Simpan dan kelola seluruh data customer dalam satu aplikasi database pelanggan

Tanpa database terpusat, pengelolaan data pelanggan menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Data pelanggan tersebar di banyak tempat: Kontak di ponsel sales, riwayat pembelian di spreadsheet finance, keluhan di inbox CS, dan tidak ada yang menyatukan.
2. Data hilang saat karyawan keluar: Kontak dan catatan yang tersimpan di perangkat pribadi ikut pergi bersama orangnya.
3. Pelanggan harus mengulang cerita: Setiap kali berbicara dengan tim berbeda, pelanggan menjelaskan ulang dari awal karena datanya tidak terhubung.
4. Sulit dicari saat dibutuhkan: Mencari satu pelanggan di antara ribuan baris spreadsheet memakan waktu yang seharusnya dipakai melayani.

Keduanya sama-sama digunakan untuk menyimpan data, perbedaannya pada apa yang bisa dilakukan setelah data tersimpan.

• Spreadsheet: Menampung daftar dalam baris dan kolom. Cukup untuk ratusan kontak dengan satu orang yang mengelola. Tidak ada riwayat perubahan, dan rawan kacau begitu beberapa orang mengeditnya bersamaan.
• Aplikasi database pelanggan: Setiap pelanggan punya profil sendiri yang otomatis menyerap riwayat transaksi dan percakapan. Bisa dicari, difilter, disegmentasi, dan diakses banyak tim tanpa saling menimpa.

Patokan praktisnya, begitu tim yang mengakses data lebih dari tiga orang atau jumlah pelanggan melewati seribu, spreadsheet mulai menjadi hambatan.

Ada empat kelompok data yang tersimpan di setiap profil pelanggan dalam sistem:

1. Identitas dan kontak: Nama, nomor telepon, email, alamat, dan perusahaan.
2. Riwayat transaksi: Produk yang pernah dibeli, nilai pembelian, dan tanggalnya.
3. Riwayat interaksi: Percakapan dari WhatsApp, email, dan kanal lain, termasuk tiket keluhan yang pernah dibuat.
4. Field kustom: Informasi khas bisnis Anda yang tidak tersedia di field bawaan, misalnya nomor polis untuk asuransi atau jenjang kelas untuk institusi pendidikan.

Setidaknya ada enam kapabilitas yang perlu dipastikan:

1. Profil pelanggan terpusat: Satu halaman yang memuat seluruh informasi tentang satu pelanggan.
2. Impor dan ekspor data: Pemindahan data massal tanpa input manual.
3. Field kustom: Kemampuan menambah kolom sesuai kebutuhan industri.
4. Tagging dan segmentasi: Pengelompokan pelanggan berdasarkan perilaku atau kategori.
5. Pencarian dan filter: Menemukan satu pelanggan atau satu segmen dalam hitungan detik.
6. Kontrol akses: Pengaturan siapa yang boleh melihat dan mengubah data tertentu.

Tentu. Mekari Qontak bersertifikasi ISO/IEC 27001:2022 dan terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik di bawah Komdigi. Setiap perubahan data tercatat dalam jejak audit, dan kontrol akses berbasis peran memastikan hanya pengguna berwenang yang dapat melihat data sensitif.

Untuk kepatuhan terhadap UU Pelindungan Data Pribadi, sistem menyediakan jejak audit dan pengaturan akses sebagai dasar teknisnya. Kewajiban lain seperti dasar pemrosesan data dan penanganan permintaan penghapusan dari pelanggan tetap perlu diatur dalam kebijakan internal perusahaan Anda.

Bisa. Profil pelanggan di Mekari Qontak terhubung langsung dengan omnichannel inbox, pipeline penjualan, dan sistem tiket layanan, sehingga data dari ketiganya menyatu tanpa sinkronisasi manual. Untuk sistem eksternal seperti ERP, aplikasi kasir, atau platform e-commerce, integrasi tersedia lewat API dan webhook.

Software data pelanggan dari Mekari Qontak cocok untuk seluruh skala bisnis, tetapi kebutuhannya berbeda di tiap tahap:

• Bisnis kecil: Manfaat terbesar ada pada berhentinya pencarian manual, karena seluruh kontak dan riwayatnya ada di satu tempat.
• Bisnis menengah: Yang paling terasa adalah hilangnya duplikasi data antar tim, dan pelanggan tidak lagi diminta mengulang informasi yang sama.
• Enterprise dan multi-cabang: Kebutuhannya bergeser ke hak akses berjenjang, jejak audit, dan kemampuan menampung ratusan ribu profil tanpa penurunan performa.