Aplikasi Omnichannel
Aplikasi CRM
Sales CRM
Customer Service
WhatsApp API
Instagram API
Cloud Call Center
AI Chatbot WhatsApp
Apakah CRM Project Rentan Gagal? Begini Cara Menghindarinya!
Penting bagi bisnis untuk memiliki suatu platform yang menyimpan seluruh data tentang pelanggan. Sistem CRM atau customer relationship management merupakan solusi atas hal tersebut. Aplikasi CRM membantu perusahaan untuk menyimpan dan mengelola seluruh data pelanggan. Sayangnya, tidak semua CRM project dalam perusahaan berjalan sesuai dengan harapan.
Berikut Cara Menghindari Kegagalan CRM Project yaitu
- Kembangkan strategi dan visi bisnis Anda
- Buat komitmen dengan karyawan
- Fokus Mengembangkan CRM Project tertentu
- Sesuaikan Anggaran
- Jangan terburu-buru dengan proses implementasi CRM project
- Berikan pelatihan yang cukup
- Pastikan seluruh data dimasukkan dengan benar
- Tentukan Batas Waktu
- Pilih aplikasi CRM yang tepat
- Analisis dan Evaluasi secara Berkala
Apa itu CRM Project?
CRM project adalah proses memanfaatkan informasi dan alat untuk menyelesaikan tugas atau prosedur berkaitan hubungan pelanggan. Proyek ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan prosedur dalam tenggat waktu yang ditentukan.
Apa saja Penyebab Kegagalan CRM Project?
Aplikasi CRM yang tidak diterapkan dengan baik akan menjadi sebuah investasi sia-sia yang tidak digunakan oleh karyawan dan tidak memberikan manfaat bagi perusahaan. Namun, hal tersebut dapat dihindari jika kita mengetahui apa saja yang menyebabkan terjadinya kegagalan fungsi CRM.
Terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan fungsi CRM pada perusahaan tidak berjalan dengan baik. Pada artikel sebelumnya, kita telah membahas 5 Alasan Mengapa Fungsi CRM Anda Gagal. Selain itu, menurut Forrester (2009), terdapat 4 faktor utama yang menyebabkan mengapa CRM project dapat gagal:
- Kurangnya strategi CRM
- Terlalu berfokus pada teknologi, bukan pada orangnya
- Gagal dalam beradaptasi
- Kurang memperhatikan proses yang berlangsung
Secara umum, penyebab gagalnya CRM project disebabkan oleh tidak adanya strategi, perbaikan proses, dan kesulitan dalam beradaptasi. Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana mencegah agar CRM project tidak terjadi di perusahaan Anda.
Bagaimana Cara Menghindari Kegagalan CRM Project
Seperti yang dibahas sebelumnya project CRM cukup rentan terjadi kegagalan. Tips menghindari CRM project adalah sebagai berikut:
1. Kembangkan strategi dan visi bisnis Anda
Hal ini harus menjadi inisiatif dari seluruh perusahaan, bukan hanya di level manajerial saja. Dengan melibatkan seluruh karyawan, mereka yang berdampak pada perubahan akibat sistem CRM dapat memberikan masukkan. Merekalah yang berhadapan langsung dengan pelanggan sehingga mereka tahu apa saja yang menjadi keluhan pelanggan serta kendala mereka dengan proses dan sistem yang ada.
Berikan mereka kesempatan untuk memberi masukkan terhadap visi dan strategi perusahaan. Hal ini akan mendorong mereka untuk mau menggunakan sistem CRM ketika sudah terpasang.
2. Buat komitmen dengan karyawan
Adaptasi karyawan adalah salah satu penyebab utama kegagalan CRM project. Walaupun telah memilih aplikasi CRM yang tepat, karyawan yang tidak dapat beradaptasi akan menghambat keberhasilan implementasi CRM.
Beberapa karyawan akan merasa tidak nyaman dengan kehadiran sistem CRM. Ada yang merasa penggunaan aplikasi CRM hanya untuk keuntungan atasan saja, ada juga yang merasa khawatir dengan keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Kekhawatiran ini dapat membuat karyawan merasa ragu untuk memasukkan data ke dalam sistem dan sulit untuk beradaptasi.
Untuk mencegah hal tersebut, komunikasikan dengan jelas kepada setiap karyawan manfaat dari penggunaan CRM bagi perusahaan. Taktik lain yang dapat digunakan adalah melibatkan beberapa karyawan dalam pemilihan software. Hal ini dapat meningkatkan komitmen mereka dan membantu mengkomunikasikannya kepada karyawan yang lain.
Perusahaan juga bisa menerapkan sistem insentif, yaitu memberikan reward kepada mereka yang berhasil menggunakan sistem CRM yang baru.
3. Fokus Mengembangkan CRM Project tertentu
Ketika semua orang bertanggung jawab pada tugasnya, proyek pasti akan berhasil. Namun Manajer Proyek CRM harus memahami kemampuan tim menyelesaikan sebuah proyek. Sebaiknya hanya mengambil proyek yang dapat mereka selesaikan saja. Jangan serakah mengambil mengerjakan banyak proyek. Hal ini memastikan bahwa proyek pada akhirnya hasil proyek memenuhi harapan pelanggan.
