Fitur-fitur dari Mekari Qontak 
Custom Report CRM 
Manajemen Pipeline 
Sales GPS Tracking 
Sales CRM 
Manajemen Kontak 
Manajemen Goal 
Manajemen Tiket 
Manajemen Deal 
WhatsApp API 
Instagram API 
Open API 
AI Chatbot 
Tokopedia Chat 
Embedded Live Chat 
Knowledge base 
Manajemen SLA 
Agent scorecard 
Ticket creation integration 
Integrasi Airene 
Call Center 
Pendidikan 
Keuangan 
Kesehatan 
Tour & Travel 
Perhotelan 
Logistik 
FMCG 
Ritel 
Teknologi Informasi 
Outsourcing 
Customer Service 
Marketing 
Human Resource 
Operasional 
Blog 
Studi Kasus 
Pusat Bantuan 
Kursus & Sertifikat 
Rilis Media 
Podcast 
Event 
Temukan jasa konsultan 
Komunitas Mekari 
Program Referral 
Program Reseller 
Program Sistem Integrator 
Tentang Mekari Qontak 
Mengapa Mekari Qontak? 
Keamanan 
WhatsApp Link Generator 
Kalkulator Harga WhatsApp 
WhatsApp Widget Generator 
Kalkulator ROI Chatbot 
Sekilas tentang GIS Jakarta
Global Islamic School (GIS) adalah sekolah umum naungan Yayasan Bumenjaya Widya Husada yang menerapkan kurikulum nasional plus (bilingual) bermuatan Islam yang didirikan pada tahun 2002. Saat ini, GIS telah membuka sekolah di tiga kota besar di Indonesia yaitu GIS Jakarta sebagai pusat dan cabang institusi pertama yang dibuka, GIS 2 Serpong (Tangerang Selatan), dan GIS 3 Yogyakarta.
Dalam pengelolaan komunikasi sekolah, GIS Jakarta mengandalkan aplikasi WhatsApp untuk menangani pelanggan, baik dari sistem pendaftaran Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) hingga menjawab pertanyaan para orang tua murid maupun calon murid GIS Jakarta.
Bagaimana GIS Jakarta Menggunakan Mekari Qontak
Nunung, selaku Head of Public Relation, mempercayakan Mekari Qontak sebagai mitra resmi untuk mendapatkan WhatsApp API. Awalnya, GIS Jakarta sudah menerapkan sistem PPDB online, namun masih menggunakan email untuk seluruh kebutuhannya seperti mengirim konfirmasi pendaftaran, pembayaran, dan pembagian jadwal tes murid. Hal ini dirasa kurang efektif karena pengiriman pesan secara manual memiliki keterbatasan jumlah pesan yang dapat dikirimkan.
Setelahnya, sistem diubah menggunakan WhatsApp Business. Namun itu pun dirasa masih kurang efektif, karena jenjang TK, SD, SMP, SMA, dan kantor Humas memiliki nomor pelayanan berbeda. Maka pada tahun 2021, GIS Jakarta memilih untuk uji coba aktivasi WhatsApp API dari Mekari Qontak. Fitur ini digunakan untuk mengelola satu nomor pelayanan terpusat yang membantu sistem PPDB online sehingga dapat ditangani oleh user dari setiap jenjang. Selain itu, Nunung juga memilih fitur Chatbot untuk mempercepat respon pelayanan pelanggan.
Gak semua orang attach sama email – kalau lagi buka, ya, dibuka. Tapi kalau enggak, gak akan dibaca. Yang attach sama orang sehari-hari itu handphonenya, maka WhatsApp API ini jadi jawabannya.”
Selain mempermudah alur komunikasi dan pendaftaran murid baru, penggunaan WhatsApp API juga membantu memaksimalkan kebutuhan pelayanan internal sekolah. Yang paling utama, seluruh aktivitas dan komunikasi antara agen sekolah dengan orang tua murid dapat dilacak dan direkam.
Permasalahan
Keterbatasan tools untuk sistem PPDB online & customer service
Pada awal menerapkan sistem PPDB online, GIS Jakarta menggunakan email sebagai media komunikasi dan informasi kepada orang tua calon murid. Setelah berlangsung selama enam bulan, email GIS Jakarta terancam ditangguhkan karena tingginya frekuensi pengiriman pesan sehingga dinilai spam. Kemudian, GIS beralih menggunakan WhatsApp Business dengan nomor berbeda untuk setiap jenjang, namun ini justru menambah masalah karena saluran komunikasi tidak terpusat. Di mana setiap nomor ditangani oleh agen dari device yang berbeda, yang membuat seluruh pesan dan aktivitas agen menjadi sulit terekam. Alur komunikasi orang tua murid dengan sekolah juga terhambat jika menghubungi nomor jenjang yang tidak tepat.
