- Akses Business Manager adalah pengaturan izin yang menentukan siapa saja yang dapat melihat, mengelola, dan menggunakan aset bisnis Meta, seperti Facebook Page, akun iklan, Pixel, katalog, hingga akun WhatsApp.
- Pengaturan akses Business Manager terdiri dari dua lapisan, yaitu izin pada tingkat portofolio bisnis dan izin pada masing-masing aset.
- WhatsApp Business API Mekari Qontak membantu bisnis mengelola akses dan kolaborasi tim CS melalui satu inbox agar agen bisa menangani percakapan pelanggan sesuai perannya tanpa berbagi akun pribadi.
Hal ini menunjukkan pentingnya mengelola akses akun dengan baik, termasuk saat tim dan agency membutuhkan akses ke Business Manager.
Meta sendiri menyediakan fitur undangan untuk setiap anggota dan Partners untuk mitra eksternal. Dengan fitur tersebut, Anda tidak perlu menggunakan satu akun bersama.
Dalam artikel Mekari Qontak Blog ini, Anda akan memahami seputar cara mengatur akses Business Manager, dari langkah menambah anggota tim, akses agency hingga platform pihak ketiga.
Memahami Akses di Business Manager
Akses Business Manager merupakan pengaturan untuk menentukan siapa yang dapat melihat dan mengelola aset bisnis di Meta, mulai dari Page, akun iklan, Pixel, hingga akun WhatsApp.
Pengaturan business portfolio ini memungkinkan perusahaan memberikan akses kepada anggota tim atau mitra tanpa perlu membagikan kata sandi akun Facebook pribadi.
Melalui portofolio bisnis, Anda bisa menambahkan anggota maupun mitra seperti agency, kemudian memberikan akses ke aset yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa satu aset hanya dapat dimiliki oleh satu portofolio bisnis.
Cara Kerja Akses dan Role Permission Facebook Business Manager
Business Manager membagi pengaturan akses menjadi dua lapisan, yaitu izin pada portofolio bisnis dan izin untuk setiap aset.
Sistem ini memungkinkan perusahaan menentukan kewenangan setiap anggota secara lebih spesifik sesuai pekerjaannya. Dengan demikian, role permission Facebook Business Manager melibatkan dua pengaturan yang berbeda, seperti berikut.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Lapisan pengaturan akses | Fungsi | Tingkat akses | Contoh |
|---|---|---|---|
| Portofolio bisnis | Menentukan keanggotaan dan kewenangan seseorang dalam mengelola portofolio. | Kendali penuh (sebelumnya disebut Admin) atau akses dasar (sebelumnya Employee). | Head of Digital memiliki kendali penuh, sedangkan media buyer menggunakan akses dasar. |
| Per aset | Mengatur aktivitas yang boleh dilakukan pada Page, akun iklan, Pixel, katalog, atau akun WhatsApp. | Kendali penuh atau akses parsial berdasarkan tugas. | Media buyer dapat mengelola iklan di satu akun iklan tanpa harus mengakses Page. |
Langkah Menambah Anggota Tim ke Business Manager
Untuk menambahkan anggota, pemegang kendali penuh perlu membuka menu Settings, memilih People, lalu mengirim undangan melalui Invite people.
Setelah itu, tentukan izin pada tingkat portofolio dan pilih aset yang boleh diakses oleh anggota tersebut. Berikut langkah detailnya.
- Buka menu Settings di Meta Business Suite pada portofolio bisnis yang ingin dikelola.
- Pilih People pada menu sebelah kiri. Jika menu ini tidak tersedia, kemungkinan akun Anda belum memiliki kendali penuh.
- Klik Invite people di bagian kanan atas.
- Masukkan alamat email yang terhubung dengan akun Facebook penerima undangan.
- Tentukan tingkat akses portofolio, kemudian klik Next. Secara default, Meta memberikan akses dasar kepada anggota baru.
- Pilih aset bisnis yang diperlukan beserta tingkat izinnya, lalu klik Invite. Penerima harus menerima undangan menggunakan akun Facebook yang sesuai.
Dalam prosesnya, undangan anggota bisa mengalami kendala karena beberapa hal berikut.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Kendala yang mungkin muncul | Kemungkinan penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Menu People tidak tersedia | Akun belum memiliki kendali penuh. | Minta pemegang kendali penuh untuk menambahkan akun Anda. |
| Undangan gagal dikirim | Email yang dimasukkan tidak sesuai dengan akun Facebook penerima. | Gunakan alamat email yang terdaftar pada akun Facebook tersebut. |
| Penambahan anggota tertunda | Email bisnis belum dikonfirmasi. | Selesaikan konfirmasi melalui Business Info di menu Settings. |
| Penambahan anggota ditolak | Akun pengirim atau penerima sedang dibatasi maupun dinonaktifkan. | Selesaikan masalah pada akun terkait terlebih dahulu. |
| Undangan masih menunggu persetujuan | Pemegang kendali penuh lain perlu menyetujui permintaan. | Periksa dan setujui permintaan melalui menu Requests di Settings. |
Tips Memberi Akses ke Pihak Ketiga tanpa Membagikan Kata Sandi
Apabila Anda perlu memberi akses pihak ketiga agar dapat mengakses aset bisnis melalui portofolionya sendiri tanpa perlu menggunakan akun Facebook perusahaan, misalnya agency, Anda bisa menggunakan fitur Partners.
Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Settings, lalu Partners di bagian Users. Menu tidak tampil bila Anda belum memegang kendali penuh.
- Klik Add, lalu pilih Give a partner access to your assets.
- Masukkan ID portofolio bisnis agency. Agency menemukannya di Settings portofolionya.
- Pilih aset dan tingkat akses. Untuk akses parsial, pilih tugas yang akan dikerjakan, lalu klik Assign assets.
Akses yang Dibutuhkan untuk Menghubungkan Platform Pihak Ketiga
Platform pihak ketiga biasanya perlu dihubungkan menggunakan akun dengan kendali penuh atas aset terkait. Untuk mengatur integrasinya, perhatikan beberapa hal berikut:
- Gunakan akun dengan kendali penuh: Untuk koneksi awal, gunakan akun yang memiliki kendali penuh agar proses integrasi tidak terkendala izin akses.
- Manfaatkan system user: Integrasi server ke server dapat menggunakan system user untuk mewakili server atau perangkat lunak yang terhubung dengan aset bisnis.
- Kelola token dengan aman: Token hanya dapat dibagikan satu kali oleh Meta. Simpan dan dokumentasikan kredensial integrasi dengan baik. Perlu diketahui, tidak semua bisnis memiliki akses ke fitur system user.
- Hindari akun pribadi sebagai penghubung permanen: Catat akun yang digunakan untuk menghubungkan platform agar integrasi tidak bergantung pada akun pribadi karyawan yang dapat dinonaktifkan ketika mereka keluar dari perusahaan.
Maksimalkan Fungsi Business Manager untuk Mengelola WhatsApp Platform dengan Mekari Qontak
Pengaturan Business Manager yang tepat membantu perusahaan mengontrol akses setiap anggota tim dan agency tanpa kehilangan kendali atas aset bisnis.
Portofolio yang tertata juga memudahkan bisnis menghubungkan aset Meta dengan berbagai kebutuhan operasional, termasuk komunikasi pelanggan melalui WhatsApp.
Untuk mendukung kebutuhan tersebut, WhatsApp Business API Mekari Qontak memungkinkan beberapa agen mengelola percakapan pelanggan dari satu nomor bisnis melalui kotak masuk bersama.
Dengan begitu, tim dapat berkolaborasi menangani chat pelanggan tanpa harus berbagi akun atau menggunakan ponsel pribadi yang sama.
Pelajari WhatsApp Business API Mekari Qontak untuk melihat bagaimana bisnis dapat menjawab pelanggan tanpa membagikan akses akun.
Konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis sekarang.
Referensi
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Cara Mengatur Akses Business Manager (FAQ)
Bagaimana cara mengatur akses Business Manager secara singkat?
Bagaimana cara mengatur akses Business Manager secara singkat?
Pemegang kendali penuh menambahkan anggota lewat Settings, People, Invite people, lalu menetapkan aset dan tugas tiap orang. Pihak ketiga tau agency diberi akses lewat Partners, dengan akses parsial bila tugasnya terbatas.
Apa yang harus dilakukan jika tidak ada pemegang kendali penuh di portofolio bisnis?
Apa yang harus dilakukan jika tidak ada pemegang kendali penuh di portofolio bisnis?
Meta menyediakan permintaan untuk mendapatkan kendali penuh bila tidak ada seorang pun di organisasi yang memegangnya. Ajukan permintaan itu lewat panduan menambah anggota dari Meta.
Data apa yang terlihat ketika seseorang bergabung ke portofolio bisnis?
Data apa yang terlihat ketika seseorang bergabung ke portofolio bisnis?
Nama, email kerja, dan aset yang ditugaskan terlihat oleh pemegang kendali penuh portofolio dan pemegang kendali penuh aset terkait. Sampaikan hal ini kepada anggota baru sebelum mengundang mereka.
Apa bedanya mengelola Page lewat Business Manager dan langsung dari Page?
Apa bedanya mengelola Page lewat Business Manager dan langsung dari Page?
Page di Business Manager memakai izin berbasis tugas, sedangkan Page di luarnya memakai izin berbasis role. Dengan demikian, mengubah izin di Business Manager tidak mengubah akses Page yang belum dihubungkan.
Apakah menghubungkan WhatsApp Business API berarti menyerahkan kendali Business Manager?
Apakah menghubungkan WhatsApp Business API berarti menyerahkan kendali Business Manager?
Keputusan memberi akses tetap berada pada pemilik portofolio, karena hanya pemegang kendali penuh yang dapat membagikan aset ke partner.
