Tips Keberhasilan Work From Home Bagi Perusahaan

Definisi bekerja saat ini tidak lagi sebatas bilik kantor. Banyak perusahaan yang sudah menerapkan sistem jam kerja fleksibel, di mana pegawai memiliki kesempatan untuk melakukan pekerjaan tidak harus di kantor. Sistem ini lebih dikenal dengan istilah work from home atau remote working.

Sistem bekerja seperti ini menjadi impian bagi para pencari kerja, terutama kaum millennial. Bahkan menurut sebuah survey, sebanyak 68% lulusan baru mengatakan bahwa bisa bekerja secara remote merupakan salah satu pertimbangan mereka dalam memilih pekerjaan. Survey lainnya menunjukkan 74% millennial berhadap bisa memiliki jadwal yang fleksibel dalam bekerja.

Sistem ini semakin banyak diterapkan ketika pandemic Covid-19 menyerang. Pemerintah mengeluarkan peraturan untuk melakukan social distancing atau physical distancing. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk mau tidak mau menerapkan sistem work from home. Namun sebenernya apa itu work from home? Bagaimana sistem kerjanya?

Apa itu Work From Home?

Work from home atau WFH secara harafiah berarti bekerja dari rumah. Artinya, pegawai tidak harus datang ke kantor untuk bekerja. Istilah lain dari work from home adalah remote working, yaitu bekerja dari jarak jauh. Kedua istilah ini intinya sama: Bekerja tanpa harus datang ke kantor.

Penerapan work from home sendiri bermacam-macam. Ada perusahaan yang tetap mengharuskan pegawainya untuk melakukan absen setiap pagi dan sore seperti jam kerja kantor biasa. Ada juga perusahaan yang tidak menerapkan jam kerja, asalkan pekerjaan selesai dan bisa memberikan hasil yang diinginkan.

Di Indonesia sendiri, sistem ini masih menjadi perdebatan. Selain karena efektivitasnya dipertanyakan, terutama bagi perusahaan yang belum siap, sistem ini memang belum bisa diterapkan oleh semua jenis industri atau perusahaan. Meski demikian, sebagian merasa bahwa sistem WFH memberikan banyak dampak positif.

Mengapa Memilih Sistem Work From Home?

Selain karena adanya aturan dari pemerintah untuk menerapkan sistem bekerja secara remote di tengah situasi pandemik Covid-19 seperti saat ini, sistem ini telah diterapkan oleh beberapa perusahaan, bahkan sudah menjadi trend di kalangan millennial.

Hal ini bukan tanpa sebab. Perusahaan yang menerapkan sistem work from home mendapat beberapa manfaat, di antaranya:

• Meningkatkan produktivitas pegawai
• Mengurangi employee turnover atau pergantian pegawai
• Menekan biaya operasional perusahaan

Sementara itu, sistem work from home bagi pekerja dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

• Fleksibiltas dalam bekerja. Dengan bekerja dari rumah, Anda bisa lebih fleksibel ketika bosan melanda. Misalnya pindah ke meja makan, teras, ruang tamu, atau ruang manapun yang nyaman untuk bekerja. Anda juga tidak perlu pusing untuk menentukan pakaian untuk kerja. Masih dengan baju tidur dan langsung buka laptop tidak jadi masalah.
• Meningkatkan work life balance. Work life balance atau keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan sehari-hari, merupakan hal yang dicari pekerja saat ini. Orang-orang semakin menyadari pentingnya menyeimbangkan pekerjaan dengan hal lain, misalnya menghabiskan waktu dengan keluarga dan orang terdekat. Dengan sistem WFH, hal ini dapat lebih mudah dicapai sebab kita menghabiskan waktu lebih banyak di rumah.

• Meningkatkan produktivitas. Berapa banyak waktu yang terbuang di jalan untuk pulang pergi ke tempat kerja? Menghabiskan waktu di jalan dapat sangat melelahkan dan meningkatkan stress. Dengan bekerja di rumah, pekerja bisa menggunakan waktunya dengan lebih produktif dan menghindari hal-hal seperti masalah di tempat kerja.