“Dulu bisa ada yang nanya soal SD tapi ke nomor kantor Humas. Akhirnya harus forward messagenya ke Tata Usaha SD dulu, atau kasih nomor Tata Usaha SD ke orang tua murid tersebut untuk dihubungi ulang.”
Solusi
Sistem Pendaftaran PPDB online dan Layanan Pelanggan Terpusat
Melalui fitur WhatsApp API, GIS Jakarta mampu menciptakan jalur komunikasi terpusat yang ditangani oleh beberapa agen melalui satu dashboard.
Dengan Mekari Qontak, kini satu nomor Whatsapp resmi GIS Jakarta tidak lagi terbatas untuk pendaftaran murid baru, tetapi juga sebagai jalur komunikasi customer service murid dan orang tuanya terkait informasi sekolah sehari-hari. Saat ini, GIS Jakarta memiliki program rutin setiap enam bulan untuk mengirim e-newsletter dengan fitur broadcast WhatsApp API melalui satu nomor yang sama.
Tidak kalah penting, dengan memiliki satu kanal komunikasi resmi bercentang hijau, yang menurut Nunung sangat meningkatkan value institusi. Bukan hanya terlihat resmi, namun penggunaan WhatsApp API ini juga memperlihatkan bahwa GIS Jakarta memiliki effort lebih untuk menyediakan sistem media komunikasi yang baik dan terpusat.
Tangani Pelanggan dengan Chatbot yang Responsif
Melalui satu dashboard aplikasi Call Center, seluruh aktivitas tim terekam otomatis dan dapat dipantau secara real time.
Sebelum menggunakan Chatbot WhatsApp dari Mekari Qontak, pesan yang diterima sekolah berpotensi besar terlewat, karena agen harus di-assign secara manual. Tetapi ini tidak lagi, dengan aktivasi fitur Chatbot, GIS Jakarta dapat mengirim pilihan topik percakapan secara otomatis di awal sehingga meningkatkan kecepatan waktu respon pelayanan pelanggan. Kini seluruh pesan dapat direspon dengan cepat dan tepat sasaran karena ditangani langsung oleh agen yang sesuai melalui fitur assign agent.
Monitor Data untuk Laporan Customer Service yang Komprehensif
Awalnya, GIS Jakarta menggunakan WhatsApp API hanya untuk jalur komunikasi PPDB online. Ternyata, sistem CRM dari Mekari Qontak yang terintegrasi dengan jalur komunikasi tersebut dapat digunakan pula untuk keperluan laporan sekolah. Data seperti jenis pertanyaan yang sering ditanyakan, berapa banyak penanyanya, hingga waktu respon untuk menjawab pertanyaan tersebut, kini secara mudah dapat diunduh dan disimpan.
Terlebih lagi, ketika pihak sekolah mengirim broadcast WhatsApp untuk kebutuhan internal, fitur Report dapat menyajikan data statistik mengenai pesan yang dikirimkan seperti berapa banyak pesan yang sent, delivered, read, atau failed, beserta alasan gagal terkirimnya. Data tersebut sebelumnya menjadi misteri dan terlalu sulit untuk dilacak satu persatu.
Dulu kan gak tau ya, karena belum terlacak. Misalnya, ternyata di dalam report rata-rata waktu respon satu menit. Saya jadi tau, oh dulu mungkin segitu kecepatannya. Jadi sekarang bisa dievaluasi dan ditingkatkan lagi.”
Sebagai supervisor, Nunung juga dapat melihat dan mengevaluasi keseluruhan aktivitas agen dalam menangani pelanggan, sehingga dapat dijadikan basis penilaian dan feedback yang akurat.
Hasil
Menghadirkan Sistem Pendaftaran Murid dan Pelayanan Pelanggan Lebih Efektif dan Terukur
WhatsApp API dari Mekari Qontak membantu agen dari setiap jenjang menangani pelanggan melalui satu pintu, sehingga mempermudah orang tua murid menghubungi sekolah melalui satu nomor resmi bercentang hijau. Pihak sekolah juga mendapatkan kesan lebih profesional yang akhirnya meningkatkan kepuasan orang tua murid GIS Jakarta.
Dengan satu nomor yang sama, tim Nunung dapat melayani pendaftar PPDB online dan komunikasi dengan orang tua murid sekaligus. Ditambah dengan fitur Chatbot, seluruh pesan yang masuk dapat direspon secara otomatis dan tepat sasaran. Selain kemudahan dan kepuasan dari sisi pelanggan, penggunaan WhatsApp API dan CRM Mekari Qontak juga membantu supervisor dalam memantau, merekam, dan menyimpan rekaman aktivitas agen setiap jenjangnya. Hasilnya, data yang digunakan untuk evaluasi lebih terukur dan tidak bias.
“Segala sesuatu cukup mudah dengan Qontak, dari mulai demo hingga penggunaan saat ini. Intinya, semua jadi efektif, efisien, dan kinerjanya terukur. Kalau bisa lebih efektif, kenapa enggak?”
