Tentang Sekolah Cikal
Sesuai namanya, Sekolah Cikal adalah bisnis yang bergerak di bidang pendidikan formal jenjang KB hingga SMA. Berdiri sejak 1999, Sekolah Cikal berkomitmen untuk membina pelajar untuk memberikan kontribusi yang bermakna dan membawa perubahan di dunia. Melalui nilai 5C, 15 dimensi kompetensi, serta metode ajar yang terpersonalisasi untuk setiap siswa, Sekolah Cikal menuangkan keyakinannya bahwa setiap anak didik tumbuh dengan cara yang berbeda. Kini, Sekolah Cikal yang membuka kampus pertamanya di Jakarta Selatan telah berekspansi dan memiliki cabang di Jakarta Timur, Surabaya, serta Bandung.
Tantangan bisnis
Dengan berbagai aktivitas pemasaran seperti Instagram, open house, dan pameran pendidikan, Sekolah Cikal menghadapi tantangan serius dalam mengelola tingginya volume prospek yang masuk dari berbagai saluran komunikasi.
Sebelum menggunakan Mekari Qontak, komunikasi internal (orang tua murid aktif) dan eksternal (calon murid) bercampur, menyebabkan:
- Waktu respons yang lambat, hingga calon siswa potensial menunggu lama.
- Pertanyaan berulang yang menghabiskan waktu tim customer service.
- Pengelolaan prospek secara manual, menyebabkan follow up tidak terpantau secara efektif.
“Banyak pesan calon murid harus menunggu lama, bahkan sering terlewat karena menumpuknya chat.”
— Nabila Adzkia, Customer Service Sekolah Cikal
Mekari sebagai solusi
Setelah mengevaluasi beberapa platform, Sekolah Cikal menjatuhkan pilihannya pada Mekari Qontak karena fiturnya yang komprehensif dan tim implementasinya yang responsif.
Fitur utama yang digunakan:
- Omnichannel mengintegrasikan seluruh saluran komunikasi dalam satu nomor terpusat, sehingga membantu mempercepat distribusi chat ke cabang Sekolah Cikal yang sesuai.
- Chatbot mengautomasikan jawaban pertanyaan umum, seperti informasi kurikulum dan biaya pendidikan. Hal ini meringankan beban kerja tim CS secara signifikan.
- CRM memastikan follow up prospek berjalan efektif dari awal hingga keputusan akhir, sehingga meningkatkan transparansi dan efisiensi proses layanan.
- WhatsApp Broadcast memungkinkan tim CS untuk menyampaikan informasi penting kepada calon siswa dan orang tua secara cepat, seperti informasi terkait berbagai event.
- Conversation tag mempermudah pengelompokan prospek berdasarkan lokasi dan jenjang pendidikan, sehingga campaign pemasaran bisa lebih tepat sasaran.
Transisi dari metode manual menuju digital menjadi salah satu tantangan. Tim Sekolah Cikal mengatasi masalah ini dengan pelatihan rutin dan sosialisasi aktif melalui media sosial untuk memastikan calon siswa menghubungi nomor customer service yang terintegrasi dengan sistem Mekari Qontak.
“Awalnya kami terbiasa dengan nomor cabang masing-masing. Sekarang semua memakai satu nomor CS. Tantangan ini kami atasi dengan pelatihan dan kampanye edukasi internal maupun eksternal.”
— Nabila Adzkia, Customer Service Sekolah Cikal
Hasil
Setelah mengimplementasikan Mekari Qontak dalam proses bisnis tim customer service, Sekolah Cikal dapat merasakan perubahan yang signifikan.
Mekari Qontak mempercepat respons dan mendorong efisiensi operasional
Dengan integrasi omnichannel dan CRM Mekari Qontak, distribusi chat dan follow up prospek menjadi lebih cepat dan sistematis. Prospek dapat ditangani dalam hitungan menit, automasi chatbot pun membantu meringankan beban kerja administratif tim CS Sekolah Cikal secara signifikan.
Mekari Qontak meningkatkan indeks kepuasan orang tua dan siswa
Melalui integrasi modul marketing, sales, dan customer service dalam Mekari Qontak, indeks kepuasan orang tua terkait layanan nonakademik mengalami peningkatan, dari 3,4 pada tahun ajaran 2023/2024 menjadi 3,5 pada tahun ajaran 2024/2025.
“Proses administratif kini jauh lebih efektif. Kami lebih percaya diri dalam menangani leads berkat integrasi omnichannel, chatbot, dan CRM dari Mekari Qontak.”
— Nabila Adzkia, Customer Service Sekolah Cikal
Mekari Qontak di mata Sekolah Cikal
Dengan hasil nyata dan terukur, Sekolah Cikal merekomendasikan Mekari Qontak kepada institusi pendidikan lain yang ingin mengelola komunikasi dan prospek dengan lebih efektif serta meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan.
“Sekolah Cikal sangat merekomendasikan Mekari Qontak untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dengan orang tua murid, menggunakan chatbot untuk otomatisasi pertanyaan umum, dan CRM untuk pengelolaan leads yang efektif.”
— Nabila Adzkia, Customer Service Sekolah Cikal