Hal ini membuat pekerja menyelesaikan pekerjaan lebih baik sehingga meningkatkan kepuasan kerja dan loyalitas terhadap perusahaan.

Bagaimana implementasi work from home bagi perusahaan secara efektif?

Pertanyaan ini muncul bagi perusahaan yang baru menerapkan sistem WFH. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan perusahaan untuk menerapkan WFH:

1. Tentukan key performance indicator

Salah satu hal yang cukup tricky adalah bagaimana memastikan setiap orang tetap bertanggung jawab terhadap kinerja masing-masing. Menentukan KPI atau key performance indicator yang tepat dapat mengukur produktivitas tim kerja untuk memastikan kinerja mereka. Gunakan KPI software untuk mempermudah pengelolaan key performance indicator perusahaan Anda.

2. Buatlah target

Target akan membantu tim untuk tetap berada di jalur yang benar dan memiliki tujuan yang jelas, bahkan ketika bekerja secara remote. Buatlah to-do list pekerjaan yang harus diselesaikan pada jangka waktu tertentu agar tidak ada yang terlewatkan. Software manajemen tugas seperti Qontak dapat membantu perusahaan melakukan hal ini. Pegawai dapat mengetahui tujuan dengan jelas dan kapan deadline tugas masing-masing.

3. Tetapkan peraturan dengan jelas

Menetapkan peraturan yang jelas penting untuk menjaga komunikasi antar anggota tim tetap berjalan dengan lancar. Salah satu metode simpel yang bisa diterapkan adalah menentukan waktu kapan harus standby. Hal ini untuk memastikan ketika memerlukan informasi atau harus menghubungi pegawai tertentu, mereka dapat merespon dengan segera.

4. Dorong semangat pegawai

Bekerja secara remote otomatis akan mengurangi frekuensi interaksi antar pegawai. Lama kelamaan hal ini dapat mengurangi semangat dalam bekerja.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mendorong semangat pegawai adalah dengan membuat mereka merasa bagian dari sesuatu yang besar. Walau terdengar klise, hal ini berdampak pada semangat kerja mereka. Misalnya, dengan menyapa di grup chat setiap pagi dan menyusun jadwal rutin conference meeting untuk menjaga interaksi.

Pastikan juga selalu memberikan hawa positif kepada pegawai untuk menjaga mental mereka, terutama di tengah situasi saat ini.

5. Gunakan software yang mendukung

Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan sistem WFH perusahaan adalah penggunaan software. Software seperti apakah itu? Salah satu yang harus dipertimbangkan adalah software manajemen tugas seperti yang telah disebutkan di atas.

Selain itu, yang software dapat terintegrasi dengan Whatsapp API juga akan sangat membantu perusahaan dalam melakukan interaksi dengan pelanggan, salah satunya adalah software CRM Qontak.

Beberapa fitur yang dimiliki API Whatsapp dibandingkan Whatsapp Business biasa adalah:

• Memiliki checkmark yang resmi dan terverifikasi dari Whatsapp
• Kemampuan untuk mengirim blast notification Whatsapp
• Kemampuan mengakses Whatsapp dari berbagai perangkat

Software CRM Qontak juga dapat mengintegrasi Whatsapp dengan teknologi canggih yang dimiliki Qontak, seperti:

• Otomatisasi chat bot dan AI (artificial intelligence)
• Menyalurkan pesan ke agen yang ditentukan (Misalnya: Tekan ‘1’ untuk Cabang A; Tekan ‘2’ untuk Cabang B, dsb)
• Template pesan dan pembayaran pada Whatsapp
• Sistem CRM untuk mengelola sales dan customer service dengan Whatsapp

Kesimpulan

Sistem work from home dapat memberikan beberapa keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawai. Diperlukan beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh perusahaan sebelum menerapkan WFH, salah satunya adalah penggunaan software yang mendukung seperti Qontak.com.

Jika Anda ingin implementasi sistem WFH di perusahaan Anda berhasil, konsultasikan dengan kami untuk memperoleh solusi yang tepat bagi bisnis Anda.