- Auto reply chat Tokopedia adalah fitur balasan otomatis yang aktif 24/7, termasuk di luar jam operasional dan saat toko libur, untuk memastikan pembeli selalu mendapat respons.
- Cara membuat auto reply chat Tokopedia mulai dari mengakses fitur di chat Tokopedia, mengaktifkan greeting message hingga mengaktifkan pesan toko libur.
- Auto reply chat Tokopedia memiliki keterbatasan, yaitu pesan maksimal 300 karakter, tidak boleh memuat link atau nomor HP, serta tidak boleh menggunakan kata ambigu.
Toko Anda menerima 50 chat dalam semalam, dan keesokan paginya semua sudah “pending” tanpa satu pun dibalas. Masalah ini bisa membuat bisnis Anda kehilangan pembeli yang sudah bersedia bertanya.
Artinya, kecepatan respons bukan sekadar urusan sopan santun, melainkan langsung berpengaruh pada pendapatan.
Selain memahami terkait cara mengaktifkan fitur balasan otomatis ini, artikel Mekari Qontak Blog ini akan membantu Anda untuk memahami strategi untuk mengatasi keterbatasannya dan contoh penerapannya.
Apa itu Auto Reply Chat di Tokopedia?
Auto reply chat adalah fitur dalam aplikasi Tokopedia Seller yang memungkinkan toko Anda merespons pesan pembeli secara otomatis, bahkan di luar jam operasional bisnis.
Fitur ini berfungsi mengirimkan balasan chat otomatis berupa pesan sambutan (greeting message) atau informasi dasar lainnya, memastikan semua pelanggan tetap terlayani 24/7 untuk menjaga pelayanan pelanggan yang optimal.
Sementara itu, cara membuat balasan otomatis di Tokopedia juga relatif mudah, serupa dengan membuat balasan otomatis di WhatsApp Business dan Shopee.
Oleh karena itu, banyak toko online mulai mengaktifkan fitur auto reply chat di Tokopedia untuk melayani pelanggan mereka.
Baca juga: Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Terbaru untuk BisnisManfaat Menggunakan Fitur Auto Reply Chat Tokopedia
Jika Anda masih ragu untuk mengunakan fitur balas pesan otomatis di Tokopedia, maka Anda perlu mengetahui manfaat apa saja yang didapatkan bisnis ketika mulai menggunakannya.
1. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Pertama, penggunaan fitur auto reply membantu bisnis meningkatkan pelayanan pelanggan. Pasalnya ditur ini mampu memberikan balasan chat otomatis di Tokopedia. Jadi pelanggan tidak perlu menunggu untuk mendapatkan balasan.
Selain itu, fitur auto reply ini dapat beroperasi selama 24 jam non stop. Kapanpun pelanggan menghubungi Anda, fitur ini akan membalas sesuai yang mereka butuhkan.
2. Menjalin Hubungan dengan Pelanggan
Keuntungan kedua adalah auto reply chat Tokopedia, memungkinkan Anda untuk memberikan respon cepat. Fitur balas otomatis ini juga bisa mengirimkan greeting message yang menyapa setiap pengunjung baru berinteraksi.
Kemampuan tersebut bisa meninggalkan kesan ramah di mata mereka. Dengan begitu, bsinsis bisa menjaga hubungan pelanggan lebih erat.
3. Terlihat Lebih Profesional
Kelebihan dari balas pesan otomatis di Tokopedia lainnya adalah memungkinkan bisnis merespon pesan pelanggan dengan cepat. Komitmen tersebut secara tidak langsung menciptakan kepuasan pelanggan. Hal ini juga mendorong meningkatnya kredibilitas brand dan kepercayaan pelanggan.
4. Efisiensi Waktu
Terakhir, penggunaan fitur auto reply chat mampu menghemat waktu operasional. Admin tidak perlu terus menerus online untuk membalas pertanyaan yang sama dari pelanggan.
Sementara auto reply sibuk membalas pertanyaan pelanggan, admin bisa mengerjakan tugas lain yang lebih penting. Jadi produktivitas admin juga meningkat.
Baca juga: Cara Melayani Pelanggan dengan Baik Agar Tidak BerpalingSyarat dan Ketentuan Auto Reply Chat Tokopedia yang Wajib Dipahami Seller
Sebelum mulai mengaktifkan fitur auto reply chat, ada baiknya Anda mempelajari syarat dan ketentuan yang dibuat oleh Tokopedia, sebagai berikut.
