Pentingnya Pelayanan Prima dan Langkah Meningkatkannya!

Pelayanan prima selalu diharapkan pelanggan sehingga mereka merasa puas. Selain itu, manfaat menyediakan layanan prima diantaranya untuk meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan atau pemerintah yang menjadikannya standar operasional sehari-hari.

Sayangnya tidak semua perusahaan atau pemerintah dapat dengan mudah memiliki standar tersebut. Banyak alasan yang mempengaruhinya seperti keterbatasan pengetahuan terkait pelayanan prima.

Maka dari itu, pada artikel ini akan dikupas tuntas terkait pelayanan prima, manfaat, konsep dan langkah-langkah yang bisa perusahaan dan pemerintah lakukan. Yuk, simak selengkapnya dibawah ini.

Apa Itu Pelayanan Prima?

Pelayanan prima (service excellent) adalah suatu upaya yang dilakukan oleh perusahaan dan lembaga pemerintah untuk memberikan layanan terbaik. Hal ini dilakukan agar pelanggan merasa puas dengan layanan yang diberikan.

Sebagian orang mengira pelayanan prima hanya diperlukan oleh penyedia jasa saja. Nyatanya di lapangan semua jenis bisnis memerlukan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Meski begitu, jenis pelayanan yang diberikan tentu berbeda, tergantung pada industrinya. Misalnya untuk bisnis yang menghasilkan produk, pelayanan andal bisa diterapkan pada customer service atau kualitas produk yang tinggi.

Pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan prima berhubungan dengan komitmen perusahaan atau lembaga untuk menghadirkan produk atau layanan berkualitas tinggi. Dengan begitu, akan tercipta kepuasan pelanggan.

Baca juga: Memahami Manfaat dan Tujuan Prinsip Etika Bisnis

Pentingnya Pelayanan Prima

Peran pelayanan prima ini sangat penting bagi perusahaan dan lembaga, terutama yang bergerak di bidang jasa. Sebab dengan layanan baik akan membantu mereka untuk mendatangkan pelanggan baru sekaligus mempertahankan pelanggan lama.

Meski begitu, bukan berarti perusahan non-jasa tidak perlu memberikan layanan prima. Mereka tetap harus memberikan layanan prima melalui produk yang dihasilkan termasuk customer service. Hal ini berperan menjaga kepercayaan pelanggan tetap tinggi.

Apabila Anda bisa menjaga kepercayaan pelanggan, hal ini juga akan membangun loyalitas mereka juga. Selain itu, peluang untuk pelanggan lama untuk membantu mempromosikan produk Anda melalui mouth of mouth marketing juga terbuka luas.

Konsep Pelayanan Prima

Konsep pelayanan prima dibedakan menjadi tiga (3), yaitu:

– Attitude

Hal yang mendasar dalam melayani pelanggan adalah sikap yang ramah, penuh perhatian, dan rasa bangga terhadap perusahaan. Selain itu, petugas yang melayani pelanggan juga harus berpenampilan sopan dan menarik sesuai citra perusahaan.

– Attention

Setiap melayani pelanggan, Anda perlu memperhatikan dan menganalisis keinginan pelanggan. Namun sebelum memulainya, Anda perlu mengucapkan salam saat memulai pembicaraan, selanjutnya Anda bisa menanyakan keinginan mereka.

Setelah itu, Anda perlu memahami keinginan mereka dan berusaha untuk memenuhinya. Dengan melakukan pelayanan yang ramah, tepat, dan cepat menjadi kunci utama kepuasan pelanggan.

– Action

Bagian yang tidak boleh terlewat dalam pelayanan pelanggan adalah memperhatikan keinginan pelanggan. Cara yang bisa dilakukan adalah dengan mencatat pesanan pelanggan, menegaskan atau memastikan kembali pesanan, menyelesaikan transaksi dan mengakhiri dengan ucapan terimakasih.

Tujuan Pelayanan Prima

Tujuan utama memberikan pelayanan prima diantaranya untuk membuat pelanggan puas sehingga bisa meraih kepercayaan mereka. Setelah kepercayaan didapatkan, loyalitas pelanggan juga ikut bertambah.

Selain hal tersebut, terdapat tujuan pelayanan pelanggan seperti berikut:

• Meningkatkan kualitas layanan pelanggan sesuai dengan standar perusahaan.
• Memfasilitasi pelanggan untuk menyelesaikan permasalahan mereka sesuai dengan kebutuhan.
• Terhindar dari keluhan pelanggan yang dapat merugikan perusahaan baik dari segi hukum atau norma masyarakat yang berlaku.
• Menumbuhkan rasa bangga dan loyalitas pelanggan seiring dengan rasa kepuasan yang mereka rasakan.
• Setelah semua tujuan pelayanan pelanggan tercapai, perusahaan tidak perlu repot lagi melakukan aktivitas pemasaran. Tugas Anda hanya perlu mempertahankan kualitas layanan pelanggan terbaik.

Manfaat pelayanan Prima

Manfaat pelayanan prima adalah untuk memberikan kepuasan pelanggan sehingga tercipta loyalitas bagi perusahaan. Hal ini akan mendatangkan keuntungan buat Anda.

Manfaat lainnya dari pelayanan prima adalah

• Memberikan produk dan jasa dengan kualitas tinggi untuk masyarakat
• Mendapatkan kepuasan pribadi untuk karyawan setelah berhasil memberikan layanan prima.
• Pegawai unit pelayanan akan merasa banga karena terlibat dalam upaya menciptakan kesejahteraan masyarakat, dan meraih kepercayaan penuh dari masyarakat.
• Memberikan kepercayaan dan kredibilitas masyarakat bagi lembaga atau unit pelayanan.

