Daftar isi
6 min read

10 Cara Software Manajemen Proyek Membantu Proyek Anda!

Tayang 17 April 2023
Diperbarui 11 Desember 2023
Manajemen proyek
10 Cara Software Manajemen Proyek Membantu Proyek Anda!

Manajemen proyek adalah proses memimpin kerja tim dan mengelola segala aspek proyek untuk mencapai tujuan dan memenuhi kriteria pada waktu yang telah ditentukan.

Tantangan utama project management adalah mencapai semua tujuan proyek dengan batasan-batasan dan tantangan yang ada.

Sedangkan Software manajemen proyek didefinisikan sebagai aplikasi atau serangkai program yang dibuat untuk membantu mengembangkan dan mengotomatiskan prosesnya.

Software tersebut membantu dalam mengeliminasi kesalahan, menyelesaikan pekerjaan, dan melaporkan aktivitas sehingga dapat meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan keefektifan.

Hal ini mengacu kepada aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien.

Ketahuilah terlebih dahulu apa itu aplikasi manajemen proyek dan mengapa itu penting bagi bisnis.

Lalu, bagaimana cara kerja software manajemen proyek dan alat project management? Simak selengkapnya di bawah ini!


10 Cara Kerja Software Manajemen Proyek

Manajemen Proyek

Berikut ialah beberapa cara kerja sebuah aplikasi atau software manajemen proyek dalam membantu proyek Anda:

1. Memulai awal yang baik dengan perencanaan proyek

Persiapan yang baik adalah kunci untuk memulai proyek di jalur yang benar. Software manajemen proyek membantu menciptakan proses perencanaan yang jelas dan konsisten.

Hal ini membantu Anda dalam merencanakan dan memprioritaskan semua tugas, sumber daya, kendala, dan hasil yang diperlukan secara lebih efektif serta menetapkan tenggat waktu, titik persetujuan, dan ketergantungan.

Perencanaan yang tepat dapat membantu memastikan apakah proyek tersebut dapat memenuhi harapan para pemegang saham dan apakah proyek tersebut dapat diselesaikan tepat waktu serta sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

2. Memprioritaskan proyek dengan benar

Software manajemen proyek dapat membantu Anda dan perusahaan Anda untuk memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin serta memastikan bahwa proyek yang berada di daftar teratas adalah proyek-proyek yang menawarkan pengembalian investasi terbesar atau memiliki resiko paling kecil.

3. Manajemen proyek meningkatkan perusahaan

Dengan menyusun semua dokumen, bahan, dan perincian proyek secara logis di tempat yang sama, maka software dapat memudahkan semua anggota tim untuk tetap mendapatkan informasi terbaru serta dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan agar mampu melaksanakan tanggung jawab proyek mereka.

Selain itu, juga dapat memfasilitasi kolaborasi, mencegah terjadinya kesalahan penagihan, dan membantu tim untuk memenuhi tenggat waktu yang ada serta dapat melacak kiriman.

4. Tidak meninggalkan detail manajemen proyek yang diabaikan

Software manajemen proyek dapat berfungsi sebagai asisten yang tidak terhingga nilainya karena software ini tidak akan melupakan detail sekecil apapun, dan bahkan akan membuat Anda memperhatikan rincian yang tidak pernah Anda pertimbangkan sebelumnya.

Dengan cara efektif ini, dapat dipastikan bahwa tidak ada sesuatu atau seorangpun yang dilupakan. Selain itu, hal tersebut juga berguna untuk mengatur data proyek-terkait selaras dengan pikiran Anda sendiri.

5. Menghasilkan dan memantau anggaran dan pengeluaran

Setelah Anda menyelesaikan sebuah rencana proyek, maka software manajemen proyek dapat mengambil data tersebut lalu kemudian menggunakannya untuk menghasilkan anggaran proyek yang terperinci.

Sejak saat itulah, software tersebut akan secara akurat memantau kinerja keuangan proyek dan melacak biaya aktual sambil membandingkannya dengan anggaran yang ditetapkan.

Data anggaran proyek juga dapat digunakan untuk meramal kondisi keuangan untuk proyek di masa yang akan datang juga.

6. Mempercepat proyek-proyek baru dengan cepat

Memulai proyek baru atau melanjutkan proyek yang telah ada seringkali memerlukan upaya yang signifikan untuk mengejar ketertinggalan.

Di samping itu juga diperlukan untuk menentukan dimana Anda berada dalam sebuah timeline proyek.

Dengan menggunakan software manajemen proyek, manajer memiliki kerangka kerja yang konsisten yang secara ringkas dan menyeluruh akan status proyek, tugas apa yang telah diselesaikan, dan apa yang belum dilakukan.

Anda juga dapat meninjau proyek serupa yang telah diselesaikan sebagai bahan perbandingan tambahan.

