Outbound Call: Jenis, Strategi, dan Perbedaannya dengan Inbound Call

Outbound call banyak bisnis lakukan untuk menjangkau pelanggan secara proaktif. Sebab, bisnis melihat peluang untuk terjadinya konversi dari panggilan tersebut. Hal ini karena survei mengungkapkan 69% pelanggan bersedia menerima panggilan dari sales baru dalam setahun terakhir.

Outbound call biasa dilakukan oleh tim sales yang akan mengenalkan produk dan menawarkan promosi terbaru kepada calon pelanggan. Metode ini tak hanya efektif untuk meningkatkan penjualan, tapi juga membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan.

Artikel ini akan mengulas definisi outbound call, manfaatnya bagi bisnis, perbedaannya dengan inbound call, serta strategi sukses yang bisa diterapkan agar hasilnya maksimal.

Apa Itu Outbound Call?

Outbound call adalah jenis panggilan telepon yang dilakukan secara proaktif oleh perusahaan untuk menghubungi pelanggan atau calon pelanggan. Panggilan telepon ini diinisiasi oleh agen dengan tujuan tertentu, seperti menawarkan produk, mengingatkan pembayaran, hingga melakukan survei kepuasan.

Agen akan menghubungi pihak luar atau calon pelanggan tanpa permintaan sebelumnya. Namun, agen tetap harus menjaga etika komunikasi agar pesan tersampaikan dengan baik tanpa mengganggu kenyamanan penerima.

Baca juga: Tips Outbound Sales Call yang Sukses Memikat Pelanggan

Perbedaan Outbound dan Inbound Call

Meskipun sama-sama menggunakan telepon sebagai media komunikasi, outbound call dan inbound call memiliki pendekatan yang sangat berbeda.

Outbound call dilakukan secara proaktif oleh agen atau tim penjualan untuk menghubungi prospek atau pelanggan dengan tujuan bisnis, seperti menawarkan produk, melakukan survei, atau penagihan.

Sebaliknya, inbound call bersifat reaktif. Panggilan diinisiasi oleh pelanggan yang menghubungi perusahaan untuk mendapatkan informasi, menyampaikan keluhan, atau meminta bantuan. Panggilan ini akan ditangani oleh tim customer service yang fokus pada penyelesaian masalah dan kepuasan pelanggan.

Meski memiliki fungsi berbeda, keduanya saling melengkapi untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih menyeluruh.

Simak perbedaan selengkapnya antara outbound call vs inbound call pada tabel berikut:

Baca juga: Inbound Sales: Pengertian, Manfaat, dan Strategi Mengimplementasikannya

Apa Manfaat Outbound Call?

Melakukan panggilan keluar atau outbound call center bisa memberikan sejumlah keuntungan bagi bisnis, seperti berikut:

1. Meningkatkan Brand Awareness

Outbound call memungkinkan bisnis menjangkau prospek baru secara langsung dan memperkenalkan brand kepada mereka yang belum mengenalnya. Panggilan ini menjadi momen strategis untuk menyampaikan nilai dan solusi bisnis secara personal.

Semakin sering audiens mendengar tentang brand Anda, maka memperbesar peluang mereka mengingat dan mempertimbangkan produk Anda saat butuh solusi serupa.

2. Menjalin Hubungan Baik dengan Customer

Komunikasi langsung lewat telepon menciptakan interaksi yang lebih hangat dan personal antara bisnis dan pelanggan. Agen dapat memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan respon yang lebih relevan. Hal ini mendorong kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

3. Mengumpulkan Feedback dari Customer

Outbound call bisa digunakan untuk mengumpulkan feedback secara real-time dari pelanggan. Lewat survei singkat atau diskusi ringan, perusahaan bisa mengetahui pengalaman pelanggan secara langsung. Hasilnya, bisnis dapat mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat dan responsif.

