Daftar isi
8 min read

CRM Project: Cara Mudah Kelola Manajemen Proyek Bisnis

Tayang 29 Juni 2020
Diperbarui 13 Desember 2023
CRM Project
CRM Project: Cara Mudah Kelola Manajemen Proyek Bisnis

Penting bagi bisnis untuk memiliki suatu platform yang menyimpan seluruh data tentang pelanggan. Sistem CRM atau customer relationship management merupakan solusi atas hal tersebut. Aplikasi CRM membantu perusahaan untuk menyimpan dan mengelola seluruh data pelanggan.

Sayangnya, tidak semua CRM project dalam perusahaan berjalan sesuai dengan harapan. Oleh karena itu, harus memilih sistem CRM tools yang tepat agar mengelola proyek lebih mudah.

Pelajari selengkapnya mengenai CRM Project pada artikel berikut.


Apa itu CRM Project?

CRM project adalah proses memanfaatkan informasi dan alat untuk menyelesaikan tugas atau prosedur berkaitan hubungan pelanggan. Proyek ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan prosedur dalam tenggat waktu yang ditentukan.

Dengan menggunakan sistem CRM, pelaksanaan proyek menjadi lebih mudah karena dapat mengintegrasikan berbagai sistem untuk meningkatkan kinerja bisnis. Sistem CRM berperan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan, mengumpulkan dan menganalisis data pelanggan, serta memfasilitasi interaksi yang lebih efektif dengan pelanggan.

Selain itu, sistem CRM juga bisa diintegrasikan dengan berbagai aplikasi populer untuk mendukung aktivitas bisnis. Integrasi ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan penjualan, dan memperkuat loyalitas pelanggan.

Jadi, dalam jangka panjang, proyek CRM dapat membantu perusahaan meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya operasional.

Baca juga: Panduan Lengkap Seputar CRM


Apa Manfaat CRM Project?

Implementasi CRM Project memberikan dampak positif bagi perusahaan, membantu membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan, meningkatkan kinerja operasional, dan menciptakan keunggulan kompetitif di pasar.

Implementasi CRM Project dapat membawa banyak manfaat bagi suatu organisasi seperti berikut:

– Meningkatkan kepuasan pelanggan

Sistem CRM membantu perusahaan memahami pelanggan dengan lebih baik dan menyediakan layanan yang lebih personal. Dengan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada.

– Meningkatkan efisiensi operasional

CRM membantu perusahaan mengelola hubungan pelanggan dan informasi dengan lebih efektif. Hal ini mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data pelanggan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

– Memantau proyek secara real-time

CRM Project Management memungkinkan pemantauan kemajuan proyek secara real-time. Dengan informasi terkini, tim proyek dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian khusus dan membuat perubahan sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Ini meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya proyek secara keseluruhan.

– Meminimalisir proyek yang terlewat

CRM Project Management membantu mencegah proyek terlewat dan mengurangi risiko kegagalan proyek. Dengan pemantauan kemajuan proyek secara real-time, perusahaan dapat mengambil tindakan cepat dan tepat waktu.

– Meningkatkan loyalitas pelanggan

Memahami pelanggan dan memberikan layanan yang lebih baik meningkatkan loyalitas pelanggan. Pelanggan yang puas lebih mungkin untuk tetap berlangganan atau membeli produk di masa depan, meningkatkan pendapatan jangka panjang perusahaan.

– Mempercepat pengambilan keputusan

Sistem CRM memungkinkan bisnis mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data pelanggan secara sistematis dan terstruktur. Dengan informasi yang akurat tentang pelanggan, tim bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat, meningkatkan kinerja perusahaan.

– Meningkatkan penjualan

Memahami pelanggan dan preferensi mereka memungkinkan perusahaan menawarkan produk dan layanan yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan penjualan dan meningkatkan pendapatan perusahaan.


Apa saja Penyebab Kegagalan CRM Project?

Aplikasi CRM yang tidak diterapkan dengan baik akan menjadi sebuah investasi sia-sia yang tidak digunakan oleh karyawan dan tidak memberikan manfaat bagi perusahaan. Namun, hal tersebut dapat dihindari jika kita mengetahui apa saja yang menyebabkan terjadinya kegagalan fungsi CRM.

Terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan fungsi CRM pada perusahaan tidak berjalan dengan baik.
Menurut Forrester, perusahaan yang hanya mencapai tingkat adopsi pengguna sebesar 30% dan setelah tiga tahun hanya akan mengalami pengembalian investasi (ROI) sebesar 5% pada proyek CRM mereka.

