Sales Pipeline: Pengertian, Manfaat, Tahapannya, dan Tip Mengembangkannya

Sales pipeline adalah gambaran visual yang terususun sistemastis untuk membantu meningkatkan penjualan bisnis. Melalui saluran penjualan tersebut, bisnis bisa memantau progres setiap prospek.

Tahapan sales ini divisualisasikan dalam bentuk saluran pipa atau lebih dikenal dengan isitlah sales pipeline. Karena penjualan produk sangatlah penting, oleh karena itu tahapan sales harus diperhatikan dengan benar. 

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan mengupas tuntas seputar sales pipeline, dari definisi hingga tahapannya. Yuk pelajari selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Sales Pipeline?

Sales pipeline adalah representasi visual dari prospek penjualan. Ini menunjukkan lokasi prospek dalam proses pembelian. Dashboard pipeline akan menunjukkan status terkini prospek, termasuk informasi salesman dengan keuntungan terbanyak.

Seperti diketahui, prospek potensial kerap berpindah dari satu tahapan ke tahapan lain dengan laju yang berbeda-beda. Kecepatanya tergantung seberapa tinggi minat dan urgensi mereka terhadap produk yang ditawarkan.

Menariknya, beberapa prospek tidak melalui seluruh tahapan dalam pipeline. Oleh karena itu, sales pipeline sangat penting untuk memberitahu prospek mana yang harus segera ditindaklanjuti atau Anda akan kehilangan prospek tersebut.

Baca juga: Pipeline Management: Definisi, Manfaat dan Tahapan

Apa Perbedaan Sales Pipeline dan Sales Funnel?

Apakah Anda sering tertukar dalam penggunaan istilah ‘sales pipeline’ dan ‘sales funnel‘.

Pada dasarnya, sales pipeline menunjukkan tahapan-tahapan yang dilalui calon pelanggan selama proses penjualan melalui sudut pandang seller.

Sementara itu, sales funnel atau corong adalah representasi dari customer journey dalam mengonversi pelanggan.

Berikut ini perbedaan sales pipeline dan sales funnel.

Manfaat Sales Pipeline untuk Bisnis

Berikut ini manfaat lainnya dari sales pipeline.

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan pipeline yang jelas, sales mudah mengidentifikasi dan memprioritaskan lead yang paling menjanjikan. Ini berarti Anda bisa menyaring secara efisien prospek yang kecil kemungkinannya untuk dikonversi.

Bukan hanya itu, Anda juga bisa mengotomatiskan tugas rutin, seperti prospecting awal atau pengingat follow-up sehingga sales bisa memfokuskan ke interaksi yang membutuhkan sentuhan personal dan strategis.

2. Menampilkan posisi prospek pada siklus penjualan

Tingkatkan prospek dibedakan menjadi tiga, yakni cold leads, warm leads, dan hot leads. Adapun cold leads adalah target pasar yang ditentukan secara umum sebelum bisnis mengetahui potensi penjualan di pasar tersebut.

Sementara Warm leads adalah prospek yang sudah terlihat tapi belum membeli produk Anda. Hot leads adalah prospek yang telah bersiap untuk membeli produk.

Pipeline akan memberikan gambaran tentang posisi prospek yang masuk. Kemudian, tentukan prospek yang perlu segera ditindaklanjuti untuk menghasilkan penjualan dan mengatur strategi agar prospek naik tingkat.

3. Memberi gambaran proses penjualan secara real time

Sales pipeline memberikan gambaran nyata proses penjualan yang sedang berlangsung. Seperti prospek mana yang sedang ditindaklanjuti tim penjualan dan prospek yang telah menyelesaikan transaksi.

Setiap prospek diberikan label sesuai dengan tahapan penjualan.

Informasi tersebut memudahkan Anda untuk mencari lokasi leads, mengambil keputusan untuk menindaklanjuti leads dan banyak lagi. Anda bisa memberikan promosi khusus yang lebih efektif untuk menjangkau lebih banyak leads.

