Fishbone diagram bukan hal baru lagi dalam dunia bisnis. Pasalnya diagram yang punya nama lain Ishikawa diagram ini banyak digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab suatu masalah dalam perusahaan baik berkaitan produk, layanan, atau operasional bisnis.
Setelah berhasil mengetahui sumber masalah yang terjadi, bisnis lebih mudah untuk melakukan perbaikan. Oleh karena itu, peran fishbone diagram ini cukup vital dalam perusahaan terutama industri manufaktur yang memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan.
Pelajari selengkapnya peran atau fungsi lain fishbone diagram, cara untuk membuat serta contoh penggunaannya pada artikel berikut.
Apa itu Fishbone Diagram?
Fishbone diagram adalah management tools berbentuk kerangka ikan (tulang dan kepala) yang digunakan untuk mencari penyebab suatu masalah dan dampak yang diberikan. Kepala ikan menggambarkan masalah utama, kemudian tulang-tulang ikan memvisualkan penyebab masalah tersebut.
Dengan visualisasi masalah tersebut, Anda lebih mudah dalam mendiagnosis akar masalah tersebut. Hal ini sangat penting sebab Anda bisa lebih fokus untuk menyelesaikannya dari sumber utama masalah, sebelum semakin parah.
Pada umumnya, penyebab masalah yang ada pada fishbone diagram akan dibagi ke dalam beberapa kategori terkait seperti manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan lain-lain. Setiap kategori memiliki penyebab yang perlu dianalisis melalui sesi brainstorming.
Libatkan tim Anda dalam proses brainstorming untuk mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab dari satu masalah atau efek, serta menganalisis masalah tersebut. Tim Anda akan membantu memberikan pandangan berbeda terkait suatu masalah, sehingga keputusan yang diambil lebih objektif.
Apa saja Fungsi Fishbone Diagram?
Sempat disinggung sebelumnya, fishbone diagram memiliki peran penting berkaitan masalah yang bisnis alami. Berikut beberapa fungsi lain dari fishbone diagram seperti berikut:
Mengidentifikasi akar penyebab masalah secara komprehensif
Diagram tulang ikan memberikan gambaran sebab-akibat dari suatu masalah. Hal ini memudahkan bisnis dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah yang mereka hadapi, termasuk peluang untuk memperbaikinya.
Melibatkan tim dalam proses analisis dan pemecahan masalah
Penggunaan diagram tulang ikan adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam bisnis memiliki pemahaman yang sama. Hal ini bisa membantu untuk menemukan solusi yang tepat untuk banyak situasi sulit. Sebab kolega Anda lebih mudah perspektif baru setelah mereka terbiasa dengannya.
Menyajikan informasi secara visual dan mudah dipahami
Diagram tulang ikan adalah alat yang sepenuhnya visual untuk mengidentifikasi masalah yang biasanya tidak terpikirkan. Dengan menyusun semuanya secara visual dan terhubung, Anda dapat dengan mudah melihat di mana masalah mungkin berasal.
Meskipun tidak langsung menunjukkan ke arah yang benar, setidaknya diagram ini memungkinkan Anda mengeliminasi beberapa kesalahan dengan hanya mengevaluasi diagramnya. Hal ini menjadikannya alat yang sangat berguna ketika Anda mencoba untuk dengan cepat mengiterasi berbagai ide.
Membantu pengambilan keputusan berdasarkan data yang terstruktur
Dengan cara proses Anda divisualisasikan dalam fishbone diagram, Anda dapat dengan mudah menentukan bagian mana yang memerlukan perbaikan. Diagram ini akan membantu Anda mengidentifikasi peluang dalam konteks yang sebenarnya dari proses itu sendiri.
Selain itu, menggunakan fishbone dalam beberapa iterasi perubahan dapat membantu Anda memprediksi bagaimana perubahan tersebut mempengaruhi proses lainnya yang terhubung.
Bagaimana Cara Membuat Fishbone Diagram?
Pada dasarnya, untuk membuat fishbone diagram ada beberapa langkah yang harus dilakukan seperti berikut:
Langkah 1: Definisikan masalah dengan jelas
Inisiatif pembuatan fishbone diagram dilandasi adanya suatu masalah yang sedang bisnis hadapi. Cobalah untuk mendeskripsikan masalah tersebut secara jelas, termasuk dampak atau akibat yang ditimbulkan, sehingga semua anggota tim dalam diskusi memiliki pemahaman yang sama.
