9 Cara Membuat Sales Pipeline yang Efektif dan Tahapan Pentingnya untuk Bisnis

Bagaimana cara membuat sales pipeline yang efektif? Pada dasarnya sales pipeline adalah cara visual yang sistematis untuk melacak calon pelanggan ketika masih dalam proses pembelian.

Sales pipeline bisa membantu bisnis mengelola banyak pesanan pelanggan dengan meminimalkan human error. Manajemen pipeline yang tepat bisa membantu bisnis memantau leads yang sudah konversi atau perlu follow up secara real time.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan mengupas tuntas tentang cara membuat sales pipeline yang efektif. Simak juga cara mengoptimalkan proses penjualan agar lebih cepat dan maksimal di artikel berikut.

Tahapan Utama dalam Sales Pipeline

Struktur pipeline tiap perusahaan dapat berbeda-beda, namun secara umum tahapan yang digunakan dalam sales pipeline adalah sebagai berikut.

1. Prospecting (Menentukan Prospek)

Tahap pertama adalah prospecting. Pada tahap ini, tim sales mencari dan menemukan calon pelanggan yang berpotensi membutuhkan produk atau layanan yang bisnis Anda tawarkan.

Ini bisa dilakukan melalui riset pasar, jaringan, atau inbound leads, mulai dari media sosial, referensi pelanggan lama, hingga lead magnet.

2. Qualifying (Kualifikasi)

Tahap kedua menyeleksi prospek yang terkumpul untuk menentukan mana yang potensial untuk melakukan pembelian.

Proses kualifikasi dapat dilakukan dengan mengumpulkan informasi mengenai latar belakang dan kebutuhan prospek sehingga produk dan layanan yang ditawarkan sesuai dengan keinginan prospek.

3. Contacting (Melakukan Kontak)

Tim sales dapat menghubungi prospek melalui berbagai metode, seperti telepon, email, pesan instan, atau bahkan melalui media sosial.

Oleh sebab itu, penting untuk memilih metode yang sesuai dan memberikan kesan profesional agar prospek merasa dihargai dan terbuka untuk diskusi lebih lanjut.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Prospek untuk Tingkatkan Penjualan

4. Building Relationship (Membangun Hubungan Pelanggan)

Setelah berhasil melakukan kontak, langkah selanjutnya adalah membangun hubungan dengan prospek. Di tahap ini, komunikasi yang berkelanjutan dengan prospek sangat penting guna membangun kepercayaan dan kredibilitas.

Hubungan yang baik akan meningkatkan peluang prospek untuk mempertimbangkan produk atau layanan Anda ketika mereka siap melakukan pembelian.

5. Proposal dan Penawaran

Langkah berikutnya adalah menyusun proposal yang jelas dan terstruktur. Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan keunggulan serta manfaat produk dibandingkan kompetitor.

Dengan demikian, calon pelanggan bisa mendapatkan gambaran nyata tentang nilai tambah yang bisa didapatkan.

6. Closing (Kesepakatan Penjualan)

Tahap akhir merupakan titik di mana prospek telah membuat keputusan, baik untuk membeli maupun menolak penawaran Anda. Apabila berhasil mencapai tahap closing, artinya upaya yang dilakukan tim sales telah terbayar.

Namun, jika prospek menolak, evaluasi dan pengulangan proses pipeline mungkin diperlukan untuk memperbaiki pendekatan penjualan di masa mendatang.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Pipeline Terbaik

Langkah Persiapan Sebelum Membuat Sales Pipeline

1. Pemahaman Mendalam tentang Pasar Saat ini

Sebelum mendesain pipeline yang ideal, Anda perlu memahami bagaimana penjualan terjadi di bisnis saat ini. Ini membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari alur yang sudah ada.

Langkah ini dilakukan mulai dari mengidentifikasi alur penjualan yang ada, peran dan keterlibatan tim sales, hingga menganalisis hambatan dan keberhasilan yang sudah ada.

