Mengenal Performance Management System, Tahapan dan Cara Implementasinya

Performance management system sangat penting untuk meningkatkan kinerja karyawan. Hal tersebut akan berimbas pada pencapaian target dan ROI yang lebih cepat.

Selama ini, banyak bisnis mengalami kesulitan dalam mengelola dan mengukur efektivitas performance karyawan. Hal ini berakibat pada target bisnis yang sulit tercapai.

Namun berbeda halnya, apabila bisnis berhasil menerapkan performance management system. Sistem ini akan membantu mengoptimalkan potensi karyawan dan mendorong peningkatan produktivitas.

Pelajari selengkapnya mengenai apa itu performance management system, tahapan, tips dan contoh bisnis yang sukses menerapkanya pada artikel berikut ini.

Apa itu Performance Management System?

Performance management system adalah proses bisnis untuk mengidentifikasi dan mengukur kinerja karyawan. Sistem ini juga bisa digunakan untuk mengevaluasi performa karyawan sekaligus merencanakan perbaikan. Termasuk di antaranya memberikan penghargaan bagi karyawan dengan performa baik.

Hasil pengukuran performance management system bisa Anda manfaatkan untuk memperbaiki permasalahan yang terjadi. Misalnya karyawan melakukan pelanggaran yang merugikan bisnis.

Tanpa data akurat dari performance management, bisnis akan kesulitan mengidentifikasi permasalahan tersebut. Jadi, bisa dikatakan sistem performance management memiliki peran penting untuk menjaga hubungan industrial yang baik dalam perusahaan.

Apa Tujuan Bisnis Menerapkan Performance Management System?

Tujuan utama performance management system adalah memberikan sistem kerja yang jelas dan terukur untuk semua karyawan agar mendorong peningkatan produktivitas mereka.

Selain itu, masih terdapat beberapa tujuan performance management system, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Meningkatkan keterlibatan karyawan
Mengembangkan kepemimpinan manajerial dan keterampilan pembinaan
Meningkatkan produktivitas melalui peningkatan kinerja
Membangkan program penghargaan kinerja yang mendorong pencapaian KPI
Menunjukkan jalur yang jelas dari pengembangan sasaran ke penghargaan atas pencapaian yang baik

Kenapa Performance Management System Penting?

Performance management system sangat penting untuk mengukur kinerja dan memahami karyawan. Tanpa sistem ini, bisnis akan kesulitan dalam mengidentifikasi kekuatan atau kelemahan masing-masing individu.

Dengan memahami kekuatan karyawan, Anda akan lebih mudah untuk mengoptimalkan potensi karyawan. Hal ini juga membantu Anda menentukan target KPI yang harus dicapai masing-masing karyawan.

Dengan menghubungkan sasaran kinerja mereka dengan keseluruhan tujuan dan misi perusahaan, Anda dapat membuat dampak terbesar. Survei McKinsey & Company seperti dilansir dari Forbes.com bahwa menemukan bahwa ketika sasaran karyawan dikaitkan dengan prioritas bisnis, 46% responden melaporkan manajemen kinerja yang efektif.

Tahapan Performance Management System

Performance management system merupakan rangkaian proses untuk membangun kinerja karyawan lebih baik. Proses ini dikenal juga dengan istilah performance management cycle.

Berikut adalah 4 tahapan performance management yang perlu Anda ketahui:

1. Planning atau Perencanaan

Tahap pertama meliputi membuat target yang ingin dicapai baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Selain target, Anda juga perlu merencanakan standar kinerja untuk pedoman karyawan.

Target yang Anda buat harus terukur untuk memantau keberhasilannya. Maka dari itu, banyak bisnis menerapkan kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-Oriented).

2. Monitoring atau Memantau

Tahapan berikutnya adalah menerapkan apa yang sudah Anda rencanakan. Dalam prosesnya, Anda perlu memantau secara berkala. Apakah karyawan telah bekerja sesuai dengan rencana.

Jangan lupa untuk memberikan feedback atau apresiasi kepada karyawan atas kinerja yang telah dilakukan. Berikan juga bantuan untuk karyawan yang mengalami kendala saat bertugas. Oleh karena itu, dibutuhkan kerjasama yang solid untuk mencapai target KPI karyawan lebih cepat.

3. Reviewing atau Penilaian

Tahapan ketiga adalah penilaian untuk mengetahui kinerja dari karyawan apakah telah sesuai dengan rencana yang Anda buat. Untuk memberikan penilaian akurat, artinya Anda perlu mengevaluasi kinerja masing-masing karyawan untuk mengetahui apakah target telah tercapai.

Idealnya, Anda perlu memantau kinerja karyawan secara terus menerus untuk mengantisipasi kendala-kendala teknis yang mungkin terjadi sepanjang performance management cycle.

– Rewarding atau Penghargaan

Terakhir, penghargaan perlu diberikan untuk karyawan yang berhasil mencapai target kinerja yang telah Anda tentukan sebelumnya. Program ini salah satu cara untuk memotivasi karyawan untuk meningkatkan performance-nya.