1. Pengaturan Pesan
Syarat pertama adalah berhubungan dengan pesan yang diizinkan dimuat dalam auto reply chat. Berikut beberapa hal yang perlu dicatat, diantaranya.
- Isi satu pesan otomatis maksimal 300 karakter.
- Isi pesan tidak boleh terdapat nomor HP, link atau alamat email.
- Konten pesan balasan tidak boleh mengandung kalimat yang menimbulkan kesalahpahaman pembeli seperti “Ready“, “Tersedia”, dan lainnya.
2. Pengaktifan Auto Reply
Syarat mengaktifkan balasan otomatis selanjutnya adalah terkait ketentuan dalam mengaktifkan fitur auto reply. Simak penjelasannya berikut ini:
- Tentukan jam operasional toko.
- Fitur balas otomatis tidak aktif saat toko tidak beroperasi atau tidak aktivitas selama 7 hari, sehingga Anda perlu mengaktifkan kembali fitur auto reply.
- Lakukan pengecekan pada bagian “Preview” sebelum menyimpan pesan.
- Chat pembeli yang otomatis dibalas, tetap harus admin balas karena status chat tidak akan berubah menjadi sudah dibalas.
Baca juga: Panduan Cara Broadcast Chat Tokopedia untuk Meningkatkan PenjualanCara Membuat Auto Reply Chat di Tokopedia
Berikut panduan lengkap cara mengaktifkan dan membuat auto reply chat Tokopedia melalui Tokopedia Seller Center (desktop). Pastikan Anda sudah login ke akun seller sebelum memulai.
1. Mengakses Fitur Chat di Tokopedia Seller Center
Buka browser dan kunjungi https://seller.tokopedia.com/chat. Halaman ini adalah pusat pengelolaan chat Tokopedia untuk seller. Dari sini, Anda bisa melihat semua percakapan masuk sekaligus mengakses pengaturan balasan otomatis.
Pastikan Anda menggunakan akun Tokopedia Seller yang memiliki hak akses penuh. Akun sub-pengelola biasanya memerlukan izin tambahan untuk mengubah pengaturan chat.
2. Masuk ke Menu Pengaturan (Setting)
Di halaman Fitur Chat, klik tombol “Setting” yang berada di pojok kanan atas. Anda akan diarahkan ke halaman Pengaturan Chat yang berisi tiga opsi utama balasan otomatis beserta kolom preview untuk setiap pesan.
Halaman Setting ini juga menampilkan tips penyusunan pesan dari Tokopedia. Baca sebentar sebelum mulai menulis pesan, terutama jika ini pertama kali Anda menggunakan fitur ini.
3. Mengaktifkan Pesan Selamat Datang (Greeting Message)
Pada bagian “Pesan Selamat Datang”, geser toggle ke posisi aktif (berwarna hijau). Kolom teks akan muncul, lalu isi dengan pesan sambutan yang ingin dikirim ke pembeli yang baru pertama kali menghubungi toko Anda.
Gunakan kolom “Preview” untuk melihat tampilan pesan sebelum disimpan. Pastikan pesan tidak melebihi 300 karakter dan tidak mengandung nomor HP, link, atau kata ambigu seperti “Ready” atau “Tersedia”.
4. Mengaktifkan Pesan di Luar Jam Operasional
Scroll ke bawah untuk menemukan pengaturan “Di Luar Jam Operasional Toko”. Geser toggle dan isi pesan yang akan otomatis dikirim saat pembeli menghubungi di luar jam operasional yang sudah Anda tetapkan.
Sebelum ini berfungsi optimal, pastikan jam operasional toko sudah diatur dengan benar di pengaturan toko Anda. Tanpa pengaturan jam operasional yang jelas, fitur ini tidak bisa bekerja secara akurat.
5. Mengaktifkan Pesan Toko Libur dan Menyimpan Pengaturan
Opsi ketiga adalah “Toko Libur”, caranya adalah dengan mengaktifkan toggle dan isi pesan informatif yang memberi tahu pembeli bahwa toko sedang tidak beroperasi beserta estimasi kapan Anda kembali aktif.
Setelah semua pesan siap dan sudah dicek melalui Preview, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan seluruh pengaturan. Fitur auto reply akan langsung aktif setelah penyimpanan berhasil.