2. Definisi Jelas tentang Target Audiens dan Pasar

Tentunya Anda tidak bisa menjual kepada semua orang. Untuk itu, memahami siapa pelanggan ideal adalah kunci untuk mengarahkan upaya penjualan secara efisien.

Anda perlu menyiapkan beberapa data untuk pembuatan profil pelanggan ideal atau ICP, dari firmografi, demografi, hingga psikografi. Setelah itu, siapkan data untuk pembuatan buyer persona yang komprehensif.

Baca juga: 13 Cara Menentukan Target Pasar dan Contoh Penerapannya

3. Pemahaman Produk/Layanan dan Struktur Harga

Tim sales perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang produk yang dijual untuk dapat menyampaikannya secara meyakinkan dan menyelesaikan keberatan prospek.

Pastikan Anda sudah memahami terkait fitur, manfaat, dan USP produk. Bukan hanya itu, idelanya, tim harus terampil dalam mendemonstrasikan produk untuk meyakinkan calon pelanggan.

4. Informasi Target Pendapatan yang Jelas

Sebelum mulai membangun pipeline, Anda perlu tahu apa yang ingin bisnis capai secara finansial. Target yang jelas akan menjadi patokan untuk mengukur keberhasilan pipeline.

Tentukan jumlah pendapatan yang ingin dihasilkan dalam periode waktu tertentu, seperti per bulan, per kuartal, atau per tahun.

Selain itu, pertimbangkan metrik awal, seperti jumlah deal yang ingin ditutup, nilai rata-rata deal, dan perkiraan tingkat konversi awal.

5. Kesiapan SDM dan Komitmen Tim

Membangun dan menerapkan sales pipeline yang baru memerlukan perubahan dalam alur kerja dan adaptasi dari tim. Pertama-tama, pastikan bisnis Anda memberikan dukungan dan komitmen penuh dari manajemen.

Selanjutnya, libatkan tim penjualan dalam proses perencanaan sejak awal. Kesiapan tim sales untuk belajar dan mengadopsi cara kerja baru, seperti penggunaan aplikasi CRM sangat penting.

Bagaimana Cara Membuat Sales Pipeline yang Efektif?

Membangun dan mengelola pipeline yang solid adalah kunci untuk melacak peluang, memprediksi pendapatan, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Berikut ini adalah tahapan cara membuat sales pipeline yang efektif.

1. Membuat Ideal Customer Profile dan Buyer Persona

Sebelum melangkah lebih jauh, Anda harus tahu persis siapa target pasar Anda. Untuk pembuatan profil pelanggan (ICP) yang ideal, fokus pada detail calon prospek yang ditargetkan. Ini mencakup beberapa aspek, seperti:

• Firmographic: industri, ukuran perusahaan, lokasi
• Demographic: data statistik relevan
• Psychographic: nilai, budaya, filosofi perusahaan

Sementara untuk buyer persona, fokuskan pada individu pembeli. Buyer persona mencakup beberapa hal berikut.

• Jabatan
• Peran dalam pengambilan keputusan)
• Pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan prioritas prospek, termasuk pain points dan bagaimana tantangan calon prospek bisa berubah.

Memiliki ICP dan buyer persona yang jelas membantu tim sales memahami siapa yang harus dihubungi, strategi yang harus diambil, dan cara menciptakan pesan yang paling efektif dan personal.

Setelah memahami elemen-elemen tersebut, Anda dapat mulai membangun daftar prospek yang relevan.

2. Identifikasi Saluran Prospek

Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi saluran prospek untuk mencari tahu cara terbaik menjangkau prospek. Bisnis perlu memahami tempat target audiens menghabiskan waktu dan saluran media apa yang dikonsumsi.

Bukan hanya itu, Anda juga perlu memilih metode yang paling mudah diakses dan hemat biaya. Berikut ini beberapa saluran yang dapat dipertimbangkan.

