Software Manajemen Tugas: Pengertian dan Cara Kerjanya

images (1) — Manajemen Tugas: Cara Mudah Menyelesaikan Pekerjaan

Setiap bisnis pasti memiliki berbagai tugas dengan kompleksitas yang berbeda. Dalam pengerjaan tugas-tugas tersebut, hal yang paling menantang dan mempengaruhi keputusan kedepannya adalah pengaturan manajemen tugas tersebut. Untuk dapat mengestimasikan tugas Anda agar mendapatkan hasil yang efisien, Anda dapat menggunakan software manajemen tugas untuk membantu Anda.

Apa itu manajemen tugas, software manajemen tugas, manfaatnya dan penggunaannya dalam tingkatan tim dan individu? Mari kita cari tahu lebih lanjut.

Apa yang Dimaksud Manajemen Tugas?

Manajemen Tugas adalah aktivitas dimana seorang individu atau pemimpin tim melacak kemajuan tugas melalui siklus hidupnya. Individu ini biasanya akan bertanggung jawab untuk membuat keputusan penting di sepanjang jalan yang tergantung pada kemajuannya.

Untuk mengelola tugas yang efektif, diperlukan beberapa bentuk sistem pelacakan yang diformalkan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan waktu dan metode yang diuji seperti diagram / grafik Gantt, Spreadsheet, dll. Semua metode tersebut membutuhkan data yang harus selalu diperbarui tiap saatnya untuk mendapatkan hasil yang akurat.

Manajemen tugas dibutuhkan perusahaan untuk menjadi lebih bergantung kepada data, sehingga hasil yang diperoleh dapat menjadi acuan untuk perusahaan tersebut mengambil keputusan untuk kedepannya. Saat ini banyak perusahaan mengelola tugas dibantu oleh software manajemen tugas.

Apa Fungsi Software Manajemen Tugas?

Software Manajemen Tugas adalah perangkat lunak yang digunakan untuk meringankan beban untuk setiap proyek atau manajer tugas. Software ini dapat membantu pengaturan, pengolahan tugas secara efektif dengan berbagai fungsi yaitu:

Pembuatan tugas
Perencanaan
Penugasan
Pelacakan
Pembuatan laporan

Laporan yang dihasilkan merupakan kunci dari tugas yang dikelola dan memungkinkan analisis yang sangat fleksibel dan intuitif dari efisiensi keseluruhan anggota tim, departemen atau organisasi secara keseluruhan.

Software ini juga tentu dapat membantu Anda berurusan antara individu atau untuk pribadi dengan harapan atau tenggat waktu klien yang tidak realistis atau masalah SDM, di mana semua dapat diatur dengan mengelola tugas.

Bagaimana Cara Kerja Software Manajemen Tugas Membantu Bisnis Anda?

Software manajemen tugas ini dapat digunakan dalam berbagai industri, seperti manufaktur & distribusi, keuangan & asuransi, property & kontraktor, logistik dan lainnya. Berikut software manajemen bekerja dalam sebuah bisnis:

– Dalam Tim

Kegunaan dari sebuah software manajemen dalam sebuah tim akan membantu manajer dalam meningkatkan kolaborasi dan koordinasi anggota tim. Dalam software ini juga dapat melihat bentuk kemampuan untuk mengelola beban kerja dari anggota tim dimulai dari menjadwalkan rapat, pengumpulan tugas dan status pengerjaan (tertunda, sedang berlangsung atau diselesaikan)

Secara umum, manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan software manajemen dalam sebuah tim atau perusahaan adalah sebagai berikut:

Memaksimalkan Manajemen Tugas dan Meningkatkan Kolaborasi Tim.
Menyimpan Tugas Anda Dalam Satu Tempat
Dapat Diandalkan dan Aman
Memudahkan proses pendelegasian
Menambahkan dan menyortir tugas baru dengan mudah
Memberikan metrik dan KPI
Fleksibel dan dapat diskalakan
Dapat digunakan untuk manajemen uang dan waktu
Memudahkan komunikasi antar kolega
Memberi aksesibilitas yang baik

