- Sales approval workflow mempercepat proses penjualan sekaligus menjaga kepatuhan.
- Setiap proses approval dilakukan otomatis dari pengajuan hingga pemberitahuan hasil.
- Persetujuan penjualan meliputi pemberian diskon, quotation, kontrak, invoice, hingga validasi leads.
- Tantangan seperti proses approval lambat dan miskomunikasi bisa diatasi lewat sistem otomatis seperti yang Mekari Qontak tawarkan.
Sales approval workflow (alur kerja persetujuan penjualan) menjadi bagian penting dalam menjalankan bisnis. Pasalnya prosedur approval yang berbelit akan menghambat proses closing deal, sehingga tingkat penjualan juga rendah.
Sebaliknya, proses penjualan yang terstruktur, tim sales bisa fokus pada deal penting dan mencapai target dengan lebih mudah. Maka tidak heran, bisnis modern banyak mengadopsi teknologi untuk mempercepat sales approval workflow.
Selain meningkatkan kolaborasi lintas tim, penggunaan teknologi juga mendorong efisiensi operasional secara signifikan. Baca selengkapnya pada artikel berikut.
Apa Itu Sales Approval Workflow?
Sales approval workflow adalah proses persetujuan penjualan yang terstruktur untuk memastikan setiap tindakan atau keputusan terkait penjualan ditinjau dan disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum dilaksanakan.
Proses approval mencakup serangkaian langkah, aturan, dan penanggung jawab yang ditetapkan untuk mengevaluasi serta mengotorisasi elemen-elemen penting dalam penjualan, seperti kesepakatan harga, pemberian diskon, persyaratan kontrak, hingga penerbitan invoice.
Normalnya, alur kerja persetujuan penjualan melibatkan beberapa level persetujuan lintas departemen. Tujuannya untuk menjaga konsistensi proses, mencegah terjadinya kesepakatan yang tidak sesuai prosedur, serta meningkatkan efisiensi keseluruhan sales process dalam organisasi.
Mengapa Sales Approval Workflow Penting pada Alur Bisnis?
Sales approval workflow telah menjadi bagian penting dari alur penjualan dalam sebuah bisnis. Hal ini karena proses persetujuan penjualan memiliki peran sebagai berikut:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Kecepatan Penjualan
Alur persetujuan penjualan yang terautomasi mampu meningkatkan efisiensi proses penjualan secara drastis. Tim sales tidak perlu lagi terjebak menunggu persetujuan terlalu lama atau bolak-balik mengurus dokumen secara manual karena memiliki workflow yang jelas.
2. Memastikan Kepatuhan dan Transparansi
Selain cepat, kepatuhan terhadap aturan perusahaan dan regulasi juga terjaga melalui sales approval workflow. Setiap kesepakatan penjualan akan melalui filter persetujuan sesuai kebijakan harga, batas diskon, syarat kontrak, dan ketentuan legal yang berlaku.
Di sisi lain, workflow persetujuan juga meningkatkan transparansi proses. Status setiap permintaan approval dapat dipantau secara real-time oleh semua pemangku kepentingan.
3. Meningkatkan Akuntabilitas Tim Penjualan
Sales approval workflow yang terdefinisi membuat peran dan tanggung jawab tiap anggota tim dalam proses persetujuan menjadi jelas. Hal ini menunjukkan secara jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap deal dan persetujuannya.
4. Memberikan Informasi Data yang Lebih Baik
Integrasi workflow persetujuan penjualan memberikan lebih banyak data yang terekam tentang proses penjualan Anda. Semua data ini membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis informasi.
5. Meminimalkan Risiko Human Error
Proses persetujuan manual sangat rentan terhadap human error. Dengan menerapkan sales approval workflow yang otomatis, risiko kesalahan-kesalahan tersebut dapat ditekan seminimal mungkin. Sistem akan memastikan setiap langkah tidak terlewati dan data diisi dengan benar sebelum dapat lanjut ke tahap berikut.
Apa saja Jenis-Jenis Sales Approval Workflow?