4. Menciptakan Peluang Bisnis Baru

Outbound call membuka peluang menjangkau calon pelanggan yang belum pernah berinteraksi dengan brand Anda. Baik melalui cold call maupun warm call, agen dapat memperkenalkan solusi dan membangun ketertarikan awal.

5. Meningkatkan Sales dan Revenue

Manfaat lainnya outbound call adalah meningkatkan penjualan secara langsung. Agen memiliki kesempatan untuk menawarkan produk, menangani keberatan, dan menutup transaksi melalui percakapan yang terarah.

Jenis-jenis Outbound Call

Outbound call dibedakan menjadi beberapa kategori sesuai dengan fungsi dan tujuan melakukan panggilan keluar. Jenis-jenis tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Panggilan Telesales (Telesales Call)

Panggilan telesales dilakukan untuk menawarkan produk atau layanan secara langsung kepada calon pelanggan. Agen akan menjelaskan manfaat produk, menjawab pertanyaan, dan mendorong pembelian melalui percakapan yang persuasif.

Jenis panggilan ini bertujuan untuk meningkatkan penjualan cepat, termasuk strategi upselling dan cross-selling. Targetnya bisa pelanggan baru maupun pelanggan lama yang sudah pernah berinteraksi dengan bisnis.

Baca juga: Mengenal Peran dan Tugas Telesales untuk Meningkatkan Penjualan

2. Panggilan Lead Generation (Lead Generation Call)

Tujuan utama panggilan ini adalah menghasilkan prospek baru melalui cold calling atau warm calling. Agen akan memperkenalkan produk, mengajukan pertanyaan, dan menilai potensi pelanggan.

Jika prospek memenuhi kriteria, mereka diteruskan ke tim sales untuk ditindaklanjuti. Upaya ini sangat penting untuk mengisi sales funnel secara berkelanjutan.

3. Panggilan Pengingat (Reminder Call)

Panggilan ini dilakukan untuk mengingatkan pelanggan akan janji temu, perpanjangan layanan, atau promo terbatas. Hal ini membantu memastikan keterlibatan pelanggan tetap terjaga.

Selain itu, panggilan pengingat juga digunakan untuk follow-up pasca pembelian. Tujuannya untuk memastikan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan layanan jangka panjang.

4. Panggilan Penagihan Utang (Debt Collection Call)

Jenis panggilan ini digunakan untuk mengingatkan pelanggan mengenai tagihan yang jatuh tempo. Agen menyampaikan informasi tagihan dan membantu mencari solusi pembayaran jika ada kendala.

Strategi ini penting untuk menjaga arus kas bisnis, terutama di sektor keuangan dan langganan. Pendekatan yang sopan namun tegas sangat dibutuhkan agar hasil penagihan maksimal.

5. Panggilan Riset Pasar (Market Research Call)

Outbound call juga digunakan untuk mengumpulkan data dan opini pelanggan melalui survei atau wawancara singkat. Informasi ini mendukung pengembangan produk dan strategi bisnis.

Biasanya, agen mengikuti skrip pertanyaan untuk menggali pendapat tentang layanan, tren pasar, atau kepuasan pelanggan. Hasilnya digunakan untuk pengambilan keputusan berbasis data.

6. Panggilan Upsell dan Cross-sell (Upsell & Cross-sell Call)

Panggilan ini bertujuan meningkatkan nilai transaksi pelanggan dengan menawarkan upgrade produk (upsell) atau produk pelengkap (cross-sell). Targetnya adalah pelanggan yang sudah pernah membeli.

Jika dilakukan dengan pendekatan yang tepat, metode ini bisa meningkatkan pendapatan sekaligus memperkuat kepuasan pelanggan karena mereka merasa ditawarkan solusi yang relevan.

7. Panggilan Pengumpulan Feedback (Customer Feedback Call)

Setelah transaksi atau interaksi selesai, perusahaan melakukan panggilan untuk menanyakan pendapat pelanggan. Panggilan ini bisa berupa follow-up setelah pembelian atau layanan selesai.

