Mengenal Fungsi dan Fitur Aplikasi Helpdesk

Kenali Fungsi serta Fitur Penting Aplikasi Helpdesk

Helpdesk memiliki peran penting bagi bisnis sebagai garda terdepan berhadapan langsung dengan pelanggan. Dimana melalui helpdesk, pelanggan akan menyampaikan keluhan, pertanyaaan dan saran. Mengingat pentingnya fungsi helpdesk, banyak bisnis mulai memanfaatkan aplikasi helpdesk.

Aplikasi helpdesk memudahkan bisnis untuk mengelolah seluruh keluhan pelanggan dalam satu platform. Hal ini tidak lepas berkat dukungan fitur canggih yang dimiliki software helpdesk.

Pelajari lebih jauh mengenai pentingnya fungsi helpdesk, fitur dan cara memilih aplikasi helpdesk pada ulasan dibawah ini.

Apa itu Aplikasi Helpdesk?

Aplikasi helpdesk adalah software yang memberikan informasi dan bantuan yang berkaitan dengan produk/jasa sebuah perusahaan kepada pelanggan atau pengguna. Fungsi helpdesk adalah untuk mengatasi keluhan, komplain, pertanyaan atau permasalahan pelanggan.

Dalam artikel sebelumnya kita telah membahas apa itu helpdesk online dan manfaatnya bagi bisnis. Mari bahas lebih dalam mengenai aplikasi helpdesk, seperti siapa saja yang memerlukan help desk, pertimbangan memilih aplikasi yang tepat, dan fitur penting apa saja yang harus ada dalam sebuah aplikasi helpdesk.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi helpdesk?

Aplikasi hepdesk adalah tools penting untuk bisnis era digital saat ini. Fungsi Helpdesk software ini memudahkan Anda untuk merespon semua pertanyaan, keluhan, kritik, dan saran dari pelanggan.

Di era digital saat ini, pelanggan menyampaikan keluhan melalui berbagai saluran seperti media sosial, aplikasi chatting, website dan lainnya. Disinilah sistem helpdesk berbasis internet atau cloud diperlukan. Aplikasi ini memungkinkan untuk Anda merespon pelanggan melalui saluran tersebut lebih cepat.

Penerapan software helpdesk juga diperlukan untuk menyimpan pertanyaan dan keluhan yang masuk dari pelanggan.  Data pelanggan tersebut sangat penting untuk dijadikan bahan evaluasi atau memperbaiki kebijakan lebih efektif.

Apa Fungsi Aplikasi Helpdesk pada Bisnis?

Fungsi helpdesk pada bisnis adalah untuk merespon semua keluhan, pertanyaan atau sara dari pelanggan. Hal ini dipermudah dengan adanya aplikasi helpdesk. Dimana fitur helpdesk memungkinkan bisnis untuk merespon pelanggan lebih cepat.

Berikut fungsi aplikasi helpdesk pada bisnis adalah

1. Membangun kepuasan pelanggaan

Fungsi helpdesk yang utama adalah harus bisa memuaskan pelanggan dengan cara memberikan respon secara aktif dan secara konsisten membantu pelanggan. Aplikasi ini memungkikan tim support untuk mengakses data pelanggan untuk memberikan solusi yang akurat.

2. Meningkatkan kualitas produk

Fungsi helpdesk software selanjutnya adalah sebagai tempat pertama yang merekam semua masukan dari pelanggan. Data yang didapatkan dari pelanggan ini sangan membantu tim pengembangan untuk melakukan pembaruan dan peningkatan produk.

3. Meningkatkan produktivitas

Aplikasi ini mampu mengotomatiskan tugas berulang tim support seperti menyimpan data pelanggan. Informasi ini dapat dengan mudah diakses oleh tim support untuk melayani kebutuhan pelanggan. Selain data pelanggan, tim support juga dapat mengakses informasi terkait bisnis lebih cepat. Hal ini tentu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas tim support.

4. Menghemat biaya operasional

Fungsi helpdesk software yang paling disukai bisnis adalah menghemat biaya operasional. Pengehematan ini didapatkan karena kemampuan helpdesk untuk meningkatkan produktivitas, kualitas produk, hingga kepuasan pelanggan. Jadi pelanggan tidak perlu menambah tim support untuk meningkatkan kualitas layanan helpdesk.

Siapa saja yang dapat menggunakan aplikasi helpdesk?

Semua perusahaan yang melakukan bisnis dengan pelanggan akan merasakan fungsi helpdesk. Kebutuhan akan help desk tergantung pada besar kecilnya perusahaan dan jenis bisnis yang dilakukan.

– Berdasarkan ukuran perusahaan

• Bisnis kecil

Bisnis kecil harus menjalin customer relationship yang baik, yaitu dengan memberikan pelayanan terbaik untuk memperoleh kepercayaan mereka. Memiliki aplikasi helpdesk berbasis web dapat menjaga relasi yang baik dengan pelanggan melalui berbagai fungsi bermanfaat yang dapat mengembangkan bisnis.

• Perusahaan besar

Sebuah help desk dapat mempercepat kolaborasi antar tim untuk memberikan layanan pelanggan yang memuaskan. Semakin cepat tim dapat mengidentifikasi permasalahan yang terjadi, semakin baik layanan yang diberikan kepada pelanggan.

– Berdasarkan segmen pelanggan

• Business to Business (B2B)

B2B biasanya memerlukan fitur omnichannel yang dapat mengintegrasi berbagai saluran komunikasi dalam satu tampilan. Fitur penting lainnya yang biasanya diperlukan adalah kemampuan merekam percakapan dan panggilan. Bisnis B2B juga biasanya memerlukan fitur pelaporan dan otomatisasi yang canggih dan mudah disesuaikan.

