5 Skill Menulis Email yang Harus Bisnis Miliki

Jika Anda bergerak di dalam bisnis yang menawarkan produk maupun pelayanan, maka Anda pasti tahu betapa pentingnya leads atau klien potensial yang cukup Anda follow up. Hanya dengan adanya akses ke leads yang tak terbatas dan konsistenlah bisnis Anda akan terus berjalan dengan baik. Salah satu sarana komunikasi yang paling efektif dalam dunia sales dan marketing tetap adalah email meski sudah banyak sekali medium komunikasi yang bermunculan. Menurut data statistic secara general, sekitar 75% dari perusahaan mendapatkan leads melalui email karena email memungkinkan marketer untuk menyampaikan pesan yang tertarget kepada prospek pada waktu di mana mereka paling mungkin memberikan respon.

Meski faktanya menunjukkan bahwa email memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi, namun jika tanpa adanya kemampuan menulis email berikut, kebanyakan respon yang Anda peroleh juga tidak sesuai dengan harapan Anda.

1. Kemampuan untuk membuat email terkesan personal

Hampir setiap harinya, target market Anda akan menerima ratusan bahkan ribuan email dengan tujuan bisnis. Bagaimana cara Anda membuat email Anda terpilih untuk dibaca dan tidak langsung ditandai untuk dibuang ke junk mail? Jawabannya adalah dengan menampilkan kesan personal dan tidak ‘spam’ pada email tersebut. Jika jenis email yang Anda kirimkan merupakan email follow up, maka Anda harus benar-benar memperhatikan subjek dari email yang Anda kirimkan, begitu juga dengan nama email Anda. Membuat subjek dan nama email Anda lebih personal terasosiasikan dengan relevansi dari email tersebut. Jangan sia-siakan list data orang-orang yang potensial untuk dijadikan customer ini dengan mengirimkan email blast yang sembarangan saja. Respon yang diperoleh dari prospek yang membalas ini sangat krusial karena akan menjadi penentu bagaimana komunikasi Anda berlanjut hingga tercipta peluang bisnis.

2. Kemampuan untuk menulis email secara jelas dan padat

Kebanyakan prospek bisnis yang Anda temui dan harus Anda follow up setiap harinya adalah prospek yang sibuk. Menurut penelitian yang diadakan oleh Radicati Group, para pelaku bisnis mengirim dan menerima email sebanyak rata-rata 121 email setiap harinya, dan diperkirakan akan bertambah hingga rata-rata 140 email per tahun 2018. Agar mendapatkan perhatian dan respon yang diharapkan, berikan kesan urgent pada subjek email Anda serta gambaran mengenai apa yang dapat diperoleh dari penerima email ketika mengakses email dari Anda. Dengan demikian, kemungkinan email Anda akan dibuka dan dibaca serta direspon akan lebih besar. Jangan menggunakan terlalu banyak kata sifat dan kata-kata yang ‘jualan’ karena akan membuat pesan terlihat murahan.

3. Kemampuan menggunakan call to-action yang spesifik

Aturan email yang jelas dan padat juga termasuk ke dalam adanya call-to-action yang jelas dan langsung dapat dilihat serta mudah dimengerti. Meminta prospek melakukan sesuatu yang tidak jelas dapat membuat prospek tersebut kebingungan dan frustrasi hingga batal merespon email Anda. Karenanya, pastikan call-to-action dalam email Anda jelas dan bisa diikuti dengan mudah. Jangan juga memberikan kalimat penutup seperti “Kami tunggu respon Anda mengenai apa yang paling tepat untuk Anda” karena hal ini menunjukkan bahwa Anda tidak percaya diri dengan produk dan layanan yang Anda tawarkan.

4. Kemampuan untuk menjadi persuasif

Kebanyakan prospek memiliki ekspektasi yang tinggi, dan ungkapan bahwa “customer selalu benar” lebih ditekankan di masa-masa kompetitif di dunia sales seperti sekarang ini. Banyak organisasi membayar mahal untuk mendapatkan akses ke leads B2B hanya untuk kehilangan prospek dan kesempatan sales karena penawaran yang tidak cukup menarik bagi customer Anda. Meskipun subjek email Anda kuat dan email Anda dibuka, isi email Anda adalah intinya. Jika penerima email tidak merasa terbujuk dengan penawaran yang Anda berikan, maka sales yang Anda lakukan percuma dan waktu prospek Anda sudah terbuang begitu saja. Pastikan setiap kalimat dalam email Anda relevan dan menambahkan informasi baru dengan nilai tambah yang tidak dapat ditolak oleh prospek Anda.

5. Kemampuan untuk mengedit email dan memeriksa email secara menyeluruh sebelum mengirim email

Email sales yang baik tidaklah ditulis dan dikirim dalam sekali percobaan. Email yang berhasil harus diperiksa berkali-kali dan ditulis kembali, diedit dan diperbaiki serta diteliti sebelum siap dikirim. Meneliti harus Anda lakukan untuk mengecek ejaan dan penggunaan bahasa yang tepat bagi email Anda. Jangan sampai email Anda terkesan tidak profesional dan terlihat dibuat-buat, dengan nada yang tepat dan kekuatan kata kerja yang Anda pakai untuk membuat penerima email berinteraksi dengan tawaran Anda.

Meski banyak medium komunikasi yang bisa Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan customer dan prospek bisnis Anda, email tetaplah medium utama untuk dunia sales dan marketing. Perbaiki tulisan dan cara Anda memproses setiap email yang dikirimkan demi meningkatnya penjualan dan kesempatan bisnis Anda.