Feedback call ini memberikan wawasan langsung terkait kepuasan pelanggan dan area yang perlu diperbaiki. Selain itu, pelanggan merasa dihargai karena pendapat mereka didengarkan.

Strategi Outbound Call yang Sukses Tingkatkan Konversi

Jika tujuan Anda melakukan outbound call center untuk meningkatkan konversi, maka ikuti langkah-langkah berikut:

1. Riset Prospek Terlebih Dahulu

Langkah pertama, pahami siapa prospek yang dituju, mulai dari jabatan, industri, hingga kebutuhan bisnisnya. Informasi ini membantu Anda untuk melakukan panggilan yang lebih efektif, prospek merasa dipahami, dan peluang closing meningkat.

2. Siapkan Skrip Panggilan yang Fleksibel

Jika diperlukan buat skrip sebagai panduan. Skrip yang baik mencakup pembukaan, tujuan, penawaran, dan penutup, tetapi tetap memberi ruang improvisasi sesuai situasi.

Tambahkan daftar pertanyaan umum (FAQ) dan jawabannya agar agen siap hadapi keberatan. Kemudian evaluasi skrip secara berkala untuk terus ditingkatkan.

Baca juga: Panduan Membuat Sales Script yang Memikat Pelanggan dan Contoh Templatenya

3. Latih Kemampuan Mendengarkan Aktif

Selain itu, Anda perlu mendengarkan untuk memahami kebutuhan prospek dan membangun kepercayaan. Berikan juga respon yang menunjukkan empati dan gunakan pertanyaan terbuka. Dengan cara ini, prospek lebih terbuka dan komunikasi menjadi dua arah yang produktif.

4. Siapkan Taktik Hadapi Keberatan

Agen call center juga perlu dilatih teknik menghadapi keberatan seperti LAER (Listen, Acknowledge, Explore, Respond). Dengan pendekatan yang tenang dan solutif, banyak prospek yang awalnya menolak bisa berubah pikiran. Kuncinya: jangan defensif, tetap profesional.

5. Gunakan Daftar Jangan Panggil (Do Not Call List)

Hormati permintaan prospek yang tidak ingin dihubungi lagi. Buat daftar DNC agar agen tidak membuang waktu pada kontak yang tidak reseptif. Langkah ini bukan hanya etis, tapi juga membuat panggilan lebih efisien dan meminimalkan risiko komplain.

6. Lakukan Follow-Up Secara Konsisten

Jangan berhenti di panggilan pertama. Banyak prospek butuh waktu untuk mengambil keputusan, jadi penting menjadwalkan follow-up yang teratur dan bernilai.

Gunakan CRM untuk mencatat dan mengatur tindak lanjut. Follow-up yang tepat waktu menunjukkan keseriusan dan menjaga hubungan tetap hangat.

7. Manfaatkan Auto Dialer dan Teknologi Prediktif

Gunakan fitur auto dialer atau predictive dialer untuk mempercepat proses panggilan dan menghindari waktu tunggu yang sia-sia.

Dengan teknologi ini, agen bisa fokus pada percakapan bernilai, bukan memutar nomor. Integrasi dengan CRM juga bantu personalisasi setiap panggilan.

Baca juga: Rekomedasi Auto Dialer Software Terbaik untuk Bisnis, No.1 Wajib!

Tingkatkan Layanan Pelanggan dengan Mekari Qontak

Agar outbound call berjalan optimal, dibutuhkan strategi tepat, tim andal, dan teknologi yang mendukung. Mekari Qontak hadir sebagai solusi call center berbasis cloud untuk mengelola panggilan inbound dan outbound secara efisien.

Dengan fitur seperti auto dialer, integrasi CRM Mekari Qontak dan dashboard real-time, tim Anda bisa bekerja lebih cepat, terstruktur, dan personal. Maksimalkan layanan dan penjualan Anda lewat platform call center modern ini.

Coba demo gratis Mekari Qontak sekarang dan rasakan langsung keunggulannya dengan Hubungi Kami Sekarang!