4. Menindaklanjuti prospek yang terabaikan

Sales pipeline akan menampilkan semua aktivitas prospek dalam satu dashboard. Dari situ, Anda dapat memantau secara langsung prospek mana yang terlupakan atau sudah lama tidak ditangani oleh sales.

Selanjutnya Anda bisa menugaskan salah seorang dari tim penjualan untuk menindaklanjuti prospek tersebut untuk diubah menjadi pelanggan. Dengan begitu, tidak ada lagi prospek yang terabaikan.

5. Mengatur Waktu Komunikasi yang Tepat

Insight dari pipeline memungkinkan tim penjualan untuk menjadwalkan komunikasi dengan prospek pada waktu yang paling optimal. Dengan melacak posisi setiap lead, Anda dapat memastikan follow-up tepat waktu.

Pendekatan terorganisir ini sangat penting untuk menjaga lead tetap terlibat dan meningkatkan peluang konversi menjadi pelanggan setia.

6. Mempercepat Penutupan Penjualan

Pipeline yang terorganisir rapi memungkinkan tim penjualan untuk melihat dengan jelas posisi setiap deal dan langkah apa yang harus diambil selanjutnya. Ini akan memfokuskan upaya pada prospek yang paling siap.

Dengan demikian, hal tersebut dapat mempercepat siklus penjualan dan membantu bisnis mencapai profitabilitas lebih cepat.

7. Menetapkan Proses yang Terstandarisasi

Sales pipeline memungkinkan bisnis untuk membakukan proses dan garis waktu yang telah terbukti berhasil.

Tim penjualan dapat mempertahankan konsistensi dengan menata prospek ke dalam tahapan yang jelas. Misalnya, tahap kontak awal, kualifikasi, atau penutupan.

Pengorganisasian yang baik ini akan memudahkan pengelolaan setiap prospek sekaligus memastikan tindak lanjut yang sistematis, menghindari lead yang terlewat atau terlupakan.

Tahapan Sales Pipeline

Berikut ini tahapan sales pipeline yang umum digunakan.

1. Prospecting

Tahapan pertama adalah prospecting. Tahap prospecting adalah tahap paling awal ketika bisnis secara aktif mengidentifikasi dan mencari individu atau perusahaan yang memiliki potensi tinggi untuk menjadi calon pelanggan (prospek).

Anda perlu melakukan riset mendalam untuk menemukan target yang tepat. Ini bisa bisa dilakukan dengan menggunakan tools khusus, media sosial, menghadiri acara industri terkait, hingga meminta referensi dari pelanggan.

Tahap prospecting penting untuk mengisi pipeline dengan lead berkualitas tinggi. Tanpa prospecting yang efektif, pipeline akan kosong dan dipenuhi oleh lead yang tidak relevan.

Adapun keberhasilan prospecting diukur dari jumlah prospek berkualitas yang berhasil diidentifikasi dan tingkat konversi prospek menjadi lead terkualifikasi di tahap selanjutnya.

2. Lead Qualification

Tahap kedua adalah lead qualification atau kualifikasi leads. Tahapan ini menjadi proses penting untuk mengevaluasi apakah prospek yang telah diidentifikasi memiliki potensi untuk menjadi pelanggan.

Anda perlu mengajukan pertanyaan strategis untuk memahami kebutuhan, anggaran, otoritas pengambilan keputusan, dan jangka waktu pembelian prospek atau BANT (Budget, Authority, Need, Timeline).

Upaya tersebut bisa dilakukan melalui discovery call atau dengan menawarkan konten informatif, seperti e-book, white paper, webinar. Ini bisa menarik perhatian prospek yang serius.

Keberhasilan lead qualification bisa diukur dari jumlah lead yang berhasil dikonversi menjadi Sales Qualified Leads (SQL), atau tingkat persentase lead yang berhasil melewati tahap ini.