4. Sesuaikan Anggaran
Hitung biaya atau anggaran secara detail untuk menghindari proyek berhenti ditengah jalan, imbas kekurangan dana. Hitung elemen penting yang membutuhkan dana besar dan tak tergantikan. Sebaliknya, Anda bisa menghemat pada hal yang dianggap kurang penting. Salah satu cara penghematan paling efisien adalah menggunakan aplikasi CRM. Selain menghemat, aplikasi CRM juga memudahkan Anda mengerjakan CRM project
5. Jangan terburu-buru dengan proses implementasi CRM project
Para ahli sepakat bahwa perusahaan memerlukan waktu untuk implementasi. Selain itu, pada awal penggunaannya, melibatkan beberapa karyawan saja.
Para pengguna awal sangat penting untuk keberhasilan penggunaan CRM. Pastikan mereka dapat menggunakannya dengan benar dan membantu mereka dalam melakukan tugas lebih efektif. Setelah itu, beritahukan keberhasilan mereka kepada karyawan lainnya. Hal ini sangat penting untuk membantu memberikan pemahaman kepada pihak yang skeptic dan memastikan seluruh karyawan dapat menggunakannya dengan baik.
6. Berikan pelatihan yang cukup
Ketika perusahaan terburu-buru dalam implementasi, terkadang mereka lupa untuk memberikan pelatihan kepada karyawan. Padahal, pelatihan yang cukup dan mendalam sangat penting untuk keberhasilan CRM.
Berikan mereka satu hari untuk dapat melihat dan mempelajari sistemnya sebelum memulai pelatihan. Hal ini memberikan kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan pertanyaan dan memahami lebih baik.
Pelatihan sebaiknya dilakukan face-to-face untuk memastikan seluruh karyawan memahami betul bagaimana sistem CRM digunakan. Pastikan juga vendor CRM yang dipilih memberikan pelatihan kepada tim Anda, seperti yang dilakukan Qontak.
7. Pastikan seluruh data dimasukkan dengan benar
Memberikan pelatihan yang cukup kepada karyawan sangat penting untuk memastikan mereka memasukkan data dengan benar. Akan lebih baik lagi jika aplikasi CRM yang Anda pilih menyediakan panduan kepada penggunanya melalui video tutorial di Youtube untuk membantu memudahkan memasukkan data, seperti yang dilakukan Qontak.com.
8. Tentukan Batas Waktu
Rencanakan tanggal kapan Anda ingin memulai dan menyelesaikan proyek. Semakin cepat klein mengetahui kapan Anda ingin memulai proyek, maka semakin cepat mereka dapat merencanakan dan menjadwalkan konsultansi mereka. Biasanya proyek CRM standar dapat memakan waktu antara 2-4 bulan dari awal hingga akhir. Proyek dapat dilakukan lebih cepat tetapi tergantung jenis proyek dan klein. Tentukan rencana bersama di awal dan patuhi jika Anda memiliki tenggat waktu yang ketat.
9. Pilih aplikasi CRM yang tepat
Banyak perusahaan yang memilih aplikasi CRM tanpa mempertimbangkan kebutuhan perusahaan sehingga terdapat fitur-fitur yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
Untuk menghindari hal tersebut, pastikan memilih aplikasi dengan fitur dan fungsi CRM yang berdampak secara langsung terhadap proses bisnis Anda. Perusahaan juga harus mempertimbangkan bagaimana aplikasi tersebut dapat memberikan manfaat bagi karyawan yang menggunakannya.
10. Analisis dan Evaluasi secara Berkala
Lacak setiap proses yang dikerjakan. Lakukan evaluasi secara berkala. Apakah CRM yang Anda miliki saat ini berfungsi atau tidak? jika demikian, mengapa tidak berfungsi untuk Anda? Segera identifikasi masalah dan perbaiki project CRM.
Sebagai contoh, dalam masa pandemic seperti saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau work from home (WFH). Pilihlah CRM yang memiliki modul untuk melacak aktivitas dan KPI karyawan secara remote serta memiliki sistem mobile.
Pelajari juga apa saja key performance indicators (KPI) penting yang dapat membantu mereka dalam melakukan tugas, sehingga carilah aplikasi yang dapat melacak hal tersebut sekaligus dapat mengelola KPI perusahaan.
Terakhir, pelajari juga hambatan administrasi apa yang dihadapi karyawan. Pastikan CRM dapat membantu tim sales dalam melakukan otomatisasi atau sering disebut dengan sales force automation (SFA). Pilih software yang dapat merekam seluruh interaksi pelanggan secara langsung. Hal ini untuk memastikan sistem yang dipilih dapat memberikan fungsi yang relevan dan penting untuk menjamin keberhasilan CRM project di perusahaan Anda.
Cegah Kegagalan CRM Project Anda Sekarang!
Qontak.com adalah penyedia solusi Customer Relationship Management dengan menyediakan aplikasi CRM yang dapat terintegrasi dengan sistem layanan pesan sosial seperti WhatsApp, Line, Telegram, dll. Dengan menggunakan aplikasi CRM dari Qontak.com, Anda dapat mencegah kegagalan CRM project Anda.
Jika Anda saat ini sedang mencari aplikasi untuk CRM project yang tepat, hubungi kami sekarang untuk membantu Anda memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda.
