7 Contoh Template Sales Gratis untuk Pelacakan Penjualan

Salah satu kunci sukses penjualan bisnis adalah berhasil membagun hubungan personal dengan pelanggan. Dalam hal ini, sebagian pelaku usaha menyiasatinya dengan membuat template sales yang menjaga konsistensi dan menjadikannya panduan untuk tim penjualan.

Template sales membantu tim penjualan dalam menyusun strategi, melacak aktivitas, dan mengevaluasi kinerja secara sistematis. Jika belum membuatnya, Anda bisa mengunduh beberapa contoh template sales gratis pada artikel berikut.

Jenis-Jenis Template Sales yang Bisa Digunakan dan Contohnya

Ada beberapa jenis template sales yang umum bisnis gunakan, di antaranya sebagai berikut:

1. Template Sales Pipeline

Template ini membantu dalam memetakan proses penjualan dari prospek hingga penutupan deal. Dengan visualisasi yang jelas, tim sales dapat melihat di mana posisi setiap prospek dalam pipeline dan menentukan langkah selanjutnya.

Template jenis ini banyak berperan dalam mengidentifikasi tahapan prospek dalam proses penjualan. Selain itu, tim penjualan juga bisa menentukan prioritas tindak lanjut berdasarkan posisi prospek.

[Download Contoh Template Sales Pipeline Gratis]

2. Template Sales Tracking

Sesuai namanya, template jenis ini biasanya berfungsi untuk melacak aktivitas penjualan, termasuk interaksi dengan prospek, status follow-up, dan hasil akhir. Template ini membantu dalam menjaga konsistensi dan memastikan tidak ada prospek yang terlewat.

Dengan template ini, tim sales bisa mencatat setiap interaksi dengan prospek untuk referensi di masa mendatang. Tujuannya memastikan tindak lanjut dapat dilakukan tepat waktu untuk meningkatkan konversi.

[Dowload Contoh Template Sales Tracking Gratis]

3. Template Sales Forecast

Template sales Forecast berperan dalam memperkirakan target penjualan dalam periode tertentu, berdasarkan tren atau data historis. Forecast yang akurat membantu dalam perencanaan strategi dan alokasi sumber daya.

Sebagian bisnis memanfaatkan template ini untuk memprediksi penjualan bulanan atau kuartalan untuk perencanaan keuangan. Kemudian, menyesuaikan strategi pemasaran berdasarkan proyeksi penjualan.

[Download Contoh Template Sales Forcast Gratis]

4. Template Sales Performance Report

Template jenis ini banyak digunakan untuk menilai kinerja individu atau tim sales berdasarkan target yang tercapai dan KPI yang ditetapkan. Laporan ini penting untuk evaluasi dan pengambilan keputusan strategis.

Dengan demikian, bisnis bisa menilai efektivitas strategi penjualan yang diterapkan oleh tim. Selain itu, juga mengidentifikasi area yang memerlukan pelatihan atau dukungan tambahan.

[Download Contoh Template Sales Performance Report Gratis]

Baca juga: Contoh Template Sales Report Gratis untuk Tingkatkan Efisiensi Laporan Penjualan

5. Template Email Penjualan

Template ini menyediakan kerangka untuk menyusun email penjualan yang efektif, seperti email perkenalan, follow-up, atau penawaran khusus. Dengan struktur yang terbukti berhasil, tim sales dapat meningkatkan tingkat respons dari prospek.

Misalnya mengirim email perkenalan kepada prospek baru dengan pesan yang terstruktur. Atau melakukan tindak lanjut otomatis dengan konten yang disesuaikan.

[Download contoh template email penjualan siap pakai]

6. Template Skrip Panggilan Penjualan

Template ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan panggilan penjualan, memastikan bahwa semua poin penting dibahas dan membantu membangun hubungan dengan prospek. Sales Script ini dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan dan respons prospek.