Sales approval workflow dibedakan menjadi kategori sebagai berikut:
1. Workflow Paralel
Workflow paralel memungkinkan beberapa pihak memberikan persetujuan secara bersamaan tanpa mengikuti urutan tertentu. Jenis ini cocok digunakan ketika proses approval melibatkan banyak departemen yang tidak saling bergantung, sehingga setiap pihak dapat meninjau dan menyetujui permintaan sesuai tanggung jawabnya.
Sebagai contoh, saat tim sales mengajukan penawaran khusus untuk klien besar, persetujuan mungkin dibutuhkan dari tim keuangan (untuk mengecek margin), tim legal (untuk verifikasi kontrak), dan manajer produk (untuk ketersediaan stok).
Dengan workflow parallel, sistem akan mengirim permintaan ke semua pihak secara bersamaan, dan masing-masing dapat meninjau permintaan secara independen. Hal ini memungkinkan keputusan akhir tercapai lebih cepat tanpa mengorbankan proses kontrol.
2. Workflow Sekuensial
Berbeda dengan paralel, workflow sekuensial mengharuskan setiap langkah persetujuan dilakukan secara berurutan. Setiap approver hanya bisa meninjau permintaan setelah persetujuan dari level sebelumnya selesai.
Jenis workflow ini biasanya digunakan dalam struktur organisasi yang hierarkis atau untuk transaksi yang memerlukan pengawasan berlapis.
Contohnya, jika seorang sales mengajukan diskon besar untuk proyek bernilai tinggi, permintaan tersebut harus melewati beberapa tingkatan: disetujui dulu oleh manajer sales, lalu oleh direktur regional, dan terakhir oleh CFO.
Meskipun memakan waktu lebih lama, workflow sekuensial memberikan kontrol yang lebih ketat terhadap setiap keputusan.
Bagaimana Cara Kerja Sales Approval Workflow?
Proses workflow approval sales pada bisnis biasanya bekerja dengan cara berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan Persetujuan
Langkah pertama dimulai dengan mengidentifikasi jenis transaksi yang membutuhkan persetujuan, seperti diskon terbatas, penawaran harga khusus, atau kontrak bernilai besar. Penetapan ini penting agar proses persetujuan hanya dilakukan pada hal-hal yang memerlukan pengawasan tanpa menggangu alur penjualan yang sederhana.
2. Pengajuan Permintaan Persetujuan
Setelah kriteria terpenuhi, tim sales akan mengajukan permintaan persetujuan melalui sistem seperti CRM atau platform workflow yang digunakan. Formulir pengajuan biasanya mencakup informasi lengkap seputar transaksi, alasan permintaan, dan dokumen pendukung untuk memudahkan proses evaluasi oleh pihak terkait.
3. Menentukan Pihak yang Akan Meninjau dan Menyetujui
Selanjutnya, sistem akan secara otomatis menentukan siapa saja yang bertugas meninjau dan menyetujui permintaan berdasarkan tipe transaksi dan aturan yang telah ditetapkan perusahaan. Hal ini memastikan bahwa setiap permintaan diarahkan langsung ke pihak yang berwenang tanpa perlu intervensi manual.
4. Peninjauan dan Evaluasi Persetujuan yang Telah Diajukan
Pada tahap ini, para approver akan memeriksa isi permintaan secara menyeluruh, baik dari sisi harga, syarat, hingga kepatuhan terhadap kebijakan internal. Evaluasi dapat melibatkan lebih dari satu pihak jika diperlukan, terutama untuk deal besar yang bersifat lintas departemen.
5. Keputusan Persetujuan dan Penolakan
Berdasarkan hasil evaluasi, permintaan akan disetujui, ditolak, atau diminta untuk direvisi terlebih dahulu. Semua keputusan ini dicatat dalam sistem untuk memastikan transparansi dan memungkinkan tindak lanjut yang jelas oleh tim sales.
6. Pemberitahuan dan Tindak Lanjut
Setelah keputusan diambil, sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis kepada pihak terkait. Jika disetujui, proses akan dilanjutkan ke tahap berikutnya seperti pengiriman penawaran atau pembuatan kontrak. Jika ditolak, maka akan disertai alasan yang dapat ditindaklanjuti oleh tim sales.
