layanan Bisnis di Ramadan dengan Auto Reply WA Mekari Qontak

Auto reply WhatsApp Business sangat membantu untuk kebutuhan dasar selama Ramadan, terutama bagi UMKM yang ingin tetap responsif tanpa menambah jumlah tim CS. 

Namun, ketika volume chat semakin melonjak dan kebutuhan otomatisasi makin kompleks, fitur bawaan dari aplikasi sering kali terasa terbatas.

Dalam kondisi ini, bisnis biasanya membutuhkan sistem yang lebih terstruktur. Melalui fitur WhatsApp Business API Mekari Qontak, bisnis Anda dapat mengelola pesan berjumlah besar sekaligus membuat alur chatbot otomatis yang lebih canggih. 

Selain itu, fitur unggulan Mekari Qontak ini juga bisa mengintegrasikan percakapan langsung ke aplikasi CRM (Customer Relationship Management) agar setiap interaksi tercatat dengan rapi.

Dengan solusi yang lebih scalable, bisnis Anda tetap bisa memberikan respons yang cepat sambil terus memaksimalkan potensi transaksi selama Ramadan.

Ingin tahu bagaimana sistem Mekari Qontak bekerja untuk bisnis Anda? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang dan coba gratis Mekari Qontak untuk langsung mengoptimalkan layanan pelanggan Anda selama Ramadan!