4 Langkah untuk Memberikan Pelayanan Prima dalam Bisnis

Setiap perusahaan memiliki cara terbaik untuk memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan. Berikut langkah-langkah pelayanan prima dalam sebuah bisnis:

1. Membangun komunikasi handal dari customer service

Cara membangun komunikasi ini, customer service perlu menguasai product knowledge, harga, hingga aspek teknis dari produk. Dengan begitu, mereka bisa memberikan pelayanan terbaik. Selain itu, diperlukan juga kemampuan komunikasi handal untuk bisa memahami keinginan pelanggan. Maka dari itu, diperlukan pelatihan customer service untuk memberikan layanan yang cepat, tepat, dan efisien.

2. Curahkan seluruh perhatian ke pelanggan

Cobalah untuk memperhatikan nada bicara Anda dengan menahan emosi saat pelanggan menyampaikan komplain. Dengan begitu, Anda bisa mendengarkan dengan seksama keinginan pelanggan. Jangan lupa untuk mencatat segala kebutuhan dengan kemampuan komunikasi yang prima. Fokuskan perhatian Anda ke pelanggan layaknya orang terdekat, seperti berhadapan dengan rekan sekerja atau pimpinan di perusahaan Anda.

3. Berikan pelayanan yang efisien

Jangan biarkan pelanggan menunggu terlalu lama saat menghubungi Anda. Cobalah memberikan respon secepat mungkin untuk menyelesaikan masalah mereka. Hal ini akan membuat pelanggan Anda merasa puas dan percaya bahwa perusahaan Anda kredibel dan bertanggung jawab terkait keluh kesah,saran, kritik mereka.

4. Lakukan pendekatan personal

Terakhir, lakukan pendekatan dengan pelanggan secara personal. Misalnya dengan menyebut nama mereka. Hal ini salah satu cara ampuh untuk menjaring pelanggan loyal. Selain itu, jangan lupa untuk mengucapkan selamat di momen tertentu sebagai bentuk pelayanan prima dari Anda sehingga semakin setia terhadap perusahaan.

Baca juga: 11 Tips Meningkatkan Layanan Call Center yang Berkualitas

Contoh Pelayanan Prima Terhadap Pelanggan

Ada 2 contoh pelayanan prima terhadap pelanggan yang dibedakan berdasarkan sifat pemberiannya yakni langsung dan tidak langsung. Untuk lebih jelasnya simak penjelasannya dibawah ini:

– Pelayanan Bersifat Langsung

Pelayanan bersifat langsung artinya layananan yang diberikan melibatkan dua pihak perusahaan dan pelanggan secara langsung.

Berikut contoh jenis pelayanan bersifat langsung:

• Perusahaan melalui customer service menangani keluhan pelanggan terkait jenis layanan atau produk yang diberikan. Misalnya dengan klaim gangguan atau cacat produk, hingga mengganti produk yang gagal fungsi.
• Perusahaan menyediakan departemen khusus untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh pelanggan. Misalnya tim operasional lapangan, service centre di lokasi yang strategis atau basis dari pengguna layanan perusahaan tersebut, dan lainnya.
• Menetapkan karyawan yang bertanggungjawab untuk melayani keluhan pelanggan. Misalnya posisi call centre atau service centre, petugas keamanan, dan posisi lainnya.

– Pelayanan Tidak Langsung

Berbeda sebelumnya, layanan pelanggan ini tidak bersentuhan langsung dengan pelanggan. Meski begitu, efeknya cukup besar untuk menarik pelanggan, meningkatkan kepercayaaan masyarakat dan lainnya.

Berikut beberapa contoh jenis pelayanan yang bersifat tidak langsung:

• Meningkatkan kualitas produk dan layanan melalui inovasi produk, meluncurkan produk baru berdasarkan riset kebutuhan pasar, menyediakan produk berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau.
• Menghasilkan inovasi produk baru yang disukai pasar. Misalnya dengan menghadirkan fitur tambahan, melakukan trik penjualan produk yang inovatif, dan
• promosi produk yang kreatif, inovatif, edukatif, dan menghibur.
• Memberikan kemudahan pelanggan untuk menjangkau produk yang dipasarkan. Misalnya dengan layanan antar barang atau delivery order, membuka cabang di wilayah tertentu yang jadi target pasar, memberikan opsi cara bertransaksi yang mudah dijangkau, dan lainnya.

Rekomendasi: Software untuk Customer Service: 23 Pilihan Terbaik

Bangun Pelayanan Prima Sekarang!

Pelayanan prima sangatlah penting baik untuk perusahaan atau lembaga pemerintah seperti yang dijelaskan sebelumnya. Sebab dengan memberikan pelayanan yang terbaik, pelanggan akan merasa puas sehingga meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan begitu, akan membangun loyalitas pelanggan.

Untuk memastikan pelayanan selalu prima, perusahaan biasanya menggunakan teknologi seperti Omnichannel CRM. Aplikasi ini mampu memberikan layanan pelanggan yang konsisten di seluruh saluran komunikasi bisnis.

Salah satu penyedia aplikasi Omnichannel terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak. Aplikasi Qontak dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang mempermudah Anda untuk memberikan pelayanan prima.

Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani komunikasi dan hubungan pelanggan. Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.