Rekomendasi: 7 Tools Sales Performance Management Terbaik

Bagaimana Cara Menerapkan Performance Management yang Tepat?

Penerapan performance management system mungkin terdengar sangat sederhana, hanya dengan empat langkah seperti diuraikan di atas. Namun kenyataanya prosesnya sendiri sangat rumit.

Oleh sebab itu, kami telah menyusun tips terbaik untuk menerapkan performance management cycle ini, seperti berikut:

1. Identifikasi tujuan performance management system

Saat Anda membuat program manajemen kinerja, Anda perlu memahami apa yang ingin Anda capai. Jika tahu apa yang ingin program Anda lakukan, akan lebih mudah untuk membangunnya untuk mencapai tujuan itu. Salah satu cara mengetahuinya dengan mengajukan pertanyaan berikut:

Apakah peningkatan produktivitas menjadi prioritas?
Apakah Anda ingin menyederhanakan proses kompensasi?
Apa Anda ingin meningkatkan retensi atau keterlibatan karyawan?

2. Definisikan peran masing-masing karyawan

Jauh lebih sulit bagi seorang karyawan untuk menjadi sukses jika mereka tidak tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Seperti bagaimana mereka harus melakukannya, dan seperti apa hasil akhirnya. Oleh karena itu, Anda perlu menjelaskan peran masing-masing karyawan.

3. Pasangkan tujuan dengan rencana kinerja

Saat Anda menetapkan tujuan, kembangkan rencana kinerja untuk diikuti. Target tahunan seringkali gagal, karena terlalu besar dan karyawan mungkin merasa kewalahan sebelum memulai.

Buatlah sebuah rencana kerja dalam periode lebih singkat misalnya bulanan. Rencana kinerja tersebut akan membantu karyawan memvisualisasikan alur kerja mereka. Hal ini membuatnya jauh lebih mungkin untuk memenuhi target tersebut.

4. Pantau progress secara berkala

Tinjau area utama kinerja. Gunakan metrik dan analitik untuk memudahkan dalam melacak progress kerja karyawan. Lacak bagaimana progress secara berkala untuk memastikan apakah perlu ada perbaikan atas kendala yang mungkin dihadapi.

5. Buat pedoman untuk karyawan

Pedoman harus dibuat untuk setiap peran sebagai bagian dari tahap pertama performance management cycle. Kebijakan atau pedoman ini harus menetapkan area khusus seperti batasan, peluang, pencarian, dan eksperimen. Karyawan cenderung melakukan pekerjaan lebih baik ketika mereka memiliki pedoman yang kuat untuk diikuti.

6. Bangun budaya yang selaras dengan kinerja

Pastikan tempat kerja Anda memiliki nilai-nilai bersama dan keselarasan budaya. Rasa nilai, keyakinan, dan harapan bersama di antara karyawan untuk menciptakan tempat kerja yang lebih harmonis dan menyenangkan. Karyawan harus berkomitmen pada nilai dan tujuan yang digariskan, dan dicontohkan oleh, manajemen puncak.

7. Tetap profesional

Memberikan feedback yang kurang baik sulit bagi manajer dan karyawan, itu salah satu alasan mengapa penilaian kinerja cenderung menjadi tugas yang paling tidak disukai. Manajer harus memastikan untuk menjaga apresiasi tetap profesional dan ingat untuk fokus pada perilaku, bukan karakteristik.

Misalnya, menunjukkan bahwa Angga sering terlambat menyerahkan laporan penting adalah umpan balik tentang suatu perilaku. Mengatakan bahwa Angga malas, dan itulah sebabnya laporan sering terlambat adalah umpan balik tentang suatu karakteristik.

Salah satunya, dapat membantu karyawan memiliki peran mereka dalam keberhasilan proyek (atau kekurangannya) dan yang lainnya akan membuat mereka langsung defensif.

8. Memanfaatkan feedback dari berbagai sumber

Minta karyawan untuk menulis umpan balik satu sama lain. Ini akan memberi manajemen pandangan yang lebih holistik tentang kinerja karyawan, memahami tantangan yang dihadapi tim, dan dapat menawarkan umpan balik dengan lebih baik.

9. Masalah tidak selalu salah karyawan

Mudah untuk berasumsi bahwa masalah selalu disebabkan oleh karyawan, tetapi kenyataan tidak demikian. Masalah dapat muncul dari faktor eksternal seperti ketersediaan pasokan, proses internal yang menyebabkan masalah, atau kebijakan organisasi. Carilah sumber masalah setepat mungkin untuk memperbaikinya.

10. Mengakui dan menghargai kinerja karyawan

Manajemen tidak dapat mengharapkan karyawan untuk tetap termotivasi jika mereka tidak pernah diberi penghargaan. Namun banyak perusahaan mengabaikan hal ini. Pastikan bahwa karyawan diberi kompensasi dan pengakuan atas kerja keras mereka. Hal ini akan membuat mereka merasa dihargai dan meningkatkan kinerjanya.