Baca juga: Strategi Meningkatkan Poin Reputasi TokopediaContoh Template Auto Reply Chat di Tokopedia
Terdapat berapa inspirasi dan contoh balasan otomatis yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan interaksi dan penjualan, sebagai berikut.
1. Contoh Pesan Otomatis Menyambut Pembeli
Pesan sambutan (greeting message) seperti di atas bertujuan memberikan kesan pertama yang ramah dan profesional kepada setiap pelanggan yang baru pertama kali mengirim chat.
Anda dapat menggunakan template ini untuk menyapa pelanggan dan mengundang mereka melihat katalog atau langsung mengajukan pertanyaan. Pesan yang hangat dapat menjalin hubungan baik dan mengurangi tingkat bounce rate chat Anda.
Fitur template:
“Halo! Selamat datang di (Nama Toko). Ada yang bisa kami bantu mengenai informasi produk atau layanan kami?”
“Hai! Terima kasih telah mengunjungi (Nama Toko). Silahkan cek katalog produk kami dan jangan ragu untuk bertanya jika ada yang kurang jelas.”
“Selamat datang di (Nama Toko). Kami siap membantu Anda menemukan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda.”
2. Contoh Balasan Otomatis Memberikan Informasi Produk
Contoh template ini sangat berguna untuk memberikan informasi esensial tentang produk unggulan, seperti status best seller, keunikan desain, atau kualitas bahan.
Dengan membalas secara otomatis, Anda memberikan detail produk yang menarik perhatian pembeli dengan cepat tanpa menunggu respons admin sehingga membantu mempercepat proses pengambilan keputusan pembelian oleh pelanggan.
Fitur template:
“Halo! Kami senang Anda tertarik dengan produk kami. Produk ini adalah best seller dengan kualitas tinggi dan harga terjangkau, serta banyak testimoni positif. Pesan sekarang sebelum kehabisan!”
“Hai! Terima kasih sudah menghubungi kami. Produk ini adalah item baru dengan diskon 70% hingga akhir bulan. Tersedia dalam berbagai warna dan ukuran sesuai selera Anda. Jangan lewatkan promo ini!”
“Selamat datang di (Nama Toko)! Kami senang Anda tertarik dengan produk eksklusif kami yang hanya tersedia di toko online kami. Desainnya unik dan menarik, pesan sekarang juga!”
3. Contoh Balasan Otomatis untuk Menawarkan Promo Spesial
Gunakan template ini untuk mendorong konversi dengan memasukkan unsur urgensi dan penawaran terbatas. Pesan dapat berupa informasi diskon, cashback menggunakan metode pembayaran tertentu, atau promo gratis ongkir yang sedang berlangsung.
Balasan otomatis berisi promo dapat memicu pelanggan untuk segera melakukan transaksi sebelum kesempatan tersebut berakhir.
Fitur template:
“Halo! Kami punya kabar baik. Saat ini ada promo gratis ongkir untuk pembelian minimal Rp 250.000, berlaku semua produk hingga akhir bulan. Manfaatkan sebelum terlambat!”
“Hai! Kami punya info menarik. Dapatkan voucher diskon 30% untuk setiap pembelian produk dengan mengikuti toko kami. Klik follow dan dapatkan vouchernya!”
“Selamat datang di (Nama Toko)! Ada penawaran spesial. Dapatkan cashback 45% untuk pembelian menggunakan Tokopedia Pay. Cashback masuk ke akun dalam 1×24 jam setelah pembayaran. Ayo gunakan Tokopedia Pay dan nikmati cashbacknya!”
Baca juga: Fast Respon Chat: Manfaat, Standar Waktu Ideal, dan Rekomendasi ToolsTips Membuat Template Auto Reply Chat di Tokopedia
Setelah mengetahui keuntungannya, penting untuk membuat pesan balasan otomatis di Tokopedia yang efektif dan menarik. Berikut adalah tips efektif membuat template auto reply chat yang profesional.
1. Gunakan Emoji Secukupnya untuk Kesan Ramah
Penggunaan emoji atau stiker dalam pesan otomatis dapat menciptakan kesan yang lebih akrab, hangat, dan bersahabat kepada pelanggan.
Anda dapat menyertakan emoji smile atau simbol terkait toko Anda untuk menunjukkan keramahan. Ingatlah untuk membatasi jumlah emoji agar pesan tetap terlihat profesional dan tidak mengganggu batas karakter.
2. Sertakan Penawaran Diskon atau Promo Terbatas
Dorong pelanggan segera bertransaksi dengan menyematkan penawaran diskon atau kode voucher khusus di pesan otomatis Anda.
