8 Tips Menghadapi Review Negatif Pelanggan

Jangan Panik Dulu, Ini Tips Hadapi Review Negatif Pelanggan!

Dalam praktek berbisnis, mendapatkan review jasa atau produk yang buruk dari customer bisa menjadi mimpi buruk dan batu sandungan bagi bisnis Anda. Orang lain yang seharusnya berpotensi menjadi customer Anda dapat mengurungkan niat mereka untuk bertransaksi. Menghadapi review negatif pelanggan merupakan skill yang diperlukan oleh tim layanan pelanggan.

8 Tips Menghadapi Review Negatif Pelanggan

Ingatlah bahwa review negatif pelanggan bersifat sangat sensitif, jadi tanggapilan dengan serius dan sebaikk mungkin. Jika salah langkah Anda akan kehilangan lebih dari satu pelanggan atau bahkan menimbulkan efek domino dimana orang-orang tidak mau membeli produk Anda. Berikut ini adalah tips menghadapi review negatif pelanggan:

1. Meminta Maaf

Baik Anda berbuat salah atau tidak, selalu minta maaf atas ketidaknyamanan pelanggan. Hal ini akan meredakan emosi pelanggan dan membuka percakapan selanjutnya. Jangan ragu untuk meminta maaf karena itu akan menunjukkan kerendahan hati dan ketulusan Anda.

2. Tanggapi dengan Sopan dan Berempati

Bayangkan jika Anda menjadi pelanggan, pasti review negatif yang diberikan ada karena kekecewaan terhadap produk. Gunakan hal tersebut untuk memberi rasa empati terhadap pelanggan. Tanggapi dengan sopan dan mulai mencari penyebab masalah pelanggan.

3. Berikan Solusi

Setiap masalah membutuhkan solusi. Tawarkan solusi Anda pada pelanggan, berikan yang terbaik. Pastikan juga solusi atau alternatif yang Anda berikan tidak merepotkan pelanggan atau bahkan mengeluarkan biaya.

Tanyakan apakah pelanggan Anda memiliki solusi lain yang lebih mereka sukai. Diskusi seperti ini akan membuat pelanggan merasa dihargai dan review negatif mereka dapat berubah menjadi positif.

4. Timing Harus Tepat

Pastikan respon yang Anda berikan cepat dan tepat. Bila respon yang diberikan lambat, maka pelanggan akan makin kesal dan merasa diabaikan. Perhatikan juga waktu yang tepat agar pelanggan bisa membaca respon yang Anda berikan.

5. Jangan Berargumen Online

Argumentasi atau debat secara online akan meninggalkan jejak digital negatif untuk Anda. Bila perlu, langsung hubungi pelanggan yang kecewa melalui telepon, personal chat atau email agar tidak menjadi masalah publik. Berargumen dengan pelanggan juga akan memberikan kesan bahwa Anda tinggi hati.

6. Lakukan Koreksi

Terkadang pelangga yang meninggalkan review negatif, melakukan kesalahan karena tidak mengerti produk. Jangan takut memberikan koreksi mengenai produk Anda atau cara penggunaannya salah dilakuka oleh pelanggan. Hal ini juga akan memberikan info tambahan kepada pelanggan lain mengenai produk Anda.

7. Siap Mengganti Rugi

Tunjukkan rasa tanggung jawab dan ketulusan dengan siap mengganti rugi. Ini akan memberikan kesan produk Anda rendah hati atau Anda yakin dengan produk. Pelanggan yang kesal juga akan merasa direspon dengan baik karena dapat mendapat produk baru atau uang kembali.

8. Perbaiki Layanan dan Produk

Lakukan intropeksi pada produk dan layanan Anda. Mintalah review baru dari pelanggan yang kecewa lalu analisis dimana letak kekurangan Anda. Bisnis akan terus berkembang dan masalah baru akan muncul, namun lebih baik jika Anda mengantisipasinya

Menghadapi Review Negatif Pelanggan Menggunakan Qontak

Qontak adalah aplikasi Omnichannel CRM terbaik di Indonesia yang memungkinkan Anda memberikan layanan pelanggan secara lebih efektif. Pekerjaan akan lebih terkoordinasi karena Qontak mengintegrasikan berbagai media sosial kedalam satu aplikasi termasuk WhatsApp API dan Instagram API.

Anda juga dapat memberikan respon pelanggan secara cepat dan otomatis lewat fitur chatbot yang aktif setiap saat. Fitur personalisasi pelanggan juga akan membantu Anda melihat data, tren dan customer journey untuk analisis branding Anda.

qontak.com menawarkan implementasi gratis, pengaturan gratis, dan uji coba gratis selama 14 hari tanpa risiko apa pun.