Kenali Apa itu IT Helpdesk Program dan Pilihan terbaik untuk Bisnis

IT helpdesk program mulai ramai dilirik oleh para pemilik bisnis karena berbagai manfaat yang ditawarkannya.

Namun tidaklah mudah mencari IT helpdesk program mana yang cocok dengan kebutuhan bisnis kita karena setiap aplikasi memiliki dan menawarkan fitur yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, kami merekomendasikan beberapa IT helpdesk program pilihan untuk diterapkan pada bisnis atau perusahaan Anda.

Apa Itu IT Helpdesk?

IT Helpdesk adalah layanan yang menyediakan dukungan teknis dan bantuan untuk masalah yang berkaitan dengan teknologi informasi. Ini bisa termasuk bantuan dengan perangkat keras (seperti komputer dan printer), perangkat lunak (seperti aplikasi dan sistem operasi), jaringan, dan berbagai aspek lain dari infrastruktur TI.

Dalam menjalankan tugasnya, pada umumnya IT helpdesk dibantu dengan penggunaan aplikasi. Aplikasi IT helpdesk memungkinkan Anda melakukan evaluasi atas tanggapan yang diberikan pelanggan sehingga Anda dapat membuat atau bahkan merubah kebijakan bisnis yang lebih efektif.

Dengan penggunaan tools IT helpdesk ini, diharapkan kepuasan serta kenyamanan pelanggan akan tercipta sehingga dapat meningkatkan penjualan pada bisnis Anda.

Apa Tugas dan Peran IT Helpdesk?

Secara umum, IT Helpdesk berfungsi sebagai titik kontak pertama bagi pengguna yang memerlukan bantuan dengan masalah teknis. Mereka dapat bekerja secara internal di dalam sebuah organisasi atau sebagai bagian dari layanan eksternal yang menyediakan dukungan untuk berbagai perusahaan dan individu.

Berikut adalah beberapa tugas umum dari IT Helpdesk:

• Pemecahan Masalah Teknis: Membantu pengguna dalam menyelesaikan masalah teknis yang mereka hadapi, seperti masalah koneksi internet, perangkat yang tidak berfungsi, atau aplikasi yang bermasalah.
• Penyediaan Informasi dan Panduan: Memberikan panduan dan informasi kepada pengguna tentang cara menggunakan perangkat dan perangkat lunak tertentu.
• Pengelolaan Akun Pengguna: Membantu dalam pembuatan, penghapusan, dan pemeliharaan akun pengguna serta reset kata sandi.
• Pemantauan dan Pelaporan: Memantau sistem dan jaringan untuk mendeteksi masalah lebih awal dan membuat laporan tentang status kesehatan infrastruktur TI.
• Instalasi dan Konfigurasi: Membantu dalam instalasi dan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak baru.
• Pembaruan dan Pemeliharaan: Memastikan bahwa perangkat lunak dan sistem operasi diperbarui dan dipelihara dengan baik.

Apa Manfaat Menggunakan IT Helpdesk Program?

Seperti yang telah disebutkan diatas,  tools IT helpdesk banyak digunakan karena penggunanya akan memperoleh berbagai manfaat untuk bisnisnya. Beberapa manfaat menggunakan IT helpdesk program adalah sebagai berikut:

IT helpdesk program meningkatkan kepuasan pelanggan

Dengan peningkatan kualitas helpdesk atau customer service, baik dalam merespon atau mengatasi masalah pelanggan, maka kepuasan pelanggan juga akan meningkat seiring berjalan waktu. Kepuasan pelanggan juga akan meningkatkan customer relation sehingga loyalitas pelanggan juga akan tercipta.

Semua dukungan pelanggan terpusat pada satu platform

IT helpdesk menyatukan seluruh saluran bisnis yang digunakan ke dalam satu platform yaitu sistem CRM. Saluran bisnis yang dapat diintegrasikan pun beragam, misalnya Whatsapp API, Chatbot, Facebook Messenger, Instagram API, dan lain sebagainya. Fungsi ini dapat ditemukan pada fitur CRM milik qontak.com karena berbasis Omnichannel.