7. Memantau produktivitas tim dan perkembangan proyek

Software manajemen proyek yang tepat dapat memudahkan proses mengumpulkan, melacak, dan menyetujui kartu absen para karyawan dan memantau perkembangan tugas-tugas proyek yang dijadwalkan.

Ini dapat membantu mengalokasikan waktu dan pengeluaran lainnya dengan tepat untuk proyek, tugas, dan pusat biaya yang tepat.

Selain itu, alat tersebut juga membantu mengotomatiskan penagihan waktu proyek yang dapat menghasilkan arus kas yang lebih ramping.

8. Memberikan gambaran perkembangan dalam waktu yang sebenarnya (real time)

Salah satu manfaat terbesar yang dapat dirasakan adalah kemampuannya untuk menunjukkan perkembangan real-time yang konsisten dan status proyek bagi semua anggota tim dan pemegang saham.

Software tersebut dapat melepaskan beban manajer proyek dalam mengumpulkan dan memasukkan pembaruan proyek serta dalam membuat laporan.

Software tersebut dapat menghasilkan laporan yang sepenuhnya dapat diaudit serta mencegah keterlambatan dalam melaporkan status proyek.

9. Meningkatkan pelaporan dan analitik

Salah satu fungsi terpenting yang dapat dilakukan oleh software manajemen proyek adalah berfungsi sebagai alat pelaporan.

Informasi yang diberikan menyeluruh dan akurat tentang beberapa hal seperti biaya, perkembangan, kinerja proyek, dan produktivitas sumber daya.

Software dapat memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja proyek secara keseluruhan. Selain itu, juga menghasilkan laporan manajemen yang mengesankan tentang hampir semua indikator kinerja utama.

10. Menyelesaikan proyek lebih cepat

Mungkin alasan yang paling menarik dalam menggunakan software manajemen proyek adalah karena dapat membantu menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.

Dengan merampingkan segala sesuatu mulai dari penentuan prioritas, estimasi, pelacakan, penagihan, dan pelaporan, software dapat membantu manajer proyek serta timnya untuk melakukan tugas dengan lebih cepat dan efisien.

Timeline dan tenggat waktu menjadi jelas. Tim pun terbantu untuk berada di jalurnya dan menyelesaikan proyek tepat waktu, serta sesuai dengan atau bahkan lebih rendah daripada anggaran yang ditetapkan.


Apa Saja Fitur Utama Software Manajemen Proyek?

Berikut merupakan 6 fitur utama yang dapat anda peroleh pada sebuah aplikasi project management:

1. Berkolaborasi dengan karyawan Anda dalam waktu nyata

Aplikasi manajemen proyek menawarkan alat komunikasi untuk membantu tim mendiskusikan tugas dalam waktu yang sebenarnya (real time). Hal ini dapat membuat setiap anggota tim untuk memperbarui dan memungkinkan mereka untuk menangani masalah yang muncul dengan cepat.

2. Document sharing

Software ini menawarkan alat berbagi dokumen untuk memungkinkan pengguna mengedit dan memperbarui laporan proyek, dan membuat sistem untuk komunikasi dan transparansi.

3. Mengelola biaya proyek

Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola biaya proyek dengan mudah.

4. Mengelola risiko, anggaran dan perkiraan

Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi risiko proyek, melacak anggaran dan membuat perkiraan.

5. Kemampuan pelaporan yang fleksibel

Sistem dari software memungkinkan Anda untuk melakukan format laporan yang fleksibel dan membantu Anda mengakses data yang diperlukan dengan cepat dan mudah agar proyek selesai sesuai dengan jadwal.

6. Mudah digunakan

Software dengan perangkat lunak berbasis dashboard yang mudah dipasang dan mudah dipelajari dan digunakan. Sehingga waktu implementasi dan peningkatan akan lebih cepat.


Bagaimana Mendapatkan Software Manajemen Proyek Terbaik?

Perangkat ini dapat memberikan sejumlah keuntungan untuk berbagai macam jenis dan ukuran bisnis.

Dengan pelatihan yang tepat, manajer proyek dapat mengatur proyek, tim, biaya, dan ide-ide secara terstruktur, sehingga menghasilkan proyek yang lebih efektif dan meningkatkan modal intelektual bagi perusahaan.

Jika Anda mencari alat manajemen proyek terbaik di Indonesia, jangan ragu untuk mencobanya GRATIS dari Qontak.com. Tim Qontak.com juga akan dengan senang hati memberi Anda pelatihan dan konsultasi gratis!

Anda juga dapat menemukan aplikasi lainnya untuk mendukung project management Anda.

Manajemen proyek

Kategori : BisnisBisnis Tools
WhatsApp WhatsApp Sales