• Business to Customer (B2C)

Bisnis B2C biasanya berfokus pada pengelolaan tiket pelanggan untuk mencegah terjadinya duplikasi dalam pengiriman tiket. Selain itu, karena B2C biasanya memiliki jumlah pelanggan yang banyak, penting bagi tiap agen support untuk memiliki informasi yang sama terhadap pelanggan mereka. Aplikasi help desk dapat membantu hal tersebut.

Apa saja Fitur penting dalam Aplikasi Helpdesk?

Dengan banyaknya variasi fitur yang ada, beberapa fitur penting yang harus tersedia dalam sebuah aplikasi helpdesk online yaitu:

1. Analitik dan pelaporan

Fitur analitik dan pelaporan penting untuk mengetahui apa yang terjadi pada help desk Anda, seperti berapa lama respon terhadap tiket atau jumlah pelanggan yang dilayani tiap harinya. Fitur helpdesk ini sekaligus berfungsi untuk mengukur kinerja agen yang bertugas dan melihat permasalahan apa yang dihadapi perusahaan.

2. Integrasi

Integrasi otomatis dengan sistem lain sangat membantu untuk memperoleh insight yang lebih luas terhadap keinginan dan kebutuhan pelanggan. Software helpdesk seperti Qontak mampu terhubung dengan WhatsApp, Facebook Messenger, Line, Telegram, Email, hingga sistem CRM.

3. Omnichannel

Sistem helpdesk yang baik menawarkan kemampuan untuk melihat seluruh saluran komunikasi dengan pelanggan yang ada dengan mudah. Adanya fitur omnichannel memungkinkan tim support untuk mengintegrasi dan memonitor berbagai saluran dalam satu tampilan dashboard dengan analitik yang lengkap.

4. Otomatisasi

Helpdesk haruslah dapat mengotomatiskan fungsi sederhana seperti alur kerja, balasan otomatis, dan sistem routing agen otomatis. Fitur ini membantu kerja agen menjadi lebih efisien dan memberikan layanan setiap saat kepada pelanggan, bahkan ketika di luar jam kerja.

5. Mudah disesuaikan

Memiliki aplikasi yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sangat penting, misalnya mengatur balasan pada autoresponder atau alur percakapan pada sistem chatbot.

6. Self-service

Beberapa pelanggan lebih nyaman untuk mencari jawaban sendiri dibandingkan harus menelepon atau menunggu balasan email. Salah satu yang dapat menjadi pilihan perusahaan adalah penggunaan Whatsapp Chatbot. Selain dapat memberikan jawaban langsung kepada pelanggan untuk pertanyaan-pertanyaan dasar, Bot WhatsApp juga merespon setiap saat.

Apa saja Aplikasi Helpdesk Terbaik?

Berikut daftar aplikasi helpdesk terbaik adalah

1. Qontak.com
2. HubSpot
3. Zendesk
4. Zoho Desk
5. Jira Service Desk
6. Freshdesk
7. Spiceworks
8. osTicket

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Bagaimana memilih aplikasi helpdesk yang tepat?

Sebuah peneilitan menunjukan bahwa pasar software helpdesk akan terus meningkat, seiring dengan banyaknya minat bisnis untuk mengguanakannya. Sayangnya, banyak pilihan yang tersedia di pasaran dapat membuat pemilik bisnis bingung untuk menentukan mana yang tepat. Terlebih me

Hal utama yang harus dilakukan adalah membuat daftar fitur-fitur yang harus ada untuk bisnis, namun tetap fleksibel dengan pilihan yang tersedia. Hal yang penting adalah fitur tersebut dapat menyelesaikan permasalahan spesifik yang ada dan mencapai tujuan bisnis.

Selain itu, berikut adalah beberapa pertimbangan penting yang harus dipikirkan sebelum memilih aplikasi helpdesk yang tepat.

– Fitur apa saja yang tersedia

Sistem helpdesk dapat menawarkan fitur-fitur yang mirip satu sama lain. Pastikan aplikasi yang dipilih memiliki fitur sesuai dengan harapan untuk memberikan bantuan kepada seluruh pelanggan Anda.

– Biaya yang dibutuhkan

Apa pun jenis dan ukuran perusahaannya, biaya adalah hal penting dalam menentukan sebuah sistem baru. Pertimbangkan berapa biaya yang diperlukan sekarang dan selanjutnya.

– Kemudahan dalam menggunakan

Aplikasi yang dipilih haruslah mudah dipelajari dan digunakan oleh agen support

Miliki Aplikasi Helpdesk Terbaik Sekarang!

Helpdesk memiliki peran penting pada bisnis untuk melayani keluhan pelanggan. Fungsi helpdesk lainnya adalah untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan sehingga mereka akan setia dengan brand Anda. Untuk memaksimalkan peran helpdesk, banyak bisnis mulai memanfaatkan aplikasi helpdesk.

Aplikasi helpdesk yang tepat dapat membantu perusahaan memberikan pelayanan pelanggan yang berkualitas secara konsisten. Salah satu aplikasi yang dapat dipertimbangkan adalah Qontak.com.

Sistem CRM Qontak.com memiliki fitur aplikasi helpdesk berbasis web maupun mobile canggih yang mudah disesuaikan dan digunakan untuk meningkatkan customer service perusahaan. Sebagai salah satu partner resmi WhatsApp di Indonesia, Qontak.com dapat memberikan solusi aplikasi untuk customer service lengkap yang dapat diintegrasikan dengan WhatsApp API.

COBA GRATIS SEKARANG!