IT helpdesk program memberikan laporan dan analisis bisnis secara menyeluruh

Software IT helpdesk yang baik harus dapat memberikan laporan dan analisis bisnis secara menyeluruh. Misalnya tentang bagaimana kinerja agen customer service dalam menangani pelanggan, berapa chat atau telepon yang telah ditangani setiap harinya, dan sebagainya.

Customer support yang otomatis

Aplikasi IT helpdesk mengotomatisasi beberapa tugas harian customer service, seperti saat mengirimkan notifikasi dan pengingat sehingga tidak ada tugas yang terlewatkan. Selain itu, IT helpdesk seperti qontak.com juga dapat secara otomatis menyimpan informasi pelanggan seperti nama, nomor telepon, alamat, serta riwayat percakapannya dengan tim bisnis Anda secara otomatis.

Dengan demikian, seluruh informasi pelanggan yang berasal dari berbagai sumber akan tersimpan dengan baik dan otomatis sehingga seluruh tim support dapat mengetahui informasi yang sama tentang setiap pelanggan tanpa perlu bertanya ulang kepada pelanggan maupun rekan kerja.

Mengembangkan bisnis dengan lebih baik

Tools IT helpdesk canggih seperti qontak.com dapat juga berfungsi sebagai aplikasi ticketing helpdesk yang akan memberikan analitik yang canggih dengan pelaporan yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat memantau dan memperbaiki kesalahan lebih awal. Hal ini dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan pada bisnis Anda. Pelanggan yang puas terhadap bisnis Anda akan menyumbang keberhasilan bisnis untuk jangka yang panjang.

Bagaimana Cara Memilih IT Helpdesk Program Terbaik?

Jika Anda tertarik memperoleh berbagai manfaat yang telah disebutkan diatas, maka inilah saatnya bagi Anda untuk dapat memilih tools IT helpdesk yang tepat. Pasalnya masing-masing penyedia IT helpdesk memiliki fitur unggulannya masing-masing. Inilah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih IT helpdesk program yang terbaik untuk bisnis Anda:

• Pelajari apakah fitur yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Hal ini sangat penting karena setiap bisnis pasti memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, bergantung pada jenis industri, skala bisnis, tujuan bisnis, dan sebagainya.
• Perhatikan otomatisasi apa yang dapat Anda peroleh dari penggunaan software IT helpdesk tersebut. Aplikasi canggih banyak dipilih karena fitur otomatisasinya dapat merampingkan operasi bisnis serta meningkatkan kinerja karyawan.
• Pertimbangkan apakah aplikasi IT helpdesk dapat membantu tim bisnis Anda untuk melayani pelanggan dengan lebih efektif. Hal ini penting karena kepuasan pelanggan terhadap pelayanan bisnis merupakan tujuan utama dari adanya helpdesk pada bisnis.
• Pilih IT helpdesk program yang dapat terintegrasi dengan berbagai saluran bisnis, seperti qontak.com. Mengapa? Karena saat ini pasar sudah terbagi dalam berbagai saluran bisnis. Alangkah baiknya jika Anda dapat menjangkau prospek Anda di berbagai saluran bisnis yang ramai dengan target potensial Anda.
• Tak hanya berbagai kemudahan di awal saja yang harus Anda perhatikan, namun perhatikan juga apakah software IT helpdesk tersebut menyediakan laporan dan analisis bisnis yang akurat dan lengkap. Anda perlu melakukan customer monitoring agar Anda tidak salah langkah dalam menentukan strategi bisnis.
• Pikirkan apakah aplikasi IT helpdesk ini dapat tetap digunakan dengan baik jika bisnis Anda telah berkembang dengan pesat.
• Jangan pilih aplikasi yang hanya dapat digunakan sesaat saja, tapi pikirkan untuk kebutuhan jangka panjang. Hal ini juga seirama dengan apakah pengembang aplikasi juga menyediakan tim teknis yang dapat membantu Anda sewaktu-waktu jika Anda mengalami kesulitan saat menerapkan aplikasi tersebut.