Baca juga: Cara Follow Up Customer sampai Close Deal!
Contoh Penerapan Sales Approval Workflow yang Umum Digunakan Bisnis
Berikut beberapa contoh penerapaan sales approval workflow pada perusahaan:
1. Persetujuan Diskon
Persetujuan diskon biasanya diberlakukan saat salesperson ingin memberikan potongan harga melebihi batas yang ditentukan oleh kebijakan perusahaan. Tujuannya untuk menjaga profit margin dan memastikan pemberian diskon dilakukan secara strategis.
Contohnya, ketika seorang sales menawarkan diskon 20% untuk memenangkan tender besar, sistem otomatis mendeteksi bahwa angka tersebut melebihi ambang batas 10%. Permintaan pun diarahkan ke manajer penjualan regional untuk ditinjau.
Setelah mempertimbangkan nilai kontrak dan potensi bisnis jangka panjang, manajer menyetujui diskon tersebut dengan catatan khusus.
2. Persetujuan Penawaran Harga (Quotation)
Approval workflow ini digunakan untuk memastikan bahwa quotation yang akan dikirim ke pelanggan sudah mencerminkan harga yang benar, sesuai syarat pembayaran, dan tidak menyalahi struktur harga perusahaan. Kesalahan kecil dalam quotation bisa berdampak besar, terutama pada kesepakatan bisnis jangka panjang.
Sebagai contoh, tim sales menyusun quotation proyek infrastruktur bernilai miliaran rupiah. Sebelum dikirim, sistem akan mengirimnya ke tim keuangan dan manajer pricing untuk diperiksa. Jika ditemukan kekeliruan, maka tim akan memperbaiki dan menyetujui sebelum dikirimkan ke klien.
3. Persetujuan Kontrak
Persetujuan kontrak diperlukan untuk memastikan semua klausul legal, syarat dan ketentuan kerjasama sesuai dengan peraturan internal dan tidak menimbulkan risiko hukum. Biasanya melibatkan tim legal, keuangan, serta manajemen senior untuk pengecekan menyeluruh sebelum dokumen ditandatangani.
Misalnya, dalam kontrak kerja sama 3 tahun dengan perusahaan multinasional, tim legal menemukan ketentuan penalti yang memberatkan. Mereka meminta revisi dan klarifikasi dari klien, sebelum akhirnya kontrak mendapat persetujuan dari direktur dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
4. Persetujuan Faktur
Faktur adalah dokumen penagihan yang penting untuk menjaga kelancaran arus kas. Oleh sebab itu, sebelum dikirim ke klien, invoice perlu diverifikasi untuk memastikan tidak ada kesalahan nominal, ketidaksesuaian proyek, atau informasi pelanggan yang tidak lengkap.
Contohnya, invoice senilai Rp125 juta untuk proyek pemasangan alat berat diperiksa oleh tim keuangan dan manajer proyek. Mereka menemukan bahwa biaya instalasi belum dimasukkan. Setelah direvisi, invoice disetujui dan dikirim, menghindari potensi dispute pembayaran dari klien.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Nota Online Terbaik Permudah Membuat Invoice
5. Persetujuan Manajemen Leads
Proses approval sales membantu menyaring leads yang benar-benar berkualitas dan layak ditindaklanjuti oleh tim sales. Validasi biasanya dilakukan berdasarkan kriteria seperti kebutuhan, potensi anggaran, sektor industri, atau perilaku engagement awal dari prospek.
Sebagai contoh, tim marketing menghasilkan 300 leads dari event industri. Sistem scoring otomatis menyaring 120 leads, lalu manajer marketing meninjau dan menyetujui 100 di antaranya untuk masuk ke pipeline sales. Sisa leads masuk ke proses nurturing jangka panjang.