– Dalam tugas individual

Manajemen tugas dalam skala individu mengacu kepada kegiatan sehari-hari yang harus Anda selesaikan. Dalam fungsionalitas professional, mengelola tugas individu dapat membantu Anda untuk mengejar dan mengatur waktu Anda agar semua tugas dapat diselesaikan dalam tenggat waktu. Tugas per individu dapat disesuaikan dengan KPI yang telah ditentukan oleh perusahaan, sehingga dapat memudahkan pekerja untuk tetap dalam waktu tenggat pengerjaan target. Untuk mengetahui cara menentukan dan mengelola KPI Anda dapat klik link disini untuk membaca artikel mengenai KPI lebih lanjut.

5 Rekomendasi Software Manajemen Tugas untuk Bisnis Anda!

Software manajemen tugas banyak digunakan bisnis untuk mengelola aktivitas karyawan. Penggunaan aplikasi ini dipilih karena memusatkan kegiatan karyawan, memiliki visualisasi yang jelas dan terperinci, memprioritaskan tugas, melacak kemajuan dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja.

Berikut 5 rekomendasi software manajemen tugas yang bisa digunakan bisnis Anda sebagai berikut:

1. qontak.com

Software manajemen tugas qontak.com dapat meningkatkan produktivitas dan mengefisiensikan waktu dalam pengerjaan tugas. Peningkatan produktivitas dari pekerja dapat meningkatkan revenue dari sebuah qontak.com merupakan salah satu penyedia aplikasi project management terbaik di Indonesia yang bekerja menggunakan sistem CRM serta dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap.

Fitur yang dimiliki qontak.com diantaranya

Memperoleh perspektif 360 semua pelanggan Anda secara langsung
Memantau semua aktivitas penjualan dan membangun matriks KPI
Membangun penjualan kustom metrik aktivitas menggunakan aplikasi sales Qontak
Menyimpan semua data penjualan historis di timeline software kami
Manajemen Proses dan Order
Pelaporan & Analisis Kompleks

Kelebihan qontak.com (pro)

Kekurangan qontak.com (cons)

Mampu membantu visualisasi proses bisnis dan memodifikasinya sesuai dengan proses proyek Anda.
Dapat disesuaikan dengan beberapa sudut pandang. Anda dapat dengan mudah memindahkan data di dalam pipeline proyek hanya dengan melakukan drag and drop ke timeline yang diinginkan. Anda juga dapat melakukan filter data dengan lebih cepat.
Dijalankan dengan menggunakan sistem CRM Omnichannel yaitu terintegrasi dengan banyak saluran yang penting bagi bisnis Anda.
Anda dapat melacak semua proses bisnis dengan mudah melalui satu platform sehingga proyek ‘keep on track‘ dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Terdapat fitur task management yang membantu setiap anggota tim menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.

Memiliki fitur lengkap, sayang hanya fokus untuk pasar Indonesia saja.

2. Bitrix24

Bitrix24 menyediakan software sales yang memiliki fungsi utama dalam mengatur waktu dan perencanaan proyek kerja. Software dari Bitrix24 hadir dalam berbagai macam fitur penunjang kerja, seperti fitur grup kerja, laporan, dan kalender.

Fitur yang dimiliki Bitrix24 meliputi:

Task Automation
CRM Document Builder
Expense Tracking
Mobile Tasks

Kelebihan Bitrix (pro)

Kekurangan Bitrix24 (cons)

Memiliki tampilan yang ramah bagi pengguna (mudah digunakan) karena mirip seperti tampilan media sosial.
Aplikasi ini dapat diakses bukan hanya melalui aplikasi, namun juga bisa melalui website.
Bisa memilih untuk menggunakan Bitrix24 pada cloud atau pada server perusahaan sendiri.
Memiliki fitur Gantt chart, pilihan tugas berlapis, pelacakan waktu dan manajemen, dan perencanaan beban kerja karyawan.
Mendukung komunikasi secara real-time untuk kelompok, konferensi video, dan instant messenger.
Tidak ada harga yang harus dibayarkan untuk mencoba project management tools ini.

Ruang penyimpanan yang terbatas hanya 5GB per bulan.