Rekomendasi Aplikasi IT Helpdesk Terbaik

Setiap pengembang aplikasi pasti menawarkan fitur dan paket yang berbeda. Untuk itulah kami telah merangkum 7 IT helpdesk program yang terbaik pilihan kami:

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menyediakan aplikasi IT helpdesk dengan fitur canggih terlengkap yang dapat membantu tugas tim support Anda untuk menyelesaikan masalah pelanggan dengan lebih cepat dan lebih baik.

Selain itu, software IT helpdesk ini juga memudahkan tim bisnis untuk melacak tiket dan memastikan seluruh tim support memiliki informasi yang sama tentang pelanggan. Fitur canggih yang dimiliki oleh tools IT helpdesk Mekari Qontak mudah untuk diatur dan digunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Harga Mekari Qontak bisa diketahui melalui link berikut.

Fitur:

• Kustomisasi: IT helpdesk dapat dikustomisasi secara instan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
• Melacak KPI: Melacak kinerja tim menggunakan matrik khusus untuk meningkatkan penjualan atau operasional pada bisnis Anda.
• Dashboard Analitik: Membangun analisis/laporan tertentu, dapat dipisahkan berdasarkan pengguna, tim, jangka waktu dan lainnya.
• Integrasi: Integrasi dengan WhatsApp dan saluran chat lainnya (Omnichannel).
• Agent routing: Merekam percakapan dari tim telemarketing dan customer service dengan solusi call center yang kuat.
• Otomatisasi Dokumen: dapat mengunggah template Spreadsheet atau Word ke aplikasi qontak.com serta meng otomatisasi semua dokumen secara langsung serta mengirimkan nya menggunakan qontak.com untuk menghemat waktu.
• Knowledge base: membantu peningkatan kualitas layanan pelanggan dengan tersedianya platform self-service yang dapat diakses baik agen maupun konsumen selama 24/7.
• SLA (Service level agreement): dapat mengatur batas waktu expired atau rotting time untuk eskalasi selanjutnya.
• Automatic Reminder: buat notifikasi atau reminder khusus berdasarkan pemicu tertentu misalnya deadline sebuah tiket atau perpindahan status tiket.

2. Zendesk

Zendesk adalah tools IT helpdesk yang terintegrasi dengan Omnichannel. Artinya seluruh interaksi dari telepon, live chat, email, sosial media dan aplikasi pesan lainnya dikelola dalam satu platform. Hal ini berfungsi untuk membangun pengalaman pelanggan yang baik.

Harga: mulai dari $49/bulan untuk setiap agen.

Fitur:

• Routing and intelligence: Meneruskan tiket ke agen yang tepat berdasarkan keahlian mereka sehingga masalah dapat diselesaikan dengan lebih efisien.
• Help center: Memaksimalkan kerja agen dan bots untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih cepat.
• Messaging: Pelanggan dapat menghubungi tim bisnis Anda dengan lebih praktis.
• Agent Workspace: Agen dapat mempertahankan percakapan pribadi yang relevan.
• Collaboration tools: Menghemat waktu agen dengan alat kolaborasi yang terhubung secara efisien.

3. HappyFox

HappyFox adalah software IT helpdesk berbasis cloud yang dirancang untuk berbagai industri dan ukuran tim. Aplikasi HappyFox menawarkan otomatisasi cerdas, manajemen tiket, pelaporan lanjutan, dan masih banyak lagi.

HappyFox tidak menawarkan paket gratis atau uji coba gratis, sehingga Anda harus berlangganan bahkan jika hanya ingin mencoba aplikasi ini.

Harga: mulai dari $29/bulan untuk setiap fitur.