Baca juga: Daftar Masalah Kerap Terjadi pada Pelaku Bisnis Online
Langkah 2: Gambarkan kerangka diagram fishbone
Tahapan selanjutnya, Anda bisa menggambarkan kerangka ikan (kepala dan ekor) untuk memberikan visualisasi dari masalah yang Anda hadapi.
Letakan masalah utama pada kepala ikan. Kemudian tuliskan beberapa kategori penyebab yang mungkin mempengaruhi masalah tersebut di setiap sisi tulang ikan. Pada bidang kosong samping tulang ikan, Anda bisa mengembangkan ide-ide lainnya.
Langkah 3: Identifikasi kategori penyebab utama
Langkah ketiga adalah Anda bisa mengisi setiap bagian tulang ikan dengan berbagai kategori penyebab dari masalah utama. Pada umumnya penyebab tersebut akan dikelompokkan berdasarkan manusia, mesin, material, metode, lingkungan, pengukuran dan lainnya.
Langkah 4: Brainstorming penyebab potensial di setiap kategori
Setelah melengkapi kerang diagram, lakukan diskusi dengan tim untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah yang mungkin relevan di setiap kategori.
Visualisasikan kemungkinan penyebab ini dengan menggambar garis-garis pendek dari ‘tulang’ diagram. Jika suatu penyebab agak lebih kompleks, jangan ragu untuk menggambar garis cabang kecil dari garis ‘penyebab’.
Anda dapat memilih kategori yang sesuai untuk proyek Anda, tetapi sebagian bisnis sering kali digunakan 6 M, seperti berikut:
- Manusia: orang-orang yang terlibat dalam proses
- Metode: standar kerja yang digunakan dalam proses
- Mesin: peralatan dan alat yang dibutuhkan dalam suatu proses
- Material: melibatkan bahan mentah, bahan pokok, barang habis pakai, dan sebagainya
- Pengukuran: matriks atau data yang digunakan untuk mengevaluasi hasil proses
- Lingkungan: kondisi di mana proses dilakukan
Langkah 5: Analisis dan prioritaskan penyebab yang berdampak besar
Tahap terakhir, Anda seharusnya memiliki diagram tulang ikan yang lengkap yang menunjukkan semua kemungkinan penyebab pernyataan masalah.
Dengan menggunakan metode analisis 5 Whys, investigasi, dan survei, Anda bisa menyelidiki masalah lebih lanjut dan menguji untuk melihat penyebab potensial mana yang sebenarnya berkontribusi pada masalah tersebut.
Pada sejumlah kasus, mungkin Anda akan menemukan bahwa masalah yang Anda hadapi bukanlah sumber masalah utama.
Misalnya awalnya Anda mengira penyebab kebocoran karena pemeliharaan tidak tepat. Namun setelah analisis fishbone diagram, Anda menemukan jenis segel dan bahan segel perlu diubah untuk mencegah kebocoran mesin.
Baca juga: Cara Ampuh Mengatasi Masalah Marketing Pada Bisnis
Contoh Penerapan Fishbone Diagram
Fishbone diagram telah banyak digunakan oleh sejumlah perusahaan untuk menyelesaikan masalah mereka. Berikut contoh penggunaan fishbone diagram untuk beberapa kasus yang seringkali terjadi di sejumlah perusahaan:
Masalah produksi terlambat
Masalah keterlambatan produksi menjadi hal klise yang seringkali perusahaan. Fishbone diagram bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah ini. Dalam pembuatan diagram, umumnya melibatkan enam elemen (6M) untuk mencari kemungkinan penyebab akar variasi atau masalah dalam produksi.
Sebagai contoh, mari kita lihat masalah yang terjadi pada perusahaan perusahaan Y terkait pengiriman yang salah/terlambat/rusak. Alasan-alasan yang mungkin mempengaruhinya, seperti kemasan rusak selama pengiriman, produk salah dilepaskan untuk pengiriman, atau label alamat tidak benar.
Kemudian Anda dapat mengelompokkan penyebab utama ini dan menampilkannya dalam diagram tulang ikan seperti berikut:
Masalah penurunan kualitas produk
Contoh kedua berkaitan dengan kualitas produk menurun. Hal ini juga seringkali terjadi pada perusahaan yang beroperasi di industri jasa.