Baca juga: Rekomendasi Software Manajemen Deals Terbaik untuk Meningkatkan Konversi Penjualan
Tantangan Bisnis yang Dihadapi Saat Menjalani Sales Approval Workflow
Saat menjalakan sistem sales approval workflow, mungkin bisnis Anda akan menghadapi beberapa hambatan berikut:
1. Proses Persetujuan yang Lambat dan Tidak Efisien
Sebagian besar perusahaan belum menyederhanakan struktur approval mereka, sehingga permintaan bisa tertahan di satu titik. Misalnya, karena atasan tidak merespons email atau legal sibuk dengan pekerjaan lain. Akibatnya, peluang penjualan yang seharusnya bisa segera ditutup justru tertunda tanpa kejelasan.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu mendesain workflow yang ramping dan mengintegrasikan otomatisasi agar alur persetujuan tetap berjalan cepat tanpa mengorbankan kontrol.
2. Kurangnya Kejelasan Peran dan Tanggung Jawab
Tanpa peran dan wewenang yang didefinisikan sejak awal, tim sales bisa salah kirim permintaan persetujuan ke orang yang bukan penanggung jawab, yang akhirnya membuat proses harus diulang dari awal. Hal ini menguras waktu dan menimbulkan kebingungan lintas tim.
Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu menetapkan role di setiap tahap sales approval workflow secara gamblang, seperti: siapa approver utama, kapan harus eskalasi, dan apa syarat pengambilan keputusan. Dengan struktur yang jelas, semua pihak bisa bertindak cepat dan akurat.
3. Proses Manual yang Boros Waktu
Meskipun berbagai alat otomasi sudah tersedia, masih banyak perusahaan yang bergantung pada proses approval manual, seperti email berantai atau spreadsheet. Metode ini sangat tidak efisien, rawan kesalahan, dan sulit dilacak.
Cobalah untuk beralih ke workflow automation yang bisa mengefisienkan proses dengan notifikasi otomatis, sistem tracking real-time, dan log yang terdokumentasi. Namun, transisi ini perlu didukung budaya kerja yang siap berubah.
4. Hambatan Komunikasi Antar Departemen
Sales approval workflow sering kali melibatkan berbagai departemen, seperti sales, finance, legal, dan operasional. Masalah muncul ketika komunikasi antar tim ini tidak terbangun dengan baik.
Perbedaan prioritas dan ritme kerja masing-masing tim juga memperparah situasi. Tanpa komunikasi yang efektif, persetujuan menjadi lambat bukan karena isi permintaannya rumit, tapi karena miskomunikasi internal.
Oleh sebab itu, workflow yang digunakan harus dirancang agar transparan dan real-time, sekaligus didukung dengan kebiasaan komunikasi yang terbuka antar divisi.
5. Menurunnya Semangat dan Produktivitas Tim
Workflow yang terlalu rumit atau lambat bisa berdampak langsung pada semangat kerja tim penjualan. Ketika mereka sudah berusaha keras mendapatkan prospek, tapi justru approval internal menjadi penghambat closing, rasa frustrasi pun muncul. Lama-kelamaan, ini bisa menurunkan motivasi dan loyalitas tim terhadap perusahaan.
Jika tidak segera diatasi, tantangan ini akan memengaruhi produktivitas secara keseluruhan. Oleh karena itu, sales approval workflow harus dirancang dari sudut pandang tim sales sebagai pengguna utama harus cepat, jelas, dan memberikan kepastian.
Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Sales yang Efektif untuk Bisnis
Optimalkan Potensi Deal Produk dengan Mekari Qontak!
Sales approval workflow yang tepat membantu tim penjualan bekerja lebih cepat, efisien, dan akurat. Dengan proses yang terstruktur, perusahaan dapat menjaga kepatuhan sekaligus mempercepat closing deal tanpa hambatan internal.
Mekari Qontak menawarkan solusi penjualan otomatis untuk mengelola workflow persetujuan penjualan secara real-time. Lewat Qontak Sales Suite, Anda bisa mengatur alur approval, memantau progres deal, dan memastikan tidak ada peluang yang terlewat.
Ingin percepat proses penjualan Anda? Hubungi Mekari Qontak untuk konsultasi gratis dan demo produk. Temukan bagaimana otomasi approval bisa membawa performa sales Anda ke level selanjutnya.
Referensi
McKinsey & Company. ‘Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs“