• Metode Outbound, seperti cold-calling, email outreach, engagement di media sosial, dan acara networking.
• Metode Inbound melalui konten ead magnet, seperti blog, postingan media sosial, formulir di landing page, webinar, serta iklan Pay-Per-Click (PPC) dan live chat.

Baca juga: Pipeline Management: Definisi, Manfaat, dan Tahapan

3. Buat Daftar Prospek

Tahap selanjutnya adalah membangun dan mengumpulkan daftar prospek. Pada tahap ini, bisnis aktif mengumpulkan data kontak calon pelanggan yang sesuai dengan ICP dan buyer persona yang dibuat sebelumnya.

Baca juga: Marketing Pipeline: Pengertian, Tahapan, dan Strateginya

4. Atur Tahapan Sales Pipeline

Setelah membangun daftar kontak, langkah selanjutnya adalah mengatur tahapan sales pipeline Anda.

Caranya adalah dengan mendefinisikan tahapan spesifik yang akan dilalui oleh prospek guna merepresentasikan aktivitas penjualan yang akan memecah tujuan penjualan besar menjadi langkah-langkah harian.

Fokuskan sales pipeline Anda dengan mengukur dan mengelola aktivitas penjualan. Setiap tahapan tentunya harus berkorelasi dengan aktivitas konkret yang harus diselesaikan oleh tim.

Meskipun ada tahapan standar, seperti dari prospecting, qualification hingga retention, Anda harus tetap menyesuaikannya dengan proses penjualan dengan buyer persona.

Sebagai contoh, Anda bisa menambahkan tahap spesifik seperti “Demo Produk” atau “Uji Coba Gratis” jika diperlukan.

5. Definisikan Metrik Sales Pipeline

Setelah pipeline sudah terstruktur dengan tahapan yang jelas, langkah berikutnya adalah menentukan metrik apa yang akan dilacak. Hal ini bertujuan untuk mengukur kesehatan dan kinerja pipeline secara keseluruhan.

Nantinya, metrik akan membantu Anda memahami upaya yang berhasil, tahapan yang terhambat (bottlenecks), dan cara memprediksi pendapatan.

Berikut ini beberapa metrik sales pipeline yang dapat diukur.

• Tingkat Konversi Antar Tahap: Persentase prospek yang berhasil pindah dari satu tahap ke tahap berikutnya.
• Waktu Rata-Rata di Setiap Tahap: Berapa lama waktu yang dihabiskan prospek di setiap tahapan.
• Ukuran Kesepakatan Rata-Rata: Nilai rata-rata dari kesepakatan yang berhasil ditutup.
• Tingkat Kemenangan/Kekalahan (Win/Loss Rate): Persentase kesepakatan yang berhasil ditutup vs. yang hilang.
• Panjang Siklus Penjualan: Total waktu rata-rata dari awal hingga penutupan kesepakatan.
• Nilai Pipeline: Total nilai moneter dari semua kesepakatan yang sedang berjalan di pipeline.
• Pipeline Coverage Ratio: Membandingkan nilai pipeline saat ini dengan target pendapatan Anda.
• Jumlah Prospek di Setiap Tahap: Memberikan gambaran volume prospek di setiap titik.

6. Kualifikasi Leads

Kualifikasi leads adalah proses untuk menentukan seberapa berharga suatu lead dan apakah leads tersebut benar-benar cocok dengan produk atau layanan Anda.

Proses kualifikasi yang sistematis dapat menyalurkan leads melalui pipeline dengan efisien.

Bisnis perlu mendefinisikan apa yang membuat lead berkualitas tinggi, misalnya memiliki kebutuhan yang jelas, anggaran yang memadai, wewenang untuk membuat keputusan, dan timeline yang relevan.

Dalam tahap ini, ICP yang Anda buat akan menjadi panduan utama. Setiap proses kualifikasi harus menjawab apakah prospek adalah orang yang tepat dan apakah target audiens sudah tepat.

7. Kembangkan Lead Anda (Lead Nurturing)

Setelah lead terkualifikasi dan masuk pipeline, penting untuk memelihara dan mempertahankan lead melalui proses penjualan. Ini termasuk pembangunan hubungan, penyediaan informasi yang berharga, dan menjaga lead tetap hangat (warm lead).