Sage Journals menyebutkan bahwa merancang dan mengoptimalkan sales script berbasis pengetahuan produk dan studi kasus lokal dapat meningkatkan closing rate hingga 25% serta mempercepat proses penutupan deal.

[Download Template Skrip Penjualan Gratis]

7. Template Proposal Penjualan

Template ini membantu dalam menyusun proposal penjualan yang profesional dan meyakinkan, mencakup detail produk atau layanan, harga, dan manfaat bagi klien. Proposal yang baik dapat meningkatkan peluang penutupan deal.

[Download Template Proposal Penjualan]

Kenapa Template Sales Penting bagi Bisnis?

Template sales berfungsi sebagai kerangka kerja yang membantu tim sales dalam berbagai aspek penting. Tidak hanya memudahkan pekerjaan sehari-hari, template juga berperan dalam menjaga kualitas dan efektivitas interaksi dengan prospek maupun pelanggan.

Berikut alasan banyak bisnis menggunakan template sales:

1. Meningkatkan Efisiensi

Template penjualan mempercepat proses penjualan dengan menyediakan struktur dan format yang sudah siap digunakan. Tim sales tidak perlu lagi membuat dokumen dari awal setiap kali berinteraksi dengan calon pelanggan.

Dengan demikian, tim bisa fokus pada aktivitas inti seperti follow-up dan negosiasi, bukan pekerjaan administratif yang berulang.

2. Memastikan Konsistensi

Dengan template, seluruh tim bisa melakukan pendekatan dengan pelanggan secara sergam. Hal ini sangat penting untuk menjaga citra profesional perusahaan dan memastikan bahwa pesan tidak bertentangan antar anggota tim.

Konsistensi ini membantu dalam membangun kepercayaan dari prospek. Pasalnya prospek bisa mendapatkan pengalaman komunikasi yang stabil dan dapat diandalkan.

3. Memudahkan Pelacakan

Penggunaan template memungkinkan pencatatan aktivitas penjualan secara sistematis dan terstruktur. Hal ini mencakup catatan interaksi, tahapan dalam pipeline, hingga hasil akhir dari setiap prospek.

Dengan informasi yang terdokumentasi dengan baik pada template, manajemen dapat memantau progress tim secara real-time dan segera mengidentifikasi hambatan yang muncul.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan

Data yang terkumpul dari template dapat diolah menjadi laporan penjualan yang kaya wawasan. Hal ini memudahkan manajer sales untuk menganalisis tren, performa individu atau tim, serta efektivitas strategi yang sedang diterapkan.

Selanjutnya, bisnis bisa mengambil keputusan yang tepat sasaran berdasarkan informasi yang terkumpul, termasuk penyesuaian target atau pendekatan.

Bagaimana Cara Menggunakan Template Sales?

Menggunakan template sales secara efektif memerlukan langkah-langkah yang terstruktur dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat diikuti:

1. Pilih Template yang Sesuai

Langkah awal identifikasi jenis template yang paling relevan dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti template untuk pipeline, tracking, forecast, atau laporan kinerja.

Selanjutnya, pertimbangkan format yang paling sesuai, apakah itu Excel, Google Sheets, Word, atau PDF. Kemudian klasifikasi berdasarkan kemudahan penggunaan dan integrasi dengan sistem yang ada.

Baca juga: Contoh Template Sales Pitch Deck Gratis untuk Startup dan Tim Penjualan

2. Sesuaikan dengan Proses Bisnis

Modifikasi template agar mencerminkan alur kerja dan terminologi yang digunakan dalam perusahaan Anda. Penyesuaian ini memastikan bahwa template tersebut relevan dan mudah dipahami oleh tim sales, serta selaras dengan strategi penjualan yang diterapkan.

3. Input Data Secara Berkala

Pastikan data penjualan diperbarui secara rutin untuk menjaga akurasi informasi. Data yang konsisten dan terkini memungkinkan analisis yang lebih tepat dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

4. Analisis dan Evaluasi

Terakhir, gunakan data yang terkumpul dalam template untuk menganalisis kinerja penjualan. Identifikasi tren, peluang, dan area yang memerlukan perbaikan. Hal ini membantu dalam merumuskan strategi penjualan yang lebih efektif dan efisien.

