Pengertian Sales Order, Manfaat, Format, dan Contohnya

Dalam transaksi penjualan, ada banyak dokumen yang dapat digunakan untuk memaksimalkan proses pembukuan dan pesanan penjualan, salah satunya adalah Sales Order (SO).

Namun, apa itu sales order? Apa fungsinya? Apa manfaatnya? Dan seperti apa formatnya?

Untuk mengetahuinya, yuk simak pembahasan tentang pengertian sales order lengkap dengan contoh form nya di artikel berikut ini!

Apa Itu Sales Order?

Sales order adalah dokumen penjualan yang dibuat secara tertulis oleh pihak penjualan untuk pelanggan. Tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi produk atau layanan yang dipesan atau dibeli oleh pelanggan.

Dokumen ini umumnya berisikan rincian tentang penjualan, termasuk kuantitas, kualitas, harga barang atau jasa, metode pembayaran, dan informasi lainnya yang relevan.

Manfaat dan Fungsi Sales Order

Selain bertujuan untuk mengkonfirmasi pesanan pelanggan, SO juga memiliki fungsi dan manfaat lainnya yang dapat membantu proses penjualan berjalan lancar.

Berikut adalah beberapa fungsi sekaligus manfaat sales order bagi bisnis:

1. Mengurangi risiko human error

SO umumnya dibuat sebelum barang dan jasa dirakit, dikirim, atau dilaksanakan. Artinya SO berperan penting untuk memeriksa keakuratan penjualan.

Baik Anda maupun pelanggan dapat melihat dokumen pesanan penjualan dan memeriksanya terhadap order pembelian dan penawaran yang telah dilakukan.

Dalam hal ini, Anda juga dapat menggunakan dukungan tools seperti CRM untuk mendeteksi kesalahan sebelum produk dikirim. Selain itu, aplikasi CRM juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis. Sehingga Anda dan tim dapat bekerja secara efektif.

2. Meningkatkan pelacakan inventaris

Untuk melakukan manajemen inventaris yang efektif, Anda membutuhkan pelacakan inventaris yang kuat.

Oleh sebab itu, Anda membutuhkan SO untuk mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim, mencegah pesanan yang sama, dan mengoptimalkan proses pengadaan produk atau jasa.

Di sisi lain, SO juga memungkinkan Anda mengalokasikan inventaris untuk pelanggan tertentu secara efektif.

Gunakan juga perangkat pendukung yang dapat membantu merekam detail SO, pengemasan, pengiriman dalam satu antarmuka untuk mempermudah pekerjaan Anda.

3. Menjaga agar akun Anda tetap rapi

Setiap dokumen penjualan memiliki perannya sendiri dalam akuntan bisnis Anda.

Di mana surat penawaran, purchase order, sales order, dan invoice dapat Anda cocokkan menggunakan nomor pesanan.

Terlebih ketika Anda menggunakan bantuan alat otomatis yang mempermudah pekerjaan tersebut. Jadi, tidak ada lagi dokumen yang tercecer dan akun Anda akan tetap rapi.

Format Sales Order

Ada banyak format dokumen pesanan penjualan yang dapat Anda gunakan untuk membuat SO. Namun, semua itu tidak terpaku pada satu format saja.

Anda dapat menyesuaikan format dokumen sesuai dengan preferensi dan kebutuhan proses penjualan bisnis Anda.

Berikut adalah format sales order yang umum digunakan:

Nama perusahaan dan informasi kontak perusahaan
Informasi kontak dan nama pelanggan
Informasi penagihan pelanggan
Data terkait informasi pengiriman produk atau layanan
Informasi terkait produk atau layanan
Harga sebelum pajak
Pajak, pengiriman, dan biaya pengiriman
Total harga setelah pajak
Jumlah setoran yang telah dilakukan
Biaya yang harus dibayar
Syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh perusahaan
Tanda tangan
Informasi lain yang relevan sesuai kebutuhan

Contoh Form Sales Order

Untuk membantu Anda lebih memahami apa itu sales order, berikut kami berikan contoh form sales order yang bisa Anda gunakan.

Sumber: Smartsheet

Ingat, Anda bisa menyesuaikan informasi dan data yang dibutuhkan dalam dokumen SO sesuai kebutuhan bisnis Anda!

Otomatiskan Sales Order Anda dengan Aplikasi CRM!

Itu dia pembahasan lengkap tentang sales order. Namun, membuat SO secara tertulis dan mengirimkannya secara manual bisa menjadi hal yang merepotkan. Terlebih jika Anda memiliki bisnis yang besar.

Oleh sebab itu, Anda bisa menyederhanakan proses pemesanan, pembuatan dokumen SO, dan pengirimannya secara mudah menggunakan aplikasi CRM.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi sales CRM terbaik yang dapat membantu Anda untuk membuat SO dan mengirimkannya kepada pelanggan secara otomatis.

Tidak hanya itu saja, aplikasi CRM Qontak juga dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dapat memaksimalkan penjualan dan layanan pelanggan bisnis Anda.

Sudah lebih dari 3000 perusahaan yang membuktikannya. Apakah Anda juga tertarik untuk mencobanya?