Fitur:

• Otomatisasi
• Obrolan langsung
• Pelaporan lanjutan
• Rute tiket, kategorisasi, dan penandaan
• Kotak masuk bersama tanpa batas

4. Jira Service Management

Jira Service Management merupakan software IT helpdesk yang terhubung dengan sistem manajemen proyek Jira Software. Aplikasi IT helpdesk ini dilengkapi dengan banyak fitur yang memberikan solusi manajemen layanan pelanggan.

Harga: mulai dari $20/bulan untuk setiap agen.

Fitur:

• Task assignment
• Customization
• Road maps
• Integrasi dengan saluran lain
• Pelaporan

5. Salesforce Service Cloud

Untuk perusahaan yang membutuhkan aplikasi IT helpdesk yang kuat, Salesforce Service Cloud tentu patut untuk dipertimbangkan. IT helpdesk ini menawarkan otomatisasi alur kerja dan analitik layanan lanjutan untuk memfasilitasi dan meningkatkan pelayanan terbaik dari waktu ke waktu.

Jika Anda belum menggunakan sistem CRM, maka Anda harus menyiapkan integrasi atau menggunakan Salesforce API untuk menarik data yang relevan dari program lain.

Harga: mulai dari $25/bulan untuk setiap pengguna.

Fitur:

• Otomatisasi alur kerja
• Integrasi pihak ketiga
• Rute berbagai saluran
• Akses jarak jauh
• Manajemen pusat panggilan

6. Slack

Slack adalah aplikasi IT helpdesk yang sangat populer, mudah diintegrasikan dengan berbagai aplikasi helpdesk lainnya serta memungkinkan agen untuk menyimpannya dalam satu platform.

Dengan Slack, Anda dapat menyiapkan saluran bisnis untuk tujuan tertentu, membuat otomatisasi, dan berkolaborasi dengan orang lain secara lebih efektif menggunakan video, teks, gambar, dan media kaya lainnya.

Harga: $6.67/bulan untuk setiap pengguna. Tersedia juga free package dengan fitur yang sangat terbatas.

Fitur:

• Obrolan langsung dan pesan
• File sharing
• Integrasi
• Alur kerja
• Survei pelanggan

7. Guru

Komponen penting lainnya dari setiap aplikasi IT helpdesk adalah basis pengetahuan yang kuat. Guru adalah sebuah software IT helpdesk yang memiliki basis pengetahuan unik ( terintegrasi dengan saluran bisnis lain, Zendesk) yang memungkinkan tim bisnis Anda untuk membuat, berbagi, mengakses, dan memperbarui basis pengetahuan internal dan eksternal. Hal itu dirancang agar sesuai dengan alur kerja bisnis Anda.

Harga: mulai dari $5/bulan hingga $20/bulan untuk setiap pengguna.

Fitur:

• Pencarian teks
• Forum pelanggan
• Integrasi aplikasi
• Basis pengetahuan pribadi dan publik
• Analitik

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Helpdesk berbasis Web No 1 Wajib

Dapatkan IT Helpdesk Program Terbaik Sekarang!

IT Helpdesk merupakan  program atau layanan yang sangat penting dalam dunia teknologi informasi, yang bertanggung jawab dalam menyediakan dukungan dan bantuan teknis kepada pengguna.

IT Helpdesk mampu menjembatani kesenjangan antara teknologi kompleks dan pengguna akhir yang memerlukan bantuan. Dengan demikian, mereka tidak hanya memperbaiki masalah yang timbul, tetapi juga meningkatkan kepuasan dan produktivitas pengguna.

Sementara itu, untuk mendukung operasional IT helpdesk bisa menggunakan aplikasi seperti Mekari Qontak. Aplikasi ini menawarkan beragam fitur lengkap telah membantu berbagai bisnis dalam menangani permasalahan pelanggannya.

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim Mekeri Qontak secara gratis melalui link berikut.