Pastikan Anda menyertakan batas waktu (sense of urgency) pada diskon tersebut, misalnya “Diskon 50% hanya hari ini!”, untuk memotivasi pembelian instan. Strategi ini sangat efektif untuk meningkatkan angka penjualan dengan cepat.
3. Cantumkan Informasi Waktu Respons Admin
Meskipun auto reply chat Tokopedia sudah memberikan respons cepat, penting untuk memberi tahu pelanggan kapan admin akan mengambil alih chat.
Tambahkan informasi singkat mengenai jam operasional toko atau perkiraan waktu admin akan membalas pesan secara personal. Hal ini meningkatkan transparansi dan mengatur ekspektasi pelanggan mengenai layanan yang mereka dapatkan.
Baca juga: Chatbot AI Mekari Qontak: Solusi Automasi Pesan untuk Respon Pelanggan Lebih CepatOptimalkan Layanan Toko Tokopedia Anda dengan Auto Reply dan Solusi Omnichannel Mekari Qontak
Cara membuat auto reply chat Tokopedia sebenarnya hanya butuh beberapa menit, mulai dari masuk ke seller.tokopedia.com/chat, buka Setting, aktifkan toggle yang sesuai, tulis pesan, cek preview, lalu simpan.
Untuk toko yang masih dalam tahap awal dengan volume chat sedang, auto reply bawaan Tokopedia sudah cukup memadai.
Namun, jika bisnis Anda sudah beroperasi di banyak channel, punya volume chat tinggi, dan butuh personalisasi respons serta analitik performa, inilah saatnya untuk upgrade ke solusi yang lebih canggih.
Mekari Qontak menghadirkan aplikasi Omnichannel dengan integrasi chatpanel Tokopedia, WhatsApp, Instagram, Shopee, hingga aplikasi WhatsApp Business API ke dalam satu dashboard.
Dilengkapi chatbot AI dan Agentic AI yang merespons kontekstual, laporan performa chat, integrasi CRM hingga automasi proses bisnis, semua yang dibutuhkan untuk mengelola layanan pelanggan secara lebih cerdas dan terukur.
Dapatkan uji coba gratis Omnichannel Mekari Qontak atau konsultasikan kebutuhan strategi layanan bisnis di Tokopedia bersama para ahlinya sekarang juga!
Referensi
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Auto Reply Chat Tokopedia (FAQ)
Apakah Auto Reply Chat Tokopedia dapat membalas chat pembeli berdasarkan keyword tertentu?
Apakah Auto Reply Chat Tokopedia dapat membalas chat pembeli berdasarkan keyword tertentu?
Tidak, auto reply chat bawaan Tokopedia adalah fitur dasar yang hanya dapat mengirimkan pesan umum (seperti sambutan atau pesan di luar jam operasional).
Fitur ini belum mendukung balasan cerdas berbasis kata kunci spesifik atau intent pelanggan, sehingga tidak bisa menggantikan peran admin sepenuhnya.
Apakah solusi integrasi chatpanel Tokopedia diatas hanya berlaku untuk Official Store atau bisa juga untuk Power Merchant?
Apakah solusi integrasi chatpanel Tokopedia diatas hanya berlaku untuk Official Store atau bisa juga untuk Power Merchant?
Integrasi omnichannel seperti Mekari Qontak umumnya dirancang untuk mendukung bisnis yang memiliki volume chat tinggi dan seringkali terbuka untuk akun Tokopedia berstatus Official Store dan juga Power Merchant.
Status ini biasanya diperlukan untuk mendapatkan akses API yang memungkinkan integrasi mendalam dan pengelolaan chat yang efisien.
Apa yang terjadi jika pembeli mengirimkan chat saat Tokopedia Auto Reply aktif, tetapi pesan dikirim di luar jam operasional toko?
Apa yang terjadi jika pembeli mengirimkan chat saat Tokopedia Auto Reply aktif, tetapi pesan dikirim di luar jam operasional toko?
Jika toko Anda mengaktifkan “Mode Libur” di Tokopedia, fitur auto reply akan secara otomatis mengirimkan pesan yang Anda atur khusus untuk kondisi toko tutup atau tidak beroperasi.
Hal ini memastikan pelanggan tetap menerima notifikasi dan tidak merasa diabaikan, meskipun respons personal dari admin akan tertunda.
