- Sales order merupakan dokumen resmi dari penjual untuk mencatat dan mengonfirmasi pesanan pelanggan secara detail dan profesional.
- Template sales order gratis membantu bisnis kecil menghemat waktu, biaya, dan menghindari kesalahan input data.
- Tersedia berbagai jenis template untuk retail, B2B, pre-order, hingga cicilan sesuai model bisnis.
- Komponen penting sales order mencakup informasi pelanggan, produk, harga, pembayaran, dan pengiriman.
- Sales CRM seperti Mekari Qontak memungkinkan otomatisasi pencatatan dan pelacakan pesanan dalam satu platform.
Sales order merupakan dokumen penting dalam proses penjualan yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Dengan adanya sales order, perusahaan dapat memastikan seluruh detail transaksi terekam secara akurat dan profesional.
Salah satu cara termudah dan tercepat untuk membuat dokumen sales order dengan menggunakan template siap pakai. Mekari Qontak menyediakan beberapa template sales order yang bisa Anda gunakan pada artikel berikut.
Apa Itu Sales Order?
Sales order adalah dokumen resmi yang penjual buat sebagai konfirmasi bahwa pesanan dari pembeli telah diterima. Dokumen ini biasanya berisi informasi mengenai produk atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, metode pembayaran, dan detail pengiriman.
Berbeda dengan purchase order dari pembeli, sales order merupakan bukti dari sisi penjual. Sedangkan invoice dibuat setelah pengiriman dan berfungsi sebagai tagihan pembayaran.
Template sales order gratis sangat cocok untuk bisnis kecil dan berkembang yang membutuhkan efisiensi operasional tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan untuk software atau desain dokumen.
Baca juga: Contoh Template Sales Report Gratis untuk Tingkatkan Efisiensi Laporan Penjualan
Apa Manfaat Menggunakan Template Sales Order Gratis?
Menggunakan template sales order memiliki banyak keuntungan, terutama bagi bisnis kecil hingga menengah di antaranya sebagai berikut:
- Menghemat waktu dalam membuat dokumen baru dari awal.
- Menjaga konsistensi format sehingga terlihat profesional.
- Mudah disesuaikan dengan identitas bisnis (logo, nama perusahaan, dsb).
- Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan data pesanan.
Sebagai catatan, hampir 90 % perusahaan yang telah mengotomasi entry proses melaporkan penurunan rata-rata durasi order-to-cash cycle time, dengan pengurangan waktu sebesar 28 %(APQC Survey, 2017)
Baca juga: Aplikasi untuk Mencatat Orderan Terbaik untuk Bisnis
Komponen Penting dalam Template Sales Order
Agar sales order dapat berfungsi secara efektif, pastikan template Anda memuat elemen-elemen berikut:
- Informasi lengkap penjual dan pembeli.
- Nomor sales order dan tanggal penerbitan.
- Rincian barang atau jasa yang dipesan, seperti: nama item, jumlah, harga satuan.
- Total harga termasuk pajak (jika ada).
- Syarat dan metode pembayaran.
- Instruksi atau ketentuan pengiriman.
- Ruang untuk tanda tangan atau persetujuan.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Sales Order Terbaik untuk Efisiensi Bisnis
Contoh Template Sales Order Gratis
Berikut adalah beberapa jenis template sales order gratis yang dapat Anda sesuaikan dengan model bisnis Anda:
1. Template Sales Order untuk Bisnis Retail
Template ini cocok untuk toko retail fisik maupun bisnis e-commerce yang membutuhkan form sederhana guna mencatat pesanan barang/jasa.
Formatnya berupa spreadsheet Excel yang berisi tabel daftar pesanan dan perhitungan total otomatis. Anda dapat mencetaknya sebagai bukti order atau mengimpornya ke Google Sheets jika diperlukan.