Dalam tahap ini, bisnis bisa berinteraksi dengan prospek secara konsisten meskipun prospek belum siap membeli.

Selain itu, berikan informasi yang relevan dan bernilai dengan memposisikan produk/layanan Anda sebagai solusi, bisa berupa studi kasus, whitepaper, atau webinar yang relevan.

Untuk strategi nurturing, manfaatkan kampanye email outreach, konten khusus yang ditargetkan untuk prospek, dan mengajak prospek aktif berinteraksi dengan bisnis di media sosial.

8. Monitor dan Ukur Kinerja Penjualan Anda

Untuk memastikan sales pipeline Anda efektif dan terus memberikan hasil, Anda harus secara aktif memantau dan mengukur kinerjanya. Sebagai contoh, Anda bisa mengelola peluang tersebut di platform CRM.

Sistem Customer Relationship Management (CRM) adalah alat utama untuk mengelola semua peluang penjualan secara aktif dan efisien. Fitur ini membantu memvisualisasikan seluruh pipeline dan melacak setiap interaksi.

Gunakan data dari CRM Anda untuk menganalisis kinerja pipeline secara berkala. Identifikasi tren, area yang lebih lemah, atau hambatan (bottleneck) dalam proses penjualan.

Bukan hanya itu saja, Anda juga bisa memberikan deal reviews secara rutin dalam bisnis Anda.

9. Optimasi Kinerja Penjualan

Membangun sales pipeline adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir jika dilakukan dengan benar. Untuk itu, optimasi berkelanjutan adalah kunci untuk menjaga pipeline tetap relevan dan produktif.

Sales pipeline harus beradaptasi dengan dinamika bisnis dan pasar. Jika ADA aktivitas terjadi secara konsisten, pertimbangkan untuk menjadikannya tahapan baru dalam pipeline.

Selain itu, jaga agar pipeline Anda tetap update. Ini adalah kunci untuk menjaga akurasi dan efektivitas pipeline agar dapat menjadi sales report yang menyediakan visualisasi data prospek terkini (real-time).

Baca juga: Tahapan CRM Pipeline pada Penjualan yang Wajib Bisnis Ketahui

Bagaimana Cara Menggunakan Sales Pipeline?

Saat ini, Anda tidak perlu repot membuat sales pipeline. Sebab banyak bisnis telah banyak memanfaatkan aplikasi sales seperti Mekari Qontak untuk membuat sales pipeline.

Berikut adalah cara menggunakan sales pipeline Mekari Qontak.

1. Masuk dan Akses Menu Deals

1. Langkah pertama adalah masuk ke akun CRM Mekari Qontak Anda.
2. Setelah berhasil login, pilih menu “Properties” di antarmuka CRM. Di sana, Anda akan menemukan opsi untuk mengelola deal, jadi lanjutkan dengan memilih menu “Deals”.

Halaman menu Deals akan menjadi pusat kontrol Anda untuk melihat dan mengelola semua peluang penjualan.

2. Mulai Pembuatan Pipeline Baru

1. Pada halaman Deals, Anda akan melihat opsi untuk membuat pipeline baru.
2. Klik “Create new pipeline” untuk memulai proses konfigurasi.

Fitur ini dirancang untuk memungkinkan Anda menyesuaikan pipeline sesuai dengan alur penjualan spesifik bisnis Anda. Dengan demikian, setiap tahapan bisa relevan dengan proses bisnis.

