Prasetiya Mulya: Komunikasi Efisien dengan Chatbot serta Broadcast

Sekilas tentang Prasetiya Mulya

Universitas Prasetiya Mulya adalah sekolah bisnis terkemuka di Indonesia yang sudah berdiri sejak tahun 1982. Dengan 2 kampus yang berlokasi di BSD untuk program S1 dan Cilandak untuk program S2, Prasetiya Mulya memiliki misi untuk menjadi pusat pembelajaran yang baik bagi para wirausahawan, profesional, dan peneliti bisnis.

Bagaimana Prasetiya Mulya memilih untuk menggunakan Mekari Qontak

Sebelum menggunakan Mekari Qontak, jalur komunikasi dari Prasetiya Mulya ke para orangtua dan siswa adalah melalui email dan WhatsApp. Seiring berkembangnya lembaga ini maka volume chat yang masuk menjadi semakin banyak, dan  divisi admission dari Prasetiya Mulya, memutuskan untuk mencari solusi yang dapat memudahkan proses komunikasi.

Kami lihat ada kebutuhan berdasarkan pekerjaan dan jumlah SDM yang ada, maka kami coba mencari solusi yang lebih efektif. Setelah berdiskusi fitur dan negosiasi harga, kami memutuskan untuk memakai Qontak.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

Untuk melancarkan proses komunikasi dan mengurangi pekerjaan yang repetitif, Prasetiya Mulya telah banyak menggunakan fitur Chatbot serta Broadcast dari Mekari Qontak sejak pertengahan 2022.

Permasalahan

Volume chat yang terus menumpuk sulit ditangani oleh SDM yang terbatas

Membalas chat satu per satu memakan waktu

Sebelumnya, Prasetiya Mulya berkomunikasi dengan orangtua serta siswa melalui sarana komunikasi seperti WhatsApp dan email. Tim admission dari Prasetiya Mulya harus meluangkan waktu setidaknya 10 menit untuk setiap pertanyaan, dan itu pun apabila percakapan berlangsung secara lancar. Dengan puluhan orangtua dan siswa yang terus bertanya setiap harinya, staff admission harus selalu siap untuk menjawab panggilan walau ada banyak pekerjaan lain.

Banyak pertanyaan repetitif yang sebenarnya sudah terjawab di website

Mayoritas pertanyaan yang masuk ke tim admission Prasetiya Mulya, bersifat umum dan banyak yang jawabannya dapat ditemukan di website Prasetiya Mulya. Tanpa sistem yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, waktu dan tenaga kerja harus dikerahkan untuk melaksanakan komunikasi yang seharusnya tidak diperlukan.

Banyak pertanyaan yang jawabannya sudah ada di website, namun orangtua senang untuk mendapatkan jawabannya langsung dari staff. Dari sisi kami jadi lumayan banyak waktu yang terbuang, apalagi karena fungsi dari admission bukan hanya untuk menjawab pertanyaan.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

Siswa dan orangtua jarang membuka broadcast melalui SMS dan email

Pada waktu batas akhir pendaftaran, seringkali ada banyak siswa yang masih belum melengkapi pendaftarannya dari segi dokumen. Maka dari itu, tim admission akan mengirimkan pengingat melalui SMS dan email.

WhatsApp Blast manual tidak mungkin dilakukan karena kami mengirim ke ribuan siswa. Jadi kami dulu memakai SMS, yang kadang dibaca dan kadang tidak, apalagi untuk siswa SMA.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

Mengirim pengingat melalui SMS dan email terbukti tidak efektif karena masih saja ada siswa yang bahkan tidak sadar bahwa mereka belum melengkapi pendaftarannya.

Hasil

Alur komunikasi menjadi cepat dan penyampaian informasi menjadi efektif

Peningkatan efisiensi komunikasi hingga 100%

Dengan Chatbot dari Mekari Qontak, lebih dari 80% pertanyaan repetitif yang memakan waktu dan tenaga kerja sekarang sudah terjawab oleh sistem. Tim admission dari Prasetiya Mulya sekarang hanya perlu mengambil alih untuk menjawab pertanyaan yang penting dan bersifat kompleks.

Dulu untuk satu orang saja bisa membutuhkan 10 menit. Sekarang dalam 5 menit saja sudah selesai, karena mereka hanya akan menanyakan pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh chatbot.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

80% peningkatan untuk kelengkapan pendaftaran

Bisa ditemukan bahwa lebih banyak siswa yang melengkapi pendaftarannya dibandingkan sebelum menggunakan fitur Broadcast dari Mekari Qontak. Walau tetap akan ada segelintir siswa yang tidak membaca pengingat untuk melengkapi pendaftaran, jumlah siswa ini sudah berkurang hingga setengah dari biasanya; dari 10 menjadi kurang dari 5 orang.

Terlihat sekali perubahannya, sekarang lebih banyak yang responsif. Dulu mungkin bisa ada 10 dari 500 yang datang tanpa melengkapi pendaftaran. Sekarang berkurang hingga setengahnya.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

Mekari Qontak sebagai solusi CRM yang mendukung operasional bisnis

Seiring dengan banyaknya mitra dari sebuah institusi, maka kebutuhan menjawab pertanyaan akan semakin banyak. Tanpa sistem yang dapat mempercepat proses, maka waktu dan tenaga kerja dari tim internal akan tersita di pekerjaan yang repetitif.

Sekarang jadi lebih mudah untuk mendapatkan respon dari para user, dan otomatis kami bisa lebih cepat mendukung kebutuhan mereka. Menyebarkan informasi penting juga menjadi lebih cepat.

Yudhistira Victoria – Admissions Manager

Dengan Chatbot dan Broadcast dari Mekari Qontak, Prasetiya Mulya telah berhasil meningkatkan efisiensi pengelolaan pertanyaan mitranya. Tertarik untuk meningkatkan tingkat respons dari user atau mitra seperti Prasetiya Mulya? Pelajari lebih lanjut tentang Mekari Qontak di link ini.