Tentang Swiss German University
Swiss German University (SGU) adalah universitas swasta di Tangerang, Banten, yang menawarkan program sarjana dan pascasarjana di bidang teknik, bisnis, desain, dan komunikasi. SGU melayani calon mahasiswa dari seluruh Indonesia, banyak di antaranya dari luar Jabodetabek, yang mencari informasi kuliah melalui website, Instagram, WhatsApp, dan berbagai event.
Setiap hari, tim sales dan admin SGU berkomunikasi dengan calon mahasiswa melalui WhatsApp: menjawab pertanyaan, mengirim brosur, hingga menjadwalkan tes masuk.
Tantangan Bisnis
Seiring meningkatnya jumlah leads dari campaign digital dan event seminar, volume chat yang masuk terus melonjak. Padahal sebelum menggunakan Mekari Qontak, tujuh orang tim sales SGU menangani calon mahasiswa dari berbagai channel, mulai dari Instagram, form website, hingga event, dan semuanya masuk melalui WhatsApp pribadi masing-masing. Tidak ada satu pusat yang menyatukan percakapan tersebut.
Kondisi ini menimbulkan beberapa masalah:
- Chat tidak terjawab ketika anggota tim sales sedang libur atau beristirahat.
- Dua sales dapat menghubungi calon mahasiswa yang sama tanpa saling mengetahui, sehingga informasi menjadi ganda dan terkadang tidak konsisten.
- Pelacakan leads dilakukan manual melalui spreadsheet, tanpa broadcast yang terpusat, tanpa penjadwalan, dan tanpa segmentasi calon mahasiswa. Setiap pesan harus diketik dan dikirim satu per satu.
Dampaknya langsung terasa pada pengalaman calon mahasiswa. Respons yang lambat berisiko membuat mereka beralih ke universitas lain yang lebih responsif, dan beberapa calon mahasiswa bahkan menyampaikan keluhan tentang lambatnya respons kepada pihak universitas.
“Kalau tim sales libur atau istirahat, chat itu tidak terjawab. Kadang dua sales mengobrol dengan calon mahasiswa yang sama tanpa saling tahu.”
– Kurniawan, Admission & Sales Manager Swiss German University
Mekari Qontak sebagai Solusi
SGU mengenal Mekari Qontak dari rekomendasi kolega di lingkungan pendidikan dan dari pendekatan tim Mekari. Dalam proses evaluasi, SGU mempertimbangkan WhatsApp Business API yang dapat terhubung dengan sistem operasional, fitur broadcast untuk pengiriman pesan terjadwal ke banyak calon mahasiswa sekaligus, kemudahan integrasi dengan tools yang sudah dipakai, serta harga yang transparan untuk skala organisasi mereka.
Keputusan akhir jatuh pada Mekari Qontak karena platform ini membantu mengelola seluruh alur komunikasi dari satu tempat, mulai dari broadcast awareness hingga follow up personal, dan didukung tim customer success yang mendampingi implementasi awal.
Fitur utama yang digunakan:
Omnichannel dan WhatsApp Business API
Menerima chat masuk dari calon mahasiswa yang tertarik mengenal SGU, lalu mendistribusikannya ke agen sesuai PIC sekolah masing-masing agar ditangani pihak yang tepat. Agen juga dapat melakukan follow up terhadap leads melalui Mekari Qontak, termasuk ketika percakapan sebelumnya telah berakhir.
WhatsApp Broadcast
Memungkinkan SGU menyampaikan informasi event, program, beasiswa, dan perubahan jadwal secara terjadwal kepada calon mahasiswa yang relevan, tanpa perlu mengirim satu per satu lewat WhatsApp pribadi.
Manajemen kontak dan segmentasi
Membantu tim mengelompokkan calon mahasiswa sehingga pesan tidak sampai ke orang yang salah.
Integrasi dengan spreadsheet dan database leads internal
Dilakukan bersama tim Mekari. Karena sistem SGU tidak kompleks, proses integrasinya relatif mudah.
Proses onboarding berjalan lancar dengan pendampingan awal dari tim Mekari Qontak. Tim SGU membutuhkan waktu beberapa minggu untuk benar-benar terbiasa dengan fitur broadcast dan manajemen kontak. Kendala awal ada pada segmentasi data leads, yang diatasi dengan belajar mengategorikan calon mahasiswa secara lebih rapi.
“Kendala awal ada di segmentasi data leads. Kami belajar mengategorikan calon mahasiswa dengan lebih rapi supaya broadcast tidak sampai ke orang yang salah. Sekarang sudah lebih lancar dan tim lebih percaya diri.”
— Kurniawan, Admission & Sales Manager Swiss German University
Hasil
Setelah mengimplementasikan Mekari Qontak, SGU mulai merasakan dampak nyata dalam beberapa minggu pertama, terutama dari sisi komunikasi yang lebih terpusat dan broadcast yang menghemat waktu tim sales. Manfaatnya semakin jelas setelah sistem berjalan stabil.
Mempercepat respons dan menjaga konsistensi komunikasi
Dengan semua chat terpusat, calon mahasiswa kini dapat dijawab oleh siapa saja di tim, tidak lagi bergantung pada satu orang. Berdasarkan observasi internal tim SGU, waktu respons ke calon mahasiswa kini lebih cepat dibandingkan sebelumnya, yang kadang membutuhkan waktu seharian penuh atau lebih. Duplikasi komunikasi pun berkurang karena seluruh percakapan berada di satu tempat.
Menghemat waktu tim sales lewat broadcast terjadwal
SGU kini dapat mengirim informasi ke ratusan calon mahasiswa sekaligus dalam waktu singkat, sesuatu yang sebelumnya sulit dilakukan secara efisien dengan WhatsApp biasa. Tim sales pun dapat lebih fokus pada follow up personal dibanding menghabiskan waktu mengirim broadcast manual.
Memastikan informasi tepat di orang yang tepat
Manfaat yang cukup mengejutkan bagi SGU adalah kemudahan memantau siapa saja yang sudah menerima informasi tertentu. Hasilnya, komunikasi tim jadi jauh lebih konsisten dan bebas dari pesan ganda. Tim sales dan admissions merasakan dampak terbesarnya secara langsung, sementara manajemen kini bisa melihat laporan aktivitas komunikasi dengan lebih rapi dan terstruktur. Beban kerja harian yang tadinya terasa menumpuk pun kini jauh lebih terkontrol.
Mekari Qontak di mata Swiss German University
“Dengan Mekari Qontak, kami bisa merespons calon mahasiswa dengan lebih cepat dan konsisten, serta menghemat waktu tim sales lewat broadcast yang teratur. Komunikasi kami dengan calon mahasiswa jadi lebih profesional dan tidak kehilangan siapa-siapa.”
— Kurniawan, Admission & Sales Manager Swiss German University
