6 Manfaat Penggunaan Aplikasi Customer Service

Loyalitas pelanggan adalah kunci dari keberhasilan bisnis. Hal ini dapat diperoleh dengan memberikan pengalaman pelayanan (customer experience) yang baik dan menyenangkan kepada pelanggan. Di zaman modern seperti sekarang ini, memperbaiki customer experience menjadi lebih mudah dengan aplikasi customer service.

Sebagai pelanggan, tentu kita tidak ingin menghadapi customer service yang buruk. Pelayanan pelanggan yang baik akan menimbulkan rasa kepuasan pada pelanggan (customer satisfaction), dan rasa kepuasan itu akan menjadikan pelanggan tersebut loyal terhadap brand / perusahaan Anda.

Data dari SuperOffice menemukan bahwa cara terbaik untuk membangun customer loyalty adalah dengan memberikan pelayanan pelanggan yang baikMengapa Menggunakan Aplikasi Customer Service?

Aplikasi customer service atau customer service software membantu bisnis dalam mengelola, mengorganisir dan merespon seluruh request customer service. Aplikasi ini membantu melacak seluruh permintaan customer service hanya dengan 1 klik saja dan biasanya terintegrasi dengan sistem CRM atau customer service. Dengan demikian seluruh informasi yang dibutuhkan oleh bisnis mengenai pelanggan mereka berada dalam satu platform.

Apa Saja Contoh Aplikasi Customer Service yang Dapat Digunakan?

Aplikasi yang paling banyak digunakan saat ini adalah Whatsapp for Business, yaitu sebuah versi khusus yang dikeluarkan oleh Whatsapp untuk bisnis. Membangun Whatsapp untuk customer service telah digunakan oleh banyak perusahaan dalam membantu interaksi dengan pelanggan. Aplikasi Whatsapp biasanya terintegrasi dengan aplikasi CRM atau biasa disebut dengan CRM Whatsapp.

Selain itu, software call center juga banyak diintegrasikan dengan sistem CRM sebagai solusi meningkatkan customer service. Contact center VoIP atau Voice over Internet Protocol dalam software call center merupakan teknologi pendukung CRM untuk melakukan panggilan suara melalui internet.

Manfaat Aplikasi Customer Service Bagi Bisnis

Aplikasi customer service membantu mengubah bagaimana bisnis berkomunikasi dengan pelanggan mereka. Berikut ini adalah manfaat aplikasi customer service:

1. Tersedianya layanan pelanggan selama 24/7

Seperti yang dapat dilihat pada grafik di atas bahwa cara terbaik untuk meningkatkan customer loyalty adalah dengan memberikan layanan selama 24/7. Hal ini tentu tidak dapat dilakukan tanpa bantuan aplikasi customer service.

Tim customer support Anda tidak mungkin standby selama 24/7. Dengan aplikasi customer service, fitur auto responder membantu menginformasi kepada pelanggan bahwa pertanyaan mereka telah diterima dan Anda akan segera menanganinya di jam kerja.

Template di bawah ini merupakan contoh fitur autoresponder yang dimiliki CRM Qontak dengan mengintegrasikan aplikasi Whatsapp Business API sebagai solusi customer service pada bisnis.

2. Meningkatkan kinerja tim support dan agen customer service

Agen CS dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat, konsisten, dan mendetail dengan menggunakan aplikasi yang tepat. Selain itu, aplikasi harus mudah digunakan agar tidak malah menyulitkan agen CS sehingga mereka bisa fokus dalam membantu customer.

Whatsapp API atau Whatsapp Official for Business memiliki kelebihan 1 nomor bisa dipegang oleh banyak CS. Hal ini tentu memudahkan tim CS dalam menghandle pelanggan sehingga mereka tidak kewalahan dan meningkatkan kinerja mereka menjadi lebih baik.

3. Melacak seluruh riwayat percakapan dengan pelanggan

Penggunaan aplikasi memudahkan bisnis dalam menangani seluruh permintaan pelanggan. Tiap permintaan dalam percakapan yang dilakukan pelanggan dengan agen CS secara otomatis terekam dalam sistem. Hal ini memudahkan bisnis dalam mencari permintaan pada riwayat percakapan sebelumnya dan memastikan tidak ada masalah yang terlewatkan.

Sistem CRM Qontak yang terintegrasi dengan sistem call center PBX sebagai aplikasi customer service dapat menyimpan percakapan secara otomatis dalam direktori CRM. Sistem call center PBX sendiri merupakan teknologi pendukung CRM yang digunakan untuk melakukan panggilan keluar dan menerima panggilan masuk.

4. Memusatkan dan mengorganisir informasi pelanggan

Informasi pelanggan yang terpusat dan terorganisir dapat memberikan customer experience yang lebih baik. Siapa pun yang berkapasitas dalam menangani pelanggan tidak menjadi masalah karena seluruh data pelanggan dan permintaannya tersimpan dalam sistem. Dengan demikian, pelanggan tidak perlu menjelaskan permintaan mereka berkali-kali.

5. Merespon pelanggan lebih cepat

Salah satu customer experience yang tidak menyenangkan adalah menunggu. Penggunaan aplikasi membantu bisnis dalam memberikan respon yang lebih cepat kepada pelanggan.

Whatsapp Business Official atau Whatsapp Business API yang terintegrasi dengan sistem CRM memiliki fitur chat template. Chat template ini dapat di-custom sesuai kebutuhan untuk membantu merespon lebih cepat.

6. Mengotomatisasi dalam mengukur dan melihat laporan kinerja tim support

Adanya aplikasi membantu mengorganisir permintaan pelanggan hingga kinerja tiap agen CS dengan baik. Semua data tersebut dapat dilihat hanya dengan satu klik. Hal ini membantu perusahaan dalam melihat trend dan kinerja tim sehingga bisa melihat progress tim dan menentukan mana yang harus ditingkatkan.

Kesimpulan

Customer service merupakan garda terdepan bisnis Anda. Salah satu faktor terbesar apakah pelanggan akan tinggal atau pergi adalah customer service Anda. Memiliki aplikasi customer service yang tepat akan membantu meningkatkan customer service yang baik. Otomatisasi proses pada aplikasi membantu bisnis dalam memberikan respon kepada pelanggan yang lebih cepat dan berkualitas serta menyimpan riwayat percakapan dalam satu platform.

Qontak sebagai solusi customer service terbaik Indonesia membantu memberikan manfaat di atas bagi bisnis Anda. Konsultasikan bisnis Anda dan dapatkan free trial selama 14 hari!