Lebih lanjut, Forrester menuturkan terdapat 4 faktor utama yang menyebabkan mengapa CRM project dapat gagal:

  • Kurangnya strategi CRM
  • Terlalu berfokus pada teknologi, bukan pada orangnya
  • Gagal dalam beradaptasi
  • Kurang memperhatikan proses yang berlangsung

Secara umum, penyebab gagalnya CRM project disebabkan oleh tidak adanya strategi, perbaikan proses, dan kesulitan dalam beradaptasi. Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana mencegah agar CRM project tidak terjadi di perusahaan Anda.


Proses Penerapan CRM Project yang Tepat

Berikut proses penerapan CRM project yang tepat adalah

1.    Kembangkan strategi dan visi bisnis Anda

Hal ini harus menjadi inisiatif dari seluruh perusahaan, bukan hanya di level manajerial saja. Proses ini melibatkan seluruh karyawan. Sebab merekalah yang berhadapan langsung dengan pelanggan sehingga mereka tahu apa saja yang menjadi keluhan pelanggan serta kendala mereka dengan proses dan sistem yang ada.

Berikan mereka kesempatan untuk memberi masukkan terhadap visi dan strategi perusahaan. Hal ini akan mendorong mereka untuk mau menggunakan sistem CRM ketika sudah terpasang.

2.    Buat komitmen dengan karyawan

Adaptasi karyawan adalah salah satu penyebab utama kegagalan CRM project. Walaupun telah memilih aplikasi CRM yang tepat, karyawan yang tidak dapat beradaptasi akan menghambat keberhasilan implementasi CRM.

Beberapa karyawan akan merasa tidak nyaman dengan kehadiran sistem CRM. Ada yang merasa penggunaan aplikasi CRM hanya untuk keuntungan atasan saja, ada juga yang merasa khawatir dengan keamanan data yang tersimpan di dalamnya.

Kekhawatiran tersebut dapat membuat karyawan merasa ragu untuk memasukkan data ke dalam sistem dan sulit untuk beradaptasi.

Untuk mencegah hal tersebut, komunikasikan dengan jelas kepada setiap karyawan manfaat dari penggunaan CRM bagi perusahaan. Taktik lain yang dapat digunakan adalah melibatkan beberapa karyawan dalam pemilihan software. Hal ini dapat meningkatkan komitmen mereka dan membantu mengkomunikasikannya kepada karyawan yang lain.

Perusahaan juga bisa menerapkan sistem insentif, yaitu memberikan reward kepada mereka yang berhasil menggunakan sistem CRM yang baru.

3. Fokus Mengembangkan CRM Project tertentu

Ketika semua orang bertanggung jawab pada tugasnya, proyek pasti akan berhasil. Namun Manajer Proyek CRM harus memahami kemampuan tim menyelesaikan sebuah proyek. Sebaiknya hanya mengambil proyek yang dapat mereka selesaikan saja.

Jangan serakah mengambil mengerjakan banyak proyek. Hal ini memastikan bahwa proyek pada akhirnya hasil proyek memenuhi harapan pelanggan.

4. Sesuaikan Anggaran

Hitung biaya atau anggaran secara detail untuk menghindari proyek berhenti ditengah jalan, imbas kekurangan dana. Hitung elemen penting yang membutuhkan dana besar dan tak tergantikan. Sebaliknya, Anda bisa menghemat pada hal yang dianggap kurang penting. Salah satu cara penghematan paling efisien adalah menggunakan aplikasi CRM.

Selain menghemat, aplikasi CRM juga memudahkan Anda mengerjakan CRM project

5. Jangan terburu-buru dengan proses implementasi CRM project

Para ahli sepakat bahwa perusahaan memerlukan waktu untuk implementasi. Selain itu, pada awal penggunaannya, melibatkan beberapa karyawan saja.

Para pengguna awal sangat penting untuk keberhasilan penggunaan CRM. Pastikan mereka dapat menggunakannya dengan benar dan membantu mereka dalam melakukan tugas lebih efektif. Setelah itu, beritahukan keberhasilan mereka kepada karyawan lainnya.

6. Berikan pelatihan yang cukup

Ketika perusahaan terburu-buru dalam implementasi, terkadang mereka lupa untuk memberikan pelatihan kepada karyawan. Padahal, pelatihan yang cukup dan mendalam sangat penting untuk keberhasilan CRM.