Tips Mengoptimalkan Penggunaan Template Sales

Agar penggunaan template sales memberikan hasil yang maksimal, pertimbangkan beberapa strategi berikut:

1. Integrasi dengan Tools Lain

Pertama, hubungkan template dengan Customer Relationship Management (CRM) atau software lainnya untuk otomatisasi dan efisiensi. Integrasi ini memungkinkan sinkronisasi data yang lebih baik dan mengurangi pekerjaan manual.

Implementasi sistem CRM dan AI dapat diharapkan meningkatkan pemesanan ulang pelanggan korporat sebesar sekitar 8%. Tools ini membantu tim sales untuk fokus pada prospek berpotensi tinggi.

2. Pelatihan Tim

Pastikan seluruh tim sales memahami cara menggunakan template dengan benar. Adakan pelatihan atau workshop untuk membekali tim dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola dan memanfaatkan template secara efektif.

Pelatihan sales yang menitikberatkan pada customer orientation dapat mendorong loyalitas pelanggan hingga 42%, meningkatkan retensi jangka panjang.

Baca juga: Mengenal Program Sales Training yang Tepat untuk Perusahaan

3. Review Berkala

Evaluasi efektivitas template secara rutin dan lakukan penyesuaian. Perubahan dalam strategi bisnis atau pasar mungkin memerlukan modifikasi pada template untuk tetap relevan dan efektif.

4. Simpan Data Secara Aman

Gunakan cloud storage atau sistem backup untuk menjaga keamanan data penjualan. Penyimpanan yang aman memastikan bahwa data penting tidak hilang dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang kapan saja.

5. Gunakan Visualisasi Data

Manfaatkan fitur visualisasi seperti grafik atau dashboard dalam template untuk memudahkan interpretasi data. Visualisasi membantu dalam memahami tren dan kinerja penjualan secara cepat dan intuitif.

6. Personalisasi Template

Sesuaikan template dengan identitas dan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Personalisasi ini dapat mencakup penambahan logo perusahaan, penyesuaian warna, atau modifikasi struktur untuk mencerminkan proses bisnis yang unik.

Baca juga: Contoh Template Sales Order Gratis untuk Mempermudah Proses Penjualan Anda

7. Konsistensi dalam Penggunaan

Terakhir, terapkan penggunaan template secara konsisten di seluruh tim sales. Konsistensi ini memastikan bahwa data yang teerkumpul seragam dan memudahkan dalam analisis serta pelaporan.

Kesimpulan

Template sales memainkan peran penting dalam menunjang keberhasilan penjualan dengan membantu tim bekerja secara lebih efisien, konsisten, dan terstruktur. Template ini membantu bisnis menjaga kualitas interaksi dengan prospek, serta memudahkan pelacakan dan evaluasi performa.

Agar penggunaannya optimal, template harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan diterapkan secara konsisten oleh seluruh tim. Dukungan berupa pelatihan dan integrasi dengan sistem CRM, sangat penting untuk memastikan template tetap relevan dan efektif.

Sales CRM Mekari Qontak hadir untuk membantu bisnis meningkatkan penjualan secara lebih cerdas dan terukur. Mekari Qontak memungkinkan tim sales bekerja lebih cepat dan fokus pada prospek berpotensi tinggi.

Hubungi Kami untuk merasakan bagaimana solusi CRM Mekari Qontak mendorong penjualan bisnis Anda lebih efektif dan efisien.

Refrensi

Sage Journals. “Knowledge Bases and Salesperson Effectiveness: A Script-Theoretic Analysis”
Arxiv. “Unlocking Sales Growth: Account Prioritization Engine with Explainable AI”
Arxiv. “Empirical study to explore the influence of salesperson’s customer orientation on customer loyalty”