3. Meeting atau Demo (Demo atau Pertemuan)

Pada tahap meeting atau demo, bisnis berinteraksi lebih dalam dengan prospek yang terkualifikasi. Pertemuan bertujuan untuk memperkenalkan produk atau layanan secara langsung.

Tim penjualan harus mempersiapkan presentasi atau demo yang disesuaikan dengan kebutuhan unik prospek. Anda harus fokus pada value proposition dan solusi Anda benar-benar memecahkan pain points prospek.

Keberhasilan tahap meeting atau demo bisa diukur dari jumlah pertemuan yang dijadwalkan dan berhasil diselesaikan, serta tingkat konversi prospek dari tahap ini ke tahap proposal.

4. Proposal

Tahap proposal adalah momen ketika tim sales menyajikan penawaran kepada calon pelanggan. Ini berisi rangkuman komprehensif tentang cara bisnis dapat membantu mengatasi kebutuhan calon pelanggan.

Proposal yang kuat dan relevan bisa meyakinkan prospek bahwa bisnis Anda adalah mitra yang tepat. Ini juga memberi informasi bahwa investasi pelanggan akan memberikan ROI yang signifikan.

Adapun keberhasilan proposal diukur dari tingkat persentase proposal yang diterima atau maju ke tahap negosiasi. Waktu rata-rata yang dibutuhkan prospek untuk meninjau proposal juga bisa menjadi metrik penting.

5. Negotiation and Commitment (Negosiasi dan Komitmen)

Tahapan selanjutnya adalah negosiasi dan komitmen, yakni ketika dua belah pihak, bisnis maupun calon pelanggan berdiskusi dan menyesuaikan detail penawaran untuk mencapai kesepakatan akhir.

Pada umumnya, tahapan negosiasi mencakup penanganan keberatan terakhir atau pertanyaan tambahan dari prospek. Selain itu, penting untuk mengelola ekspektasi kedua belah pihak agar tidak ada miskomunikasi.

Biasanya, keberhasilan negosiasi diukur dari tingkat keberhasilan negosiasi yang berujung pada komitmen atau penutupan deal.

6. Closing the Deal (Kesepakatan Penjualan)

Penutupan deal adalah momen ketika prospek setuju untuk membeli, kontrak ditandatangani, dan secara resmi menjadi pelanggan. Tahap ini biasanya dilakukan oleh perusahaan B2B.

Tim penjualan harus membuat proses penutupan semulus mungkin. Setelah kontrak ditandatangani, deal kemudian beralih ke proses pemenuhan pesanan atau onboarding pelanggan.

Namun, jika prospek belum siap melakukan kesepakatan penjualan, penting untuk menandainya sebagai “nurture” untuk follow-up di masa mendatang.

Adapun keberhasilan penutupan deal diukur dari jumlah deal yang berhasil dimenangkan atau tingkat konversi dari tahap negosiasi ke penutupan.

7. Post-Purchase atau Retention (Pasca-Pembelian)

Tahap pasca-pembelian ini menunjukkan bahwa hubungan dengan pelanggan tidak berakhir setelah penjualan pertama. Ini berfokus pada memastikan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas.

Dalam tahap ini, tim customer success perlu memberikan layanan yang optimal selama fase onboarding dan secara teratur memantau kemajuan akun pelanggan. Pada waktu yang tepat, Anda bisa melakukan cross-sell dan upsell kepada pelanggan.

Tahap ini sangat penting untuk pertumbuhan bisnis berkelanjutan. Pelanggan yang puas cenderung menjadi pembeli berulang, memberikan referensi, dan berkontribusi pada pendapatan di masa depan.

Baca juga: Top Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis dan Perusahaan

Tips Strategis Mengembangkan Sales Pipeline

Sebelum membuat sales pipeline, sebaiknya Anda memahami dulu tips awal dalam mengembangkan sales pipeline agar efektif.