Berikan mereka satu hari untuk dapat melihat dan mempelajari sistemnya sebelum memulai pelatihan. Hal ini memberikan kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan pertanyaan dan memahami lebih baik.

Pelatihan sebaiknya dilakukan face-to-face untuk memastikan seluruh karyawan memahami betul bagaimana sistem CRM digunakan. Pastikan juga vendor CRM yang dipilih memberikan pelatihan kepada tim Anda, seperti yang dilakukan Qontak.

7. Pastikan seluruh data dimasukkan dengan benar

Memberikan pelatihan yang cukup kepada karyawan sangat penting untuk memastikan mereka memasukkan data dengan benar. Akan lebih baik lagi jika aplikasi CRM yang Anda pilih menyediakan panduan kepada penggunanya melalui video tutorial di Youtube untuk membantu memudahkan memasukkan data, seperti yang dilakukan Mekari Qontak.

8. Tentukan Batas Waktu

Rencanakan tanggal kapan Anda ingin memulai dan menyelesaikan proyek. Semakin cepat klein mengetahui kapan Anda ingin memulai proyek, maka semakin cepat mereka dapat merencanakan dan menjadwalkan konsultansi mereka.

Biasanya proyek CRM standar dapat memakan waktu antara 2-4 bulan dari awal hingga akhir. Proyek dapat dilakukan lebih cepat tetapi tergantung jenis proyek dan klein. Tentukan rencana bersama di awal dan patuhi jika Anda memiliki tenggat waktu yang ketat.

9. Analisis dan Evaluasi secara Berkala

Lacak setiap proses yang dikerjakan. Lakukan evaluasi secara berkala. Apakah CRM yang Anda miliki saat ini berfungsi atau tidak? jika demikian, mengapa tidak berfungsi untuk Anda? Segera identifikasi masalah dan perbaiki project CRM.

Sebagai contoh, dalam masa pandemic seperti saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau work from home (WFH). Pilihlah CRM yang memiliki modul untuk melacak aktivitas dan KPI karyawan secara remote serta memiliki sistem mobile.

Pelajari juga apa saja key performance indicators (KPI) penting yang dapat membantu mereka dalam melakukan tugas, sehingga carilah aplikasi yang dapat melacak hal tersebut sekaligus dapat mengelola KPI perusahaan.

Terakhir, pelajari juga hambatan administrasi apa yang dihadapi karyawan. Pastikan CRM dapat membantu tim sales dalam melakukan otomatisasi atau sering disebut dengan sales force automation (SFA).

Pilih software yang dapat merekam seluruh interaksi pelanggan secara langsung. Hal ini untuk memastikan sistem yang dipilih dapat memberikan fungsi yang relevan dan penting untuk menjamin keberhasilan CRM project di perusahaan Anda.

10. Pilih aplikasi CRM yang tepat

Banyak perusahaan yang memilih aplikasi CRM tanpa mempertimbangkan kebutuhan perusahaan sehingga terdapat fitur-fitur yang sebenarnya tidak dibutuhkan.

Untuk menghindari hal tersebut, pastikan memilih aplikasi dengan fitur dan fungsi CRM yang berdampak secara langsung terhadap proses bisnis Anda. Perusahaan juga harus mempertimbangkan bagaimana aplikasi tersebut dapat memberikan manfaat bagi karyawan yang menggunakannya.

Baca juga: 19 Aplikasi CRM Pilihan Terbaik


Pilihan Tools CRM Project yang Tepat Sekarang

Mekari Qontak menyediakan software CRM all in one yang memiliki berbagai fitur canggih untuk semua kebutuhan bisnis, termasuk pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan.

Aplikasi CRM Mekari Qontak cocok untuk semua jenis bisnis dengan berbagai keperluan. Misalnya seperti mendukung aktivitas pemasaran, meningkakan penjualan dan memberikan layanan pelangan yang lebih baik.

Keunggulan lain dari aplikasi CRM berbasis web adalah bisa diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya seperti Instagram, WhatsApp Business API, Email dan lainnya.

Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani komunikasi dan hubungan pelanggan. Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Coba Gratis Aplikasi CRM Terbaik Mekari Qontak selama 14 hari atau Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama Tim support Mekari Qontak.

Kategori : BisnisCRM
WhatsApp WhatsApp Sales