Seperti Apa Performance Management yang Efektif?

Menerapkan semua elemen performance management di atas sangatlah penting, namun masih ada faktor lainnya yang dapat menentukan performance management yang efektif. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Didukung oleh kepemimpinan dan manajemen yang baik.
Memastikan siklus performance management berkelanjutan.
Terdapat percakapan dan review performance management yang bermakna, dan bukan hanya sekadar tabel check list.
Manajer memiliki keterampilan dan kemampuan untuk memberikan performance management yang efektif setiap harinya.
Memiliki perangkat performance management system yang mudah digunakan dan mendukung manajemen yang efektif seperti CRM atau sistem pendukung lainnya.

Contoh Implementasi Performance Management System

Setelah memahami konsep performance management system, tetapi praktik menggunakannya di perusahaan nyata adalah hal lain. Maka dari itu, kita perlu melihat contoh perusahaan yang berhasil penerapan performance management cycle, seperti berikut:

– Google

Tidak mengherankan bahwa Google akan muncul di daftar perusahaan yang menggunakan sistem manajemen yang lebih baru dan inovatif. Perusahaan ini selalu menjadi trendsetter, dan proses manajemen kinerja mereka bergantung pada data dan analisis, serta memastikan bahwa manajer mereka terlatih dengan baik.

Saat menilai sistem manajemen kinerja mereka, Google meluncurkan proyek yang didedikasikan untuk menilai manajer mereka, yang telah menghasilkan pelatihan menyeluruh dan proses pengembangan masa depan yang membuat manajer, dan karyawan sukses meningkatkan kinerja.

Mereka juga menggunakan sistem penetapan tujuan yang telah diterapkan di berbagai industri. Menggunakan sistem Tujuan dan Hasil Utama (OKR), mereka membingkai ulang proses penetapan tujuan, dengan hasil yang luar biasa.

– Facebook

Pembuat tren teknologi lainnya, Facebook memiliki proses manajemen kinerja yang sangat menekankan pada umpan balik peer-to-peer. Dalam ulasan semi-tahunan, mereka dapat menggunakan umpan balik itu untuk melihat seberapa baik kinerja tim dan memahami dimana kolaborasi terjadi dan dimana yang tidak.

Facebook juga telah mengembangkan aplikasi performance management internal untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan dan real-time. Hal ini membantu karyawan memecahkan masalah, bahkan sebelum menjadi masalah.

– Cargill

Cargill adalah produsen dan distributor makanan yang berbasis di Minnesota dengan lebih dari 150.000 karyawan. Dengan masuknya Cargill dalam contoh ini menunjukkan bahwa perusahaan besar pun dapat mengabaikan penilaian kinerja yang berat dan menerapkan sistem baru.

Mengikuti penelitian terbaru tentang ketidakpuasan manajemen dengan proses manajemen kinerja yang ketinggalan zaman, Cargill menciptakan sistem ‘Manajemen Kinerja Sehari-hari’ mereka.

Sistem tersebut dirancang untuk menjadi berkelanjutan, berpusat di sekitar hubungan karyawan-manajer yang positif, dengan aktivitas harian dan umpan balik dimasukkan ke dalam percakapan yang memecahkan masalah daripada mengulangi tindakan masa lalu.

Performance management system yang diterapkan Cargill ini memiliki hasil yang sangat positif, dengan 69% karyawan menyatakan bahwa mereka menerima umpan balik yang berguna untuk pengembangan profesional mereka, dan 70% melaporkan bahwa mereka merasa dihargai sebagai hasil dari diskusi kinerja yang berkelanjutan dengan manajer mereka.

Tingkatkan Performance Management System Anda Sekarang!

Performance management system berperan penting dalam bisnis atau perusahaan untuk memahami karyawan. Dengan adanya sistem ini, bisnis dapat potensi karyawan dan menyusun rencana target yang harus dicapai, termasuk panduaan untuk karyawan.

Secara keseluruhan sistem ini akan membantu bisnis mendorong peningkatan produktivitas karyawan. Namun, untuk memastikan semua rencana berjalan baik, Anda tentu perlu memantau dan melacak setiap progress berjalan sebagaimana mestinya.

Proses pemantauan akan lebih mudah apabila dibantu oleh performance management system team terbaik di Indonesia seperti aplikasi CRM Mekari Qontak. Fitur dashboard laporan canggih pada aplikasi CRM untuk memastikan apakah pencapaian karyawan Anda telah sesuai dengan target yang ditentukan secara real time.

Sementara itu, Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk membantu mengoptimalkan dan meningkatkan performa karyawan dan bisnis mereka secara keseluruhan. Tak hanya itu saja, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Yuk, Coba Demo Gratis aplikasi CRM Mekari Qontak selama 14 hari atau Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Qontak sekarang!