Kelola Kunjungan Outlet dan Taking Order dengan Aplikasi Kunjungan Sales

Keduanya saling melengkapi, tetapi cakupannya berbeda.

• Aplikasi sales lapangan: Mencakup seluruh aktivitas tim di luar kantor secara umum, termasuk kunjungan ke pelanggan existing, verifikasi pengiriman, sampai pengelolaan deal di CRM. Cocok untuk tim B2B dengan siklus penjualan yang melibatkan negosiasi dan banyak titik kontak.
• Aplikasi kunjungan sales: Fokus pada satu unit kerja spesifik, yaitu kunjungan ke outlet yang menghasilkan pesanan. Menekankan check-in per outlet, taking order di lokasi, dan data outlet, cocok untuk tim distribusi yang mengunjungi banyak titik penjualan setiap hari.

Bedanya bukan soal fitur mana yang lebih lengkap, melainkan soal satuan kerjanya. Sales lapangan mengukur pelaksanaan kunjungan secara menyeluruh, sedangkan kunjungan sales mengukur produktivitas per outlet, yaitu berapa outlet yang dikunjungi dan berapa yang menghasilkan pesanan.

Di Mekari Qontak, keduanya berjalan dalam satu platform yang sama, sehingga tim distribusi yang membutuhkan sudut outlet dan tim B2B yang membutuhkan sudut pipeline deal tidak perlu berpindah sistem.

Tanpa sistem kunjungan sales yang terpusat, kunjungan ke outlet menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Kunjungan tidak terverifikasi: Laporan kunjungan lewat pesan atau spreadsheet tidak bisa dipastikan benar-benar terjadi di outlet yang dimaksud.
2. Pesanan tercatat terlambat: Taking order baru diinput setelah salesman kembali ke kantor, sehingga rawan salah catat atau outlet menunggu lama.
3. Data outlet tersebar: Informasi outlet tersimpan di buku catatan atau ponsel pribadi masing-masing salesman, hilang saat salesman berganti wilayah.
4. Rute tidak efisien: Salesman menentukan sendiri urutan kunjungannya, sehingga waktu habis di jalan, bukan di outlet.

Alur kunjungan salesman berjalan lewat lima tahap yang saling terhubung:

1. Perencanaan rute: Sistem menyusun urutan kunjungan outlet berdasarkan sebaran lokasi, sehingga waktu tempuh lebih hemat.
2. Check-in outlet: Salesman memulai kunjungan dengan check-in yang terverifikasi lokasi dan waktunya secara otomatis.
3. Taking order: Pesanan dibuat langsung dari aplikasi mobile menggunakan katalog dan harga terbaru.
4. Pencatatan hasil: Catatan kunjungan, termasuk kendala atau permintaan khusus outlet, tersimpan bersama data transaksi.
5. Sinkronisasi otomatis: Seluruh data kunjungan dan pesanan tersambung ke sistem kantor tanpa rekap manual.

Setidaknya ada enam kapabilitas yang perlu dipastikan:

1. Check-in GPS terverifikasi: Memastikan kunjungan benar-benar terjadi di lokasi outlet yang dituju.
2. Taking order mobile: Pembuatan pesanan langsung dari lapangan dengan katalog dan harga terbaru.
3. Database outlet: Data alamat, kontak, dan riwayat kunjungan setiap outlet tersimpan terpusat.
4. Optimasi rute: Urutan kunjungan disusun otomatis berdasarkan lokasi untuk menghemat waktu tempuh.
5. Laporan kunjungan real-time: Jumlah kunjungan, pesanan, dan konversi per outlet terlihat tanpa menunggu laporan manual.
6. Integrasi omnichannel CRM: Data kunjungan dan pesanan terhubung dengan profil pelanggan secara menyeluruh.

Kebutuhan paling tinggi ada di industri dengan volume kunjungan outlet besar:

• Distribusi FMCG: Salesman mengunjungi puluhan sampai ratusan outlet setiap hari untuk taking order dan memastikan ketersediaan produk.
• Farmasi: Kunjungan ke apotek dan toko obat perlu tercatat untuk kepatuhan dan pelacakan stok.
• Consumer goods dan ritel modern: Tim sales menangani banyak titik penjualan dengan frekuensi kunjungan berkala.
• Minuman dan makanan (FnB): Kunjungan rutin ke warung, restoran, dan kafe untuk pemesanan berkala.

Bisa. Mekari Qontak menyediakan aplikasi kunjungan sales yang terintegrasi dengan CRM dan pipeline penjualan, sehingga setiap kunjungan dan pesanan yang tercatat di outlet langsung tersambung dengan profil pelanggan dan tahapan deal. Untuk sistem eksternal seperti ERP atau aplikasi inventaris, integrasi tersedia lewat API dan webhook.

Justru skala seperti ini yang paling merasakan manfaatnya, karena mengelola ribuan kunjungan outlet secara manual hampir mustahil dilakukan. Ada tiga hal yang perlu dipastikan sebelum memilih.

1. Skalabilitas data outlet: Sistem perlu menampung database outlet dalam jumlah besar tanpa penurunan performa saat dicari atau difilter.
2. Pembagian wilayah antar cabang: Setiap cabang mengelola outlet-nya sendiri, tetapi kantor pusat tetap bisa melihat gambaran nasional dari satu dashboard.
3. Perbandingan performa antar wilayah: Dashboard yang seragam memungkinkan perbandingan jumlah kunjungan dan konversi pesanan antar cabang menggunakan ukuran yang sama.

Biaya aplikasi kunjungan sales ditentukan oleh tiga komponen yang biasa ditampilkan vendor, ditambah dua komponen yang sering luput dievaluasi pembeli.

Komponen yang terlihat:

• Jumlah pengguna: Dihitung per salesman dan per supervisor, biasanya dengan tarif berbeda.
• Jumlah data outlet: Beberapa vendor membatasi jumlah outlet yang bisa didaftarkan per paket.
• Fitur taking order: Kemampuan membuat pesanan langsung dari aplikasi kadang menjadi modul tambahan di luar paket dasar.

Komponen yang sering terlewat:

• Migrasi data outlet: Memindahkan database outlet lama ke sistem baru butuh waktu, terutama kalau datanya belum rapi.
• Pelatihan salesman di lapangan: Aplikasi secanggih apa pun tidak berguna kalau salesman di lapangan enggan memakainya, terutama yang belum terbiasa dengan perangkat digital.

Mekari Qontak menyediakan paket harga berdasarkan jumlah pengguna dan skala outlet yang dikelola, dengan tim onboarding yang membantu migrasi data dan pelatihan tim lapangan.