3. Trello

Trello menyediakan project management tools yang berguna untuk mengatur serta mengecek progress kerja dalam menyelesaikan sebuah proyek. Software management ini dikembangkan oleh Fog Creek Software.

Fitur yang ditawarkan Trello diantaranya:

Deadline Alerts and Notifications
Individual/Group Task Assignment
Easy Upload (Local Devices, Dropbox, Google Drive, and Box)
File Attachment
Mobile-Friendly Views

Kelebihan Trello (pro)

Kekurangan Trello (cons)

Memiliki berbagai fitur yaitu: project management yang menggunakan papan (board) dan kartu (card) yang membantu merancang rencana kerja, menetapkan target, melakukan pengawasan terhadap suatu pekerjaan.
Mampu melakukan pengelompokan tim kerja dan koordinasi yang baik dengan karyawan.
Memiliki sistem kolaborasi yang bersifat end-to-end.
Tersedia dalam versi gratis dan berbayar. Harga versi berbayarnya tergantung pada kebutuhan pengguna dan pemanfaatannya.

Tidak bisa melakukan perubahan atau edit komentar.
Harus selalu terkoneksi dengan internet.
Fitur lengkap untuk aplikasi yang berbayar.
Pengaturan tugas sulit dilakukan.

4. Zoho Projects

Zoho project membantu bisnis melacak tugas dan melaporkan perkembangan proyek. Perangkat ini memiliki fitur yang berfungsi sebagai media komunikasi real time. Selain itu juga memungkinkan untuk membagi dokumen antar tim dan pelanggan.

Fitur yang dimiliki Zoho Project diantaranya sebagai berikut:

Otomatiskan tugas untuk menghemat waktu
Catat setiap menit dengan lembar waktu
Sesuaikan pengalaman Anda

Kelebihan Zoho Projects (pro)	Kekurangan Zoho Projects (cons)
Menyediakan fitur lengkap seperti kolaborasi tim, otomatisasi tugas, pelacakan masalah, penganggaran, peran pengguna, manajemen sumber Menjaga proyek tetap berada di jalurnya sesuai dengan waktu yang ditentukan	Tampilan manajemen resource sedikit tidak biasa sehingga cukup membingungkan Aplikasi seluler sedikit lambat jika dibandingkan dengan versi web Terkadang Anda harus me-refresh situs web untuk mendapatkan tampilan tugas yang benar

5. Microsoft teams

Microsoft Teams mampu menghubungkan pesan grup, pertemuan melalui video, menyimpan dan melampirkan file dari satu aplikasi. Tim Anda bisa bersama-sama mengerjakan proyek dalam satu tim.

Fitur yang dimiliki Microsoft teams diantaranya

Word
Excel
OneNote
Sharepoint
Visio

Kelebihan Microsoft Teams (pro)	Kekurangan Microsoft Teams (cons)
Sangat dapat disesuaikan Terintegrasi dengan erat antar perangkat Microsoft Tersedia 24 assistant bots dengan berbagai macam fungsi. Memiliki perintah Slash (Slash command) yang berfungsi sebagai jalan pintas ke berbagai task. Dapat digunakan di semua perangkat – Windows, Mac, Linux, Android, dan iOS.	Paling efektif hanya digunakan aplikasi Microsoft dan turunannya Desain yang terkotak-kotak memberikan suasana formalitas dan mengikuti aturan yang dapat menghambat dialog terbuka

Gunakan Aplikasi Manajemen Tugas Sekarang!

Bisa disimpulkan bahwa aplikasi manajemen tugas sangatlah penting untuk mengembangkan dan meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Anda dapat memperoleh aplikasi manajemen tugas terbaik hanya di qontak.com. Mengapa demikian? qontak.com menyediakan software manajemen dengan fitur lengkap serta dapat diintegrasi dengan aplikasi penting lainnya (software omnichannel) sehingga proses bisnis dan proyek Anda dapat dikelola dengan lebih efisien dan optimal.

Untuk mengetahui software CRM dari qontak.com lebih lanjut, Anda bisa berkonsultasi dengan customer service kami. Coba GRATIS sekarang juga!

Manajemen Tugas: Cara Mudah Menyelesaikan Pekerjaan