Tugas-tugas industri jasa biasanya dibagi menjadi empat grup yang dikenal sebagai 4P: kebijakan, prosedur, orang, dan teknologi (peralatan). Untuk menjelajahi penyebab secara menyeluruh, grup tambahan dari bauran pemasaran (produk, harga, promosi, tempat) telah ditambahkan.
Gambar berikut ini adalah contoh diagram tulang ikan dengan masalah ‘website down.’ Dua penyebab utama telah diidentifikasi sebagai ‘tidak dapat terhubung ke server’ dan ‘masalah pencarian DNS,’ dengan faktor-faktor kontribusi yang lebih lanjut bercabang dari sana. Baca selengkapnya pada gambar berikut:
Masalah layanan pelanggan yang buruk
Contoh terakhir terkait pelayanan kurang baik juga hampir semua bisnis hadapi, terutama mereka yang berinteraksi langsung dengan pelanggan (B2C). Penggunaan fishbone diagram akan membantu untuk mengidentifikasi masalah tersebut.
Sebagai contoh, pada restoran A mendapatkan komplain terkait penyajian teh yang kurang baik. Dalam hal ini perlu dilakukan antara lain melatih karyawan, bahan harus berkualitas baik dan lainnya. Hal selengkapnya bisa dilihat dibawah ini:
Tips Menggunakan Fishbone Diagram
Pada dasarnya, fishbone diagram tidak hanya sebagai alat visual untuk mengidentifikasi penyebab masalah, tetapi juga sebagai panduan strategis dalam merumuskan solusi yang tepat dan berkelanjutan.
Berikut ini tips menggunakan fishbone diagram dengan tepat:
Libatkan tim yang beragam untuk mendapatkan perspektif yang berbeda
Susun tim yang tepat untuk melaksanakan tugas membuat diagram tulang ikan. Tambahkan anggota tim dari berbagai bidang yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Anggota tim yang langsung menangani masalah akan memberikan wawasan berharga, sementara anggota tim yang dianggap sebagai pihak luar dapat membantu menjaga agar bias tetap minimal.
Gunakan data dan bukti untuk mendukung setiap penyebab potensial
Penting untuk mengumpulkan data yang relevan dan bukti konkret yang mendukung setiap penyebab yang teridentifikasi dalam diagram fishbone. Hal ini membantu memastikan bahwa analisis didasarkan pada fakta yang dapat diverifikasi dan tidak hanya pada asumsi atau pendapat subjektif.
Prioritaskan penyebab yang paling berpengaruh dan dapat diatasi
Setelah semua penyebab potensial teridentifikasi, prioritas harus diberikan pada penyebab yang memiliki dampak terbesar terhadap masalah atau yang paling mudah diatasi. Hal ini memungkinkan tim untuk fokus pada langkah perbaikan yang paling efektif dan strategis.
Lakukan tindakan perbaikan berdasarkan hasil analisis fishbone diagram
Hasil dari analisis diagram tulang ikan harus dijadikan dasar untuk merumuskan tindakan perbaikan konkret. Langkah-langkah ini harus dirancang untuk mengatasi penyebab utama masalah yang diidentifikasi dalam diagram.
Buatlah rencana tindakan yang jelas dan terukur untuk memastikan bahwa perbaikan yang dilakukan efektif dan berkelanjutan.
Kesimpulan
Fishbone diagram menjadi cara yang tepat untuk mengetahui penyebab masalah bisnis seperti dijelaskan di atas. Dengan begitu, bisnis bisa lebih mudah dalam mengambil keputusan perbaikan.
Namun sebelum itu, bisnis perlu mengetahui masalah utama mereka. Hal ini bisa diketahui melalui keluhan yang pelanggan sampaikan. Salah satu tools yang bisa mengumpulkan keluhan pelanggan adalah aplikasi CRM.
Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM terbaik untuk mengumpulkan semua interaksi pelanggan. Dari informasi tersebut, bisnis bisa mengidentifikasi masalah utama yang seringkali pelanggan hadapi. Kemudian, bisa menganalisanya menggunakan fishbone diagram.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak melalui link berikut.
Artikel terkait