[Download contoh template saels order untuk bsinis retail]
2. Template Sales Order untuk B2B (Business to Business)
Template sales order ini cocok digunakan untuk transaksi business-to-business (B2B) atau penjualan grosir.
Formatnya Microsoft Word (dokumen .dotx) sehingga mudah disesuaikan (misal menambahkan logo dan syarat khusus). Template sudah memiliki tabel order dengan kolom harga grosir dan tambahkan informasi diskon per item maupun catatan syarat pembayaran bisnis.
[Download contoh template sales order b2b]
3. Template Sales Order untuk Pre-order
Template ini khusus untuk pesanan pre-order, yaitu pemesanan barang yang belum tersedia (incoming).
Formatnya berupa file yang compatible untuk mencatat uang muka (down payment) dan estimasi pengiriman. Template ini memisahkan nilai pembayaran awal dan sisa pembayaran saat barang tersedia.
[Download contoh template sales pre order]
4. Template Sales Order dengan Pembayaran Cicilan
Untuk penjualan dengan pembayaran bertahap (cicilan), maka bisnis memerlukan dokumen yang mencatat jadwal dan jumlah tiap pembayaran.
Template ini berbentuk dokumen Word yang berisi perjanjian rencana pembayaran (payment plan) sehingga cocok digunakan saat pelanggan membayar dalam beberapa kali angsuran. Anda juga dapat menyesuaikan detail jadwal sesuai kesepakatan (misal 3x cicilan bulanan, atau skema 40-30-30 persen).
[Download Template Sales Order dengan Pembayaran Cicilan]
Bagaimana Cara Menggunakan Template Sales Order Gratis?
Berikut langkah-langkah menggunakan template sales order dengan efektif:
- Pilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, Excel untuk perhitungan otomatis, Word untuk fleksibilitas desain, atau PDF untuk dokumen statis.
- Unduh template dan buka menggunakan aplikasi yang sesuai. Pastikan perangkat Anda memiliki software seperti Microsoft Excel, Word, Adobe Reader, atau akses ke Google Drive jika menggunakan Google Sheets.
- Isi semua kolom dengan informasi yang benar dan lengkap. Termasuk nama pelanggan, nomor pesanan, tanggal pemesanan, produk atau layanan, jumlah, harga satuan, dan total pembayaran.
- Sesuaikan elemen visual dengan menambahkan logo perusahaan, ubah warna agar sesuai dengan brand identity, atau sesuaikan layout untuk format cetak.
- Lakukan pengecekan ulang. Pastikan semua data yang di isi sudah akurat, termasuk perhitungan total, tanggal, dan detail kontak.
- Simpan dokumen dalam format PDF. Format ini paling ideal karena menjaga tata letak tetap rapi.
- Distribusikan sales order kepada pelanggan. Anda dapat mengirimkannya via email, mencetak dan mengirim secara fisik, atau mengunggah ke platform manajemen dokumen online.
Baca juga: Cara Meningkatkan Repeat Order untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Sales order berperan penting dalam memastikan setiap transaksi penjualan tercatat secara rapi, sistematis, dan profesional. Dengan dokumen ini, penjual memiliki bukti konkret bahwa pesanan telah siap diproses.
Bagi pelaku usaha kecil hingga menengah, penggunaan template sales order menjadi solusi praktis yang hemat waktu dan biaya, tanpa mengurangi kualitas dokumentasi. Selain menghemat waktu, template sales order juga membantu menjaga konsistensi informasi dan meminimalisir kesalahan input.
Sementara untuk bisnis besar yang memiliki kebutuhan kompleks, menggunakan teknologi seperti sales CRM Mekari Qontak bisa menjadi solusi. Aplikasi Mekari Qontak ini dapat mencatat dan mengelola pesanan secara otomatis dalam satu dasbor. Hal ini memudahkan manajemen untuk melacaknya.
Percepat proses pesanan Anda dengan Solusi Mekari Qontak! Hubungi kami untuk konsultasi Gratis Sekarang!
Referensi