3. Isi Detail Pipeline Baru

1. Setelah mengklik “Create new pipeline”, Anda akan disajikan dengan beberapa kolom yang perlu diisi.
2. Berikut ini beberapa informasi yang harus Anda isi:
   • Pipeline Name: Isikan nama yang jelas dan deskriptif untuk pipeline Anda, misalnya “Pipeline Penjualan Produk A”, “Pipeline Layanan B2B”.
   • Stage Name: Untuk setiap tahapan dalam pipeline Anda, berikan nama yang merepresentasikan langkah konkret dalam proses penjualan (misalnya, “Prospek Baru”, “Kualifikasi”, “Presentasi”, “Proposal Dikirim”, “Negosiasi”, “Deal Won”, “Deal Lost”.
   • Persentase Deal: Persentase deal yang sedang berjalan.
   • Freeze Stage: Centang toggle ini apabila deal tidak bisa lagi diubah setelah mencapai atau dipindahkan ke tahapan tertentu. Contohnya, jika sebuah deal dipindahkan ke tahapan Done/Won, maka deal tersebut sudah tidak dapat diedit kembali, menandakan status final.
   • Start to rotting in day: Setelah toggle ini diaktifkan, Pipeline Mekari Qontak Anda akan memberikan pengingat terkait deal yang tidak tersentuh (tidak ada aktivitas) selama periode hari yang ditentukan. Ini membantu Anda mencegah deal menjadi cold dan terlupakan.
   • Start to rotting in time: Mirip dengan fitur sebelumnya, setelah toggle ini diaktifkan, Pipeline akan memberi pengingat terkait deal yang terabaikan selama periode durasi waktu yang ditentukan (misalnya, dalam jam atau menit). Ini memungkinkan pemantauan yang lebih granular.
   • Add Deal Stage: Menambahkan stage baru pada deal
   • Pipeline Team: Tim yang tergabung dalam 1 pipeline.

4. Konfirmasi Pembuatan Pipeline

1. Setelah Anda selesai mengisi semua kolom dan mengatur tahapan serta pengingat sesuai kebutuhan, klik “Create Pipeline”.
2. Konfigurasi Anda berhasil tersimpan.

5. Lihat Pipeline yang Dibuat di Halaman Deals

Setelah berhasil dibuat, Pipeline yang baru saja Anda konfigurasi akan segera muncul pada halaman Deals.

Di halaman ini, Anda dapat melihat representasi visual dari seluruh proses penjualan Anda, memindahkan deal antar tahapan, dan memantau kemajuan tim Anda secara real-time.

Mekari Qontak Berhasil Meningkatkan Efisiensi Layanan Padma Hotel

Padma Hotel Bandung mengadopsi solusi CRM dari Mekari Qontak sejak 2022 untuk menciptakan pengalaman menginap berkesan bagi para tamu.

Padahal sebelumnya, pihak hotel sempat mengalami kesulitan karena alur komunikasi lambat yang membuat banyak tamu tidak melanjutkan pemesanan.

Solusi Mekari Qontak secara otomatis mengelola semua interaksi pelanggan mulai dari tamu potensial masuk ke dalam funnel penjualan hingga tahap konversi. Hal ini menjadikan proses reservasi lebih mulus dan responsif.

Percepat Alur Penjualan Anda dengan Sales Pipeline Mekari Qontak!

Sales pipeline mengelola proses penjualan dari awal hingga akhir. Pengelolaan sales pipeline yang efektif dapat meningkatkan efisiensi tim sales, pengambilan keputusan berbasis data, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Sementara itu, membangun sales pipeline yang sehat membutuhkan bantuan teknologi seperti aplikasi CRM miliki Mekari Qontak. Aplikasi Mekari Qontak memudahkan bisnis untuk memantau kinerja dengan metrik yang tepat, serta terus melakukan perbaikan.

Selain itu, Mekari Qontak memiliki pengingat otomatis untuk leads yang lama atau hampir kadaluarsa, agar segera ditindaklanjuti tim sales. Dengan demikian, tidak ada lagi pesanan yang terabaikan.

Tingkatkan penjualan bisnis Anda dengan solusi Mekari Qontak Terbaik, Hubungi Kami Sekarang!

Referensi

Arxiv. “Sales pipeline win propensity prediction: a regression approach”
Uniselinus. “Sales process optimization, in B2B organizations with solution selling methodology”