Daftar Pertanyaan yang Harus Anda Jawab Agar Lebih Efektif Berbisnis

Apakah Anda merupakan seorang pelaku bisnis yang aktif atau seorang pegawai yang memiliki level managerial? Jika ya, pernahkah Anda menghitung berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk melakukan meeting? Apakah Anda menyadari seberapa tidak efektifnya penggunaan waktu Anda karena hal ini? Lantas, berapa banyak waktu sisa Anda teralokasi ke berbagai keperluan Anda lainnya seperti membalas email dan pekerjaan yang ada hubungannya dengan administrasi?

Tidak peduli apakah Anda berada pada posisi senior ataupun junior, hari-hari aktif Anda bekerja pastilah banyak dihabiskan untuk melakukan meeting, membalas email dan membuat laporan. Waktu yang Anda habiskan di tempat kerja untuk melakukan hal-hal tersebut dapat dihitung menjadi sekitar tiga perempat dari semua waktu yang Anda habiskan untuk bekerja. Lalu, ke manakah waktu yang seharusnya Anda alokasikan untuk mengerjakan pekerjaan yang benar-benar penting?

Untuk menyederhanakan cara Anda menghabiskan waktu dan membuatnya menjadi lebih efektif, berikut 11 pertanyaan yang harus Anda jawab dan renungkan untuk membantu Anda menghabiskan waktu kerja yang lebih efektif dan maksimal.

1. Apabila CEO baru bekerja mulai besok di kantor Anda, proses dari pekerjaan Anda yang mana yang akan dianggapnya sebagai pekerjaan yang paling membuang waktu?
2. Produk atau layanan yang manakah yang menimbulkan antusiasme, emosi dan pembelian dari customer serta klien Anda?
3. Untuk setiap hal yang ditambahkan ke pipeline produk, apa yang bisa dieliminasi dan merupakan kegiatan yang kurang efektif? Apakah itu meeting atau telepon dengan seseorang?
4. Bagaimana customer Anda dapat dengan mudah melakukan bisnis dengan Anda?
5. Jika Anda bisa mematikan peraturan tempat kerja yang saat ini tengah berlaku dan menurut Anda kurang efektif atau tidak produktif, apakah hal tersebut?
6. Jika training yang signifikan diperlukan untuk mempelajari tugas X atau proses Y, apakah yang bisa dimodifikasi untuk mempersingkat atau memperpendek training?
7. Bisakah Anda membuat template untuk tugas X atau proses Y yang dapat digunakan oleh orang lain?
8. Apa saja aktivitas terpenting yang bisa dilakukan untuk membuat customer merasa senang dan merasakan interaksi yang berguna?
9. Jika Anda membagi meeting yang selama ini Anda lakukan dalam dua kolom – berbagai meeting yang berharga bagi waktu yang Anda habiskan dan meeting yang sebenarnya cukup dilakukan dengan update email – perubahan apa yang dapat Anda lakukan sekarang juga?
10. Aktivitas atau tugas apa yang menjadi bagian dari keseharian pekerjaan Anda yang seminimum mungkin dapat menambahkan sesuatu yang berguna bagi stakeholders yang terdiri dari klien, partner, dan lainnya, serta apa yang bisa Anda lakukan untuk membuat beban kerja Anda di area ini semakin sedikit?
11. Aktivitas atau tugas apa yang dalam keseharian Anda menambahkan paling banyak sesuatu yang berharga bagi stakeholders yang terdiri dari klien, partner, dan lainnya, dan apa yang bisa Anda lakukan untuk melakukan lebih banyak lagi hal-hal tersebut?

Usai menjawab berbagai pertanyaan di atas, praktekkan solusi yang jelas dan dapat segera mendatangkan perubahan yang positif serta efektif. Tentukan mana saja yang termasuk quick wins yang dapat mengeliminasi adanya waktu yang dibuang percuma serta dapat mengangkat moral tim Anda. Jika solusi yang pasti berpengaruh muncul namun Anda perlu melakukan riset yang lebih dalam, tentukan deadline dan bagi tanggung jawab di antara anggota tim, serta jadwalkan meeting follow up.

Lakukan berbagai latihan ini setiap bulan atau setiap quarter untuk memastikan seluruh anggota tim Anda dapat segera mengenali ketidakefektifan dan mengatasinya. Saat proses bekerja dan berkomunikasi dalam tim lancar, dampaknya juga akan semakin positif bagi para klien dan customer Anda.