1. Pahami Target Prospek

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui target pasar atau calon pelanggan Anda. Mulailah dengan membuat profil pelanggan ideal (Ideal Customer Profile/ICP) yang detail.

Nantinya, ICP ini berisi demografi perusahaan, solusi bisnis Anda terhadap permasalahan calon pelanggan, dan pihak yang menjadi pembuat keputusan utama.

Memiliki definisi prospek yang jelas akan menghemat waktu dan sumber daya tim Anda. Dibandingkan menargetkan semua orang, bisnis bisa fokus pada lead yang paling mungkin untuk dikonversi.

2. Menyusun Rencana Penjualan

Bisnis membutuhkan rencana penjualan yang terperinci dan mudah diikuti. Ini adalah panduan awal untuk berada di pasar. Untuk itu, kembangkan rencana yang mencantumkan target sekaligus strategi spesifik untuk mencapainya.

Rencana yang solid akan memberikan kejelasan dan arah. Ini menghilangkan kebingungan, memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien dengan target penjualan yang jelas.

3. Pilih Alat yang Tepat (CRM)

Meskipun pipeline bisa dimulai dengan spreadsheet sederhana, untuk efisiensi dan skalabilitas, Anda akan membutuhkan sistem yang lebih kuat.

Customer Relationship Management (CRM) adalah tulang punggung sales pipeline modern. Pilih aplikasi CRM terbaik dan memungkinkan Anda menyesuaikan tahapan pipeline sesuai dengan proses Anda.

Pastikan alat yang dipilih menawarkan tampilan visual pipeline, seperti papan Kanban drag-and-drop yang akan memudahkan tim untuk melihat status setiap deal dan memindahkannya antar tahapan.

4. Tetapkan Peraturan dan Metrik Awal

Agar pipeline berfungsi, Anda perlu tahu bagaimana menggunakannya dan apa yang akan diukur. Pastikan seluruh tim memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang membuat sebuah peluang menjadi deal yang valid.

Adakan juga bisa mengadakan pertemuan tim secara teratur guna meninjau pipeline. Ini membantu mengidentifikasi deal yang macet, berbagi strategi, dan memastikan data selalu diperbarui.

5. Latih dan Libatkan Tim Penjualan

Sales pipeline akan efektif hanya jika tim penjualan menggunakannya secara konsisten dan tepat. Sebaiknya, tim Anda perlu diberikan pelatihan tentang cara menggunakan CRM dan pipeline.

Dalam hal ini, tim harus mendapatkan informasi tentang pentingnya setiap tahap, aktivitas yang diharapkan, dan bagaimana pipeline akan membantu mencapai target. Dorong tim untuk memberikan feedback tentang proses pipeline.

Baca juga: Cara Membuat Sales Pipeline yang Efektif dan Tahapan Pentingnya

Bangun Sales Pipeline Bisnis Anda Bersama Qontak Sekarang!

Dengan demikian, sales pipeline merupakan alat yang efektif untuk strategi penjualan yang terstruktur dan prediktif. Dengan memahami setiap tahapannya secara mendalam, dari prospeksi hingga retensi pasca-pembelian, setiap interaksi dengan calon pelanggan menjadi maksimal.

Aplikasi CRM menjadi pilihan tepat untuk Anda mengukur dan mengelola sales pipeline. Namun, tetap jaga pentingnya komunikasi dengan tim sales Anda. Sebab, tim sales yang menjalankan proses penjualan.

Sebagai pertimbangan, Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM terbaik yang memudahkan dalam membuat sales pipeline. Dengan Mekari Qontak, Anda bisa memindahkan prospek ke tahapan selanjutnya lebih efisien. Data prospek akan diperbarui secara otomatis dan real time.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 3500 perusahaan untuk membantu mengembangkan bisnis mereka. Qontak juga telah telah tersertifikasi ISO 27001 yang memastikan keamanan informasi data pelanggan Anda.